Отдел труда и заработной платы функции и задачи кратко

Обновлено: 05.07.2024

Отдел труда и заработной платы осуществляет руководство работой по организации, нормированию и оплате труда, а также организационно-штатным вопросам.

Задачи отдела:

1. Организация работы по нормированию труда.

2. Обеспечение контроля над соблюдением штатной дисциплины и трудового законодательства в вопросах заработной платы и организации труда.

Функции отдела:

1. Осуществление контроля над правильностью ставок, окладов, надбавок, доплат.

2. Контроль над расходованием фондов оплаты труда и материального стимулирования, правильностью применения форм и систем заработной платы, должностных окладов, принятие мер по устранению выявленных недостатков.

3. Подготовка совместно с профсоюзной организацией и подразделениями Академии проектов коллективных договоров и организация проверки их исполнения.

4. Подготовка проектов приказов по вопросам организации, нормирования и оплаты труда.

5. Планирование фонда оплаты труда по бюджетным и внебюджетным средствам с учетом:

- системы оплаты труда;

6. Разработка и подготовка к утверждению штатных расписаний.

7. Документационное обеспечение процессов формирования штатного расписания и расчетов по оплате труда.

8. Контроль над правильностью установления наименования профессий и должностей, применения должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате.

9. Контроль над соблюдением трудового законодательства, постановлений распоряжений правительства, приказов и инструкций Министерства труда и социального развития РФ, МОТ, других нормативно-правовых актов по вопросам организации и оплаты труда.

10. Систематическое изучение использования рабочего времени по всем категориям работников Академии, выявление потерь рабочего времени, переработок с учетом годовых норм рабочего времени, разработка предложений по совершенствованию организации труда подразделений Академии.

11. Участие в аттестации рабочих мест.

12. Проведение анализа организации и структуры заработной платы по подразделениям Академии, отдельным категориям и профессиям работников.

13. Обеспечение контроля соблюдения штатной дисциплины и трудового законодательства в вопросах заработной платы и организации труда.

14. Разработка предложений по совершенствованию действующих форм и систем оплаты труда и материального стимулирования, определение и внедрение новых методов стимулирования труда.

15. Изучение опыта других образовательных учреждений по применению различных методов стимулирования.

16. Организация и осуществление совместно с планово-экономическим отделом и центральной бухгалтерией учета и отчетности по труду и заработной плате, проведение анализа отчетности.

Задачи и функции планово-экономического отдела.

Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. В большинстве случаев планово-экономический отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Руководство планово-экономического отдела выглядит следующим образом: отдел возглавляет руководитель планово-экономического отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия. Руководитель планово-экономического отдела имеет одного или нескольких заместителей. Обязанности заместителя определяются руководителем ПЭО. Заместитель и руководители структурных подразделений в составе планово-экономического отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению руководителя планово-экономического отдела.

Состав и штатную численность планово-экономического отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению руководителя планово-экономического отдела и по согласованию с отделом кадров, отделом организации и оплаты труда и т.д.

В состав отдела входят структурные подразделения, группы специалистов. Руководитель планово-экономического отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

Задачами планово-экономического отдела предприятия являются:

1) формирование единой экономической политики организации по результатам анализа состояния и тенденций развития отрасли, к которой относится данное предприятие;

2) совершенствование программы планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы;

3) формирование и определение экономической направленности развития организации с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим факторам;

4) руководство в подготовке проектов текущих планов подразделениями организации по всем видам хозяйственной деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными контрактами;

5) выявление убыточной продукции, разработка мер по снятию данной продукции с производства;

6) полный (комплексный) анализ всех видов деятельности организации;

7) организация и координация исследований для определения условий повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции и разработка соответствующих мероприятий на основе полученных результатов;

8) подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия;

9) статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы организации, систематизация статистических материалов;

10) подготовка экономико-статистической отчетности в установленные сроки;

11) разработка и доведение до структурных подразделений организации прогнозируемых объемов производства продукции в увязке с объемами финансирования;

12) разработка стандартизированной документации, экономических образцов, внедрение информационных автоматизированных систем обработки плановой и учетной документации;

13) разработка методик, рекомендаций, нормативно-инструктивной документации по вопросам экономики, оплаты труда, ценовой политики, совершенствования статистической отчетности;

14) организация обмена опытом экономической работы, проведение семинаров по повышению квалификации работников финансово-экономических подразделений организации и сторонних предприятий.

К функциям ПЭО относятся:

1. Экономическое планирование и анализ экономического состояния организации, а также контроль над выполнением подразделениями организации законодательства в области экономики;

2. Разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и ретроспективных планов экономической деятельности и развития предприятия;

3. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой деятельности, бизнес-планов фирмы, согласование и увязка их разделов;

4. Планирование объемов капитальных инвестиций и операционных средств для оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия, а также определение пределов таких капитальных вложений и разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений;

5. Разработка мероприятий по повышению производительности труда, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и расходов;

6. Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение НИОКР, капитального ремонта основных средств, доведение планов затрат до финансового отдела;

7. Определение объемов затрат на переподготовку кадров на основе прогнозов потребности кадров для организации;

8. Формирование ценовой политики организации и разработка прогнозов экономического развития организации в соответствии с рыночными потребностями;

9. Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.

10. Составление нормативных калькуляций продукции и контроль над внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов, которые используются в производстве.

Необходимость создания отдела труда и заработной платы (ОТиЗ) возникает не на каждом предприятии и не сразу. Как определить степень потребности в создании новой структуры, какие задачи должны быть решены в процессе построения и работы данного отдела?

Можно заменить?

Часто функционал ОТиЗ распределяется между отделом кадров и бухгалтерией. Многие начинающие предприниматели не видят пользы в создании дополнительной структуры. Объясняют это низкой численностью персонала и небольшими масштабами предприятия. Но задачи, решаемые силами данного отдела, весьма специфичны. Необходимость в подобных специалистах рано или поздно появится. Поэтому очень важно организовать работу грамотно с самого начала.

Для чего создавать отдел

Определимся с задачами создаваемого отдела. Как в любой управленческой структуре, они должны решать 4 задачи менеджмента и формулироваться, исходя из них.

определение направления для совершенствования систем и форм премирования и оплаты труда;
усовершенствование систем нормирования через анализ существующих на предприятии.

планирование всех составляющих процесса труда и заработной платы;
определение рентабельности использования трудовых ресурсов.

организационные мероприятия по построению процессов труда и систематизированию заработной платы;
создание и внедрение систем и форм стимулирования и мотивации;
управление затратами на персонал.

расходования бюджета;
над соблюдением законодательных норм.

Примеры взяты из Положений об организации ОТиЗ различных предприятий, в них собраны основные моменты, заслуживающие внимания. Все эти задачи отдела труда и заработной платы можно распределить по трем направлениям:

Нормирование труда.
Работа с бюджетом на всех этапах.
Законодательная составляющая.

Конкретный перечень и формулировка подбирается для каждого предприятия, с учетом специфики.

В чем заключается работа отдела

Эффективное решение задач невозможно без тщательно прописанного функционала. Он определяется, опираясь на особенности структуры, производственного и административного процессов в вашей компании.

За основу можно взять примерный функционал ОТиЗ.

разработка и внедрение в практику норм затрат труда на всех участках производства и предприятия в целом, а также структурирование их на уровни всех подразделений, отделов;
анализ качества и эффективности внедренных норм и регламентов;
контроль за исполнением норм и нормативов.

разработка рациональных форм оплаты труда и режимов работы;
разработка системы по повышению результативности использования рабочего времени;
контроль над выполнением штатной дисциплины.

Организация заработной платы:

совершенствование принятых на предприятии норм и систем оплаты труда (СОТ);
создание положений о стимулировании и премировании;
контроль над соответствующим применением тарифных ставок, надбавок, коэффициентов, доплат;
разработка системы грейдирования.

Режим и условия работы и отдыха:

разработка и планирование производственного календаря;
внедрение оптимальных современных режимов труда и отдыха;
внедрение системы рациональной, с современной точки зрения, организации труда.

Из этого примера можно выбрать наиболее подходящие, или на его основе создать свой перечень и определить, какие функции отдел труда и заработной платы будет выполнять.

Отдел внутри предприятия

Задачи и функционал определены. Но для их выполнения не лишним будет четко продумать процессы взаимодействия отдела труда и заработной платы на предприятии с другими подразделениями. Решить, что кому и кто должен, лучше "на берегу" - это поможет избежать конфликтов, пересечения функционала и столкновения интересов

Бухгалтерия
Предоставляет	Получает
данные о фактически начисленной заработной плате	план использования ФМП
данные о расходовании бюджета фонда материального поощрения (ФМП)	положения о премировании из ФОТ и ФМП
данные о выплатах сверх ФОТ

Функциональные отделы
Предоставляют	Получают
обоснованные нормы затрат времени	консультации по трудовым вопросам
проект ШР	положения о премировании
план мероприятий по рационализации труда	утвержденное ШР

Планово-экономический отдел
Предоставляет	Получает
плановые показатели, установленные на предприятии на год, квартал с разбивкой по месяцам	утвержденное ШР
все корректировки и изменения плана	расчет норм затрат труда

Построение отдела

Начинать работу надо с главного, определить - кто будет решать поставленные задачи и выполнять необходимый функционал. Как уже отмечалось ранее, их можно распределить между существующими подразделениями и специалистами - отделом кадров и бухгалтерией. В этом случае должностные инструкции будут расширены на дополнительный функционал, а совмещение должностей оформляется надлежащим образом.

Второй вариант - привлечение специализированной компании на условиях аутсорсинга.

Если масштабы предприятия значительны, и есть крупные производственные подразделения, то лучший способ решения проблемы - создание собственного отдела. Оформляется это отдельным документом - Положением об отделе труда и заработной платы.

В этом случае необходимо определиться с числом сотрудников и структурой. Основываясь на численности персонала и специфике компании, рассчитать штат необходимых для отдела труда и заработной платы сотрудников. Руководитель отдела назначается приказом и находится в подчинении у одного из управленцев высшего звена компании.

Отдел труда и заработной платы может иметь в составе структурные подразделения, если их необходимость диктуется объемом предполагаемых работ. Например:

группа организации труда;
группа нормирования;
группа планирования;
группа управления проектами.

Распределение функционала между подразделениями осуществляется руководителем отдела.

Каких подобрать сотрудников

Требования к кандидатам на должности ОТиЗ обусловлены функционалом.

На позиции руководителя предпочтение отдается профильному профессиональному образованию - экономическому. Обязательно полное высшее образование (магистр, специалист), прохождение программ повышения квалификации и дополнительной профессиональной переподготовки в направлении нормирования и оплаты труда. Опыт работы на крупном предприятии (от 200 человек, как правило) также обязателен.

Необходимы знания и опыт практического применения в следующих областях: законодательные, правовые и нормативные акты; трудовое законодательство РФ; экономика труда; квалификационные характеристики профессий; методики по организации труда; порядок разработки планов по заработной плате и труду; системы тарификации; передовой опыт организации, мотивации и управления персоналом.

Другие сотрудники отдела подбираются по такому же принципу.

Показатели эффективности отдела

Чтобы созданная структура не стала бесполезным балластом, просто дополнительным звеном в цепочке документооборота в компании, надо определить критерии результативности работы отдела организации труда и заработной платы. Разрабатывать и утверждать такие критерии нужно, исходя из стратегических планов предприятия. Один из вариантов показателей эффективности (оцифровать нужно с учетом своих планов):

Увеличение доли квалифицированного труда за счет оптимизации общей численности штата.
Конкурентоспособный уровень заработной платы (оценивается через показатели текучести кадров).
Отклонение среднесписочной численности сотрудников от плановой.
Отклонение ФОТ от бюджета.
Отклонение ФМП от бюджета.
Производительность труда.

Постскриптум

На сегодняшний день в законодательстве Российской Федерации нет нормативных документов с четким определением, каким должен быть отдел труда и заработной платы. Значит, есть возможность создать структуру, максимально соответствующую специфике вашего предприятия.

Финансовая служба компании может быть представлена в виде отдельного структурного подразделения (например, финансового отдела) или крупного блока, состоящего из нескольких структурных подразделений, включающих плановый, финансовый, казначейский и другие отделы. Все зависит от размеров организации.

Основная задача финансовой службы — работа с финансами:

разработка финансовой политики;
контроль за поступлениями и расходованиями денежных средств;
формирование бюджетов;
ведение отчетности и др.

Зачастую финансовой службе вменяют смежные обязательства:

ценообразование;
ведение договоров;
производственно-диспетчерское планирование;
расчеты с контрагентами;
контроль и работа по предотвращению кассовых разрывов и др.

Штатным расписанием компании, как правило, предусмотрено подчинение сотрудников финансовой службы заместителю директора по экономике и финансам или финансовому директору, в случае небольшой численности службы — начальнику финансового отдела (финансово-экономического отдела, планово-экономического отдела или иного наименования структурного подразделения).

Как любое другое структурное подразделение, финансовая служба может быть создана или ликвидирована только приказом руководителя компании.

В зависимости от предполагаемой структуры финансовой службы ей могут вменять следующие задачи:

1) в части бухгалтерского, управленческого и налогового учета:

ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности компании;
своевременное и достоверное формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности;
осуществление платежей в наличной и безналичной форме;
выплата заработной платы в установленные сроки;
фактический учет издержек производства;
начисление и своевременное перечисление налогов и других обязательных платежей;
формирование первичной отчетности, организация ее хранения и др.;

2) в части финансового планирования:

планирование денежных потоков (собственных и/или заемных);
выявление инвестиционных возможностей компании;
организация системы бюджетирования;
контроль за соблюдением установленных планов (бюджетов);
анализ платежеспособности компании, кредиторской и дебиторской задолженностей и др.;

3) в части труда и заработной платы:

нормирование труда;
формирование положений об оплате труда и стимулировании труда;
контроль за соблюдением бюджетов по расходам на персонал;
планирование расходов на содержание персонала (зарплата, обучение, материальное и нематериальное стимулирование, социальные льготы и т. д.);
планирование численности работников компании;
разработка методов повышения производительности труда;
планирование и контроль за показателями потерь рабочего времени и др.;

4) в части ценообразования:

формирование розничных и оптовых цен;
формирование прайс-листов;
анализ конкурентоспособности (мониторинг цен на рынке);
анализ спроса на продукцию и др.;

5) в части ведения договоров:

оформление и согласование договоров;
определение и контроль сроков исполнения обязательств по договорам;
оформление всей необходимой отчетности (акты, накладные и т. д.);
контроль и анализ платежей;
контроль хода выполнения работ;
организация учета и хранения оригиналов документов и др.;

6) в части планово-экономической деятельности:

прогнозирование объемов производства с расчетом себестоимости и доходности работ;
разработка текущих и перспективных планов;
совершенствование методов планирования;
анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
проведение затратного анализа и разработка мероприятий по сокращению трудовых, материальных, энергетических и иных затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг);
разработка мероприятий по снижению себестоимости на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) и повышению рентабельности;
разработка мероприятий по повышению конкурентоспособности выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг);
план-фактный анализ по подразделениям, предприятию в целом и др.

На основании рассмотренных выше задач можно представить пример структуры финансовой службы (см. рисунок).

Бухгалтерия, являясь самостоятельным структурным подразделением компании, возглавляется главным бухгалтером и подчиняется финансовому директору (или заместителю директора по экономике и финансам).

В своей деятельности бухгалтерия руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами и методическими материалами, распространяющимися на деятельность бухгалтерии, и локальными актами, утвержденными внутри компании.

ОТДЕЛ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Отдел труда и заработной платы (ОТиЗ) является самостоятельным структурным подразделением компании, возглавляется начальником ОТиЗ и подчиняется финансовому директору (или заместителю директора по экономике и финансам).

Создание, ликвидация, реорганизация отдела труда и заработной платы осуществляется распоряжением (приказом) уполномоченного на это лица (руководителем компании).

А. Н. Дубоносова, заместитель управляющего директора по экономике и финансам

ОТиЗ — это аббревиатура, означающая отдел труда и заработной платы. На предприятии он обычно занимается учетом и нормированием труда, а также расчетом денежных выплат работникам. Об особенностях организации отдела рассказано в статье.

Аббревиатуру ОТиЗ, очевидно, изобрели руководители и бухгалтеры крупных предприятий: в нормативной документации, действующих законодательных актах она не встречается. Однако в различных отраслевых нормативных актах и соглашениях, касающихся нормирования или оплаты труда, нередко можно встретить упоминание должности начальника отдела, занимающегося учетом и начислением заработной платы, что косвенно подтверждает популярность подобной структурной единицы на больших промышленных объектах. Таким образом, определение термина ОТиЗ — расшифровка аббревиатуры — угадывается достаточно просто. Необходимо ли такое структурное подразделение, чем его сотрудники занимаются, подробнее поговорим об это далее в статье.

Нужен ли ОТиЗ

На каждом конкретном предприятии вопрос организации учета и оплаты труда решается самостоятельно. Кто может осуществлять такие функции:

главный бухгалтер;
заместитель главбуха;
бухгалтер по зарплате;
специально организованный отдел.

Очевидно, что отдел организуется на больших предприятиях со значительным штатом работников. Кроме того, способ решения вопроса организации учета и оплаты труда зависит и от других факторов: например, какова отраслевая принадлежность компании, структура организации.

Кроме того, ОТиЗ — это общее название, на практике можно обнаружить, что под этой аббревиатурой скрываются также:

отдел статистики и зарплаты;
отдел планирования, труда и зарплаты.

Возможны и другие варианты. Все эти подразделения выполняют сходные функции в структуре организации.

Чем занимается, какие задачи решает

Число и конкретное содержание функций ОТиЗ зависит от структуры каждой конкретной компании, ее особенностей. Примерные должностные инструкции начальника подобного подразделения приведены в части второй Квалификационного справочника должностей служащих (приложение к Постановлению Госкомтруда СССР, которое было принято еще в 1969 г., под номером 409).

Обозначим общие направления деятельности этого структурного подразделения:

совершенствование организации учета труда, разработка актуальных схем и методов оплаты;
работа по нормированию, введению актуальных и технически обоснованных нормативов, своевременному их пересмотру;
анализ действующих норм и систем оплаты деятельности работников, их эффективности и оправданности;
исследование расходования фонда заработной платы, соотношения темпов роста производительности деятельности предприятия и размера зарплаты работников и руководства;
учет трудочасов, расчет и выплата зарплаты;
обеспечение правильности применения действующих на предприятии тарифных ставок и расценок.

Также это подразделение может заниматься и оформлением кадровой документации или ее части. ОТиЗ, можно сказать, ответственен за учет работы персонала, правильность расчета и выплаты гонораров.

Читайте также: