Укажите вид вторичного документа для которого характерны следующие признаки кратко излагает основные

Обновлено: 02.07.2024

В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве. Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского - “необходимое”). Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения). Документ без реквизитов не имеет юридической силы. То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции.

Общие

информационная - закрепление, хранение, передача информации;
социальная - регулирует отношения человека и общества;
коммуникативная - передача, обмен, преемственность информации;
культурная - служит памятником истории и культуры.

Специальные

правовая - регулирует общественные правоотношения;
управленческая - регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
исторического источника - сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
учетная - фиксация количественных характеристик;
познавательная - получение, передача знаний.

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

По способу документирования

письменного или печатного текста на бумажном носителе;
текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
чертежей, схем, планов, карт;
текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур. Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

. Ответ: Библиографический список

Question3

Вторичный документ, представляющий собой совокупность библиографических сведений о первичном документе, приведенных по установленным правилам и предназначенных для его идентификации и общей характеристики, это

Выберите один ответ.

a. дайджест

b. аннотация

c. резюме

d. обзор

e. реферат

f. библиографическое описание

g. учебное издание

Question4

С помощью какого источника можно уточнить заглавие книги, посвященной развитию коммуникативных способностей ребенка, если известно, что ее авторами являются Н.Е. Богуславская и Н.А. Купина:

Выберите один ответ.

a. Систематическая картотека статей

b. Алфавитный каталог

c. Систематический каталог

d. Прикнижные списки

Question5

Выберите один ответ.

a. Словарь синонимов

b. Большая Советская Энциклопедия

c. Экологический словарь

d. Педагогическая энциклопедия

e. Историческая энциклопедия

Question6

Издание, содержащее систематизированные сведения научного или прикладного характера, изложенные в форме, удобной для изучения и усвоения, и рассчитанные на учащихся разного возраста и ступени обучения в условиях определенной системы образования, это

Выберите один ответ.

a. дайджест

b. аннотация

c. библиографическое описание

d. обзор

e. реферат

f. учебное издание

g. резюме

Question7

Ведущим (головным) учреждением в сфере производства и распространения педагогической информации является:

Выберите один ответ.

a. НИО "Информкультура"

b. Государственная научная педагогическая библиотека им. К.Д. Ушинского

c. Российская государственная библиотека

d. Российская книжная палата

e. Российская национальная библиотека

Question8

Публикация в виде подборки извлечений из конкретного текста, отобранных и сгруппированных так, чтобы дать общее представление о данном тексте , это

Выберите один ответ.

a. дайджест

b. реферат

c. учебное издание

d. библиографическое описание

e. резюме

f. обзор

g. аннотация

Question9

Резкое увеличение объема информации, которую должен воспринять, хранить и использовать человек в процессе своей трудовой деятельности, это ________________ (2 слова)

Ответ: Информационный взрыв

Question10

К поисковым системам общего назначения в русскоязычной части Интернет относятся:

Выберите по крайней мере один ответ:

a. Rambler

b. HotBot

c. Alta Vista

d. Yandex

e. Alta Vista

Question11

Совокупность информационного мировоззрения и системы знаний и умений, обеспечивающих целенаправленную самостоятельную деятельность по оптимальному удовлетворению индивидуальных информационных потребностей с использованием как традиционных, так и новых информационных технологий, это ______________ (2 слова)

Ответ: информационная культура личности

Question12

Выберите один ответ.

a. Словарь синонимов

b. Историческая энциклопедия

c. Педагогическая энциклопедия

d. Словарь иностранных слов

Question13

Вам нужно установить автора художественного произведения "Угол падения". Что при этом может быть использовано?

Выберите один ответ.

b. Систематический каталог

c. Картотека заглавий произведений художественной литературы

Question14

Библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно- библиографической классификаций, это _____________ (2 слова)

Ответ: системный каталог

Question15

К поисковым системам общего назначения в зарубежной части Интернет относятся:

Выберите по крайней мере один ответ:

a. Yandex

b. Alta Vista;

c. Yahoo;

d. Rambler;

e. HotBot;

Question16

Библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен или фамилий авторов или заглавий произведений печати и других документов, есть __________ (2 слова)

Основные научные достижения Средневековья: Ситуация в средневековой науке стала меняться к лучшему с.

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации. Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непосредственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. Например, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.

В результате аналитико-синтетической переработки информации, содержащейся в документах, попадающих в упоминавшуюся выше систему, создаются новые документы, призванные устранить тот или иной барьер. Документы, которые попадают в информационную систему "на входе" и подвергаются аналитико-синтетической переработке информации, называются первичными, а те, которые создаются системой в результате

обработки первичных документов и передаются потребителям информации "на выходе" из системы, — вторичными. Таким образом, можно сказать, что эта классификация осуществляется по уровню обобщения информации.

Такая классификация документов очень важна для деятельности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предоставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.

Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зависит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определенных документах, и с этой точки зрения оно является вторичным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее "входе" может рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.

Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными только такие документы, которые не дают информацию о других документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в которых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю информации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информации, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использованных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.

В информатике даются еще и другие разъяснения относительно отличий между первичными и вторичными документами. Считается, что первичные документы — это документы, "непосредственно отражающие результаты человеческого познания и используемые на практике как источники информации о реальном мире"; что они "содержат новые знания или новое осмысление известных фактов и концепций". При этом "непосредственность отражения" заключается в том, что первичный документ должен иметь познавательную ценность сам по себе, а не отсылать к другому документу. А вторичные документы — это те, которые создаются путем "свертывания первичных документов" для информирования об их содержании 1 .

При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исходную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, которые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокращенное изложение их основного содержания.

С.Г. Кулешов объяснял отличия между первичными и вторичными документами следующим образом: "Считается, что первичные документы создаются в сфере научно-исследовательской деятельности, а вторичные — в сфере научно-информационной деятельности. Первичные документы — это все, которые мы знаем под названиями научная, производственная, учебная, справочная и научно-популярная литература, а вторичные — это так называемая информационная литература. Задача информационной литературы — характеристика одного или определенной совокупности (сводная характеристика) документов и/или формулировка каких-то суждений (оценок, прогнозов и т. п.) на основе анализа их текста" 1 . С.Г. Кулешов изложил здесь общепринятый в научной информатике подход.

Однако в этом подходе не учитывается наличие других первичных документов (например, правовых первоисточников или художественной литературы), кроме тех, которые отражают результаты научно-исследовательской деятельности.

Итак, под названиями "информационная литература" или "информационные документы", "информационные издания" понимают такие источники, которые содержат информацию о первичных документах. Среди них различают "библиографические" — дающие сведения о документах в виде библиографического описания и аннотаций, "реферативные", дающие характеристику первичного документа в виде реферата, и "обзорные" — дающие обзор нескольких первичных документов. Такой подход стал общепринятым, утвержденным в государственном стандарте 2 . Однако он не соответствует теоретическим воззрениям специалистов относительно библиографии и библиографической информации, согласно которым библиографическая информация не ограничивается способами библиографического описания и аннотации. Для библиографо-ведов все документы, передающие информацию о других документах любым способом, являются библиографическими. Поэтому нельзя называть "библиографическими" только документы с библиографическим описанием и аннотацией. Скорее, все вторичные документы следовало бы считать библиографическими.

Препятствуют этому представления о первичной и вторичной информации и, соответственно, о ее источниках. Первичной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты, объекты реального мира или мышления человека, а вторичной — информацию, создаваемую человеком на основании изучения и обобщения документов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной научной информации считают "научные монографии и статьи, диссертации, описания

изобретений и т. п.", а источниками вторичной информации — "учебную, справочную и научно-популярную литературу" 1 . С.Г. Кулешов подчеркивал, что деление на источники первичной и вторичной научной информации не следует путать с делением на первичные и вторичные документы, но такая путаница все же иногда происходит. Деление на первичные и вторичные документы иногда связывают с характером отраженной в них информации.

Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению "первичности" или "вторичности": с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает первичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными. Однако сама "информационная система" может быть либо "библиографической", то есть направленной на информирование о первичных документах через вторичные, либо "авторско-издательской", направленной на обобщение и переработку информации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информации (как в учебной и научно-популярной литературе).

Дело в том, что "информационная система" — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.

Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа человеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.

Например, возьмем такие признанные первичные документы как диссертация или научная монография. Они действительно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.

Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач информационной системы, обрабатывающей документы.

Читайте также:

Укажите вид вторичного документа для которого характерны следующие признаки кратко излагает основные

Что такое документ

Функции документов

Общие

Специальные

Виды документов

По способу документирования

По сфере использования

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Свойства управленческой информации

Основные понятия делопроизводства

Функции документа

Основные задачи делопроизводства

Нормативная база делопроизводства

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей