Каковы правила оформления телеграммы кратко

Обновлено: 28.06.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Правила подготовки и оформления информационносправочных документов: письмо, телеграмма, телефонограмма

Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть:

• письма - приложения,  письма - ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Оно может иметь одну или две смысловые части.

Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, а вторая, заключительная – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

ü основное содержание; ü заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

 ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;  констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (по телеграфу или телетайпу). Используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от того, какая категория указана: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается телеграмма, печать и дата. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГАЛС КЕДРОВУ или

МОСКВА АЗИМУТ СОЛОВЬЕВУ

Если телеграмма одного содержания направляется в несколько адресов и пунктов, то адрес оформляется таким образом:

КРАСНОЯРСК КРАСНОЯРСКТЕЛЕКОМ копия КРАСНОЯРСК АДМИНИСТРАЦИЯ

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах (первый направляется на телеграф, второй подшивается в дело) на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма.

Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой. К такой информации относят напечатанные обычным способом наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаях.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре. При большом количестве телефонограмм в деятельности организации целесообразно разработать бланки для них. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование организации – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации – получателя документа, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не должен превышать 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия.

При составлении телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

информация должна быть краткой и точной, текст не должен содержать сложных логических оборотов и трудно выговариваемых слов.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, при этом слова, плохо воспринимаемые на слух, следует передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначена полученная информация.

Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в тех случаях, когда требуется их срочное исполнение. Порядок оформления и отправки телеграмм должен соответствовать правилам оказания услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 222.

1. Вне категории;

4. Высшая правительственная

5. Правительственная (от высших должностных лиц);

Скорость прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

1. С уведомлением о вручении (уведомление передается только после доставки (вручения), до востребования – после востребования адресатом);

2. С доставкой почтой;

3. С доставкой в срок, указанный отправителем (только в пункты, имеющие телеграфную связь); не принимаются для отправки в войсковые части, полевые почты, морские и речные суды. Столицы – не менее чем за сутки до даты вручения, другие пункты – не менее чем за 3 суток.

4. С оплаченным ответом;

5. Письмо-телеграмма и др.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на бумаге светлых тонов. Допускается оформлять в рукописном виде без наличия технических возможностей. Телеграмма строится из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть содержит реквизиты:

- Отметка о категории и виде телеграммы. Указываются составителем перед адресом. Обыкновенная – отметка о категории не делается.

- Текст. Излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (кроме частицы “не”), если при этом не искажается содержание. Знаки препинания приводятся сокращенно:

Цифровые данные пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Текст печатается прописными буквами через два интервала без абзацев. Исправления и перенос слов не допускаются. Расстояние между словами – два удара пробела. Не следует заканчивать текст телеграммы цифрами, чтобы не перепутать их с регистрационным номером. Длина телеграммы не более 300 слов (если больше – разбивается). Текст не должен превышать 2 машинописных страниц.

- Регистрационный номер (индекс). Следует сразу после текста.

- Наименование организации-отправителя. Указывается сокращенное или условное, если они неизвестны адресату.

- Подпись должностного лица, от имени которого передается текст. Печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

- Наименование и почтовый адрес организации-отправителя.

- Наименование должности, подпись, расшифровка подписи должностного лица, подписавшего текст телеграммы.

- Печать. Подпись должностного лица заверяется печатью организации или специальной печатью “для телеграмм”.

- Дата. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

Телеграммы составляются в 2-х экземплярах:

1- Подписанный и удостоверенный печатью направляется на телеграф;

2- Содержит почтовый штемпель, фиксирующий дату, время передачи и номер отделения связи, подшивается в дело.

Телекс

Телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети (телетайп, телепринт – аппарат телеграфной связи, абонируемый организациями). телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек и запятых – и разных шрифтов. требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм

Факсограмма

Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа, переданного по каналам факсимильной связи.

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.

Телефонограмма

Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).

Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:

- Наименование вида документа;

- Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.

- Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);

Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.

При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:

1. Передается срочная и краткая информация;

2. На передаются логически сложные тексты;

3. Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;

4. Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.

Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:

2. Дата телефонограммы;

3. Регистрационный номер;

5. Подпись (должность, подпись, расшифровка);

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

IV. Порядок составления телеграмм

23. Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка (Ф. ТГ-1; Ф. ТГ-4) или на светлой бумаге и должна содержать не более 300 слов.

Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается, а в подписи телеграммы указывается должность, наименование организации и фамилия.

При оформлении телеграмм, подаваемых на фирменных бланках или на светлой бумаге, используется бланк-заголовок телеграммы Ф. ТГ-3.

24. Телеграммы от организаций должны быть подписаны должностными лицами и заверены печатью организации или печатью "Для телеграмм".

В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

25. Прием телеграмм от должностных лиц за их подписью при отсутствии печати на телеграмме производится при предъявлении ими служебного удостоверения. На оборотной стороне телеграфного бланка выписываются данные служебного удостоверения.

26. Телеграмма составляется отправителем в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст телеграммы (должен содержать хотя бы одно слово);

подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы отправитель указывает свою фамилию и адрес. Вместо адреса допускается указание номера телефона или отметка "проездом". Адрес отправителя не входит в содержание телеграммы (не оплачивается и не передается). При необходимости передачи адресату этих данных они включаются отправителем в текст телеграммы.

27. Текст телеграммы может быть написан на любом языке буквами алфавита русского языка или буквами латинского алфавита, адрес телеграммы должен быть написан на русском языке буквами русского алфавита.

28. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

29. Телеграммы от иностранных представительств (посольств, миссий, консульств и т.п.), адресованные в населенные пункты Российской Федерации, допускаются к приему на любом языке буквами алфавита русского языка или буквами латинского алфавита.

В адрес иностранных представительств телеграммы могут быть поданы на любом языке буквами алфавита русского языка или буквами латинского алфавита.

30. Телеграммы могут быть написаны на общепринятом языке, если запись сделана на русском языке, государственных языках республик в составе Российской Федерации и включают в себя заводские, торговые знаки и марки, изображенные буквами и цифрами, статистические или иные сводки, состоящие из одних цифр, или на кодированном языке, если запись сделана при помощи условных обозначений или обычных слов, но имеющих условное значение.

Каждое произвольно составленное слово или группа цифр кодированного языка должны состоять не более чем из 5 знаков.

В телеграммах подразделений Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет) допускаются кодированные слова и группы цифр в количестве не более 10 знаков.

31. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами.

Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователей, должны быть написаны отправителем полными словами.

32. Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами или сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно) или соответствующими символьными знаками.

"Вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

33. Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующим и последующим словами, цифрами и знаками.

34. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В телеграммах в адреса предприятий и организаций, размещенных в жилых домах, могут быть указаны дополнительные адресные данные (подъезд, этаж, подвал, чердак, офис, комната).

35. При адресовании телеграмм в страны СНГ и Балтии перед наименованием пункта назначения указывается страна назначения.

36. При адресовании телеграмм в города следует рекомендовать отправителю указывать номер городского отделения связи, в сельскую местность кроме фамилии - имя и отчество адресата.

37. В случае указания отправителем шестизначного почтового индекса при адресовании телеграммы в город используется часть индекса, несущая необходимую для телеграммы информацию, - номер городского отделения связи.

38. При приеме телеграмм в адреса государственных, законодательных и исполнительных органов власти следует указывать в платной части телеграммы адрес отправителя.

39. Телеграмма с неполными адресными данными может быть принята в исключительных случаях по настоянию отправителя (с риском для отправителя) с указанием на оборотной стороне бланка телеграммы соответствующей отметки "отправитель предупрежден. " с указанием содержания предупреждения, которое должно быть объявлено отправителю под расписку.

40. При приеме телеграммы в один адрес нескольким лицам необходимо разъяснять отправителю, что такая телеграмма вручается в одном экземпляре любому (одному) из указанных в адресе лиц.

41. В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которых находится населенный пункт, указывается в родительном падеже.

42. Номера строений, домов, корпусов, квартир разделяют словами.

Слова "строение", "корпус", "квартира", "войсковая часть", "абонементный ящик" пишутся полностью или сокращенно: "стр", "корп", "кв", "в/ч", "а/я".

Слова "край", "область", "город", "район", "село", "деревня", "почтовое отделение", "улица", "переулок", "дом" пишутся полностью или сокращенно: "кр", "обл", "г", "рн", "с", "дер", "п/о", "ул", "пер", "д" соответственно, или не пишутся, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и иные, употребляемые в адресе, пишутся полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир могут быть написаны цифрами или словами.

Дробные номера могут быть написаны с использованием символьного знака "/" (например: 3/5) или словами (например: три дробная черта пять).

43. Наименования номерных улиц и номерных организаций (порядковая нумерация: первый, второй, десятый) указываются словами. Наименования улиц и организаций, в названиях которых использованы цифры, могут указываться произвольно цифрами или прописью.

44. Телеграмма может иметь один или несколько адресов (многоадресная телеграмма).

45. Телеграммы могут быть адресованы:

на полный адрес;

на условный или сокращенный адрес;

на номер абонементного ящика;

в адрес войсковой части;

в адрес полевой почты;

в адреса морских и речных судов;

на номер полученной телеграммы;

на номер абонентской установки сети Телекс.

На полный адрес

46. При адресовании телеграммы на полный адрес должны быть включены все данные, необходимые для доставки ее адресату.

47. Адрес телеграммы в населенный пункт, имеющий средства электросвязи (телеграфную, факсимильную (телефонную) связь), указывается в следующем порядке:

наименование пункта назначения с указанием наименования республики, края, округа, области и муниципального района, если пункт назначения не является административным центром, а также с указанием номера отделения связи, если телеграмма адресована в городское поселение, городской округ, город федерального значения;

местожительство или местонахождение адресата (название улицы, переулка, бульвара, проспекта, проезда и т.п., номер дома, номер квартиры, название гостиницы, дома отдыха и т.п.);

В наименовании адресата указывается:

фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата, если адресатом является гражданин;

наименование организации, должность (если известна), фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица, если адресатом является должностное лицо;

наименование организации, если адресатом является организация.

В наименовании адреса название организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.

На условный или сокращенный адрес

48. Условный или сокращенный адрес - это адрес, который заменяется одним словом или аббревиатурой и регистрируется у оператора связи.

49. Условный адрес определяется пользователем, по согласованию с оператором, должен состоять из одного легкого для чтения слова, содержащего не более 6 букв, сокращенный адрес - из одного слова, содержащего не более 15 букв.

Не допускается употребление условных и сокращенных адресов, состоящих из имен собственных, названий городов, населенных пунктов, рек и т.п.

50. Пользователь, имеющий условный или сокращенный адрес для телеграмм, ежегодно перерегистрирует его у оператора связи. Процедура перерегистрации устанавливается оператором связи самостоятельно и предусматривается в договоре.

52. При адресовании на условный или сокращенный адрес должны быть указаны пункт назначения, условный или сокращенный адрес, наименование адресата (при необходимости).

53. Адрес составляется в следующей последовательности:

наименование пункта назначения;

место получения телеграммы (почтамт, узел связи, номер отделения связи);

слова "до востребования";

наименование адресата с указанием фамилии, имени и отчества.

Телеграммы "до востребования" принимаются только в адрес граждан.

54. При приеме телеграмм в адрес "до востребования" следует предупреждать отправителя, что адресат может востребовать телеграмму в течение 30 суток со дня поступления телеграммы.

55. Телеграммы "до востребования" выдаются адресату только при предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.

На номер абонементного ящика

56. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта назначения;

место абонирования (почтамт, узел связи, номер отделения связи);

слова "абонементный ящик" или "а/я" и его номер;

В адреса войсковых частей и полевых почт

57. Адрес в войсковую часть указывается в следующей последовательности:

наименование населенного пункта с указанием номера отделения связи;

слова "войсковая часть" или "в/ч" и ее номер;

58. В адрес МОСКВА 300 и МОСКВА 400 допускается прием телеграмм только категории "обыкновенная" с отметкой "заверенная" с указанием номера войсковой части, с присвоением маршрутного индекса 209713 (111713). Отправители телеграмм предупреждаются, что доставка телеграмм в указанные адреса в установленные сроки прохождения не гарантируется.

59. Адрес в полевую почту указывается в следующей последовательности:

город Москва с указанием номера отделения связи;

слова "полевая почта" или "п/п" и номер полевой почты;

60. В исключительных случаях допускаются к приему телеграммы с отметкой "заверенная" в адреса войсковых частей и полевых почт без указания номера городского отделения связи. Такие телеграммы направляются в адрес: МОСКВА 713, с указанием маршрутного индекса 209713 (111713). Пунктом назначения в телеграммах в полевые почты указывается МОСКВА 713. При этом следует предупреждать отправителей, что сроки доставки ввиду перехода обработки телеграмм на сеть связи специального назначения увеличиваются.

61. Не производится прием телеграмм в адреса войсковых частей и полевых почт с индексом "ЮЯ".

В адрес морского судна

62. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование местонахождения береговой станции;

наименование пароходства (судовладельца);

В адрес речного судна

63. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта стоянки речного судна;

наименование речного порта (вокзала);

рейс судна, если судно находится в рейсе;

64. Не принимаются телеграммы в оконечные пункты прибытия речных судов.

На номер полученной телеграммы

65. В случае подачи телеграммы "на номер полученной телеграммы" оператору должна быть предъявлена полученная адресатом телеграмма.

66. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта подачи телеграммы, указанного в заголовке полученной телеграммы;

слова "отправителю телеграммы" с указанием номера и даты подачи полученной телеграммы.

67. При подаче такой телеграммы пользователь должен быть предупрежден, что в случае неуказания отправителем своего адреса телеграмма не будет доставлена.

На номер абонентской установки сети Телекс

68. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта назначения;

слово "Телекс" или "TLX" и номер абонентской установки Телекс;

69. При подаче телеграмм с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов в ней указано, но не более 5.

70. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт назначения и адресные данные, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

71. Отметки о категориях и видах телеграмм могут быть указаны по желанию отправителя перед адресом каждой из телеграмм.

72. Пример составления телеграммы в 3 адреса:

73. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом и подписью по списку адресов, но не более 20 адресов в одном списке. К каждому списку прилагается 1 экземпляр текста телеграммы.

Телеграмма - это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы необходимы для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля). Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Т екст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не до лжен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона	Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограммму, и номер его телефона	Дата, номер телефоно-граммы	Время передачи	Текст телефоно-граммы	Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Читайте также: