Табель учета рабочего времени учителей в школе образец заполнения

Обновлено: 02.07.2024

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно.

Что такое табель и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны ( ч. 4 ст. 91 ТК РФ ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

Процесс ведения документа выглядит так:

табель составляет и ведет уполномоченное руководителем лицо;
в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого сотрудника для выполнения этой задачи. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число отчетного месяца.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
В — выходной;
К — командировка;
ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

2000 — зарплата (оплата труда);
2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

3 дня — в связи с командировкой;
10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

сотрудник, ответственный за ведение;
руководитель отдела;
кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

какой вид отпуска проставлять;
период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Очередной оплачиваемый отпуск

Административный (без сохранения ЗП)

Учебный с сохранением ЗП

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

Учебный без сохранения ЗП

По беременности и родам

По уходу за ребенком до 3 лет

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

Дополнительный без сохранения ЗП

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Работа в дневное время

Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином)

Командировки и повышение квалификации:

Повышение квалификации с отрывом от труда

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

Прогул без уважительных причин

Режим неполного рабочего времени

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

Дополнительный оплачиваемый выходной

Дополнительный неоплачиваемый выходной

Невыясненная причина неявки

Простой по вине работодателя

Простой по не зависящим ни от кого причинам

Простой по вине работника

Отстранение от работы (оплачиваемое)

Отстранение без сохранения ЗП

Приостановка работы при задержке ЗП

Если работник выходил на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу, в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

Табель учета рабочего времени — это специальная таблица, с помощью которой работодатели контролируют отработанные сотрудниками часы и дни. Вести его разрешено по нескольким разным формам.

Какую форму табеля выбрать

Из имеющихся форм наниматели вправе воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, или разработать собственную.

Бланк графика учета по форме Т-12:

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно):

Существует отдельная форма табеля учета рабочего времени 2021 для бюджетных учреждений с номером по ОКУД 0504421, которая обязательна для:

органов государственной власти и местного самоуправления;
внебюджетных фондов;
государственных и муниципальных учреждений.

Выглядит она следующим образом:

В законодательстве не указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, а кто занимается фактическим контролем отработанных часов. Руководитель вправе назначить ответственным за эту работу любого подчиненного, но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель учета рабочего времени в 2022 году позволяет определить:

сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное ведение табеля учета рабочего времени работников по форме 0504421, Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Требования к оформлению форм

Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть отдельные обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

Пошаговая инструкция по заполнению Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как правильно заполнить табель рабочего времени вручную по унифицированной форме Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу, которая содержит сведения общего характера об организации и отчетном периоде, буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически эта страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.

Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:

в верхней указывают буквенный или цифровой код;
в нижней вписывают продолжительность отработанных часов.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца. Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Примерный образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 выглядит так:

Инструкция по заполнению формы Т-13

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России № ММВ-7-11/ [email protected] от 10.09.2015. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобятся всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах (порядок, как правильно считать часы в табеле рабочего времени по форме Т-13, ничем не отличается), отмечают количество выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

кода вида оплаты (дохода);
корреспондирующего счета;
дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Вот пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13:

На примере видно, что для каждого работника допустимо указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его указывают только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой это не посчитают.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как вести учет отработанного периода госпредприятиям

Табель учета рабочего времени по Приказу Минфина 52н (форма 0504421) внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом.

Чиновники разработали собственный перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Они представлены ниже.

Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

отчетный период;
наименование учреждения;
вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
дату формирования сведений;
код ОКПО;
номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а дальше по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть разрешается вести двумя способами, указывая:

случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. Нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки тоже записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Такой табель выглядит следующим образом:

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Табель учета рабочего времени — это документ, который ведут все без исключения работодатели. Бюджетники обязаны использовать специальную форму 0504421 и утвержденные условные обозначения.

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени в Excel или другом формате по специальной форме.

Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время в табеле

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, то разрешается регистрировать в таблице учета рабочего времени сотрудников в Excel (ином формате) только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труде в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. П ри отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Мы собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2022 году.

Продолжительность работы в дневное время

Продолжительность работы в ночное время

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

Продолжительность сверхурочной работы

Продолжительность работы вахтовым методом

Повышение квалификации с отрывом от работы

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Время простоя по вине работодателя

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Время простоя по вине работника

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учёта рабочего времени по форме № Т-13 в 2022 году.

Для государственных организаций актуален пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме ОКУД 0504421.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

п ять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Т абель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Каждое учреждение, пользующееся наемным трудом, обязано, наряду с различными необходимыми документами в 2022 году, вести табель по учету рабочего времени (ТУРВ). Это закреплено ТК РФ и касается всех предпринимателей, невзирая на их правовой статус. За отсутствие такого бланка или оформление его с нарушениями нормативов, установлены штрафные санкции в сумме до 50 000 рублей.

ТУРВ на 2022 год необходим, чтобы бухгалтерия правильно начислила зарплату. При некорректном оформлении бланка, бухгалтерией будет допущена ошибка в начислении зарплаты, что может привести к завышению или занижению взносов в фонды госструктур и налоговых отчислений.

Файлы для скачивания:

Для чего нужен

ТУРВ обеспечивает фиксацию фактической занятости (явки/пропуска) персонала компании. Информация, отображенная в табеле, передается в конце подотчетного периода в бухгалтерию для последующего расчета зарплаты, командировочных, отпускных, листков нетрудоспособности и прочих начислений. Также, данный бланк может потребоваться проверяющим структурам:

ФНС, для проверки обоснованности начисления выплат и перечисленных налогов и контроля правильного образования налоговой базы.
ФСС, для расчета размера социальных выплат (например, по содержанию младенца и т.д.).
Росстата, для сбора статистических данных для различных целей (например, для оформления унифицированной формы П-4).

Унифицированные формы

Нормативами РФ определено требование, накладываемое на руководство компаний, по обеспечению контроля за трудовым режимом на подконтрольных им предприятиям (ст. 91 ТК РФ). Госкомстатом РФ в распоряжении № 1 от 05.01.2004 года приняты к применению стандартные формы (Т-12 и Т-13), предназначенные для регистрации отработанных часов персоналом компаний.

В то же время, с 2013 года использование установленных форм не относится к обязательным. Компания вправе сама разработать свой образец ТУВР, при условии отображения в бланке требуемых реквизитов, утвержденных законом № ФЗ-402. Разрабатывать собственный ТУВР в 2022 году допускается на основании типовых шаблонов:

Так, для заполнения табеля вручную, рекомендуется основываться на унифицированном шаблоне ф. Т-12.
При контроле распорядка рабочего времени в автоматическом режиме, учет рекомендуется проводить на унифицированном бланке ф. Т-13. Такой бланк используется, как правило, в предприятиях, обладающих автоматизированными системами контроля распорядка дня персоналом (турникеты), обеспечивающими автоматическую регистрацию прохождения сотрудниками проходной предприятия.
Для ведения ТУВР в гос. структурах (местные власти, внебюджетные фонды, муниципальные структуры) разработан шаблон ОКУД 0504421 (распоряжение Минфина № 52 от 30.03.2015 года).

Современные предприятия предпочитают пользоваться бланком ф. Т-13. Обязательство по оформлению табеля, обычно, возлагается на кадровый отдел, однако при небольшом учреждении ведение ТУРВ может быть поручено секретарю компании. В любом варианте, руководитель обязан издать распоряжение, с назначением уполномоченного за оформление табеля, в противном варианте действия данного работника будут неправомерными.

Ниже будут рассмотрены, более подробно, названые унифицированные бланки.

Форма Т-12

Данный шаблон формы разработан Росстатом, решением № 247 от 13.07.2010 года. В бланке обеспечивается фиксация данных по контролю трудового режима в компании.

Если в структуру фирмы включены отдельные подразделения, функционирующие самостоятельно и проводящие свой учет поступающих средств и издержек от своей деятельности, заполнение ТУРВ выполняется по каждому звену раздельно.

Результаты заполненных табелей отправляются учреждениями в местные структуры Росстата или в соответствующие вышестоящие структуры компании.

Руководитель компании издает распоряжение о назначении уполномоченного лица, на которого возлагается контроль за трудовым режимом на фирме, с последующей отправкой статистической отчетности в гос. структуры.

Инструкция по заполнению табеля по форме Т-12

Для заполнения ТУРВ в 2022 году используется вариант, более комфортный для данной фирмы:

С каждодневным отображением сведений о явке/неявке персонала на работу и об проработанных часах.
С регистрацией сведений лишь при отклонении от утвержденного режима работы фирмы. Этот вариант идеален для компаний, с установленным одинаковым трудовым режимом для большинства сотрудников.

Не ведется контроль трудовой деятельности следующего персонала:

Неофициально трудоустроенным.
Принятым при внешнем совместительстве.
Лиц, с которыми заключено гражданское соглашение.

Для заполнения ТУРВ издается распоряжение директора фирмы, в которой назначается уполномоченное лицо, отвечающее за данный участок работы. Это может быть кадровый сотрудник, либо менеджер структурного звена, либо другое лицо. На базе установленного в бланке кодирования, бухгалтерия фирмы начисляет зарплату и прочие начисления.

Благодаря принятому на фирме способу ведения ТУРВ, документ составляется или одним общим бланком (для всей компании), или несколькими бланками, раздельно по каждому структурному звену.

Заполненный табель ежемесячно сдается в бухгалтерию после завершения месяца. Оформление табеля начинается с корректного заполнения титульной страницы и табличной части табеля.

Титульная страница

В данной части бланка записывается следующая информация:

Название компании.
Коды предприятия ОКУД и ОКПО.
Номер документа, присваиваемый компанией.
Отчетный период – т.е. месяц на протяжении которого регистрируется деятельность персонала.
Дата оформления табеля, являющейся, чаще всего, датой завершения подотчетного месяца.

Вся информация заполняется в соответствующие графы на титульной страничке:

Так, в верхней части табеля записывается полное название компании, а в скобках — ее краткое название.
В следующей строке заполняется название структурного подразделения.
Номер кода компании (ОКПО) заполняется на основании общероссийского классификатора Росстата.

Таким же образом заполняется идентификационный код компании, а также номер бланка, дата оформления документа и подотчетный период.

Табличная страница

Этот раздел бланка выглядит в виде таблицы, куда понадобиться внести записи во все графы:

Заполнив бланк, уполномоченные лица обязаны подписать его, записать дату оформления.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

ТУРВ ф. Т-13 применяется на тех фирмах, где установлена автоматизированная система контроля за трудовым режимом, в результате монтажа на проходной турникетных устройств.

Шаблон Т-13 разработан Госкомстатом, распоряжением № 1 от 05.01.2004. Этот бланк считается основой для бухгалтерии при всех начислениях. Такой способ контроля за деятельностью персонала фирмы обеспечивает кадровикам отслеживание прибытия на работу и уход с нее персонала. Данный табель является официальным документом, дающим право для объявления взыскания работающему отцу, нарушившему трудовой режим на предприятии.

При заполнении этого бланка также применяется кодирование, для регистрации трудового режима работающего лица.

Внимание. Форма Т-13 не относится к обязательному шаблону для применения. Руководство предприятия имеют вправо разработать собственный шаблон.

Табель по ф. Т-13 также представляет собой бланк, состоящий из 2-х страниц: титульной и в виде таблицы.

Титульная страница

В данном разделе отображается:

Название фирмы, структурного подразделения, фиксирующего трудовую деятельность персонала.
Номер табеля.
Дата его оформления к передаче в бухгалтерию.
Период ведения учета.
Коды ОКПО и ОКУД.

Табличный раздел

Здесь отображается следующая информация:

В первом столбике отображается порядковый номер работающего лица.
2-й и 3-й столбцы, предназначены для отображения Ф.И.О. работающего лица, занимаемой должности и табельного номера.
4-я колонка служит для заполнения закодированных символов, отражающих работу персонала предприятия.
5-й столбец предназначен для отображения итогов за первую половину месяца отчетного периода.
6-й столбец отображает результаты деятельности работника за весь месяц.

В следующих колонках бланка (от 7-й до 13-й) записываются итоговые результаты, с отображением сведений для начисления зарплаты, количества пропусков работы и их причины.

После заполнения бланка ответственные лица подписывают табель для передачи его в бухгалтерский отдел.

Инструкция по ведению ТУРВ

Директор фирмы несет ответственность за принятый режим работы учреждения. В связи с этим, он уполномочен разработать инструкции по формированию первичного учета на фирме. К одному из видов первичного учета относится ТУРВ, выраженный шаблонами Т-12, или Т-13, или другим утвержденным внутриведомственным шаблоном для контролирования трудового режима на фирме.

При разработке инструкции по оформлению ТУРВ требуется учесть следующие моменты:

Если предприятие является крупным, требуется обеспечить оформление табеля по структурным звеньям, с назначением в распоряжении уполномоченных лиц, отвечающих за данный участок работы. То есть, каждое подразделение обеспечивает самостоятельное заполнение табеля.
Назначенным лицам, для работы с ТУРВ, требуется ознакомиться с кодами, применяемыми при заполнении бланка, чтобы правильно отображать опоздание, явку/неявку, а также причины тех или иных нарушений.
Табель требуется заполнять каждый день, чтобы не ошибиться при занесении информации.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с ТУРВ можно использовать различные варианты занесения информации:

К одному из вариантов относится заполнение явки/пропуска работы каждый день.
К другому варианту оформления ТУРВ персонала, относится запись в табеле лишь нарушений, с отображением их причин.

При занесении информации в табель применяются закодированные символы, обеспечивающие простое и быстрое отображение сведений. В настоящее время, для проведения табельного учета, применяется следующая кодировка:

Лица, имеющие отношение к учету трудовой деятельности (кадровики, бухгалтера и прочие лица, отвечающие за данный участок работы) обязаны изучить коды. Их незнание может выразится в неправильном начислении зарплаты, в объявлении необоснованного наказания или в неправильном перечислении налогов, что в последствии может привести к штрафам.

На заметку. Для ознакомления с кодами можно воспользоваться бланком Т-12, где отображены значения всех кодов, используемых при ведении ТУРВ.

Заполненный образец формы № Т-13

Кто заполняет табель учета рабочего времени в 2022 году

Законодательными нормами не определено, кому вменяется в обязанность работа с ТУРВ предприятия. Поэтому для его ведения, работодателю требуется издать распоряжение с назначением уполномоченного лица, отвечающего за данный участок работы.

Таким образом ведение табеля допускается поручить:

Уполномоченному лицу, назначенному распоряжением руководителя, в том числе:

кадровику;
менеджеру структурного звена;
секретарю (при небольшой фирме).

При сдаче заполненного бланка в бухгалтерию, он обязан быть подписан уполномоченным лицом, а также менеджером звена и кадровиком, если таковой имеется в штатной структуре.
На базе оформленного табеля осуществляется начисление зарплаты личному составу компании.

Образец приказа о назначении ответственного

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Законодательными актами РФ установлены определенные сроки сохранности первичной документации. Так, законом об архивном производстве в ст. 22.1 определен срок сохранения ТУРВ:

Читайте также: