Экспертиза ценности электронных документов кратко

Обновлено: 02.07.2024

Некоторые из них остаются актуальны на протяжении всего существования юридического лица, другие же, напротив, быстро утрачивают важность. Таким образом, практическая ценность документов не может быть одинаковой. Более того, многие из них подлежат уничтожению или передаче на хранение в государственный архив.

Как определить сроки хранения

Для определения степени важности и сроков хранения документов проводится экспертиза их ценности, которой предшествует тщательная систематизация. Данная процедура находится в ведении специальной экспертной комиссии и включает изучение всего документооборота организации, в том числе, электронных носителей.

Экспертиза ценности бумажных документов

Весь массив документов собирается, систематизируется, формируется в дела и сортируется по степени важности на подлежащие уничтожению и передаче в архив на постоянное или временное хранение. Кроме того, экспертиза ценности бумажных документов является обязательной при составлении номенклатуры и формировании дел. Порядок проведения процедуры регламентируется соответствующим разделом законодательства РФ, а также нормативным и методическими указаниями Росархива. Осуществляется экспертиза единожды в год сотрудниками ДОУ совместно с ЦЭК либо экспертной комиссией предприятия под руководством архива организации.

Экспертиза ценности электронных документов

В отличие от работы с бумажными носителями, экспертиза ценности электронных документов требует комплексного подхода. Это происходит потому, что на территории РФ просто не существует электронных архивов в чистом виде – документооборот носит смешанный характер. Также нужно помнить, что электронный архив представляет собой организацию либо ее структурное подразделение, выполняющее функции приема, хранения, обработки и использования документов, а не отдельный сервер или компьютер с хранящимися там данными.

Есть две основные особенности экспертизы ценности электронного архива:

из-за отсутствия соответствующих технологий и четкого законодательного регламента, опыт работы с электронными носителями данных далеко не всегда работает при передаче документов в государственный архив;
требования к учету, описанию и безопасности электронных документов, которые предъявляются при организации долговременного хранения, зачастую слишком высоки и не могут быть выполнены в условиях организаций.

Кроме того, электронные носители архивных данных постоянно видоизменяются и усложняются, что требует постоянного внимания и материальных вложений со стороны как самой организации, так и архивных органов.

Доверьте экспертизу ценности профессионалам

Учитывая сказанное, многие компании испытывают трудности при проведении экспертизы ценности бумажных и электронных документов. Для решения этого вопроса существует три пути: обучение штатных сотрудников и обеспечение технической и материальной базы для их работы, найм частного специалиста или обращение в специализированную компанию.

Не все так просто

В первых двух случаях вас могут ожидать существенные риски в виде выхода за рамки бюджета, превышения служебных полномочий, разглашения данных, а также ненадлежащего качества обработки данных.

И только крупная компания с безупречной репутацией способна обеспечить все необходимое для грамотной экспертизы:

выполнение работ на основании лицензий и разрешений;
соответствие результатов работ законодательным требованиям;
соблюдение сроков, указанных в договоре (при невыполнении – материальная компенсация заказчику);
подход с учетом специфики деятельности организации;
гарантия сохранности конфиденциальных данных.

Обращайтесь к нам

Заказав экспертизу документов в нашей компании, вы избегаете расходов на покупку оборудования, обучение и содержание штатных сотрудников, получаете уверенность в том, что важная информация не попадет к третьим лицам. Убедиться в этом просто – прейскурант на наши услуги и отзывы клиентов расскажут сами за себя.

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Задачи, решаемые в ходе экспертизы ценности сведений

Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодательных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:

отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государственной принадлежности;
подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
определение образцов, лишенных фактической ценности для компании, для следующего уничтожения;
определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.

Экспертиза оценки документов проводится:

в архиве ведомственном;
в архиве государственном как самостоятельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
в делопроизводстве учреждений.

Как составить договор хранения документов (с возможностью оказания услуг по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов)?

В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:

работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценности формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в документе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем сотрудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроизводства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контролируемой экспертной комиссией (ЭК) компании.

Законодательная основа процедуры

В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются положения:

законодательных норм и правовых актов РФ в отношении документационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел.

Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств. Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости. Информация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительного периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обеспечиваться в течение всего срока.

Внимание! Из-за утраты важных сведений компании могут грозить штрафные санкции либо уголовное наказание (в отношении руководителей или ответственных лиц компании). Поэтому ответственный и грамотный подход к проведению процедуры оценки документов позволит избежать ситуаций с уничтожением данных, имеющих особое значение.

Порядок проведения оценки ценности документа

Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или формы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экспертной комиссией, состоящей из:

представителя руководства компании;
работников структуры персонала организации и делопроизводства;
сотрудников архива;
отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
главного бухгалтера предприятия;
представителя юридического подразделения.

Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства предприятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.

Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением вопросов:

контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения);
подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения;
повреждения экземпляров постоянной сохранности, не подлежащих исправлению;
первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации;
оказания методической помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, актов работниками предприятия;
согласования проектов номенклатуры досье структурных подразделений.

К сведению! Заседания комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем ЭК и секретарем собрания. Решения, отражаемые в протоколе, и составленные в ходе проверки списки обретают юридическую силу после утверждения руководством компании. В отношении секретных и общедоступных дел составляются индивидуальные акты.

Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации документов.

Подбор документов в ходе процедуры определения их ценности

Документы управленческого предназначения разделяют на следующие группы:

Касающиеся деятельности юридического лица, а также его филиалов и иных структур (документация распорядительного и организационного характера преимущественно с постоянным периодом сохранности).
Исполняющие вспомогательную роль, востребованные в ходе оперативной деятельности или для справочных целей (данные бухгалтерского или оперативного типа в текстовом варианте со сроком обеспечения их наличия от нескольких дней, месяцев, ряда лет).
Информация по штатному составу предприятия, подлежащая обязательному наличию в течение длительного времени. Постоянно или несколько десятилетий не подлежат уничтожению приказы по работникам предприятия (о принятии на работу, увольнении, перемещении внутри компании), трудовые контракты, личные дела, карточки и лицевые счета.

При подборе объектов на размещение (в архив) или для уничтожения большое значение уделяется вопросам их подлинности. Передаваемые для размещения текстовые сведения должны быть грамотно оформлены и обладать действительной юридической значимостью. В особых случаях (к примеру, при утрате или низком качестве оригинала) передаются на архивное размещение копии текстов, имеющие необходимое удостоверение и заверение.

Процесс отбора начинается с определения документов, которые классифицируются как экземпляры для постоянного сохранения. По ним готовятся списки (описи), подлежащие утверждению руководством организации. Повышенное внимание уделяется данным штатного состава предприятия, так как в некоторых случаях (к примеру, при ликвидации компании) указанные сведения перемещаются в госархив.

После подготовки и утверждения списка объектов для долгосрочного или постоянного сохранения оформляются перечни документов, которые требуется уничтожить.

К сведению! По итогам работы ЭК уничтожению подлежат поврежденные образцы, по которым значительная часть текста не поддается прочтению, и не подлежащие восстановлению. При возможности частичного восстановления информации текст передается на хранение в отреставрированном варианте или с приложением копии.

Для того, чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

-рассмотрение проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу для передачи на архивное хранение;

-рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих передаче в архив и по истечении временного срока хранения.

Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводиться ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило, 4-й квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно 1-й квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап. На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения, и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

1) дела постоянного хранения;

2) дела по личному составу;

3) дела временного срока хранения (до 10 лет);

4) дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1-й и 2-й групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

-2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

-2002 года со сроком хранения 3 года;

-2000 года со сроком хранения 5 лет;

-1995 года со сроком хранения 10 лет.

Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

Научно-техническая обработка дел, подлежащих постоянному и длительному хранению, а также для их дальнейшего использования, осуществляется в соответствии с правилами. Предусматривается целый комплекс работ по оформлению дела:

1. Полистный просмотр документов дела.

2. Формирование дела в соответствии с правилами.

3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

4. Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

5. Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А4 на 4 прокола). Для подшивки необходимо использовать хлопчатобумажные нитки. Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5-2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Такой способ подшивки предохранит нитки от истирания и придаст более эстетичный вид делу. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю обложки.

6. Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

7. Составление листа-заверителя. В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер – допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б,); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный. Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

8. Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать установленной форме:

-полное название учреждения в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

-индекс дела (переносится из номенклатуры дел);

-заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и может уточняться);

-срок хранения (переносится из номенклатуры дел);

-крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

-номера документов в деле;

-номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

-количество листов в деле (переносится с листа-заверителя).

Результаты проведенной экспертизы ценности документов подлежат

-на документы постоянного хранения (составляется опись № 1);

-на документы по личному составу (составляется опись № 2);

-на дела временного срока хранения, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению;

-включенные в акт документы уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в структурных подразделениях.

Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка. В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

Экспертная комиссия – это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа.

Управляющий организацией обычно занимает пост руководителя экспертной комиссии. В составе комиссии также должны находиться наиболее опытные и квалифицированные сотрудники, которые хорошо ознакомлены с составом и содержанием всего документооборота организации.

Экспертная комиссии может состоять из:

начальника отдела кадров;
заместителя начальника бухгалтерии;
начальника канцелярии;
и др.

Специалисты экспертной комиссии должны определить значимость и ценность информации, которая содержится в документации. Если в организации присутствует специалист по работе с архивами, то его следует принять в состав комиссии, т.к. он осведомлен в вопросах хранения и утилизации документов в компании.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в архиве организации

Перед началом осуществления экспертизы ценности документов руководитель формирует Приказ о созыве экспертной комиссии. Все собрания экспертных комиссий вносятся в протокол.

Члены экспертной комиссии рассматривают дела различного срока архивного хранения, дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения.

Основное предназначение экспертной комиссии – отобрать значимые для организации дела на хранение и определить документы на утилизацию с помощью экспертизы ценности.

Этим правилам должны следовать все организации без исключения. При необходимости сроки хранения можно увеличить при одобрении экспертной комиссией, но уменьшать их нельзя.

При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы убедиться, что срок хранения истек, и компания больше не нуждается в использовании документа.

Методы экспертизы ценности документов

Под экспертизой ценности понимается изучение документации на основании определенных критериев ценности, с целью выявления сроков хранения для отбора на архивное хранение или уничтожение документов.

Периодичность осуществления экспертизы ценности документов составляет 1 год.

Главная цель экспертизы – определить, какие документы обладают ценной информацией для организации, и отобрать их на постоянное хранение, и какая документация не представляет важности для компании и отправится на уничтожение.

Читайте также: