Функции муниципальных архивов кратко

Обновлено: 04.07.2024

Целью данной работы является исследование особенностей работы архивов муниципальных образований.
Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач:
- рассмотреть понятие и функции архивов муниципальных образований;
- дать характеристику источникам комплектования муниципальных архивов архивными документами;
- охарактеризовать работу отдела по делам архивов администрации муниципального образования г. Новый Уренгой;
- изучить нормативное регулирование работы архива муниципального образования;
- провести анализ основных итогов деятельности муниципального архива города Новый Уренгой.

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ 10
1.1. Понятие и функции архивов муниципальных образований 10
1.2. Источники комплектования муниципальных архивов архивными документами 16
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА НОВЫЙ УРЕНГОЙ 21
2.1. Общая характеристика отдела по делам архивов администрации муниципального образования г. Новый Уренгой 21
2.2. Нормативное регулирование работы архива муниципального образования 23
2.3. Основные итоги деятельности муниципального архива муниципального образования города Новый Уренгой 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 34

Файлы: 1 файл

курсовая архивы муниципальных образований.doc

Актуальность данной темы определяется тем, что в муниципальном архиве формируется коллекция документов, отражающих историю образования и функционирования конкретных учреждений и предприятий города: администраций (мэрий) районов и администраций сельских округов, районных финансовых отделов, районных отделов управления культуры и народного образования, районных управлений сельским хозяйством, судов, школ, фабрик, промысловых артелей, колхозов и пр.

В муниципальных архивах городов и районов представлен значительный комплекс документов, содержащих информацию биографического и генеалогического характера, а также информацию о быте и повседневной жизни граждан.

В первую очередь, это – личные документы рабочих и служащих: личные карточки, характеристики, личные учётные листки, автобиографии, удостоверения, списки, анкеты. Перечисленные документы содержат, прежде всего, биографическую информацию: возраст человека, его образование, время и место работы, социальное положение, место жительства, а также некоторые генеалогические сведения - данные о ближайших родственниках (родители, жена муж, дети).

Имеются сведения о награждении граждан СССР орденами и медалями за доблестный труд в годы войны и в мирное время. Значительная группа документов содержит информацию о размерах заработной платы рабочих и служащих - ведомости на получение жалованья и лицевые счета. В некоторых архивах хранятся документы, полученные в результате социальных опросов. Например, переписей населения - всеобщих и местных. Эти документы содержат информацию биографического характера.

В архивы поступают медицинские карты граждан из лечебных заведений и судебные (уголовные и гражданские) дела. Небольшая часть архивов располагает документами земельных комиссий 1920-х - 1930-х годов, содержащими информацию о распределении и перераспределении земли между крестьянскими семьями. Особый комплекс документов составляют похозяйственные книги, содержащие информацию о крестьянских хозяйствах: глава семьи, количество членов семьи, места их работы, размер приусадебного участка, хозяйственные постройки и т.д.

Муниципальные архивы принимают на хранение документы от частных лиц - дневниковые записи, мемуары, авторские рукописи, различные коллекции, личные документы. Следует отметить, что муниципальные архивы приступили к сбору аудио и видеодокументов от граждан и учреждений.

Таким образом, муниципальные архивы сформировали обширные коллекции документов, содержащих информацию о государственной политике в области культурного развития региона в целом, а также отдельных его граждан.

Целью данной работы является исследование особенностей работы архивов муниципальных образований.

Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач:

- рассмотреть понятие и функции архивов муниципальных образований;

- дать характеристику источникам комплектования муниципальных архивов архивными документами;

- охарактеризовать работу отдела по делам архивов администрации муниципального образования г. Новый Уренгой;

- изучить нормативное регулирование работы архива муниципального образования;

- провести анализ основных итогов деятельности муниципального архива города Новый Уренгой.

Объектом исследования является архив муниципального образования города Новый Уренгой.

Предметом исследования является особенности его работы.

В процессе исследования был использован значительный круг источников. В ходе работы была изучена законодательная и нормативно-правовая база, регламентирующая документационное обеспечение управленческой деятельности.

При исследовании данной темы полезным источником были Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. 1

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) 2 . Система разработана в 1990 году, внедрена в 1991 году. Это наиболее полный межотраслевой документ об организации документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Оказался необходимым Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) от 30декабря 1993 года № 299 принят и введен Постановлением Госкомстата России. 4 Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). 5

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 6 и содержит определенный перечень обязанностей отдельных категорий работников. Его цель – обеспечение рационального разделения труда, создание организма разграничения функций, полномочий и ответственности, четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

Оказался необходимым перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000г. 8 Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 9 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт носит рекомендательный характер.

В работе были использованы локальные нормативные акты администрации г. Новый Уренгой: устав муниципального образования город Новый Уренгой 12 , положение об отделе по делам архивов администрации муниципального образования г. Новый Уренгой 13 .

Обращаясь к вопросу изученности данной темы нужно отметить, что многие исследователи, которые занимаются изучением документооборота, в своих изданиях очень часто рассматривали данную тематику.

Почти во всех работах подготовка и передача документов в архив рассматривается общими вопросами (Березина Е.Н., Рогожин М., Сидорова В., Спивак В.).

Структура работы подчинена общим требованиям и включает: введение, основную часть, заключение и список использованных источников и литературы.

Понятие и функции архивов муниципальных образований

Муниципальный архив - структурное подразделение администрации муниципального образования или муниципальное учреждение, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов.

Комплектование (формирование) муниципального архива - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, иными архивными документами, включающими в себя определение состава организаций - источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива, прием документов в муниципальный архив.

Содержание муниципального архива - деятельность администрации муниципального образования по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

Администрация муниципального образования в целях обеспечения сохранности и учета архивных документов образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

Возглавляет отдел заведующий. Назначает и освобождает от занимаемой должности заведующего и специалистов отдела руководитель администрации муниципального образования.

При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также Главного архивного управления области. Акт приема-передачи утверждается руководителем администрации муниципального образования и представляется в Главное архивное управление области.

Муниципальные архивы являются одной из важнейшей частью системы архивных учреждений Российской Федерации. В них сосредоточен большой массив важнейших документов, появляющийся благодаря тому, что архив является активно комплектующим звеном.

Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов [17] . К муниципальным архивам относятся еще архивы городов и районов. Документы, образующихся в деятельности местных учреждений, организаций и предприятий, отдаются в архивы органов местного самоуправления и их объединениям.

Архивные документы, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций и документы, находящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность) отнесены к муниципальной собственности[18]. Именно такая категория документов храниться в муниципальных архивах.

Таким образом, муниципальный архив это одно из важнейших подразделений органов муниципального управления, куда поступают на хранение важнейшие документы, возникшие в результате деятельности местных органов власти, предприятий и учреждений.

СПЕЦИФИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ

Главная и, пожалуй, самая важная роль архива это сохранность документации, поступающей на хранение.

Состав и содержание документов, составляющие архивные фонды и поступающие в архив весьма различный. В муниципальных архивах хранятся документы, которые образовались в деятельности сельских, районных, городских и поселковых советов депутатов, их отделов, исполкомов и управлений. Документы, которые так же образуются в деятельности судебных органов, сельскохозяйственных, промышленных и других предприятий, организаций, которые подчиняются району и городу, учреждений, общественных и кооперативных организаций, райкомов профсоюзов, городские и районные газеты[19]. В данный момент архивы пополняются так же документами органов местного самоуправления муниципальных предприятий, учреждений.

Наибольшее место занимают документы по личному составу, включая личные карточки, анкеты, содержащие информацию о возрасте, социальном положении, ближайших родственниках и т.п. В муниципальные архивы могут передаваться истории болезней граждан, медицинские заключения, скорбные листы и другая медицинская документация. Производится практика передачи дел, связанных с судопроизводством, с бухгалтерским учетом, документов, связанных с получением заработной платы, размеров тарифной ставки и лицевых счетов. В некоторые архивы поступают документы, содержащие социологическое исследование.

В отдельных архивах хранятся документы земельных комиссий начала XX века. Обычно, в них присутствовала информация о земельных сделках, налоговая документация и документация, в которой были данные о хозяйствах крестьян (похозяйственные книги). В архивах могут находиться и другие документы XX века, например, метрические книги (сведения об актах гражданского состояния граждан до 1918 г.) и документация карточных бюро[20].

В фондах по личному составу содержатся такие виды документов, как личные дела, карточки, приказы по личному составу и лицевые счета работников, а также документы по основной деятельности организаций и учреждений. Все они отправляются на хранения в архив.

К сегодняшнему времени муниципальные архивы пополняются видеодокументами, фотодокументами и аудиодокументами, которые могут поступать как и от учреждений (например: запись собрания депутатов), так и от граждан.

Таким образом, главной спецификой деятельности муниципальных архивных учреждений является хранение обширного массива документов, представляющих безусловную ценность для рассмотрения истории как Российской Федерации в общем, так и ее отдельных уголков. Свою неповторимую ценность они имеют для местной истории городов, районов и сельских поселений и для исследования истории современной России.

от 2 октября 1997 года

Рассмотрев проект Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), подготовленный управлением организационной, правовой и кадровой работы Росархива при участии архивных органов Владимирской, Костромской, Ярославской и других областей в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.08.97 N 1045 "О мерах по реализации Указа Президента Российской Федерации от 11.06.97 N 568 "Об основных направлениях реформы местного самоуправления в Российской Федерации" и Основными направлениями развития архивного дела в Российской Федерации на 1997 год коллегия

1. Одобрить проект Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования), доработанный с учетом результатов обсуждения на коллегии и заседаниях зональных научно-методических советов Центрального и Центрально-Черноземного районов Российской Федерации (прилагается).

2. Архивным органам субъектов Российской Федерации организовать внедрение Примерного положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования).

3. Опубликовать Примерное положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования) в очередном номере Информационного бюллетеня Росархива.

Председатель коллегии
Руководитель Росархива
В.П.Козлов

За секретаря коллегии
Л.М.Мельникова

Приложение
к решению коллегии
Росархива
от 2 октября 1997 года

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о муниципальном архиве (об архивном отделе
муниципального образования)

1. Общие положения

1.1. Муниципальный архив (архивный отдел муниципального образования)* является самостоятельным структурным подразделением администрации - исполнительного органа местного самоуправления** без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, действующих в соответствии с его Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами субъекта Российской Федерации Архив входит в систему органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации.

1.2. Архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами субъекта Российской Федерации, Уставом, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти муниципального образования, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России***, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и настоящим Положением.

На основании соглашения (договора) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией Архив осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, а также контроля за состоянием ведомственного хранения документов.

1.3. Положение об Архиве утверждается постановлением главы администрации района, города по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

1.4. Архив содержится за счет бюджета муниципального образования. Штатная численность Архива устанавливается главой администрации района, города.

1.5. Архив пользуется печатью администрации района, города в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.6. Архив имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображением герба субъекта Российской Федерации.

1.7. Архив осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в районе, городе; Архив хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, отражающих историю района, города.

1.8. Архив хранит документы Архивного фонда субъекта Российской Федерации постоянно или, в соответствии с законодательными и иными правовыми актами субъекта Российской Федерации, временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. Сроки временного хранения документов в Архиве, порядок и условия последующей их передачи на постоянное хранение, а также использования определяются соглашением (договором) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией района, города.

1.9. Указания Архива по вопросам архивного дела обязательны на территории района, города для учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.

2. Состав документов

2.1. Архив хранит:

2.1.1. документы государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности районных, городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района, города и субъекта Российской Федерации;

2.1.2. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, города, поступившее на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;

2.1.3. фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района, города;

Примечание: При наличии надлежащих условий Архив может принимать и хранить кинофоновидеодокументы.

2.1.4. документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;

2.1.5. печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие, фонды Архива.

2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации поступают на хранение в Архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивом, действующим от имени администрации района, города.

2.4. Архив при наличии свободных хранилищ по согласованию с администрацией района, города может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

3. Основные задачи

Основными задачами Архива являются:

3.1. обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, хранящихся в Архиве;

3.2. комплектование Архива документами Архивного фонда субъекта Российской Федерации, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

3.3. информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;

3.4. организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района, города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

3.5. контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления в области архивного дела, а также на основании соглашения (договора) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией - за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями - источниками комплектования Архивного фонда субъекта Российской Федерации, расположенными на территории района, города.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

4.2. разрабатывает и по согласованию с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации представляет на утверждение администрации района, города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве;

4.4. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

4.5. информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района, города о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодичеркой печати; в установленном порядке представляет документы Архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

4.7. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией - за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории района, города; ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района, города;

4.8. информирует администрацию района, города, орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде субъекта Российской Федерации и архивах;

4.9. проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроиводства;

4.10. рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования;

4.11. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив;

4.12. изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

4.13. подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и администрацией района, города;

4.14. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

4.15. внедряет в практику работы Архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. представлять администрацию района, города по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива;

5.2. получать от учреждений-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.3. проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

5.4. давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.5. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, города, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;

5.6. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда субъекта Российской Федерации;

5.7. вносить на рассмотрение администрации района, города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства;

5.8. ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде субъекта Российской Федерации и архивах;

5.9. заключать договора и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных задач и функций Архива.

6. Организация работы

6.1. Архив возглавляет заведующий (начальник), являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела;

1.3. Основные задачи и функции архива

1.3.1. Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

1.Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования документов архивных фондов на основе единых принципов, установленных законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

2.Анализ состояния архивного дела в муниципальном образовании городской округ город Выкса.

3. Развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства.

Основные функции

1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов местного самоуправления городского округа город Выкса, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность на законном основании.

2. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Нижегородской области, иных муниципальных образований.

3. Обеспечение комплектования (формирования) и учета документов архивного фонда Нижегородской области, находящихся на хранение в Секторе (архиве), представление в Комитет по делам архивов Нижегородской области в установленном порядке необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов архивного фонда Нижегородской области.

4. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, в т.ч. обеспечения их физической сохранности и обеспечения охранного и противопожарного режимов.

5. Обеспечивает хранение следующих документов:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегородской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегородской области, образовавшихся в процессе деятельности администрации городского округа по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), осуществлявших свою деятельность на территории городского округа город Выкса (Выксунского муниципального района);

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников, в т.ч. в электронном и цифровом формате, и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

6. Комплектование архивного фонда документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа город Выкса, в т.ч.:

- составление списков организаций – источников комплектования Сектора (архива), утверждаемых постановлением главы администрации городского округа и согласовываемых с Комитетом по делам архивов Нижегородской области; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Сектор (архив);

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Секторе (архиве).

7. Осуществление организационно-методического руководства по организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления городского округа город Выкса, муниципальных, учреждений, предприятий и содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и хранения документов в организациях-источниках комплектования;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования, находящихся на территории городского округа;

- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, учреждений, предприятий, экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций – источников комплектования Сектора (архива);

- рассмотрение и представление в Комитет по делам архивов Нижегородской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Сектор (архив) в порядке, установленном Комитетом по делам архивов Нижегородской области;

- изучение и обобщение практики работы архивов организаций, учреждений, предприятий и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, учреждений, предприятий, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

8. Информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа город Выкса, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления городского округа город Выкса, иных организаций городского округа о составе и содержании документов, хранящихся в Секторе (архиве) по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам;

- исполнение социально-правовых, имущественных и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Сектора (архива), автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

9. Реализация отдельных государственных полномочий администрации городского округа в сфере архивного дела при наделении ее органом государственной власти Нижегородской области полномочиями в установленном порядке.

10. Составление годовых, перспективных планов работы в области архивного дела.

Читайте также: