Организация времени от личной эффективности к развитию фирмы краткое содержание

Обновлено: 05.07.2024

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Время – отнюдь не деньги, как считают некоторые люди. Время обладает в жизни человека гораздо большей ценностью. Время – это самый ценный ресурс, который только у человека может быть, и восполнить его, если уж он потрачен или потерян, никак не удастся, в отличие от денег.

Именно эта позиция стала основой жизни и деятельности одного из ведущих специалистов в области тайм-менеджмента в России – Глеба Архангельского. И говоря сегодня об управлении временем, не упомянуть этого человека просто нельзя. Именно по этой причине мы решили посвятить одну из наших статей личности и основным идеям и концепциям этого интересного человека и настоящего профессионала своего дела.

Кто такой Глеб Архангельский?

Глеб Архангельский родился в Ленинграде. Окончил Санкт-Петербургский Государственный Университет, обучаясь в котором и начал интересоваться вопросами управления временем, т.к. этого требовало совмещение учёбы с работой.

После окончания университета, Архангельский начал работать в банке, однако с организацией временем его деятельность связана никак не была. Руководство поручило ему заниматься проектом производства шампиньонов. Но это было настолько муторным и скучным занятием, что Глеб пошёл к руководству и честно признался, что это занятие, как говорится, не его, а мотивация просто равна нулю. Вполне обычная ситуация, за которой, как подразумевается, должно было последовать увольнение. Но именно в этот момент в жизни Глеба Архангельского произошло событие, которое можно назвать судьбоносным.

Руководитель Глеба спросил его том, чем бы он хотел заниматься. Глеб ответил, что его интересует система учёта и анализа времени. И желание будущего профессионала заниматься представленным вопросом самым прекрасным образом совпало с потребностями банка в организации времени. Так Глеб Архангельский начал заниматься тем, что ему действительно нравится, постепенно налаживая и совершенствуя свои отношения с самым ценным ресурсом, который есть в его жизни – временем.

Нельзя, конечно, говорить о том, что вопрос организации временного ресурса не был актуальным в нашей стране – им всегда интересовались отечественные бизнесмены и менеджеры разных категорий, но именно Глебом Архангельским данная проблема была локализована и начала исследоваться на самом серьёзном уровне. Сегодня проводимые Глебом Архангельским семинары и мастер-классы, касаемо тематики тайм-менеджмента, пользуются невероятным успехом.

Здесь же напомним, что тайм-менеджмент вообще представляет собой особую технологию, позволяющую абсолютно любому человеку овладеть навыками планирования своего времени и добиться, в конечном счёте, максимальной личной эффективности и продуктивности в любом деле, каким бы он ни занимался. Именно это и обуславливает ту актуальность управления временем, которую мы можем наблюдать в наши дни.

Далее мы представляем вам несколько концепций Глеба Архангельского, которым он обучает других людей, и которые применяет в своей собственной каждодневной жизни и деятельности.

Идеи Глеба Архангельского

В общем и целом, суть методик Глеба Архангельского основывается на двух базовых принципах:

Знать о грамотных методах управления временем
Внедрять эти методы в свою жизнь постепенно, но ежедневно

Пошаговое выполнение дел

Расширение зоны деятельности

Вот ещё один совет: как только вы успешно завершили некоторое количество небольших проектов в какой-либо одной сфере, нужно начинать расширять зону охвата, т.е. приступать к планированию дел в какой-то новой области, а затем начать реализовывать эти планы, предварительно разбив их на несколько составляющих. Такой нехитрый манёвр позволит вам достигать высоких результатов в той сфере, к которой вы привыкли, а также постепенно выходить из зоны комфорта, занимаясь всё новыми делами.

Анализ

Помимо всего вышеуказанного, есть и ещё один существенный момент, касающийся управления временем – это анализ. В процессе своей деятельности человек должен уделять должное внимание аналитической работе, которая, в свою очередь, может подразделяться на две составляющих:

Анализ своей деятельности
Анализ своих наклонностей

А анализ своих наклонностей предполагает задавание самому себе вопросов, касающихся привычек в использовании времени. Такими вопросами являются:

Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу полностью исключить?
Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
Сколько времени я затратил на решение каждой из задач в течение дня?
Сколько времени я трачу на саморазвитие и самосовершенствование?
Сколько времени я трачу на выполнение рутинных и экстренных дел?

Помимо этих вопросов, имеется также и ряд других.

Проанализировав при помощи такой методики затраты своего времени, вы сможете увидеть, каким образом распределяется в течение дня ваш временной ресурс, и какими вы обладаете склонностями в рамках этого вопроса. Это поможет вам исключить вполне привычную, но неэффективную организацию личного времени, заменив её более продуктивной.

Напоследок

Массу замечательных рекомендаций по управлению временем вы также можете получить, ознакомившись с книгами Глеба Архангельского:

Если же вам интересно узнать о других специалистах в области тайм-менеджмента, вы можете сделать это, перейдя по этой ссылке. Не забудьте ознакомиться и с нашим курсом по тайм-менеджменту.

Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы краткое содержание

Компакт-диск прилагается только к печатному изданию.

Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы - читать онлайн бесплатно ознакомительный отрывок

Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы - читать книгу онлайн бесплатно (ознакомительный отрывок), автор Глеб Архангельский

Глеб Алексеевич Архангельский

…Прочитав рукопись этой книги, я попросил своего секретаря в течение недели вести хронометраж моих дел. Был весьма удивлен полученным результатом. Желаю вам того же!

Сергей Карелов, Silicon Information Technologies, председатель совета директоров

Книга Глеба Архангельского — редкое приятное исключение. В выводах и рекомендациях чувствуется практический опыт автора. Ценна также передача автором мыслей своих клиентов — всегда интересно знакомиться с методами работы других предпринимателей и менеджеров. Наконец, интересна информация о тайм-менеджерском сообществе. Эта новая форма самоорганизации деловых людей, создания ими управленческих технологий в режиме неформального общения заслуживает серьезного внимания.

…Знакомство со статьей о тайм-менеджменте пробудило интерес к личности автора. После встречи несколько теоретизированная статья приобрела ясные практически применимые очертания. Глеб обладает способностью достаточно сложные и путаные вещи объяснять так, что они проясняются в голове и приходит понимание, как из этого извлечь пользу. Энергия и энергетика Глеба — позитивные и бьющие ключом. Можно и нужно подзаряжаться, хотя при этом и от самого себя требуется определенная отдача.

В целом после книги и общения становится понятным, что ты приобретаешь, если встаешь на этот путь и начинаешь верить в это. Но… само в рот ничего не прыгает — чтобы был результат, нужно обязательно работать самому.

Александр Мондрус, MC-Bauchemie-Russia, управляющий группой компаний

В книге Глеба Архангельского особенно понравились методы работы с хаосом и неопределенностью. Это на 100 % соответствует реальным задачам, которые нам приходится решать. Попытаться жестко распланировать нашу деятельность было бы самоубийством. Нужны другие технологии. И в книге они есть. Инвестиции времени в ее прочтение действительно окупаются.

…Проблема времени, как и проблема денег, возникает лишь тогда, когда его не хватает. С той лишь разницей, что деньги можно накопить, одолжить, раскрутить, наконец, через какие-либо чрезвычайно прибыльные коммерческие проекты. Время — нет. Актуальность книги в том и состоит, что в ней сделана попытка решить проблемы управления временем, да еще в условиях веками сложившейся отечественной ментальности. Действительно интересно. Прочитал с удовольствием.

Множество восторженных отзывов об этой книге моих коллег — руководителей крупных российских компаний — свидетельствуют о ее реальной пользе как для личностного роста руководителей, так и для повышения эффективности работы компаний.

Глеб Архангельский проделал блестящую работу, создав нам картину управления собственным временем. Это не сухой справочник, не компиляция имеющейся литературы по управлению временем. Книга прагматична, ясна, нацелена на результат. Убежден, что эта книга для каждого менеджера. Настойчиво рекомендую.

Марк Федин, BKG, президент

• своих родных и друзей, которые обеспечивали моральную поддержку и терпели рядом с собой человека, зацикленного на одном большом Деле;

• всех, кого автор имеет честь считать своим Учителем — в академической науке и в ТРИЗ, в консалтинге и в менеджменте, в культуре мышления и в принципах жизни;

ПОЛЕЗНЫЕ КНИГИ запись закреплена

Бизнес | Успех

Проблема нехватки времени, стрессов и перегрузок на этой почве типична для современного менеджера. В книге известного консультанта по управлению временем, координатора Тайм-менеджерского сообщества, компактно и систематизированно представлены наиболее эффективные технологии организации времени. В книге приведены уникальные методы корпоративного внедрения тайм-менеджмента. На материале реальных проектов автор показывает, как в условиях хаоса и неопределенности применить управление временем для развития и повышения эффективности работы вашего подразделения или фирмы. Третье издание переработано и дополнено новыми материалами и методиками, в частности полностью переработан раздел, посвященный работе с различными программными приложениями.

Читайте также: