Какова роль контроля в управлении менеджмент кратко

Обновлено: 30.06.2024

Контроль– это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандар­тов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение кор­ректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с формулирования цели и задачи. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится не возможно.

Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации.

Множество разнообразных обстоятельств может помешать реали­зации планов и задуманных организационных структур. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут сделать планы невыполнимыми. Источником неопределен­ности являются и люди, работающие в любой организации.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, пока они не вредят достижению целей организации.

Функции контроля

1. Выявление проблемы и корректировать де­ятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

2. Поддержка успешных действий — поддержка всего того, что является успешным в де­ятельности организации. Необходимо определить, какие именно дей­ствия способствовали достижению целей организации. Это позволяет найти область расширения деятельности организации.

3. Широта контроля должна позволять ему быть всеобъемлющим. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять кон­троль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Планирование, создание организационных структур, мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Все они являются неот­делимыми частями общей системы контроля в организации.

Виды контроля

Контроль подразделяют на предварительный, текущий и заклю­чительный.

Предварительный контроль. Данный вид контроля осуществляется до фактического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация оп­ределенных правил, процедур и линий поведения. Они выра­батываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Необходимо составлять четкие долж­ностные инструкции, эффективно доводить цели до подчинен­ных, набирать кадры, квалификация которых соответствует их обязанностям.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим ресурсам, материальным, финансовым.

Человеческие ресурсы. Контроль осуществляется за счет тщательного анализа тех дело­вых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее под­готовленных и квалифицированных людей. Нужно установить мини­мально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверять документы и рекомендации, проводить психо­логические тесты и многочисленные собеседования с работником перед его наймом. Предварительное обучение повышает вероятность эффективной работы новых сотрудников.

Материальные ресурсы должны проходить предварительный кон­троль, так как производить высококачественную продукцию из пло­хого сырья невозможно. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов отно­сится также обеспечение их запасов в организации на уровне, дос­таточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы подвергаются предварительному контролю путем составления бюджета — текущего финансового плана. Бюджет дает уверенность в том, что денежные средства, когда они потребуются, у организации будут. Бюджеты устанавливают пределы затрат и не позволяют исчерпать средства, не достигнув поставленных целей.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе про­ведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники. Контроль традиционно является прерогативой их непосред­ственного начальника. Регулярная проверка работы подчинен­ных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль ос­новывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Сразу по завершении контролируемой деятельно­сти или по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемы­ми.

Несмотря на то, что заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

I) дает организации инфор­мацию, необходимую для планирования дальнейших действий;

2) обеспечивает измерение результативности и определяет не­обходимое вознаграждение сотрудников.

Процесс контроля

В процедуре контроля выделяют три этапа: установление стандартов, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.

Первый этап контроля — установление стандартов. Под этим по­нимается определение конкретных целей, степень приближения к которым поддается измерению. Стандарты, используемые для кон­троля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, должны обладать двумя важными особенностями: I) наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; 2) наличием конкретного критерия, по которому можно оценить сте­пень выполнения работы.

Пример цели, которую можно использовать в качестве стандарта контроля: получить прибыль в размере 10 млн. долл. в 2010 г. Конкрет­ный критерий — 10 млн. долл. и определенный период времени — один год называются показателями результативности.

Не все цели и задачи организаций можно выразить непосредствен­но в числах. Например, повышение морального уровня, рассматрива­емое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно. Но организации, работающие эффективно, должны преодолеть труд­ности, связанные с выражением целей в количественном виде. Напри­мер, информацию о духовном состоянии работников можно получить путем обследований и опросов. Некоторые из явно не поддающихся количественному измерению величин можно представить в числен­ном виде косвенно, измеряя некий показатель. Так, количество увольнений обычно является мерой удовлетворенности сотрудников работой. Поэтому количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворен­ности работой. Опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений этих величин состоит в том, что на эти косвенные проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие факторы.

Однако даже субъективный показатель при условии, что осозна­ется его ограниченность, лучше, чем ничего.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандар­тами составляет второй этап процесса контроля. Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожи­даниям. При этом он обязан принимать и еще одно важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контро­ля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски пара­метров цели.

Например, цель — в наступающем году добиться уровня при­были 10 млн. долл. в месяц. Предприятие получило прибыль в размере 9,8 млн. долл., т.е. на 2% меньше. Скорее всего, это лишь незначитель­ное отклонение от установленного стандартного уровня. Но руковод­ство должно заблаговременно установить величины допустимых отклонений, в пределах которого отклонение достигнутых результа­тов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Определение допустимых отклонений — вопрос кардинально важный, поскольку сокращение допустимых отклонений может тре­бовать больших затрат. Затраты на систему контроля состоят из зат­рат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля.

Измерение результатов. Для измерений необходимо выбрать еди­ницу, соответствующую виду деятельности, который подвергается кон­тролю, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если установленный стандарт — это прибыль, то измерение следует вести в рублях или процентах, в за­висимости от формы выражения стандарта. Общее правило — стан­дарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены.

Необходимо, чтобы скорость, частота и точность измерений были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Например, за­вод производящий реактивные снаряды, должен вести исключительно строгий и точный контроль качества своей продукции, система измерений при контроле качества должна быть исключительно точ­ной и действовать достаточно оперативно, чтобы отсортировать брак прежде, чем он уйдет с завода. Но производитель снарядов не может проверять путем испытаний большую часть своей продукции. Если часто проводить испытания, то оставшиеся снаряды будут очень до­роги. Поэтому завод подвергает полной проверке лишь отдельные выборки снарядов из каждой партии.

Использование компьютеров для контрольных измерений сдела­ло подобные проверки гораздо более оперативными, дешевыми и точными. Компьютеризированные кассовые аппараты позволяют торговым организациям определять и выдавать в табличной форме данные о состоянии наличности и материальных запасов на момент покупки. Но любая система сбора и обработки информации относи­тельно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять контроль.

Передача и распространение информации. Чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо доводить до сведения соответ­ствующих работников организации установленные стандарты и дос­тигнутые результаты. Эта информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять нужные ре­шения и действия. Необходима, кроме того, уверенность, что уста­новленные стандарты поняты сотрудниками, поэтому должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стан­дарты, и теми, кто должен их выполнять.

Участие сотрудников организаций в процедуре контроля — эффективное средство улучшения контроля на всех уровнях. Важно, по возможности, обеспечить участие подчиненных в разработке стан­дартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера.

Оценка информации о результатах — это заключительная стадия этапа сопоставления результатов и стандартов. Менеджер решает, нужна ли информация и важна ли она. Важной считают информа­цию, которая адекватно описывает исследуемое явление и суще­ственно необходима для принятия правильного решения. Мерой оценки может служить масштаб допустимых отклонений, установ­ленный ранее. Нередко, однако, менеджеры должны давать личные оценки, интерпретировать значимость полученной информации и устанавливать связь запланированных и фактически достигнутых результатов. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять реше­ние — необходимо ли действовать.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Действия, проводимые после сопоставления результатов с уста­новленными стандартами, можно подразделить на три вида.

Ничего не предпринимать следует, если сопоставление факти­ческих результатов со стандартами говорит о том, что установ­ленные цели достигаются. При этом измерения необходимо продолжать, повторяя цикл контроля.

Устранить отклонения необходимо, если оценки свидетельству­ют о том, что масштаб отклонения от стандарта превысил уста­новленный уровень, при этом система контроля должна точно указывать причину столь больших отклонений. Поскольку большая часть работ в организации выполняется объединенными усилиями групп людей, точно установить первопричины той или иной проблемы бывает трудно, а иногда и невозможно.

Корректирующие действия по устранению отклонений должны начинаться с уяснения причин этих отклонений, с тем, чтобы добиться возвращения организации к верному образу действий. Прежде чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношение к данной проблеме внутренние факторы и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организа­ции так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Менеджер должен вна­чале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей.

Пересмотр стандартов необходим, когда сами стандарты и планы оказываются нереальными, недостаточно обоснованны­ми. Успешно действующие организации зачастую вынуждены пересматривать свои стандарты в сторону повышения. Подчас стандарты надо пересматривать и в сторону понижения, по­скольку завышенные стандарты не позволяют достичь сформу­лированных целей и сводят на нет всю мотивацию персона.

Каждый руководитель выполняет основные функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Четыре элемента функции контроля: определение показателей и методики измерения результатов, измерение результатов, определение, соответствуют ли результаты плану, и корректирующие действия.

Все функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль тесно взаимосвязаны. Они одинаково важны для эффективного управления. Нельзя разделить их на основные и второстепенные. В то же время функции менеджмента: организация, мотивация и контроль базируются на продуманном и эффективном планировании.

• Планирование – это первичная, основополагающая функция. На основании стратегических целей строится план их достижения, предусматривающий выделение определенных ресурсов и привязку этого выделения во времени. Планирование документирует распределение ресурсов и объединяет усилия отдельных подразделений и сотрудников для достижения общей цели. Для этого проводится декомпозиция общих целей на персональные. Обязательно нужно предусмотреть и планирование контроля организации . Функции менеджмента, кроме целеполагания, предусматривают и составление перечня работ, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для достижения цели. При этом каждая работа привязана ко времени своего начала и окончания, назначенным для нее ресурсам и последующим (или предшествующим) во времени работам.
• Организация, как функция менеджмента, заключается в создании структуры, позволяющей отдельным элементам системы совместно действовать по заданным правилам и рационально расходовать выделенные ресурсы для достижения поставленных целей. Организационная структура описывается рядом формализованных правил - регламентов, положений, инструкций.
• Мотивация, как функция менеджмента, заключается в побуждении сотрудников всех уровней к эффективной совместной деятельности для достижения поставленных целей. Это наиболее гуманистическая и наименее формализованная функция управления.
• Контроль, как функция, процесс менеджмента заключаются в количественном и качественном учете результатов работы, это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных перед ней целей

Назначение контроля

Контроль - основная функция менеджмента. Он предназначен для:

• Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
• Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
• Поддержки успешных действий.

Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.

Процесс контроля - это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.

Функция контроля в менеджменте – это важнейшая часть процесса управления.

В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.

Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.

Процесс управления - это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации

Четыре элемента функции контроля

К функции контроль менеджмента относится четыре основных этапа:

1. Определить показатели и методику измерения результатов.
2. Измерить результаты.
3. Определить, соответствуют ли результаты плану.
4. Применить корректирующие действия.

Задание плановых значений и методики измерения результатов

Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.

Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.

При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.

Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть

• Начало или конец планового периода – смены, дня, недели или месяца.
• Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику.
• Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг.

Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.

Измерение результатов

Измерение результатов в контрольных точках и сравнение их с плановыми показателями должно выполняться на основе проактивного подхода, так, чтобы отклонения могли быть обнаружены как можно раньше или даже спрогнозированы до их появления, что позволит избежать или свести к минимуму корректирующие действия.

Если контрольные точки правильно спланированы и доступны средства, позволяющие определить точно, что делают подчиненные, оценка текущей и ожидаемой производительности будет точной и легкой.

Однако существует много видов деятельности, в которых трудно определить точные контрольные точки, существует также много активностей, которые трудно измерять.

Довольно просто, например, установить показатель нормы времени для производства массовой продукции и столь же легко измерить фактические значения по этим показателям

Сложнее обстоит дело с далекими от техники видами работ. Например, контролировать работу менеджера по трудовым отношениям нелегко, поскольку нелегко разработать четкую систему показателей.

Руководитель менеджеров такого типа часто полагается на такие расплывчатые показатели, как отношения с профсоюзами, энтузиазм и лояльность подчиненных, текучесть кадров и/или трудовые споры. В таких случаях и результаты измерения подчиненного руководителем тоже расплывчаты.

Соответствие результатов плану

Это несложный, но весьма важный этап процесса контроля. Он включает в себя сравнение измеренных результатов с заранее определенными плановыми показателями. На этом этапе крайне важна заранее разработанная методика сравнения. В этом документе должно быть четко определено, что конкретно измеряется, в какой момент времени и при каких условиях. Следовать этой методике надо неукоснительно, в противном случае, результаты измерения и сравнения с планом будут недостоверными.

Если показатели соответствуют плановым, менеджмент может полагать, что все под контролем. В этом случае нет необходимости вмешиваться в повседневную работу организации.

Корректирующие действия

Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.

Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.

Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.

Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.

Своевременность корректирующих действий

Взаимосвязь функций управления

Функции менеджмента: мотивация и контроль тесно связаны друг с другом. Для построения эффективной системы мотивации подчиненного руководителю необходим доступ к точным и своевременным результатам контроля.

Контроль может осуществляться на соответствие:

• плановым показателям;
• стандартам качества;
• корпоративным политикам;
• требованиям по безопасности и охране труда;
• требованиям контролирующих государственных или общественных организаций.

Контроль может быть также периодическим и разовым, запланированным и экстренным, частным и в рамках общего аудита деятельности организации.

Заключение

Основная функция контроля в менеджменте - обеспечение выполнения плана и достижение таким образом целей организации. Дополнительные функции - поддержка организации и мотивации и взаимодействие с ними. Функция контроля в менеджменте является важнейшей. Смысл контроля не в том, чтобы уличить подразделение или сотрудников в неисполнении плана и покарать их. Смысл заключается в своевременном обнаружении отклонений от плана. Тогда есть шанс успеть выполнить корректирующие действия. Продуманная организация процессов контроля – залог точного и своевременного исполнения планов и достижения поставленных целей.

Контроль, учет, анализ представляют собой систему наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.

Контролем называют такую управленческую деятельность, которая фиксирует состояние объекта управления в определенные промежутки времени.

Содержание контроля в качестве функции менеджмента состоит в том, чтобы своевременно обнаружить возникающие в процессе хозяйственно-производственной деятельности объектов управления проблемных моментов (отклонений от заданного плана, нормативно-правовых документов, стандартов) и изменения внешней среды (рис. 1).

Рис. 1 - Принципы функции контроля

Контроль сам по себе является комплексной функцией менеджмента, которая состоит из функций учета, оценки, анализа, описанных далее в рамках данной статьи.

Задачами контроля можно назвать следующие:

Значение контроля

Как уже стало очевидно из описанного выше, роль контроля сложно переоценить, таким образом его значение заключается в:

• завершении управленческого цикла и интеграции результатов анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми ключевыми предметными функциями управления;
• осуществлении корректировок ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей либо организационных условий их выполнения, то есть реализация обратной связи в цикле управления.

Кроме того, процесс контроля состоит также из:

• установки стандартов, выработки критериев оценки;
• изменения реальных результатов;
• принятия нужных корректирующих мероприятий.

Виды контроля

Согласно форме реализации, контроль может подразделяться на:

1. внутренний – система контроля осуществляется организацией самостоятельно;
2. внешний – контроль реализуется сторонними внешними контрольными органами, вышестоящей организацией, государственными органами и проч.

В таблице ниже нами приведены описания и характерные черты главных видов контроля.

Таблица 1 - Характеристика основных видов контрольной деятельности

В заключение хочется добавить, что эффективной систему контроля стоит считать при соблюдении:

• стратегической направленности;
• ориентации на успешные результаты;
• соответствия контролируемому виду деятельности;
• своевременности (то есть необходимые данные попадут к компетентным людям до того, как произойдет кризисная ситуацию) и гибкости;
• экономичности и простоте.

Понятие учета

Под учетом принято понимать управленческую деятельность по финансированию состояния объекта управления с первоначального до определенного момента времени.

Содержание учета в качестве функции менеджмента заключается в учете выполнения производственной программы, наличии материальных и финансовых ресурсов и проч.

Согласно видам, учет бывает:

• оперативным – текущее управление определенными видами экономической деятельности либо отдельно взятыми операциями;
• финансовым (бухгалтерским) – информация о кругообороте всех средств и ресурсов в ходе экономической деятельности организации;
• статистическим – дополняет предыдущие виды учета информацией о процессах, которые не имеют стоимостной оценки; может являться как сплошным, так и выборочным.

Сущность анализа

Анализом называют такую управленческую деятельность, которая обеспечивает определение причин отклонения желаемого состояния системы от реального и осуществляет создание мероприятий для устранения определенных недостатков.

Сущность анализа в качестве функции управления заключается в исследовании выполнения производственной программы, эффективности пользования материальными и финансовыми ресурсами.

Целями экономического анализа можно считать:

• определение эффективности производственно-сбытовой деятельности организации;
• выявление векторов деятельности на текущий и предстоящий периоды.

Анализ подразделяется на внешний и внутренний, далее приведём характеристики каждого из них.

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

• установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
• измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
• корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

1. Чему мы научились?
2. Что следует сделать иначе в следующий раз?
3. В чем причина отклонений от намеченного?
4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
5. Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
6. Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

1. Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
2. Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
3. Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
4. Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
5. Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

1. Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
2. Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
3. Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

1. Человеческие ресурсы.
2. Материальные ресурсы.
3. Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – повысить мотивацию.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

1. Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
2. Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности.
3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
4. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
5. Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
6. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
7. Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
8. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

Краткие итоги

В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

Читайте также:

  
• Соотношение процессов роста и развития кратко
  
• Публичный отчет психолога в школе
  
• Мероприятия ко дню почты в школе
  
• Открытие школы после капитального ремонта сценарий очень интересный
  
• Инструкция по охране труда настройщика пианино и роялей музыкальной школы