Документированная информация это кратко

Обновлено: 05.07.2024

по определению ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г. "зафиксированная на материальном носителе. После составления разовые документы передаются в бухгалтерию организации и на их основании производится бухгалтерская запись. К Д.р. относятся приходные ордера по материалам, кассовые приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.

(англ. documentary information) - то же, что документ.

". 11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;. "

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) — по определению ФЗ Об информации, информатизации и защите информации от 25 января 1995 г. зафиксированная на материальном носителе. После составления разовые документы передаются в бухгалтерию организации и на их основании производится бухгалтерская запись. К Д.р. относятся приходные ордера по материалам, кассовые приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика

Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В трех федеральных… … Большой юридический словарь

Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология

Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права

документированной информацией понимается зафиксированная
на материальном носителе путем документирования информация
с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или
в установленных законодательством РФ случаях ее материальный
носитель. Более развернутое определение документа дается
в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре

Из данных определений вытекают три основных признака документа.

Первый из них — наличие материального носителя информации.
В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты
материального мира, включая вещи и физические поля, в которых
находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же
сведения могут быть зафиксированы на различных материальных
носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители,
документы, в которых информация представлена

в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является
идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это
достигается путем присовокупления к содержательной стороне
сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют
установить источник и назначение информации, время

ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в приведенных выше определениях, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Действующее информационное законодательство, и прежде всего

5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6

Согласно ст. 11 указанного Закона законодательством РФ или
соглашением сторон могут быть установлены требования
к документированию информации. При этом в федеральных органах
исполнительной власти документирование информации осуществляется
в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила

делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В настоящее время общие требования к функционированию служб
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами
в федеральных органах исполнительной власти — министерствах,
службах и агентствах установлены Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 . Кроме того, в сфере
документирования информации действуют ГОСТ Р 6.30-

Из данных определений вытекают три основных признака документа.

в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

Действующее информационное законодательство, и прежде всего

5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6

Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.

Понятие документированной информации

Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.

Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.

Международная организация по стандартизации

Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.

Признаки документированной информации

Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Какой бывает?

Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:

бумажная;
звукозаписи;
видеоматериалы;
электронная документированная информация.

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

с ограниченным кругом доступа;
материал, являющийся государственной тайной;
конфиденциального рода;
с неограниченным доступом, общедоступной.

По возможности распространения бывает:

свободно распространяемая;
данные, разглашение которых строго запрещено;
информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.

Свойства документированной информации

Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.

К ее свойствам относятся:

фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
ценность - соответствие данных целевому назначению;
полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
полезность - степень ее необходимости;
достоверность - отображает уровень объективности информации;
новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
своевременность;
доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.

Защита документированной информации в российском законодательстве

В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Примеры документированных данных

Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:

законные акты, нормативно-правовая база;
документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.

Существует множество критериев классификации информации. Кроме исследователей, работающих в сфере кибернетики, экономики и информатики, попытки рассмотреть структуру информации предпринимают специалисты по массовым коммуникациям и социальному управлению.

Так, например, Б . Евладов выделяет четыре основных вида информации: контрольно-измерительную, учетно-статистическую, научно-техническую и общественно-политическую. Контрольно-измерительная информация – та, которая связана с постоянным техническим контролем на производстве, и та, которая добывается в естественно-научных исследованиях. Она фиксируется приборами и первичными учетными документами (таблицами, перфокартами и т.п.) и используется в целях регуляции процессов. Учетно-статистическая информация включает в себя данные, которые поступают главным образом в цифровом виде и отражают развитие экономики, культуры, здравоохранения, образования и т.д.

Так, например, при решении комплексных задач государственного и хозяйственного управления в сфере природопользования находят широкое применение разного рода кадастры, реестры и регистры в области водного, лесного и рыбного хозяйства, геодезии и картографии, геологии и экологии, гидрометеорологии, землеустройства и землепользования, стройиндустрии, а также данные государственного учета ресурсов животного и растительного мира. Наиболее полное отражение статистическая информация находит в специфических отчетах, используемых в сфере управления. Научно-техническая информация включает в себя разнообразные данные, характеризующие состояние тех или иных наук, технические достижения. Эта информация отражается обычно в массе специальной литературы по разным отраслям науки, промышленного и сельскохозяйственного производства и используется в основном узким кругом специалистов этих отраслей. Общественно-политическая информация – сведения, рождаемые в повседневной экономической, политической и культурной жизни общества.

По степени организованности (упорядоченности) информацию можно разделить на документированную и недокументированную.

Таким образом, документированная информация – это особая организационная форма выражения информации.

Информационные ресурсы составляют определенные документы или массивы документов, имеющие реквизиты.

Недокументированная информация остается за пределами правового регулирования. Кроме того, по категориям доступа информация делится на:

информацию с ограниченным доступом, которая, в свою очередь, делится на:
информацию, существующую в виде государственной тайны;
информацию, существующую в виде конфиденциальной информации;
открытую (общедоступную) информацию.

Следует подчеркнуть, что исходя из подхода, предполагающего обязательное наличие субъекта, воспринимающего информацию, закрытой информации не бывает; так, это означало бы, что существует информация не известная никому, т.е. информация без субъекта, ее воспринимающего.

К открытой информации относится: вся неправовая информация, а также информация о выборах и референдуме; официальные документы, обязательно представляемая информация.

Статья 5 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 “О государственной тайне” определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, конкретизируется в утвержденном Указом Президента РФ Перечне сведений, отнесенных к государственной тайне.

К сведениям конфиденциального характера в соответствии с Указом Президента от 6 марта 1997 г. № 188 “Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера” отнесены: персональные данные, коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная тайна.

Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:

информацию, свободно распространяемую;
информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается и запрещается.

Информация делится по роли в системе права на правовую и неправовую.

Определение сущностной характеристики и содержание термина “правовая информация” даны как в широком, так и в узком смысле. Иногда под правовой информацией понимается только информация, которая содержится в нормах права. Более широкое понимание предполагает понимание правовой информации как совокупности сведений о праве, всех процессах и явлениях, с ним связанных. Наблюдается тенденция использовать этот термин в еще более широком значении. Им наряду с имеющимся информационным фондом обозначается также и совокупность норм, знаний и информации, определяющих поведение личности и различных социальных групп в правовой сфере. Здесь уже правовая информация рассматривается под углом социального механизма действия права, который зависит от многих факторов.

Таким образом, уровень доступности правовой информации, в частности законодательства, -один из важнейших показателей правовой культуры любого общества, способный влиять на функционирование всех элементов механизма социального действия права. Он определяется не только состоянием правовых норм, их систематизированностью и т.д., но и факторами, находящимися в сфере правовой культуры личности, функционирования каналов правового информирования граждан, в том числе Интернета.

Понятие доступности правовой информации может быть охарактеризовано и в широком смысле. В этом случае в его содержании следует различать два аспекта: предпосылки знания личностью содержания юридических норм и результат реализации этих предпосылок, определенный уровень знания права, достигнутый в обществе.

Обеспечение доступности правовой информации, контроль за ее состоянием – это обязанность государства. К этому его обязывает необходимость формирования статуса гражданина демократического общества, предполагающего информированность по всем важнейшим вопросам общественной жизни.

Представляется возможным выделить следующие факторы доступности правовой информации с использованием Интернета.

Это прежде всего качественный уровень правовой информации. К числу факторов, влияющих на качество информации, В.М. Боер относит следующие:

Научность предполагает ее соответствие требованиям объективных закономерностей развития общества, обобщенности, систематичности, скоординированности ее потоков и каналов. Научность, объективность правовой информации должна быть неразрывно связана с жизнью, практикой создания гражданского общества, реализацией современных задач;

Данное качество воспитывает чувство ответственности. Условиями достоверности являются плюрализм мнений, критика правовой реальности устаревших законов.

Достоверность – предпосылка доверия личности к государству, необходимое средство формирования правовой культуры, повышения социальной активности членов общества.

Своевременное поступление к гражданам информации позволяет быстро и эффективно решать необходимые задачи, формировать общественное мнение. Ее отсутствие влечет невозможность в полной мере реализовать права граждан. Эффективному управлению правовыми процессами может служить только систематизированная, комплексная правовая информация, которая сочетает в себе различные сведения, исторически и логически увязанные, поступающие в определенном порядке и последовательности. Соблюдение этого требования позволит личности видеть явление во всей его сложности и многообразии, в общей системе права, корригировать его функционирование и развитие соответственно каждой конкретной ситуации;

Правовая информация создается в результате правотворческой, правоприменительной и правоохранительной деятельности. Она делится на:

Читайте также: