Презентация на тему службы доу
Обновлено: 02.07.2024
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опред
еления
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов
ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Общие требования
Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения. М.:
ВНИИДАД, 1991
Основные правила работы архивов организаций. – М.: 2002
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. 2005
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, утв. постановлением Правительства Российской
Федерации от 15.06.2009 № 477
Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство: (Организация и технологии
документационного обеспечения управления). Издания не ранее 2004 г.
Организация работы с документами
4. Термины и определения
ГОСТ Р 51141-98 устанавливает термины и определения понятий
в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны
для применения во всех видах документации и литературы
по делопроизводству и архивному делу
Официальный документ
Документ, созданный
юридическим или
физическим лицом,
оформленный и
удостоверенный
в установленном
порядке
Документ личного происхождения
(Ндп. личный документ)
Документ, созданный лицом
вне сферы его служебной
деятельности или
выполнения общественных
обязанностей
5. Термины и определения
XVII век
делопроизводство – „дело производить”,
„делать дело ”, решать вопрос
дело – „собрание документов, относящихся
к какому-либо делу, вопросу”
ГОСТ Р 51141-98
делопроизводство;
документационное обеспечение управления (ДОУ)–
отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с официальными документами
дело – совокупность документов или документ,
относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку
6. Составные части ДОУ
Оформление
Согласование
Подписание
Утверждение
Документооборот
Составление
Хранение
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ
Информационносправочная работа
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
8. Функции документа
Главная – хранение и передача информации
во времени и/или в пространстве
информационная
Информационн
ые
социальная
политическая
коммуникативная
Обеспечивающие
процесс
управления
управленческая
правовая
учетная
культурная
Культурноисторические
функция
исторического
источника
9. Цель делопроизводства
своевременное и полное достижение предприятием ближайших
и перспективных целей своего функционирования и развития
установление внедрение
поддержание
оптимизация
единого порядка обращения с документами
и используемой для их создания информацией
Задачи ДОУ
Функции ДОУ
документирование
обеспечивающая
управление
документами
преобразующая
учетная
функция обработки
контрольная
11. Организационные формы ДОУ
Централизованная
Все технологические
операции по работе с
документами
сосредоточены
в ведении одного
структурного
подразделения или
одного сотрудника
Смешанная
Выполнение одних
делопроизводственных
операций (прием,
регистрация, контроль,
размножение документов)
в службе ДОУ,
других (создание и
оформление документов,
их систематизация,
формирование дел и
хранение) в структурных
подразделениях
Децентрализованная
Каждое структурное
подразделение одной
организации создает
свою собственную
службу для работы
с документами,
в которой автономно
выполняется весь цикл
операций по созданию,
хранению,
систематизации
документов данного
структурного
подразделения
12. Цель службы делопроизводства
ОРГАНИЗАЦИЯ
РУКОВОДСТВО
КООРДИНАЦИЯ
КОНТРОЛЬ
РЕАЛИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ДОУ
Задачи службы делопроизводства
•Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами
•Обеспечение единого порядка документирования
•Организация работы с документами
•Организация работы с информационно-поисковыми системами
•Контроль исполнения и подготовки документов к передаче
в ведомственный архив
•Сокращение документооборота
•Разработка и внедрение нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного обеспечения в организации
•Разработка и внедрение прогрессивных технологий делопроизводства
13. Типовой состав функций службы ДОУ
14. Факторы выбора структуры и наименования службы ДОУ
• Характер деятельности организации
• Структура организации (количество подразделений,
численность аппарата управления, общая
численность работающих)
• Объем документооборота
• Наличие подведомственной системы (организаций,
филиалов, отделений, представительств)
• Характер взаимоотношений между центральным
органом управления и подведомственной системы
Государственные учреждения,
научно-исследовательские институты, проектноконструкторские организации,
вузы
НИИ
Канцелярия
Органы исполнительной власти,
исполнительные структуры
местного самоуправления,
общественные организации
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА
Общий отдел
Протокольный
отдел
Отдел
писем
Приемная
19. Нормативная база
Конституция РФ
Федеральные конституционные законы
Федеральные законы
Указы, распоряжения Президента РФ
Постановления и распоряжения Правительства РФ
Законодательные акты субъекта РФ, на территории которых действует
организация
Нормативные акты межведомственного характера, издаваемые
федеральными органами исполнительной власти
Общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной документации
Унифицированные системы документации
Государственные стандарты
Технические регламенты
Правовые акты нормативного и инструментального характера,
методические документы предприятий
20. Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства
21. Нормативная база предприятия устанавливает
• состав документов, применяемых в управленческой
деятельности;
• компетенцию руководителя, его заместителей и
руководителей среднего звена, их право на издание
распорядительных документов;
• права и обязанности должностных лиц, отдельных
сотрудников в процессах работы с документами;
• виды применяемых бланков и порядок их
использования;
• порядок подписания, согласования и визирования
документов, их заверение печатью;
• порядок движения основных видов документов;
• обязательные требования к оформлению документов;
• порядок работы с документами.
22. Нормативно-методическая база предприятия по делопроизводству
Положение
о службе ДОУ
Табель
унифицированных
форм документов,
применяемых в
деятельности
учреждения
Должностные
инструкции
работников
Альбом
унифицированных
форм документов,
применяемых в
деятельности
учреждения
Инструкция
по
делопроизводству
Инструкции о
порядке работы
с обращениями
граждан
24. Составные части ДОУ
Оформление
Согласование
Подписание
Утверждение
Документооборот
Составление
Хранение
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ
Информационносправочная работа
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
Документирование – запись информации на
различных носителях по установленным
правилам, которые закрепляются в правовых
актах и нормативно-методических документах
Организация работы с документами –
обеспечение
движения документов в аппарате
управления,
их использования в справочных целях,
и хранения
26. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или
27. Правила организации документооборота
Централизация операций по приему и отправке документов
Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа
Организация предварительного рассмотрения
поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем)
Однократность регистрации документов,
поступивших в организацию и отправляемых из организации
Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих
исполнителя, поручение, срок исполнения
Устранение необоснованных согласований, организация параллельного
согласования, сокращение времени на согласование документа
Делегирование руководителем права подписывать документы
своим заместителям и руководителям структурных подразделений
Выполнение технических операций по обработке и передаче документов
техническим персоналом
Разделение документов, включенных в документооборот организации,
на документопотоки
Выделение среди других так называемых „нерегистрируемых документов”
28. Юридическая сила документа
Юридическая сила документа – это
свойство, сообщаемое ему
действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
Орган управления или должностное лицо,
выпускающее документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие нормы
законодательства
издавать документы только в пределах своей
компетенции
соблюдать действующие в определенное время
общегосударственные правила составления и
оформления документов
29. Классификация документов
сокращение количества документов,
применяемых в управленческой
деятельности
типизация форм документов
снижение трудовых
и материальных затрат на
подготовку и оформление
документов
достижение единообразия
информационных баз
Создание
унифицированных
систем документации,
унификация
документов
Унификация – сокращение исходного количества форм
документов и приведение их к единообразным правилам
оформления. С помощью унификации устанавливают единые
правила составления и оформления документов.
Стандартизация – это процесс установления и применения
стандартов, под которыми понимается образец, эталон,
модель, принимаемые за исходные для сопоставления с
ними других подобных объектов.
Система документации – совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению
Унифицированная система документации – система
документации, созданная по единым правилам и
требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности.
32. Работа по унификации документов включает
•разработку унифицированной системы документирования (УСД),
которая осуществляется министерствами и ведомствами,
ответственными за соответствующие системы документации;
•внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД
в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
•введение УСД и Отраслевого классификатора техникоэкономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания
достоверности информации и ее дальнейшего развития;
•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм
документов, отражающих специфику отрасли
и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической
информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом
уровне эту работу проводит головная организация по внедрению
и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации (УСОРД)
Унифицированная система первичной
учетной документации (УСПУД)
Унифицированная система банковской
документации (УСБД)
Унифицированная система финансовой,
учетной отчетной бухгалтерской
документации бюджетных учреждений и
организаций (УСФУОБД)
О
К
У
Д
Унифицированная система отчетностатистической документации (УСОСД)
Унифицированная система учетной и
отчетной бухгалтерской документации
предприятий (УСУОБД)
Унифицированная система
документации по труду (УСДТ)
Унифицированная система
документации Пенсионного фонда РФ
(УСДПФР)
Унифицированная система
внешнеторговой документации (УСВД)
Классификация управленческих
документов по ОКУД
УСОРД
Документация по созданию предприятия
(организации, учреждения);
Документация по реорганизации предприятия
(организации, учреждения);
Документация по ликвидации предприятия
(организации, учреждения);
Документация по приватизации
государственных и муниципальных
предприятий (организаций, учреждений);
Документация по распорядительной
деятельности предприятия (организации,
учреждения);
Документация по организационнонормативному регулированию деятельности
предприятия (организации, учреждения);
Документация по оперативноинформационному регулированию
деятельности предприятия (организации,
учреждения);
Документация по приему на работу;
Документация по переводу на другую работу;
Документация и по увольнению;
Документация по оформлению отпусков;
Документация по оформлению поощрений;
34. Предназначение
ОрганизационноОрганизационноправовые
правовые
документы
документы
– организация
системы и
процессов
управления,
наиболее
рациональное
разделение и
кооперация
труда между
подразделения
ми и
работниками
Распорядительные
Распорядительные
документы
документы
– регулирование
деятельности,
позволяющее органу
управления
обеспечивать
реализацию задач,
поставленных перед
ним, и получать
максимальный
эффект от своей
деятельности и
деятельности
организаций,
входящих в его
систему
ИнформационноИнформационносправочные
справочные
документы
документы
– передача
информации
от одного
адресата
другому,
фиксация
каких-либо
сведений
35. Унифицированная система организационно-распорядительной документации
характер взаимоотношений
с другими организациями
и государственными органами
порядок принятия
решений
(единоначалие или
коллегиальность)
Состав
документов
в организации
объема и характера
взаимосвязей
в организации
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему Служба документационного обеспечения управления. Презентация на заданную тему содержит 25 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас - поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
1.Служба ДОУ: понятие, задачи и функции. 2.Организация делопроизводства.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Открытый урок по дисциплине: "Документационное обеспечение управления". Тема урока: "Протокол. Выписка из протокола".
Отрытый урок по дисциплине: Документационное обеспечение управленияТема урока: Протокол. Выписка из протокола.Урок содержит презентацию и практические задания.
Презентации по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
Тема презентации: "Служебные письма".
Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
Тема презентации: "Коммерческие письма".
Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
Тема презентации: "Приказы".
Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
Тема презентации: "Распорядительные документы".
Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
Тема презентации: "Приказы по личному составу".
Презентация к уроку по документационному обеспечению управления
Презентация к уроку по теме "Типовая технология организации документооборота".
Первый слайд презентации: Служба документационного обеспечения управления
Слайд 2: Служба делопроизводства в структуре организации
Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) — управлением делами, для исполнительных органов власти — общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией. на малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.
Слайд 3
Служба ДОУ употребляется в двух значениях: Структурное подразделение организации, выполняющее функции документационного обеспечения управления. Структурное подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.
Слайд 4
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) "Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти".
Слайд 5
Слайд 6
Слайд 7
Слайд 8
Слайд 9
С лужба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого находятся вопросы информации, документации, архива.
Слайд 10
ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Слайд 11
С истема задач службы ДОУ : обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла; разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с документами и контроль за применением; совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами; организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.
Слайд 12
управленческие функции службы : организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфере управления документами; контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, хранения и использования документов в организации на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота; контроль за формированием документального фонда организации (контроль за формированием дел и обеспечением их сохранности) в структурных подразделениях организации; контроль за состоянием организации работы с документами в подведомственных организациях.
Слайд 13
Специфические функции службы ДОУ: разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, административных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов организации; проектирование образцов бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования в структурных подразделениях организации; разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем административных и бизнес- процесов по управлению документами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);
Слайд 14
осуществление экспедиционной обработки документов; организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации; организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документооборота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота; формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, ведение информационно-справочной работы по документам, создание, хранение, поиск и использование документов в организации ; организация контроля за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
Слайд 15
ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине; обеспечение документирования деятельности коллегиальных (совещательных, координационных, методических и др.) органов ; организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов; рассылка документов (копий документов) по структурным подразделениям организации и подведомственным организациям; разработка и согласование номенклатур дел структурных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;
Слайд 16
проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение; подготовка предложений о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота; повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.
Читайте также: