Статус структура и порядок организации службы конфиденциального доу

Обновлено: 05.07.2024

Организация конфиденциального делопроизводства - это создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя осуществление ряда мероприятий: создание структурного подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава; разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников; выделение для подразделения помещения, обеспечение необходимых условий труда; разработку или приобретение нормативных документов, организационной и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства; создание постоянно действующей экспертной комиссии; оформление допуска работников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть организованным, т.е. сконцентрированным в самостоятельном подразделении организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель организации, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности организации.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на её выполнение.

Поскольку государственные нормативы времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, отсутствуют, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, только нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены приблизительно на 20%, что обосновано большим количеством и сложностью действий с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на назначенных приказом руководителя организации нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных действий, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по организации.

Следует подчеркнуть, что в целях обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все мероприятия по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях могут устанавливаться и квалификационные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности организации, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были привлечены к выполнению работ равномерно, в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную или гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения, специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих в организации нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей. В помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Размещение помещения, предназначенного для хранения конфиденциальных документов, и его оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений, содержащих конфиденциальную информацию. Помещение должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией и первичными средствами пожаротушения.

Помещение, в котором будет вестись конфиденциальное делопроизводство должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая объекты информатизации, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (далее - ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:
- разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
- разработка перечня издаваемых организацией конфиденциальных документов;
- снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
- разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
- экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
- проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать наиболее квалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности организации и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива организации (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя организации, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя организации и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности организации, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Работники организации, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.

Допуск работников организации к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:
- принятие работниками обязательств по соблюдению установленного в организации режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;
- ознакомление работников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
- ознакомление работников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну организации и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения работников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений организации, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

Поэтому правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты.

Вопросы конфиденциального документооборота в организации несомненно играют важную роль в достижении ее экономических успехов.

Проверить свои знания в области законодательства о персональных данных Вы можете в уникальном сервисе тестирования. Тест на знание нормативных актов, регулирующих обработку персональных данных, является бесплатным и не имеет аналогов.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, нормативно-технического, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач. Такого рода документы утверждаются в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективной подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. В современных условиях неуклонно расширяется сфера локального регулирования, включаются приказы руководителя по кадровым вопросам (приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации.

Внутриорганизационные нормативно-методические документы являются надежной основой для внутреннего регулирования как на вновь создаваемых предприятиях, так и на существующих. Их наличие экономит время при разработке документов для внутреннего пользования, придает им правовое обоснование.

50. Статус, структура и порядок организации службы конфиденциального доу

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

- обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

- организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

- организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

- обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

- разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

- Положение о службе ДОУ;

- Инструкция по делопроизводству;

- Табель унифицированных форм документов;

- Альбом унифицированных форм документов;

- Перечень документов, не подлежащих регистрации;

- Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Продолжаем рассматривать ключевые моменты организации и технологии конфиденциального делопроизводства. Изложение мы ведем в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, которая должна быть разработана в организации. В этом номере рассматриваем следующие темы (и показываем для них образцы заполнения документов): составление номенклатуры дел, формирование дел, выдача документов на руки, уничтожение конфиденциальных документов, контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.

Составление номенклатуры конфиденциальных дел

О дним из важных положений Инструкции по ведению конфиденциального делопроизводства (далее – Инструкция) является раздел о составлении номенклатуры дел с конфиденциальными документами. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается как самостоятельный документ в тех организациях, где конфиденциальное делопроизводство выделено в отдельный участок и организуется как специальное делопроизводство. В небольших организациях дела с конфиденциальными документами допускается включать в общую (сводную) номенклатуру дел при условии оформления всех необходимых ограничительных грифов и отметок.

Однако на практике для удобства ведения конфиденциального делопроизводства (далее – КД) конфиденциальные документы включают в отдельные номенклатуры дел по видам тайны и с учетом грифов ограничения доступа. На все заводимые дела, журналы учета / регистрации конфиденциальных документов ответственным за КД подразделения в конце текущего года составляется номенклатура конфиденциальных дел, которая, как и обычная номенклатура дел, должна вступить в силу с 1 января следующего календарного года.

В данном разделе Инструкции необходимо указать, кто подписывает и утверждает номенклатуру конфиденциальных дел структурного подразделения, порядок ее согласования / визирования, образец / форма, порядок заполнения граф и т.п. Обычно ее подписывает руководитель этого подразделения, а проект разрабатывает ответственный за ведение КД в подразделении (оформляется виза ответственного за КД, как виза исполнителя). На номенклатуру дел наносится гриф ограничения доступа (рекомендуется делать это по виду тайн, которые содержатся в документах):

Пример 23. Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

Пример 24. Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

Общеобязательная форма номенклатуры конфиденциальных дел отсутствует, поэтому мы приведем вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения из практики нашей компании (см. Пример 25).

Пример 25. Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения

Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения передается в службу безопасности или в службу делопроизводства (в зависимости от распределения обязанностей между ними) для составления сводной номенклатуры конфиденциальных дел всей организации. После утверждения сводной номенклатуры дел ее экземпляр, выписки из нее или копии (по разделам) передаются в соответствующие структурные подразделения для работы и формирования дел в следующем календарном году. В подразделении номенклатура дел должна быть учтена в журнале.

1. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ. Служба ДОУ может быть также представлена отдельным сотрудником (секретарем-референтом).

Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии с принадлежностью ее к той или иной группе организаций: в министерствах и ведомствах – управления делами; в государственных организациях среднего и низшего звена – отдел ДОУ или канцелярия; в ассоциациях и концернах, совместных организациях, акционерных обществах – по решению руководства, правления, общего собрания; в общественных организациях – общий отдел; в организациях, не имеющих службы ДОУ, и структурных подразделениях – секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо.

Состав управления делами: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководитель ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Состав отдела ДОУ или канцелярии: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Состав общего отдела: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, государственными стандартами и другими действующими нормативами;

• сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

2. Функции службы ДОУ:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них соответствующих изменений;

• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

• разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

• осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

• организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

3. Работа службы ДОУрегламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Примерного положения (см. ГСДОУ, с. 63–69). Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации. Должностные инструкции разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструк- циями, методическими рекомендациями и т.д.

Один из важнейших документов, обеспечивающий нормативно упорядоченное функционирование всей системы ДОУ организации с учетом ее специфики, – инструкция по делопроизводству. Инструкция содержит правила, регулирующие все этапы работы с документами (от их составления до сдачи в архив), а также устанавливающие единый порядок составления и оформления документов. В приложении к инструкции помещаются формы бланков организации; примеры или образцы документов; перечень документов, подлежащих регистрации; перечень документов, на которых ставится гербовая печать; формы регистрационных журналов, регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, описей дел, акта о выделении дел к уничтожению, и т.д.

В целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказам Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

Методом упорядочения документообразования в организации может служить табель унифицированных форм документов. Табель форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ДОУ, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие формы документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), правовое основание применения формы документа и т.д. Структура табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией. Разделы табеля – наименования структурных подразделений или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются по их значимости.

1. Служба ДОУ: наименование, структура, задачи.

2. Функции службы ДОУ.

3. Регламентация деятельности службы ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

2. Функции службы ДОУ:

• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;

• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива;

• организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

Для обеспечения эффективной защиты информации ограниченного доступа наряду с применением специальных средств защиты необходимы организационные меры, касающейся регламентации действий сотрудников. В данной статье будет рассмотрен организационный аспект защиты информации применительно к системе конфиденциального делопроизводства.

Меры по защите информации компании – это часть системы ее экономической безопасности, поэтому компании в настоящее время уделяют большое внимание организации как системы защиты информации в целом, так и конфиденциального делопроизводства как части этой системы.

К организационным мероприятиям защиты информации относится комплекс мер правового и управленческого характера, направленных на формирование системы защиты информации в компании, в том числе системы конфиденциального делопроизводства.

К техническим или инженерно-техническим мероприятиям относятся охранные мероприятия, препятствующие доступу нежелательных лиц на территорию компании и к документам, содержащим конфиденциальную информацию, техническая защита каналов приема и передачи информации, создание системы противопожарной охраны и др.

К мероприятиям специального характера относятся меры по защите программно-аппаратных средств, криптографическая защита информации и др. мероприятия.

Управленческие меры защиты информации

Организационные мероприятия в системе конфиденциального делопроизводства включают в себя следующее:

- создание специального структурного подразделения (назначение специального работника), обеспечивающего работу с документами, содержащими конфиденциальную информацию (конфиденциальными документами, далее – КД);

- подготовка и утверждение комплекса нормативных документов, регламентирующих работу персонала организации с КД, и ознакомление с ними работников организации;

- доведение до всех сотрудников организации, в том числе не имеющих доступа к КД, положений о правовой ответственности за несоблюдение правил работы с КД, установленных в организации;

- закрепление обязательств работников о неразглашении конфиденциальной информации в документах (трудовых договорах, расписках о неразглашении конфиденциальной информации, инструкциях, положениях и др.);

- проведение контрольных мероприятий по проверке соблюдения установленных в организации правил работы с КД.

Структурно-организационные меры

В организации могут быть реализованы различные схемы структурной организации конфиденциального делопроизводства. Рассмотрим некоторые из них:

1. В организации не создается специального структурного подразделения конфиденциального делопроизводства (далее – служба КД), а ведение работы с КД поручается одному из специалистов службы документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

2. В организации создается служба КД, которая структурно входит в состав службы ДОУ.

3. В организации создается служба КД, которая является структурно обособленным подразделением, находящимся в непосредственном подчинении у руководителя организации или у заместителя руководителя, курирующим вопросы информации и документации.

4. В организации создается служба КД, входящая в состав подразделения, обеспечивающего безопасность организации, в том числе информационную, и непосредственно подчиняющаяся руководителю подразделения безопасности.

Выбор того или иного варианта структурной организации работы с КД зависит от ряда факторов, наиболее значимыми из которых являются следующие:

объем (количество) и значимость КД в организации;
возможности организации вложить значительные финансовые средства в систему защиты информации.

Кто отвечает за ведение КД

Первый из указанных вариантов является самым простым, но он может применяться только в организациях с относительно небольшим количеством КД. В этом случае сотрудник службы ДОУ, назначаемый для ведения конфиденциального делопроизводства, является лицом, отвечающим за организацию конфиденциального делопроизводства. Именно на этого работника ложится обязанность разработки нормативных документов, регламентирующих порядок работы с КД и ведение собственно конфиденциального делопроизводства. Функции, обязанности и права этого работника закрепляются в должностной инструкции.

Если в организации создается служба КД, то независимо от того, какое место в структуре организации занимает это подразделение, оно выполняет весь комплекс работ, связанных с организацией и ведением конфиденциального делопроизводства. Служба КД действует в соответствии с положением о ней, а сотрудники этого подразделения – на основании должностных инструкций.

Задачи и функции службы КД

К основным задачам службы КД относятся следующие:

- обеспечение единого порядка создания, обработки, хранения и использования документов ограниченного доступа;

- защита документов от несанкционированного доступа в целях предотвращения утечки конфиденциальной информации.

В функции службы КД входит:

- разработка нормативных документов, устанавливающих единый порядок создания, обработки, хранения и использования КД;

- осуществление экспедиционной обработки, регистрации и учета поступающих и отправляемых КД;

- организация своевременного рассмотрения КД руководством организации;

- организация защищенного документооборота, обеспечение контролируемого движения КД между пунктами обработки;

- учет действий, совершаемых персоналом при подготовке, обработке, хранении и использовании КД;

- учет носителей информации, используемых для изготовления КД;

- обеспечение машинописного изготовления и оперативного копирования КД;

- ведения контроля исполнения КД;

- ведение учетных, регистрационных, информационно-справочных и контрольных картотек, баз данных, журналов по КД;

- разработка номенклатуры дел по КД;

- ведение информационно-справочной работы по КД;

- контроль за состоянием работы с КД в структурных подразделениях организации;

- формирование дел и учет дел, содержащих КД;

- снятие грифа конфиденциальности с документов и перевод документов в открытое делопроизводство;

- уничтожение КД с истекшими сроками хранения;

- проведение плановых и внеплановых проверок наличия и сохранности КД;

- подготовка аналитических документов о состоянии работы с КД в организации;

- подготовка предложений о совершенствовании работы с КД в организации;

- обучение персонала правилам работы с КД, установленным в организации.

В соответствии с возложенными на неё функциями служба КД наделяется правами:

- обращаться к руководству по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

- требовать от подразделений и исполнителей точного соблюдения правил работы с КД,

- проводить проверки состояния работы с КД в подразделениях организации.

Служба КД несет ответственность за разглашение конфиденциальной информации, за нарушение установленного в организации порядка работы с КД.

Сотрудники службы КД в своей работе руководствуются должностными инструкциями, которые разрабатываются на каждую должность в соответствии со штатным расписанием организации.

Нормативные документы для функционирования службы

Одной из важнейших функций службы КД является разработка нормативных документов, устанавливающих порядок создания, обработки, хранения и использования КД в деятельности организации. К таким документам относятся следующие документы:

инструкция (правила, положение) о порядке работы с КД в организации (далее – инструкция о работе с КД);
список (перечень) видов информации ограниченного доступа;
список (перечень) документов, содержащих информацию конфиденциального характера;
список работников организации, имеющих право доступа к КД.

Если в организации к информации ограниченного доступа относятся различные виды информации, например, информация служебного характера, коммерческая тайна, персональные данные и др., то нормативные документы должны учитывать особенности работы с каждым видом информации ограниченного доступа. Это можно сделать по-разному: либо в одном нормативном документе устанавливаются правила работы со всеми видами КД, либо каждый вид информации конфиденциального характера регламентируется отдельным нормативным документом. Это в равной мере относится и к спискам видов информации конфиденциального характера, спискам КД и к спискам сотрудников, имеющим право доступа к КД, поскольку, например, сотрудники, имеющие право доступа к коммерческой тайне, могут не иметь права доступа к документам, содержащим персональные данные.

Перечни видов защищаемой информации

Следует обратить внимание на соотношение двух списков: списка (перечня) видов информации ограниченного доступа и списка (перечня) документов, содержащих информацию конфиденциального характера. Первый список является основным, исходным. Второй – производным от первого. Многие организации обходятся только списком видов информации ограниченного доступа (конфиденциальной информации). Действительно, главным является определение именно видов защищаемой информации, поскольку конфиденциальная информация может содержаться в различных документах.

Организации, разрабатывающие и использующие только списки (перечни) видов документов, содержащих конфиденциальную информацию, вынуждены ограничивать доступ к документам по видовому принципу, независимо от того, содержится в документе защищаемая информация или нет.

Таким образом, можно сказать, что использование двух списков (перечней): видов конфиденциальной информации и видов документов, в которых может содержаться конфиденциальная информация, - позволяет наиболее оптимальным образом определить состав защищаемой информации.

Список лиц, имеющих доступ к КД

Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ № 197-ФЗ) в главе 14 установил порядок защиты персональных данных в рамках трудовых отношений, где, в частности, говорится о том, что работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об из правах и обязанностях в этой области. Таким документом, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников, может быть инструкция (положение, правила) о защите персональных данных работников.

Инструкция о работе с КД

Нормативные документы организации, устанавливающие порядок работы с КД, включая инструкцию о работе с КД, разрабатываются каждой организацией самостоятельно. Для инструкции о работе с КД можно предложить следующую структуру:

1. Общие положения;

2. Порядок присвоения и снятия грифа ограничения доступа к документам;

3. Допуск работников организации к КД;

4. Обязанности и ограничения, налагаемые на работников, имеющих доступ к КД;

5. Ведение конфиденциального делопроизводства;

6. Организация и проведение контроля за состоянием работы с КД;

7. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, утрату КД и нарушения установленного порядка работы с КД.

Выводы

Читайте также: