Документация и отчетность по охране труда кратко

Обновлено: 02.07.2024

Тема 2.2. Документирование и документация по охране труда

Назначение документирования в сфере охраны труда.

Основные виды документации:

1) устанавливающего и распорядительно-организационного характера (локальные нормативные акты работодателя: приказы, положения, распоряжения, инструкции, порядки, правила, регламенты, программы и т.п.);

2) фиксирующего и учитывающего характера ("записи" о мероприятиях, событиях и фактах деятельности по охране труда, а также об инцидентах, несчастных случаях, случаях острых и хронических заболеваний, в том числе требующих квалификации по подозрению на их профессиональный характер);

3) информационно-коммуникационного характера (информирование, переписка, предписания органов контроля и надзора, отчетность).

Использование работодателем нормативно-правовых и нормативно-технических актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда.

Локальные нормативные акты работодателя, содержащие нормы трудового права и требования охраны труда, регулирующие соблюдение работниками требований охраны труда и выполнение работодателем государственных нормативных требований охраны труда.

Понятие "записи данных". Документальная фиксация проведения инструктажей, обучения по охране труда, медосмотров, выдачи средств индивидуальной защиты и т.п. Документирование расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Документирование результатов многоступенчатого контроля по охране труда. Документирование результатов оценки условий труда.

Документы информационного взаимодействия работодателя с подразделениями и сторонними организациями, органами управления, надзора и контроля.

Из этой статьи вы узнаете, что входит в пакет документов по охране труда на крупных и небольших предприятиях, у ИП, какие документы проверяют при проверках охраны труда.

Все работы, которые выполняют службы охраны труда в любой организации, отображаются в документации.

Работники, которые трудятся в крупных или маленьких, государственных или частных организациях, а также у ИП, имеют одинаковые права на безопасный труд. Поэтому основной комплект документов по охране труда (список) един для всех предприятий. В зависимости от специфики деятельности, одни направления будут проработаны более подробно, другие – менее. Например, в школе инструкций по ведению особо опасных работ будет гораздо меньше, чем на машиностроительном заводе.

Из чего состоит комплект документов по охране труда?

Документы по охране труда на предприятии – это:

• приказы,
• журналы,
• инструкции,
• карточки
• положения,
• программы,
• протоколы,
• списки и др.

В них отображается организация:

• всех видов обучения по ОТ;
• допуска персонала к выполнению работ;
• контроля состояния оборудования,
• медосмотров;
• паспортизации условий труда;
• работы службы ОТ предприятия;
• снабжения спецодеждой, СИЗ, обеспечения коллективной защитой, моющими веществами;
• сотрудничества с подрядчиками.

Пакет документов по охране труда, который должен быть в любой организации

Обязательно посмотрите 7-ми минутное видео Анатолия Терентьева, в котором он объясняет, какие основные документы должны быть на любом предприятии.

Требования к форме хранения документов по охране труда

Охрана труда на предприятии: документы для работы специалиста по ОТ

Чтобы организовать работу службы ОТ предприятия, нужны:

1. Приказы о:
• создании службы ОТ. Эти обязанности могут исполнять: 1 профильный специалист, коллектив профильных специалистов, обученный сотрудник из числа ИТР или сторонний специалист;
• назначении ответственных лиц;
• утверждении перечня инструкций по ОТ, их вводе в действие;
•формировании комиссии по ОТ.

2. Положения о:
• бирочной системе;
• организации особо опасных работ;
• ступенчатом контроле состояния ОТ;
• работе уполномоченных трудового коллектива;
• разработке инструкций по ОТ;
• системе управления охраной труда.

3. Инструкции по ОТ во время выполнения разных работ и для профессий, которые предусмотрены в штатном расписании;

4. Журналы:
• выдачи инструкций;
• регистрации инструкций, нарядов-допусков, проверок контролирующих органов, вышестоящих организаций;
• учета несчастных случаев (НС): связанных, не связанных с производством, бытовых;
• учета профессиональных заболеваний (ПЗ);

5. Перечень работ, связанных с повышенной опасностью;

6. Планы:
• проверок по подразделениям предприятия;
• работы службы ОТ на отчетный период (месяц, квартал, год);

7. Акты расследования всех НС и ПЗ.

Перечень документов по охране труда в организации для обучения

Чтобы организовать обучение по требованиям законодательства, специалисту по ОТ понадобятся:

1) Приказы о:
а) организации обучения и проверки знаний по ОТ;
б) освобождении от первичного и повторных инструктажей лиц, работа которых не связана с обслуживанием механизмов, оборудования, др.;
в) создании комиссии (комиссий) по проверке знаний;

2) Положения об:
• обучении и проверке знаний по ОТ;

3) Программы обучения с контрольными вопросами для:
• ИТР;
• каждой рабочей профессии;
• по видам работ;

5) Программы инструктажей: вводного и проводимых руководителями работ;

6) Журналы регистрации:
• инструктажей – вводного и проводимых руководителями работ. Обычно они хранятся у лиц, которые их проводят;
• присвоения 1 группы по электробезопасности работникам, которые не относятся к электротехническому персоналу.

Должны быть и активно использоваться стенды, плакаты, знаки безопасности.

Документы охраны труда на предприятии для учета условий труда работников

В перечень документов по охране труда в организации, регулирующих состояние условий труда работников, входят:

• приказ об организации медосмотров;
• документация по санитарно-бытовому обслуживанию работников;
• журнал по учету защитных средств;
• личные карточки учета выдачи спецодежды;
• отчеты о проведении специальной оценки условий труда;
• паспорта санитарно-технического состояния рабочих мест, участков, цехов и т. д.;
• перечень спецодежды, СИЗ для каждой профессии;
• перечни профессий и лиц, которым бесплатно выдаются молоко, моющие средства;
• перечни профессий, представители которых должны проходить предварительные, периодические, предсменные медосмотры;
• положение об обеспечении работников предприятия спецодеждой, СИЗ, молоком, моющими средствами;
• приказы о внедрении мероприятий, рекомендованных по результатам аттестации и паспортизации рабочих мест.

Перечень документов по охране труда в организации, которая эксплуатирует оборудование

В пакет документов по охране труда, связанных с эксплуатацией оборудования, входят:

• журналы учета поверок электрифицированного инструмента, такелажа, кранового, сварочного и другого оборудования;
• журналы учета проверок огнетушителей;
• паспорта оборудования, сертификаты соответствия для оборудования иностранного производства;
• протоколы поверок электрифицированного инструмента, такелажных приспособлений, сварочного и другого оборудования.

Комплект документов по охране труда при работе с подрядными организациями

Если ваше предприятие планирует работать с подрядчиками, включите в пакет документов по охране труда:

• график проверок состояния охраны труда объектов, на которых работают подрядные организации;
• положение о работе с подрядными организациями по вопросам ОТ: требования к персоналу подрядных организаций, который будет работать с принадлежащим предприятию оборудованием, выполнять ремонты; порядок допуска персонала подрядчиков на территорию предприятия; порядок выдачи нарядов-допусков и др.;
• порядок согласования проектов организации работ, которые будут выполнять подрядные организации.

Проверка охраны труда: какие документы проверяют?

В этой статье приведен основной перечень документов для каждого специалиста по ОТ, который занимается обучением, медосмотрами, контролирует состояние условий труда, исправность оборудования, а также работает с подрядчиками.

Эффективность функционирования системы охраны труда немыслима без корректного ведения документации, в том числе и отчетной.

Однако зачастую специалисты совершают ошибки в работе с отчетными документами, за что организация или должностное лицо привлекаются к ответственности.

Среди типичных ошибок при подготовке отчетности по охране труда можно выделить:

Отчет по подразделениям сделан в одном документе с головной организацией;
Отчет оформлен на старом бланке;
Указаны сведения о травматизме по несчастному случаю, расследование которого еще не завершено;
Данные о численности работников не сверены с отделом кадров и бухгалтерией;
Отчет сдан не вовремя.

Ответственность работодателя

Предупрежден - значит вооружен! Несмотря на то, что отчетов по охране труда и небольшое количество, за непредоставление хотя бы одного из них, в том числе несвоевременное, или за подачу недостоверной информации предусмотрена административная ответственность по ст.13.19 КоАП РФ в виде довольно высоких штрафов:

для должностных лиц (руководитель или ответственное лицо) - от 10 000 до 20 000 рублей;
для юридических лиц - от 20 000 до 70 000 рублей.

За повторное нарушение штрафы будут выше в несколько раз:

для должностных лиц - от 30 000 до 50 000 рублей;
для юридических лиц - от 100 000 до 150 000 рублей.

Поэтому рекомендуем подходить ответственно к вопросу предоставления первичных статистических данных.

Давайте разберемся подробнее, в какие сроки, куда и как направлять отчетность по охране труда. Специально для наших читателей в конце статьи мы оставили подарок: формы всех необходимых отчетов, а также таблица с подробной информацией по отчетам. Все документы можно и нужно использовать в работе!

Виды отчетов:

Организации отчитываются перед органами государственного надзора, статистическими управлениями в определенные сроки и по установленным формам.

Так, отчетность в сфере охраны труда для организации состоит из трех форм:

Если у компании есть в структуре обособленные подразделения, то отчет сдается в территориальное управление статистики по месту нахождения каждого филиала. Например, у предприятия головной офис находится в Москве, а обособленное подразделение - в Твери. В этом случае филиал сдает отчет по своим данным в управление Росстата по г. Твери, а основной офис отчитывается в столице без сведений за работу филиала, чтобы исключить дублирование информации.
Если крайний день сдачи отчета выпадает на выходной, действует обычное правило переноса: срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Рассмотрим поподробнее каждый отчет.

Форма 1-Т (условия труда)

Форма 1-Т (условия труда) - это один из статистических отчетов, в котором содержатся сведения о наличии опасных производственных факторов у работодателей, гарантиях и компенсациях, предоставляемых работникам.

Кто подает?

Отчет предоставляют все юридические лицам, кроме субъектов малого предпринимательства, основной вид деятельности которых относится (по ОКВЭД):

Как и куда подавать?

Внимание: Приказ Росстата от 15.07.2019 № 404 признан утратившим силу: установленная им форма не подлежит использованию.

Подать отчет в Росстат можно двумя способами (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ):

на бумажном носителе по месту фактического осуществления деятельности организации или обособленного подразделения личным посещением или отправкой по почте заказным письмом;
в электронном виде на сайте регионального отделения Росстата.

Когда подавать?

Отчет по форме №1-Т предоставляется ежегодно в Росстат до 21 января года, следующего за отчетным.

Так, за 2020 год статданные нужно предоставить до 21 января 2021 года.

Структура отчета

Какие есть требования к оформлению?

Если вы подаете сведения на бумаге, то запрещены любые исправления. Почерк должен быть разборчивым, при этом использовать можно только черные или синие чернила.

Форма 1-Т (условия труда) заполняется по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) : необходимо указать численность работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и данные о предоставляемых им гарантиях и компенсациях.

Форма 7-травматизм

Данный отчет предназначен для информирования органов статистики о случаях травмирования работников и/или о развитии профзаболеваний. Федеральной службе государственной статистике (Росстату) эти сведения необходимы для формирования целостной картины об уровнях риска в разных отраслях деятельности в России.

Кто подает?

Предоставлять отчет должны все юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства (СМП), экстерриториальных организаций и предприятий следующих видов деятельности (по ОКВЭД):

Как и куда подавать?

Росстат предлагает несколько вариантов по предоставлению отчета: в бумажном или электронном варианте по форме 7-травматизм.

В 2020 году отчетная форма была обновлена приказом Росстата от 22.06.2020 № 326 : в приложении к документу прикреплены и бланк, и указания по заполнению отчета. Вы можете скачать форму-7 в конце статьи.

Внимание! Приказ Росстата от 21 июня 2017 г. № 417 утратил силу: установленную им форму использовать нельзя.

При подготовке электронной версии отчета отправляйте его по телекоммуникационным каналам связи (через своего оператора или с помощью web-сбора). Другие способы передачи отчета в электронном варианте можно узнать на официальном сайте Росстата.

Когда подавать?

Сведения о травматизме и профзаболеваниях на производстве подаются в территориальное подразделение Росстата по месту нахождения организации или ИП один раз в год — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Так, за 2020 год отчет нужно подать до 25 января 2021 года.

Структура отчета

Какие есть требования к оформлению?

Всю информацию о производственном травматизме можно получить из актов о несчастных случаях (форма Н-1, утвержденная и заполняемая в соответствии с постановлением Минтруда от 24.10.2002 № 73). О суммах, израсходованных на охрану труда, отчитываются по бухгалтерским данным. Если таковых данных нет, то в соответствующем разделе ставят “0”.

Форма 4-ФСС

Отчет 4-ФСС — это документ, в котором указывают суммы начисленных и уплаченных взносов по травматизму и профзаболеваниям. Данные сведения нужны для контроля взносов, перечисленных в фонды социального страхования.

Кто подает?

Предоставлять отчет по страховым взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний должны все без исключения юрлица и ИП.

Обычно форма заполняется бухгалтером совместно с кадровым работником, а специалист по охране труда вносит дополнительную информацию.

Как подавать? (обновлено)

ФСС уведомил, что в 2021 году для предоставления отчётности нужно применять "старую" форму, утвержденную приказом Фонда от 26.09.2016 № 381 .

Форму отчета 4-ФСС вы можете скачать в конце статьи.

Однако в связи с новым порядком осуществления выплат страхового обеспечения застрахованным лицам, установленным постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375 , форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний заполняется с учетом ряда особенностей.

А именно:

в таблице 2 “Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний” показатели строки 15 “Расходы по обязательному социальному страхованию” не заполняются ;
таблица 3 “Расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний” не заполняется и не представляется.

Если численность организации до 25 сотрудников, отчет 4-ФСС можно предоставлять в бумажной версии;
Если число сотрудников в компании превышает 25 человек, то отчет подается только в электронном виде.

Когда и куда подавать?

Работодатели сдают отчет по форме 4-ФСС по итогам каждого квартала и по итогам года. Даже если компания не вела деятельности и не нанимала работников, сдавать 4-ФСС все равно придется. В противном случае предусмотрена ответственность в виде штрафов.

Так, сроки сдачи отчета 4-ФСС зависят от формы предоставления. В 2021 году установлены следующие периоды для отчетности:

Учет и ведение документации по охране труда: каких правил придерживаться

Какая документация необходима специалисту по охране труда?

Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов?

Как правильно оформлять документы по охране труда?

Какая документация необходима специалисту по охране труда

Документация по охране труда, которую работодателю необходимо вести, может охватывать:

а) политику и цели организации по охране труда;
б) распределение ключевых управленческих ролей (функций) по охране труда и обязанностей;
в) наиболее значительные опасности / риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и регулированию;
г) положения, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в системе управления охраной труда.

Такие рекомендации даны в Руководстве МОТ-СУОТ 2001 и стандартах по системам управления охраной труда (межгосударственный ГОСТ 12.0.230-2007, национальный (российский) ГОСТ Р 12.0.007-2009).

Из всего разнообразия документов можно выделить несколько основных типов.

Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, устанавливающие организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда. К ним относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;

инструкции по охране труда;

различные приказы, связанные с вопросами охраны труда;

программы обучения, инструктажей и т. п.

К такой документации следует отнести также и результаты специальной оценки условий труда (ранее – аттестация рабочих мест), и материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В-третьих, Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя иметь документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Это комплект нормативной документации по специфике своей деятельности. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя.

Грамотно оформленная документация по охране труда при спорных ситуациях между работником и работодателем всегда станет надежным помощником в разрешении возникших разногласий. А если произойдет несчастный случай, работодатель всегда сможет объяснить сотруднику, что произошло, что нарушено, по чьей вине и что делать на основе документации по охране труда.

К документации по охране труда можно также отнести документы, содержащие:

требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования;

требования к безопасному использованию инструмента;

Сюда же включаются документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти и документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем).

Это основной перечень документов, который может быть расширен с учетом особенностей производственной деятельности работодателя.

Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов

Общие требования к оформлению управленческой (организационно-распорядительной) документации содержатся в:

Методических рекомендациях по внедрению ГОСТР 6.30-2003, утвержденных Росархивом.

Оформление документов по различным направлениям охраны труда регламентируется нормативными актами. В них, как правило, содержатся и формы самих документов.

Так, разработке и оформлению инструкций по охране труда посвящен раздел 5 Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. В приложении 8 к названному постановлению приведен примерный вид титульного листа инструкции по охране труда для работника.

Для оформления результатов специальной оценки условий труда необходимо руководствоваться приказом Минтруда России № 33н от 21 января 2014 г. Им утверждена форма отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкция по ее заполнению.

Организация и проведение обязательных медицинских осмотров оформляется по правилам приказа Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Форма личной карточки, в которой делаются отметки о выдаче работнику специальной одежды, спецобуви и других СИЗ, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Как правильно оформлять документы по охране труда

Всю документацию по охране труда нужно:

ясно изложить и понятно оформить;

при необходимости обновлять и распространять.

Документация должна быть легкодоступной для всех работников организации, кому она предназначена.

Записи данных по охране труда необходимо поддерживать в актуальном состоянии, а срок их хранения должен быть точно определен.

Обязательным элементом являются реквизиты документа. Они обеспечивают его юридическую силу. К ним относятся:

наименование организации – автора документа, дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

гриф утверждения, согласования, печать и др. (при необходимости).

Требования к текстам

Текст документа должен быть объективным и точным, кратким и ясным. Объективность и точность служат доказательством определенных фактов, событий. Расплывчатые формулировки текста документа снижают его правовое значение. Краткость документа позволяет легче его понять, исполнить. При этом краткость не должна снижать полноту рассмотрения вопроса, а ясность достигается последовательностью изложения. Выводы должны логически следовать из посылок.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части документа указывают:

цели его составления.

Во второй (заключительной) указывают:

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты этих документов:

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту.

Например, в тексте инструкции по охране труда указывают, на основании какой типовой инструкции или правил по охране труда она была разработана.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его развивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

организаций, действующих на принципах единоначалия;

адресованных руководству организации.

устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции);

содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка).

Оформляя учетную документацию, важно быть внимательным и аккуратным, стараться не делать ошибок. Если необходимо внести изменения и исправления, выполнять их допустимыми способами. Журналы регистрации инструктажей нужно заполнять в соответствии с наименованиями граф, построчно. То есть в отношении каждого работника должна быть видна исчерпывающая информация о том:

когда был проведен инструктаж;

с каким работником (фамилия, имя, отчество);

какой вид инструктажа проведен;

кто проводил инструктаж (должность, фамилия, инициалы), а также росписи сотрудника, проводившего инструктаж, и работника, прошедшего инструктаж.

Если работник проходил стажировку, то заполняются и эти графы. Все журналы должны быть защищены от изъятия листов, т. е. страницы или листы пронумерованы, прошиты и скреплены печатью (при наличии).

Кто оформляет документы по охране труда

Оформлением конкретных документов занимаются работники, у которых в должностных обязанностях прописана данная функция. Например, руководители подразделений, как правило, проводят с подчиненными инструктаж на рабочих местах. Поэтому они и должны разработать программу инструктажа, инструкции по охране труда, а также зафиксировать проведение инструктажей в журналах инструктажей. Кто непосредственно выдает СИЗ, тот и обязан вести личные карточки учета выдачи СИЗ.

Специалист по охране труда (служба охраны труда) занимается, в первую очередь, разработкой проектов локальных нормативных актов регламентирующего или организационного характера (положений, планов мероприятий и т. п.). Во вторую очередь, он фиксирует результаты своей деятельности. К примеру, составляет программу вводного инструктажа, регистрирует его проведение, оформляет результаты проверок, выписывает предписания, составляет отчетность по установленным формам и т. д.

Все оформленные документы должны сохраняться в течение определенных сроков. Они установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Самые необходимые нормативные акты

Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Выяснить, какие требования установлены к оформлению нормативной документации

Уточнить, какие рекомендации даны по оформлению документации

Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

Узнать, какие сроки хранения установлены для документации по охране труда

Приказ Минтруда России от 21 января 2014 г. № 33н

Выяснить требования к оформлению документов по спецоценке

Постановление Минтруда России от 24 октября 2002 г. № 73

Уточнить, как правильно оформлять расследование несчастных случаев

1 Документация по охране труда может охватывать политику и цели организации по охране труда, распределение ключевых управленческих ролей, наиболее значительные опасности / риски и мероприятия по их предупреждению и регулированию, положения, методики, инструкции и другие внутренние документы.

3 Текст документа должен быть объективным и точным, кратким и ясным. Объективность и точность служат доказательством определенных фактов, событий. Расплывчатые формулировки текста документа снижают его правовое значение. Краткость документа позволяет легче его понять, исполнить.

4 Специалист по охране труда (служба охраны труда) занимается, в первую очередь, разработкой проектов локальных нормативных актов регламентирующего или организационного характера (положений, планов мероприятий и т. п.). Во вторую очередь, он фиксирует результаты своей деятельности.

Читайте также: