Образец заполнения паспорта архива школы
Обновлено: 07.07.2024
от 17 ноября 1997 года N 61
В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и реализации положений Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации
1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива" - установленного Регламентом документа централизованного государственного учета.
2. Руководителям архивных органов субъектов Российской Федерации, директорам федеральных архивов и центров хранения документации усилить контроль за качеством составления паспортов, обеспечить достоверность и полноту их показателей.
3. Контроль за реализацией настоящего Приказа возложить на отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.).
Приложение
к приказу Росархива
от 17 ноября 1997 года N 61
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке заполнения паспорта архива
1. Общие положения
1.1. Паспорт составляется каждым государственным архивом, центром хранения документации, филиалом государственного архива, городским, районным архивом системы Федеральной архивной службы России*, государственным музеем, библиотекой, научным архивом системы Российской академии наук.
1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 01.01 наступающего года и хранится постоянно.
1.3. Паспорт представляется в вышестоящий орган управления архивным делом для научных архивов системы Российской академии наук и в Архив Российской академии наук в порядке и в сроки, определенные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении, в том числе временном (депозитарном), фондах и документах, включая неописанные, непрофильные, включенные в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, другие акты, но не снятые с учета в установленном порядке, на 1 января года, следующего за отчетным.
1.5. Часть показателей паспорта может заполняться в автоматическом режиме как выходная форма (отчет) БД "Архивный фонд" (разделы 1 (все графы), 2 (графы 1, 2), 3 (графы 1, 2, 3, 4), 5 (графа 1, строка 511)). Способ получения электронной версии части показателей паспорта определен Инструкцией пользователя программного комплекса "Архивный фонд". (См. письмо Росархива от 21.03.97 N 3/226-К "О внедрении программного комплекса "Архивный фонд".)
1.6. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом, состав и количество находящихся на хранении предметов музейного характера.
1.7. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления, вклейки не допускаются.
2. Состав показателей паспорта
Раздел 1. Состав и объем архивных документов
Графа 1 - "Количество фондов".
Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к "типу фонда"* определяется по составу включенных в него документов.
* Термин введен условно.
В строке 101 показывается сумма показателей граф 102-105;
- в строке 102 - количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);
- в строке 103 - количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;
- в строке 104 - количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;
- в строке 105 - количество фондов, содержащих только документы по личному составу;
- в строках 106-110 - количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.
В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.
Примечание. Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся, как правило, собственностью иностранных государств.
В строке 112 показывается сумма строк 101, 106-111.
Графа 2. "Количество ед.хр. (Всего)".
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы. Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения).
При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в примечании к гр.2 строки 103.
В строке 101 показывается сумма строк 102-105.
В строке 102 показывается суммарное количество ед.хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.
В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед.хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.
При заполнении строк 104-111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104-111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.
Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш вне зависимости от количества заснятых на нем дел и документов.
В строке 112 показывается сумма строк 101, 106-111.
Графа 4. "Количество секретных единиц хранения".
В общем паспорте указанная графа не заполняется. Данные представляются в вышестоящий архивный орган специальной почтой.
Графа 5. "Количество учтенных особо ценных единиц хранения".
Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.
Графа 6. "Количество единиц хранения, принятых на временное хранение".
Показывается объем документов, поступивших в архив на временное (депозитарное) хранение на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником документов и архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. При этом следует иметь в виду, что выделенный в самостоятельную графу этот показатель является составной частью показателя графы 2.
Примечание к строке 111. Показывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в строке 111, гр.2.
Примечание к строке 103. Заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных материалов, как правило, личного происхождения. Показывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103, гр.2.
Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
Графа 1. "Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда".
По всем строкам включаются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование в результате целевого проведения этой работы, а также реализации международных договоров. В объяснительной записке оговаривается количество единиц хранения, на которые создан страховой фонд в нецелевом порядке.
Графа 2. "Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования".
Наряду с фондом пользования, созданным одновременно со страховым фондом, в том числе в нецелевом порядке, показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования в процессе научно-информационной деятельности архива, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме.
Графа 3. "Количество кадров негатива страхового фонда".
По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах. В этот показатель не включается количество кадров негативов страхового фонда, переданных архивом в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г.Ялуторовск). Объем переданного страхового фонда указывается в объяснительной записке.
Графа 4. "Количество единиц хранения страхового фонда".
В строках 201-204 показывается через знак "+" количество единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке и количество единиц хранения страхового фонда на микрофишах.
Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма.
Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт.
Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.
По аналогии с порядком заполнения графы 3 количество единиц хранения страхового фонда, переданных в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г.Ялуторовск), не включается в показатель графы 4, а указывается в объяснительной записке.
Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам
Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных.
Графа 1. "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)".
Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.
При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных каждым фондообразователем по видам, размерам, цветности фотодокументов (на основании которых проводился их прием), и в книгах учета и описания, то указывается количество книг учета и описания. Описи учитываются только в случаях, если присвоенные по ним учетные номера фотодокументов являются их архивными шифрами.
При необходимости пояснения о принятом в архиве порядке учета фотодокументов и его отражении в паспорте включаются в объяснительную записку.
Графа 2. "Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте".
В строках 301-305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3 экземплярах.
В строках 306-310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2 экземплярах.
Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
Графа 3. "Количество закаталогизированных фондов".
Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.
Примечание. Фонд считается прошедшим тематическую разработку, если закаталогизирован полностью или частично, каталожные карточки содержат информацию о документах фонда на разных уровнях обобщения - от части документа до отсылки к целому фонду. Уровень тематической разработки определяется составом и содержанием документов фонда и потребностями в их использовании и фиксируется в картотеке учета состава и состояния НСА архива.
Графа 4. "Количество закаталогизированных единиц хранения/единиц учета".
Указывается количество единиц хранения/единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).
Графы 5, 6. "Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги".
Тип документа: Паспорт
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 22,7 кб
Бланк документа
1. Состав и объем архивных документов
Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
3.2. Справочно - информационные издания:
Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.
4. Состав и объем научно - справочной библиотеки
5. Условия хранения документов
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Мысли лучших умов всегда становятся в конечном счете мнением общества. (Ф. Честерфилд)
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите "Спасибо", это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
Приложение N 1 к Методическим рекомендациям по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России
2. Сведения о документах
Источник - Приказ ФМС России от 09.08.2013 № 345
Бланк-образец.ру содержит обширную базу образцов и бланков различных документов. Сайт обновляется еженедельно. Любой документ может быть закачен на персональное устройство и использован в некоммерческих целях. При копировании информации на внешние ресурсы - прямая и индексируемая гиперссылка обязательна.
Все документы на сайте составлены профессиональными юристами.
1.1. Настоящие рекомендации распространяются на организации, независимо от их форм собственности, которые являются источниками комплектования соответствующего государственного архива: РГАНТД.
1.2. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива.
1.3. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г.
1.4. Паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах на открытую документацию и в двух экземплярах на закрытую документацию. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).
1.5. Государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и в деятельности их предшественников.
1.6. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:
на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц.
Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.
2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации
2.4. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками (соисполнителями), независимо от того, в каком подразделении хранится документация (технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т.д.).
При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные (на правах подлинных) экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются.
Примеры заполнения графы 1:
а) 561 260 листов;
в) 561260 листов + 72460 томов.
Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 (без указания учетной единицы), 2500 единиц, 2500 графики.
Примеры заполнения графы 1:
а) 6000 проектов (разработок);
б) 6000 комплектов.
Неправильные варианты: 6000 (без слов проект, разработка, процесс); 6000 графики и текста; 6000 книг.
Пример заполнения графы 1:
а) 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов;
б) 72 200 листов + 2280 томов + 260 проектов.
При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102–104 суммируются данные по всем имеющимся в организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства.
При заполнении графы 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк.
Пример заполнения графы 1, строки 105:
а) 500 заявочных комплектов на изобретения.
В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101–105.
Примеры заполнения графы 1, строки 106:
а) 50000 листов чертежей + 500 томов;
б) 500 томов (при наличии только НД);
в) 1000 проектов + 2500 (Комплектов чертежей) + 300 томов (при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД).
2.6. В графе 1 раздела 2 в строках 202–204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных (в области капитального строительства) разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала (далее – архивное учреждение) в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 – самой поздней из включенных в указанный перечень.
2.7. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. хр., внесенных в утвержденные ЭПК соответствующего архивного учреждения описи. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи.
2.8. В графе 7 раздела 2 указывается количество ед.хр., внесенных в утвержденные ЭПК, соответствующего архивного учреждения описи и хранящихся сверх установленного законодательством срока. Предельные сроки хранения документов в организациях-разработчиках следующие: для проектной документации – 25 лет после завершения разработки, для конструкторской – 15 лет, для научно-исследовательской и технологической – 10 лет. Например, если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2000 года, то проектная документация, разработанная до 1975 г., хранится в организации сверх установленного срока.
2.10. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации.
2.11. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных информации в мегабайтах (Мбайт).
2.13. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3.
2.14. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях.
2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед.хр. указывается после консультации с работниками государственного архива.
В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.
2.15.2. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед.хр., внесенных в опись; в графах 5 и 6 указывается начальная и конечная даты документов ед. хр. (дела), внесенных в опись. Начальной датой ед.хр. является дата составления самого раннего документа, а конечной – дата составления самого позднего документа
2.15.3. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством – 15 лет.
Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.
2.15.4. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. хр. по личному составу (долговременного хранения), созданных за все годы существования организации.
В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год самого раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 – год, указанный в заголовке паспорта архива.
Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.
2.15.5. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если документы по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед.хр. в графах 5 и 6 – начальная и конечная даты составления самого раннего и самого позднего из документов ед.хр.
2.18. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за хранение документов и его телефон.
2.19. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи); указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица.
Читайте также: