Формуляр образец документа это кратко

Обновлено: 30.06.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Описание презентации по отдельным слайдам:

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5

(формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм)

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не
менее:
20 – 35 мм- левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм – нижнее

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Правое поле - 10 мм,
оно не заполняется какими-либо реквизитами.
Нижнее поле - 20 мм,
над ним располагаются реквизиты, которые
проставляются рукописным способом или
специальным штемпелем.
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению
конструкционной сетки.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных
и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата:

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных
и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата:

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).
Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом:
1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
С помощью конструкционной сетки определены:
Максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля,
максимальное число строк при определенном интервале.
зоны расположения каждого реквизита ОРД
максимальный состав реквизитов – 30.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.
При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Нулевое положение табулятора:
от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов);
дата документа.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Первое положение табулятора:
начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
Второе положение табулятора:
регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в
первом грифе согласования документа.
Третье положение табулятора:
используют при составлении таблиц.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Четвертое положение табулятора:
адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:
гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
второй гриф согласования.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами,
например реквизит 18 ≪Заголовок к тексту≫,
если он состоит из нескольких строк.
Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала,
например составные части
реквизита 15 ≪Адресат≫.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала,
например реквизит 20 ≪Текст документа≫
от реквизита 22 ≪Подпись≫.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают ПОСТОЯННЫМИ и ПЕРЕМЕННЫМИ.
К постоянным можно отнести такие реквизиты,
которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении
и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Реквизиты можно разделить на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ.
Обязательные реквизиты
обеспечивают юридическую силу документа
и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
Например:
Наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Реквизиты можно разделить на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты
могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 ≪Отметка о поступлении документа в организацию≫, 30 ≪Идентификатор
электронной копии документа≫), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:
УГЛОВОЙ и ПРОДОЛЬНЫЙ.
При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
Существует два способа оформления реквизитов:
ФЛАГОВЫЙ и ЦЕНТРИРОВАННЫЙ.
При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов

Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах
ВЫВОД:
формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .

Смотреть что такое "ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА)" в других словарях:

формуляр-образец документа — Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины… … Справочник технического переводчика

формуляр-образец документа — 43 формуляр образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Формуляр-образец — документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты … Википедия

Формуляр-образец — 3. Формуляр образец Модель построения Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ГОСТ 6.10.6-87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр-образец — Терминология ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец оригинал документа: 20. Бланк документа Лист бумага с воспроизведенными полиграфическим способом или напечатанными постоянными частями реквизитов и… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

реквизит документа — 3.1.1 реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения. Примечание Как правило, реквизит состоит из атрибутов (составной реквизит). Источник: ГОСТ 2.104 2006: Единая система конструкторской документации. Основные… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Постоянная часть реквизита документа — 11. Постоянная часть реквизита документа 12. Переменная часть реквизита документа 13. Наименование документа 14. Внешнеторговый документ Часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа Часть реквизита документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

бланк документа — 44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Кол документа — 24. Кол документа Идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения Источник: ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Форма документа — 4. Форма документа Установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной 1 юсл сдоватсл ьности Источник: ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Формуляр документа в делопроизводстве — это типовой шаблон, содержащий обязательные реквизиты в правильном расположении на листе.

В статье поясняется, как именно его оформлять, а также дане ссылки, по которым можно скачать образец формуляра.

Что такое формуляр документа в делопроизводстве

Любая организация в своей деятельности составляет и использует множество различных документов. Каждый такой документ имеет конкретное название и надлежащее целевое назначение, а также содержит определенные сведения. При этом важная роль отводится наличию у документа должной юридической силы, обеспечиваемой в том числе присутствием необходимых реквизитов на его бланке.

Ещё один существенный нюанс заключается в том, что указанные реквизиты должны располагаться на обычном листе бумаги в установленном порядке.

Типовой шаблон, определяющий состав обязательных реквизитов документа, а также принципиальную схему их расположения на соответствующем бланке, принято называть формуляром документа.

Любой официальный документ всегда составляется в соответствии со строгим образцом – стандартным формуляром. Чтобы он обладал юридической силой, указанное условие должно неукоснительно соблюдаться.

Применение формуляра, устанавливающего реквизиты документа и определяющего схему их расположения на стандартном листе бумаги должного формата, позволяет, в первую очередь, избежать большинства ошибок, нередко допускаемых при составлении документации.

Кроме того, типичное расположение реквизитов, предусмотренное стандартным шаблоном, упрощает работу с документацией и ощутимо экономит время, необходимое для её составления и последующей обработки.

Формуляр обеспечивает размещение информации в определенных секторах бланка, что облегчает и ускоряет поиск нужных сведений.

Реквизитами деловой бумаги называется набор её обязательных компонентов. Каждый такой реквизит является необходимым элементом соответствующего документа. К подобным реквизитам обычно относятся название (вид) деловой бумаги, её составитель, адресат, содержательная часть (текст), а также дата оформления, подпись составителя (автора), резолютивная часть (резолюция) и целый ряд других элементов.

Каждая отдельно взятая разновидность деловой бумаги имеет свой конкретный состав реквизитов. Это значит, что у разных деловых бумаг указанные наборы обязательных элементов могут ощутимо отличаться.

Характер используемых реквизитов, их количество и расположение на бланке предопределяются следующими факторами:

  1. Целевое назначение данного документа.
  2. Обязательные требования, предъявляемые к содержанию бумаги.
  3. Правила оформления соответствующей документации.
  4. Применяемый порядок документирования.

Подавляющее большинство деловых бумаг имеют строго ограниченный набор обязательных реквизитов. Перечень необходимых элементов и порядок их расположения на бланке могут регламентироваться нормативно-правовыми актами, что характерно для официальных документов, выдаваемых и оформляемых уполномоченными органами власти.

Типичными примерами таких деловых бумаг являются паспорт гражданина, трудовая книжка, диплом ВУЗа, все виды свидетельств ЗАГС, прочие подобные документы.

Если необходимые реквизиты указаны некорректно или вообще отсутствуют, документ считается недействительным, то есть не обладающим юридической силой и правовым значением.

Классификация и виды в документообороте

У каждой разновидности официальной (служебной) деловой бумаги имеется в настоящее время свой конкретный формуляр, который и должен применяться в практике современного документооборота.

При этом формуляры, которые регулярно используются в делопроизводстве, подразделяются на следующие категории:

  1. Типовой. Он применяется для составления конкретного вида деловой (служебной) бумаги. В качестве характерных примеров можно указать формуляр заявления, распоряжения или какого-либо акта.
  2. Формуляр-образец. Он представляет собой шаблон, то есть стандартный набор элементов документа, расположенных в определенном порядке на бланке. Состав элементов и схема их расположения, предусмотренные образцом, считаются характерными для всех видов бумаг, относящихся к деловым документам.
  3. Индивидуальный. Он разрабатывается и применяется только для отдельных подвидов деловых бумаг. Например, приказ работодателя иметь целый ряд разновидностей – о приеме гражданина на работу, об увольнении сотрудника, о переводе сотрудника на другую должность и прочие. Для каждой такой разновидности применяют свой индивидуальный формуляр.

Как оформляется, какие реквизиты должны присутствовать

Принцип добровольности подразумевает, что организация самостоятельно принимает решение о применении этого стандарта в своей деятельности. Если указанное решение принимается руководством компании, стандарт становится для такой компании обязательным.

Типовой формуляр включает следующие реквизиты:

  1. Название организации, общие сведения о ней.
  2. Место/дата оформления.
  3. Исходящий регистрационный номер.
  4. Информация об отправителе (составителе, авторе).
  5. Информация об адресате составляемого документа.
  6. Название, отражающее смысл.
  7. Краткая суть.
  8. Основной текст.
  9. Подпись руководителя или иного уполномоченного субъекта.
  10. Информация о наличии документальных приложений.
  11. Информация об исполнителе.
  12. Подтверждение факта исполнения документа.
  13. Информация о наличии электронной версии и месте её хранения.

Формуляром-образцом устанавливаются такие компоненты:

  1. Заголовочный (титульный) блок. Здесь отражаются сведения об авторе, получателе и названии бланка.
  2. Содержательный блок. Он включает краткую суть, основной текст и информацию о наличии документальных приложений.
  3. Оформляющий блок. Этот компонент отвечает за отражение реквизитов, обеспечивающих правовую значимость.

Индивидуальные формуляры в целом ряде случаев не регламентируются как по форме, так и по содержанию, что позволяет при их составлении применять свободные шаблоны и не использовать полные наборы типичных реквизитов.

1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие Общие сведения о реквизитах, требования к их оформлению.
2. Бланки документов, их виды.


1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.



Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их состав входят:

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов , их виды

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаго­вым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде линий - для реквизитов:

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­щей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка на­личия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлага­ется на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инст­рукции по делопроизводству любой организации должен быть раз­дел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Читайте также: