Архивная эвристика это кратко

Обновлено: 05.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Выполнила Кобер А. А.

-документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

-документы о награждении работников;

-учетные документы работников;

-документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

-документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

-отчетные документы по кадровому составу;

трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Государственный архив Российской Федерации

В состав Архива входят фонды:

высших, центральных и местных учреждений политического сыска Российской империи, специальных судебно-следственных органов, центральных органов тюремного управления и мест лишения свободы центрального подчинения; центральных учреждений Царства Польского;

политических партий и общественных организаций Российской империи, в том числе действовавших в эмиграции (за исключением РСДРП и политических партий и групп, впоследствии вошедших в РСДРП-РКП(б));

Временного правительства России, его высших и центральных государственных учреждений, всероссийских органов Советов рабочих, солдатских и крестьянских депутатов, Петроградского и Московского военно-революционных комитетов, а также общественных организаций до октября 1917 г.;

правительств периода гражданской войны и организаций российской эмиграции;

высших органов государственной власти и управления Российской Советской республики, РСФСР, СССР, Российской Федерации и их учреждений;

центральных органов государственного управления СССР в области внутренних дел, государственной безопасности, юстиции, организации и охраны труда, народного образования, здравоохранения, информации и печати, архивного дела, физкультуры и спорта и непосредственно подчиненных им учреждений;

центральных органов государственного управления РСФСР и непосредственно подчиненных им учреждений (кроме научно-технических организаций);

федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (за исключением органов исполнительной власти в области обороны, охраны государственной границы, культуры и кинематографии) и непосредственно подчиненных им учреждений, находящихся в г. Москве (кроме научно-технических организаций);

центральных органов государственного контроля РСФСР и СССР;

высших органов суда, арбитража и прокуратуры РСФСР, СССР и Российской Федерации;

Чрезвычайной Государственной Комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного им ущерба гражданам, коллективным хозяйствам (колхозам), общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР (ЧГК) и международных военных трибуналов в Нюрнберге и Токио;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций, отнесенных к федеральной собственности; государственных внебюджетных фондов;

акционерных обществ, единственным учредителем которых является Российская Федерация в лице Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти или организаций федерального значения;

центральных (СССР) и всероссийских органов печати и других средств массовой информации;

кооперативных, профессиональных и других общественных объединений и организаций РСФСР, СССР и Российской Федерации, отнесенных в соответствии с законодательством Российской Федерации к государственной части Архивного фонда Российской Федерации и поступивших на хранение в Архив на законных основаниях;

членов императорской фамилии (XIX - нач. ХХ вв.), фондов и документов государственных и общественных деятелей Российской империи (XIX - нач. ХХ вв.), белого движения и эмиграции, РСФСР, СССР, Российской Федерации, отнесенных в соответствии с законодательством Российской Федерации к государственной части Архивного фонда Российской Федерации и поступивших на законных основаниях;

коллекции: листовок и других печатных материалов; документов рукописного отделения библиотеки Зимнего дворца и документов из Царскосельского дворца; вещественных доказательств, изъятых жандармскими учреждениями при обысках редакций журналов, газет и отдельных лиц, проходивших по делам полицейских учреждений и др.;

коллекции микроформ документов зарубежных архивов по истории России и СССР; копий документов профиля Архива на правах подлинников, поступивших от организаций - источников комплектования Архива и в установленном порядке - из архивов зарубежных стран;

других документов и дополняющих их музейных предметов, полученных или приобретенных Архивом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Кроме того, на хранении в Архиве находятся:

книжный фонд (литература по истории Российской империи, РСФСР, СССР, Российской Федерации, архивоведению, документоведению, археографии, вспомогательным историческим дисциплинам, информатике , библиотечному делу, научной организации труда и др. вопросам, профильным деятельности федеральных государственных архивных учреждений);

фонд уникальных изданий, плакатов и карт, а также коллекции печатных изданий, поступившие от организаций и частных лиц, в том числе из-за рубежа.

Архив также хранит:

архивные и библиографические справочники, информационные базы данных; печатные, в том числе служебные ведомственные издания и другие материалы, раскрывающие и дополняющие фонды Архива и необходимые для научной, информационной, справочной и другой работы;

страховой фонд копий особо ценных документов Архива (до передачи их на специальное хранение); копии документов, составляющие фонд пользования

Центральный государственный архив Октябрьской революции, архив высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) и архив Центрального государственного архива РСФСР (ЦГА РСФСР)

Российский государственный архив Военно-Морского Флота

Включены сведения о фондах центральных управлений и подведомственных учреждений морского ведомства за период с 1696 по 1917 гг.

-период Российской империи

Российский государственный архив древних актов

Архивохранилище уникальных фондов

Архивохранилище личных и монастырских фондов

Архивохранилище фондов поместно-вотчинных и дворцовых учреждений

Архивохранилище фондов центральных учреждений

Архивохранилище фондов межевых учреждений

Архивохранилище фондов местных учреждений

Архивохранилище старопечатных и редких книг

Архивохранилище микрофотокопий документов

-период Российской империи

c апреля 1992 – Российский государственный архив древних актов (РГАДА)
1941 – апрель 1992 – Центральный государственный архив древних актов СССР (ЦГАДА)
1931 – 1941 – Государственный архив феодально-крепостнической эпохи (ГАФКЭ)
1925 – 1931 – Древлехранилище Московского отделения Центрального исторического архива РСФСР
1919 – 1939 – Центральный Межевой архив
1869 – 1920 – Московское отделение Общего архива Министерства Императорского двора
1852 – 1920 – Московский архив Министерства юстиции (МАМЮ)
1834 – 1918 – Государственный архив Российской империи (Госархив)
1854 – 1882 – Государственное древлехранилище хартий и рукописей
1832 – 1920 – Московский главный архив Министерства иностранных дел (МГАМИД)
1782 – 1852 – Московский государственный архив старых дел
1768 – 1919 – Архив Межевой канцелярии
1768 – 1852 – Архив прежних вотчинных дел
1763 – 1852 – Разрядно-Сенатский архив
1724 – 1832 – Московский архив Коллегии иностранных дел (МАКИД)

Российский государственный архив кинофотодокументов

Кино- и –фотодокументы, фотоальбомы и позитивные фотоматериалы дореволюционного времени и первых лет советской власти

По периодам: -дореволюционный

В 1934 году Центральный фотокиноархив был объединен с Центральным архивом звуковых записей и стал называться Центральным фотофонокиноархивом (ЦФФКА).

В 1967 году фоноотдел архива был преобразован в самостоятельный архив – Центральный государственный архив звукозаписей СССР (ЦГАЗ СССР).

С 1967 по 1992 годы кинофотоархив носил название Центрального государственного архива кинофотодокументов СССР (ЦГАКФД СССР)

Российский государственный архив литературы и искусства

Материалы по истории отечественной литературы, музыки, театра, кино, изобразительного искусства, архитектуры

Центральный государственный литературный архив, ЦГАЛИ

Российский государственный архив новейшей истории

Документы, находящиеся в федеральной собственности и образовавшиеся или отложившиеся в процессе деятельности высших центральных и контрольных органов и аппаратов КПСС и КП РСФСР за. Часть документов архива отнесена к категории уникальных и особо ценных, личные фонды руководителей КПСС и государства Н.С. Хрущева, Л.И. Брежнева, Ю.В. Андропова, К.У. Черненко, М.С. Горбачева и др., а также личные дела членов и кандидатов в члены Политбюро, секретарей ЦК КПСС, руководящих работников партийных, советских, государственных и хозяйственных органов, входивших в номенклатуру ЦК КПСС. Среди них личные дела И.В. Сталина, В.М. Молотова, Г.М. Маленкова, К.Е. Ворошилова, А.И. Микояна, А.Н. Косыгина и других.

период с 1952 года по август 1991 года Имеются отдельные ценные комплексы документов за более ранний период.

Центр хранения современной документации

Российский государственный архив научно-технической документации

Документами от научно-технических организаций как гражданского, так и военного профиля, государственной и других форм собственности, поливидовой комплекс документов по истории отечественной космонавтики

По периодам: советский, постсоветский

Российский государственный архив социально-политической истории

Три основных тематических комплекса: документы по социальной и политической истории Западной Европы (XVII – начало XX вв.); документы по политической и социальной истории России и СССР нового и новейшего времени (конец XIX – начало XXI вв.); документы по истории международного рабочего социалистического и коммунистического движения (1860-е годы – конец 1980 гг.)

По периодам: -дореволюционный

Октябрь 1991 – март 1999 – Российский центр хранения и изучения новейшей истории (РЦХИДНИ)

Июнь – октябрь 1991 – Центральный партийный архив Института теории и истории социализма ЦК КПСС (ЦПА ИТИС)

1956 – 1991 – Центральный партийный архив Института марксизма-ленинизма при ЦК КПСС (ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС)

1954 – 1956 – Центральный партийный архив Института Маркса, Энгельса, Ленина, Сталина при ЦК КПСС (ЦПА ИМЭЛС)

1931 – 1954 – Центральный партийный архив Института Маркса, Энгельса, Ленина при ЦК ВКП(б) – КПСС (ЦПА ИМЭЛ)

1929 – 1931 – Центральный партийный архив (ЦПА) Института В.И. Ленина при ЦК ВКП(б)

1923 – 1931 – Институт В.И. Ленина при ЦК ВКП(б)

1921 – 1931 – Институт К.Маркса и Ф.Энгельса при ЦИК СССР (ИМЭ при ЦИК СССР)

1920 – 1928 – Архив Комиссии для собирания и изучения материалов по истории Октябрьской революции и истории Российской коммунистической партии: (Архив Истпарта ЦК ВКП(б))

1919 – 1943 – Архив III (Коммунистического) Интернационала (Архив Коминтерна)

1960 – 1993 – Музей К.Маркса и Ф.Энгельса

1992 – 1999 – Центр хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО)

1965 – июнь 1992 – Центральный архив Всесоюзного Ленинского коммунистического союза молодежи (ЦА ВЛКСМ)

Российский государственный архив фонодокументов

Восковые валики фонографов, металлические граморигиналы и грампластинки разных времен и способов производства, тонфильмы и шоринофоны, магнитные фонограммы, лазерные компакт-диски.

Содержание архивных фонодокументов охватывает различные стороны общественной жизни, но преобладают в нем два исторически сложившихся направления – история культуры и хроника социально-политической жизни.

По периодам: -дореволюционный

1967 – июнь 1992 –Центральный государственный архив звукозаписей СССР (ЦГАЗ СССР)

1941 – 1967 – Центральный государственный архив кинофотофонодокументов СССР – Фоноотдел (ЦГАКФФД СССР)

1934 – 1941 – Центральный фотофонокиноархив СССР – Фоноотдел (ЦФФКА СССР)

1932 – 1934 – Центральный архив звукозаписей

Российский государственный архив экономики

К основному комплексу документов относятся фонды центральных органов управления экономикой СССР: народных комиссариатов, министерств, государственных комитетов и их главных управлений. В первую очередь это документы Государственного планового комитета СССР (Госплан СССР, 1921–1991), Высшего Совета Народного Хозяйства РСФСР (1917–1922) и СССР (1922–1932) народных комиссариатов (после 1946 г. – министерств) финансов, внешней торговли и Госбанка СССР (1921–1991) (в том числе органов управления экономикой управления РСФСР до 1923 года).

Центрального государственного архива народного хозяйства СССР

документы по истории центральных и окружных органов управления, учреждений, соединений и частей белой армии, действовавших на территории России с конца 1917 по 1922 гг.;

документы пограничных и внутренних войск ВЧК-ОГПУ-НКВД-МВД СССР периода 1918 -2001 гг.; Главного управления по делам военнопленных и интернированных МВД СССР и учреждений его системы (ГУПВИ МВД СССР) периода 1939-1960 гг.;

Поиск документной информации является первым шагомиспользования архивных документов, в каких бы целях вы необращались в архив. А для этого, в свою очередь, необходимоналичие качественных справочно-поисковых средств, а такжевладение методиками поиска нужных сведений в огромном информационном ресурсе, который представляет собой Архивныйфонд Российской Федерации.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования документальныхбогатств архивов в интересах общества и исторической науки, атакже основные приемы атрибуции документов.

Поиск и выявление архивных документов приходится осуществлять как в архивах организаций, так и в государственных, и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании их юбилеев и годовщин для научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, при создании новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, гидротехническихи других сооружений, памятников архитектуры, геологическихизысканиях. Плановая и отчетная документация используется дляизучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет. Для работников архива организации важнейшей задачей является поиск документов по личному составу, ведь сроки исполнения социально-правовых запросов граждан строго ограничены законом.

Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях:

– наличие и соблюдение научных принципов и признаковорганизации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов;

– организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы документов государственных, муниципальных и отраслевых хранилищ определенного профиля;

– существование системы учетных и справочно-поисковыхсредств (научно-справочного аппарата) государственных имуниципальных архивов.

Основными этапами поиска документов являются:

Ø установление видов источников, в которых может содержаться информация по теме исследования (запроса, выставки, публикации и др.);

Ø установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме;

Ø установление названий архивов, отделов рукописей музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования — (межархивный уровень);

Ø установление или уточнение названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы — внутриархивный (межфондовый) уровень;

Ø установление номера и названия описи, части или тома описи, номера единиц хранения — (внутрифондовый уровень). Номеров фонда, описи и единицы хранения достаточно для проставления архивного шифра в требовании на выдачу дел. Однако существующая система архивных справочников позволяет осуществить и более детальный поиск;

Ø поиск на уровне дела — документа, документной информации.

Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях:

Основными этапами поиска документов являются:

Ø установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме;

Эвристика - наука, изучающая методы получения нового знания (эвристические методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.

Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1) наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2) организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;

3) существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.

Основными этапами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра - совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если документ исполнен и подшит в дело - индекс дела по номенклатуре. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в требовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читальном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — часть или том описи, номер коробки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое поступило требование, по шифру может найти любое дело с помощью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске - точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Архивная эвристика: её сущность, задачи, этапы поиска документной информации.

Целью курсовой работы станет исследование методики поиска документов и дел в государственном архиве г. Дзержинска.

Для достижения указанной цели автором будут решаться следующие задачи:
Анализ нормативно – правовой базы по указанной теме на объекте изучения
Описание методике и этапов информационно – поиска документов в фондах государственного архива г. Дзержинска
Обобщение сведений по использованию поисковых элементов, применяемых в архиве (архивный шифр, описи, каталоги и т.д.).

Содержание

а) не оконченных делопроизводством;. 8

б) оконченных делопроизводством. 9-10

4. Поиск документов в архиве учреждения. 11

5. Поиск документов в государственном архиве. 12-14

а) на первом этапе;. 12

б) на втором этапе;. 12-13

в) на третьем этапе;. 13

г) на четвертом этапе. 13-14

II. Практический аспект работы. Анализ информационного архивного поиска в государственном архиве на базе исследования Дзержинского государственного архива. 15-23
История и структура Дзержинского государственного архива. 15-19

Нормативно – правовые документы по исследуемой теме на базе исследования. 20
Поиск документов в архиве базы исследования: практика работы. 20-22

III. Выводы по курсовой работе. 23

IV. Список использованной литературы. 24-25

Работа содержит 1 файл

Курсовик эвристика.doc

Государственное образовательное учреждение

Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е Алексеева

(НГТУ Р.Е. Алексеева)

Курсовая работа

а) не оконченных делопроизводством;. . . 8

б) оконченных делопроизводством. . . 9-10

4. Поиск документов в архиве учреждения. . 11

5. Поиск документов в государственном архиве. . 12-14

а) на первом этапе;. . . 12

б) на втором этапе;. . . 12-13

в) на третьем этапе;. . . . 13

г) на четвертом этапе. . . . 13-14

II. Практический аспект работы. Анализ информационного архивного поиска в государственном архиве на базе исследования Дзержинского государственного архива. . . . . 15-23

История и структура Дзержинского государственного архива. 15-19

Нормативно – правовые документы по исследуемой теме на базе исследования. . . . 20
Поиск документов в архиве базы исследования: практика работы. 20-22

III. Выводы по курсовой работе. . . 23

IV. Список использованной литературы. . . 24-25

Собрать архив и фондировать его - одна из первых задач работников архива. Но не менее важно найти в огромном хранилище нужные архивисту или пользователю документы. Физически невозможно запомнить на каком стеллаже или полке лежат нужные документы, по этой причине работник архива должен уметь быстро ориентироваться в пространстве хранилища и экономить тем самым время на поиск документов, таким образом, архивист должен обладать специальной методикой нахождения документов.

Эту методику изучает специальная наука – архивная эвристика. Следовательно, владение навыками эвристики - одна из должностных обязанностей архивиста, именно в этом состоит актуальность выбранной автором темы. Кроме того, тот, кто в совершенстве владеет способами поиска документов в архиве, тот может сохранить своё и чужое время, а так же уменьшить трудозатраты при отыскивание документов.

Исходя из этого, главной необходимостью стало создание специальной методики; были подключены ведущие специалисты историки, архивоведы, юристы, что и дало возможность к появлению новой науки – эвристики.

Архивная эвристика предназначена для поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документных богатств архива в интересах общества и исторической науки, а так же для описания приемов атрибуции документной информации как для учреждения, предприятия и организации, так и для исследовательских работ специалистов по выявлению требующихся к работе в архивах, музеях источников по теме.

Темой курсовой работы автор выбрал архивную эвристику, так как это позволяет ему глубже овладеть знаниями и навыками по конкретным вопросам будущей специальности.

Для достижения указанной цели автором будут решаться следующие задачи:

Анализ нормативно – правовой базы по указанной теме на объекте изучения
Описание методике и этапов информационно – поиска документов в фондах государственного архива г. Дзержинска
Обобщение сведений по использованию поисковых элементов, применяемых в архиве (архивный шифр, описи, каталоги и т.д.).

Кроме этого, объективная оценка поможет архивистам – практикам критически подходить к своей работе, анализировать её формы и методы, что в итоге повысит профессионализм сотрудников.

Данный курсовой проект является первым по своей сути научным исследованием по заявленной проблеме, так как подобного рода работ с анализом деятельности архивов ранее не проводилось на объекте изучения автора.

В данной курсовой работе будут рассмотрены следующие базовые понятия и термины темы:

I. Основы архивной эвристики

Эвристика (от греч. heurisko – отыскиваю, открываю) – наука, изучающая методы получения нового знания (эвристич, методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивные разыскания или выявление документов с полным основанием можно назвать центральной задачей архивной эвристики. Архивная эвристика – раздел архивоведения, изучающий закономерности процессов поиска ретроспективной документной информации, осуществляемых в архивах, и разрабатывающих теорию и методику архивных разысканий . Она помогает выявлению ранее неиспользованных или мало использованных документов и вводу их в научный и практический оборот. В исследованиях, посвященных вопросам архивной эвристики, отмечаются две стороны процесса поиска информации. Одна – представляет собой мало исследованный творческий процесс, который носит индивидуальный, специфический характер и зависит от интеллектуальных возможностей исследователя. Существенная особенность этого процесса заключается в установлении и объяснении связей между явлениями (информацией, документами, фактами и т.д.). Другая сторона – представляет собой технический процесс поиска архивной информации. В широком смысле он включает в себя методическую подготовку, работу с библиографией, сбор различной информации, включая и работу с архивными документами. При этом центральное место занимают приемы поиска архивных документов.

Понятие об архивной эвристике, её задачах, принципах и этапах

Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

наличие научных принципов организации архивного фонда РФ и формирование хранящихся документальных комплексов;
организация современного архивного фонда РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранилищ определенного профиля архивов учреждений;
существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов,

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:

установление фондообразователей, в деятельности, которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;
поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;
поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;
поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранение; если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится, следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;
поиск на уровне дела, документа, документной информации.

2. Архивный шифр как основы поиска

Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра - совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документов недрах архива.

При поиске документов в делопроизводстве роль архивною шифра играет регистрационный номер документа, а. если документ исполнен и подшит в дело -индекс дела.

3. Поиск документов в делопроизводстве:

а) не оконченных делопроизводством

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратится к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения описаны в нижеприведенной таблице. Раньше в учреждениях велись картотеки входящих, исходящих и внутренних документов, а так же отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу и др. неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствующий принципу систематизации картотек.

ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу, Еще одним преимуществом для" поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение документа. При поиске по традиционным картотекам в лучшем случае можно было узнать лишь имя исполнителя.

б) оконченных делопроизводством

Поиск документов, оконченных делопроизводством, имеет свою специфику. Это документы временного (сроком до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) "и постоянного хранения,

Дела временного хранения находятся в структурном подразделении до тех пор, пока, согласно решению ЭК учреждения, они не будут уничтожены в связи с истечением срока хранения. Чтобы найти документ, прежде всего, следует найти папку-скоросшиватель, в который он подшит, а для этого следует узнать индекс дела по номенклатуре, проставленный на обложке папки-скоросшивателя. Как правило, индекс дела по номенклатуре состоит из двух цифр, разделенных дефисом: номера структурного подразделения и порядкового "номера дела по номенклатуре (например, "05-12, где 05 — номер отдела, а 12 — номер дела). В последнее время широкое распространение получили классификаторы информации. Если в учреждении принят классификатор вопросов деятельности, то индекс состоит из трех цифр, из которых средняя — код по классификатору. Классификаторы облегчают поиск информации. Поэтому предварительно следует отыскать код нужного вопроса по классификатору. Этот код наверняка можно узнать из регистрационной картотеки (базы данных). Отыскав требуемую папку-скоросшиватель, придется просмотреть все документы, так как внутри дела документы систематизируются чаще всего по хронологии, поэтому необходимо знание точной даты документа. Однако есть исключения: заявления граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей; исходящие документы могут систематизироваться по адресатам. Следует учесть, что дела временного хранения могут храниться не только в структурном подразделении, но и централизованно — в канцелярии.

Читайте также: