Этапы внедрения процессного подхода кратко

Обновлено: 25.06.2024

Для управления процессами существуют методические рекомендации и стандарты (см. приложение А), однако каждая организация сама выбирает себе ролевую модель и принципы процессного подхода. Обычно эти сведения содержатся в специальном документе — политике управления процессами. Рассмотрим подробнее каждый из названных этапов.

Чтобы усовершенствовать процессы в организации, их нужно для начала увидеть. На основе собственного опыта работы с компанией Toyota авторы подробно описывают методологию построения карт потоков создания ценности, одного из ключевых инструментов бережливого производства, и предлагают читателям вместе попрактиковаться в этом искусстве.

Ротер М., Шук Д. Учитесь видеть бизнес-процессы. Построение карт потоков создания ценности. М.: Альпина Паблишер, 2015.

ЧТО ПОЧИТАТЬ

Чтобы усовершенствовать процессы в организации, их нужно для начала увидеть. На основе собственного опыта работы с компанией Toyota авторы подробно описывают методологию построения карт потоков создания ценности, одного из ключевых инструментов бережливого производства, и предлагают читателям вместе попрактиковаться в этом искусстве.

4.2.1 СОСТАВЛЕНИЕ КАТАЛОГА ПРОЦЕССОВ

Первый шаг к внедрению процессного управления — составление каталога процессов, полного иерархического перечня всех процессов организации. Каталог процессов помогает при цифровизации, потому что позволяет определить владельца процесса (см. раздел 4.2.4), а значит, как правило, и функционального заказчика при разработке цифровых продуктов.

Каталог процессов обычно визуализируют в виде таблицы (иерархического перечня) или графической схемы. Каталог включает информацию о процессах: тип процесса, роли в нем, документы, которые его регламентируют, результаты процесса, требования к результату.

основные;
обеспечивающие (поддерживающие);
управленческие;
процессы развития.

Основные — те процессы, ради которых была создана организация. Так, в Счетной палате РФ основной процесс — проведение контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, а в Министерстве финансов — формирование, утверждение, корректировка и мониторинг бюджета.

Обеспечивающие (поддерживающие) процессы необходимы для функционирования организации, но не имеют внешнего по отношению к ней потребителя. К обеспечивающим относятся кадровые (прием, увольнение или командирование сотрудников) и финансовые (расчет и выплата заработной платы) процессы. Такие процессы в разных организациях имеют много общего. Управленческие процессы — это процессы принятия решений внутри организации, направленные на управление организацией в целом, например ежегодное бюджетирование и планирование деятельности, вынесение проектов решений на рассмотрение коллегиального органа управления. К процессам развития относятся процессы управления изменениями внутри организации, а также процессы, направленные на развитие всех ее элементов, например повышение квалификации сотрудников. Если в организации развито проектное управление, то стандартный процесс инициации и реализации проекта может считаться процессом развития.

В зависимости от потребностей организации и от внимания, которое ее руководство уделяет Run-деятельности (см. о ней в 2.1.1), используются или все четыре типа, или только основные и поддерживающие процессы (в этом случае процессы развития и управленческие процессы включены в число поддерживающих). Процессы развития иногда включают в категорию управленческих.

В статье рассматриваются основные этапы, необходимые в проекте внедрения процессного подхода с привлечением внешних ресурсов (консалтинговых компаний или консультвнтов-фрилансеров). В фокусе зрения рассматриваются действия заказчика, на которые должно обратить особое внимание.

Первое, что необходимо понять, что вообще такое процессный подход и бизнес-процессы, а также оценить свою текущую ситуацию и имеющиеся ресурсы в компании (я уже писал обзорную статью о процессном подходе и ознакомиться с ней можно з десь ). Следует помнить, что на одном желании процессную модель управления нельзя реализовать. Вам понадобится потратить немало времени, финансовых ресурсов, а самое главное задействовать всех сотрудников вашей компании.

Если вы все-таки решили сделать этот осознанный шаг по внедрению у себя в компании процессного подхода, тогда давайте разбираться, что для этого потребуется. Надо понимать, что мы имеем дело с проектом по внедрению изменений, то есть необходимо управлять как самим проектом, так и изменениями в частности. Как и у любого другого проекта у проекта по внедрению процессного подхода существуют 4 основные стадии:

Инициирование.
Планирование.
Реализация и контроль.
Завершение.

Совместно с внутренним заказчиком лидеры должны сформировать видение будущего компании, то есть образ желаемого результата. Здесь необходимо формулировать не абстрактные вещи, а скорее конкретные. Данное видение послужит фундаментом для дальнейшего формирования стратегии развития компании по системе сбалансированных показателей (BSC). Команде необходимо согласовать финансовые цели компании, которые они хотят увидеть в ближайшем будущем. Например, это может быть сумма ожидаемой выручки на год, два или три; показатель снижения издержек производства или повышения рентабельности и т.д. При формировании целей необходимо, чтобы они соответствовали следующим критериям (S.M.A.R.T.):

Конкретный.
Достижимый.
Согласованный.
Измеримый.
Ограниченный по времени.

Также существует еще одно правило по формированию видения. Если вы не в состоянии рассказать сотрудникам о концепции будущего развития и целях вашей компании за 5 минут, при этом заинтересовав их, то вам стоит еще поработать над своим видением. Важным моментом является донесение видения компании до сотрудников. Не стоит скрывать от них грядущие перемены, тем самым, дестабилизируя их доверие к компании и руководству.

Все, видение сформировано. Отлично, начало положено. Теперь необходимо определиться с исполнителем проекта по внедрению процессной модели управления. В качестве внешнего (стороннего) исполнителя могут выступать как консалтинговые компании, так и обычные консультанты-фрилансеры. Выбор исполнителя ограничивает только ваш бюджет. Например, для крупных компаний с мощной бюрократической машиной предпочтение, конечно, лучше отдать консалтинговой компании. В настоящее время существует просто широчайший выбор различных компаний, которые оказывают консультационные услуги. Консультант-фрилансер подойдет для небольшой или средней компании численностью до 1000 человек.

Итак, давайте немного разберемся кто же такие эти консультанты. Хочу отметить, что консультанты это не врачи и никакой клятвы Гиппократа они не давали. Это точно такой же обычный бизнес, где люди зарабатывают деньги, а главная статья дохода — это вы и ваша компания. Ни в коем случае я не хочу оскорбить или обесценить труд консультантов, однако, встречаются различного рода экземпляры. Например, компании-паразиты главная цель, которых заключить договор с клиентом, а что и как делать — разберемся по ходу. В этом случае не бывает долгих пресейловых мероприятий и переговоров, обычно сразу подписывается договор и начинается работа. Вот только работа эта в итоге оказывается никому не нужна. Также очень часто навязывают абсолютно бесполезные или ненужные процедуры всевозможных аудитов или проверок, разработки абстрактных рекомендаций или стратегий развития (обычно страниц на 300-400, которые никто никогда не читает) и т.д. Поэтому, что бы не оказаться в подобной ситуации вам необходимо четко сформулировать для себя, что вы ждете от данного проекта.

Выбрали себе подходящего внешнего исполнителя проекта. Прекрасно. Переходим к следующему этапу проекта — планирование. На стадии подписания договора с исполнителем вам необходимо согласовать приемлемые для вас сроки реализации, бюджет и заинтересованные стороны проекта, конечный результат, отчетность, а также основные этапы внедрения процессной модели управления. Стоит отметить, что нет универсального метода внедрения процессного подхода, однако, существуют определенный набор методик и средств, позволяющих повысить эффективность вашей компании.

Итак, рассмотрим стадию реализации проекта. В джентльменский набор проекта внедрения процессного подхода входят следующие этапы:

Выделение и классификация бизнес-процессов компании. Определение владельцев процессов и зон ответственности. Формирование карты бизнес-процессов.
Обучение сотрудников.
Моделирование бизнес-процессов.
Разработка показателей эффективности бизнес-процессов (KPI процессов).
Разработка стратегии развития компании на основе системы сбалансированных показателей. Выделение внутренних проектов развития (оптимизации/автоматизации) для конкретных бизнес-процессов и их KPI.
Формирование новой корпоративной культуры (разработка регламентов, инструкций и прочей нормативной документации).

На всех этапах реализации проекта внедрения процессного подхода команда реформаторов должна сопровождать консультантов, а также помогать им преодолевать сопротивление сотрудников, которые противостоят изменениям. Также реформаторы должны осуществлять контроль реализации проекта, каждый в своей зоне ответственности, на соответствие ожиданиям внутреннего заказчика. Необходимо организовать периодические сессии, на которых будут обсуждаться отчеты о результатах проделанной работы и при необходимости корректироваться вектор реализации проекта в целом.

По завершении проекта в компании должно быть сформировано новое направление деятельности — сопровождение процессной модели управления. Данный процесс предназначен для контроля реализации внутренних проектов, сбора и централизации требований к изменениям в компании, а также разработки и корректировки нормативной документации. В качестве ответственных за данный процесс могут выступать как действующие сотрудники, так и новые.

Резюмируя все выше изложенное, хотелось бы отметить следующие моменты: подходить к проекту внедрения процессного подхода необходимо осознанно, понимая, что он потребует много сил, времени и финансовых вложений; необходимо четко сформулировать видение будущего компании и донести его до сотрудников; обязательное участие всех сотрудников и обеспечение поддержки консультантов на всех этапах реализации проекта; по завершению проекта необходимо организовать эффективное сопровождение процессной модели управления. Разумеется, такую серьезную тему как внедрение процессного подхода в компании невозможно уместить в одну статью, однако, ориентируясь изложенными тезисами и вооружившись общими знаниями о процеснной модели управления — ваши шансы на успех гораздо выше.

В статье рассмотрены основные характеристики процессного управления, а также приведены основные этапы внедрения: бессистемный, системный, измеряемый и совершенствуемый.

Процессное управления строится на трех основных столпах: делегирование, систематизация и совершенствование. Исключение любого из этих особенностей означают, что у вас в компании не внедрено процессное управление. Более подробно о каждой из особенностей.

Делегирование предполагает передачу полномочий и ответственности одному из участников бизнес-процесса, который в дальнейшем выступает в качестве владельца процесса. Таким образом, руководитель освобождает себя от операционной деятельности, чтобы заняться планированием и развитием компании. Анализ эффективности процессов осуществляется на основании метрик (ключевых показателей эффективности бизнес-процессов). Владелец процесса также делегирует полномочия и ответственность участникам подконтрольных видов деятельности (владельцам подпроцессов). Таким образом осуществляется разграничение зон ответственности при декомпозиции процессов на подпроцессы. Стоит отметить, что уровней декомпозиции процессов не должно быть больше двух. В противном случае, компании грозит излишняя бюрократизация и отсутствие возможности быстрых изменений в бизнес-процессах.

Систематизация характеризуется тем, что компания рассматривается, как система взаимосвязанных процессов, которые взаимодействую между собой посредством измеряемых входов/выходов. Систематизация также предполагает четкое разграничение зон ответственности каждого участника бизнес-процесса. Структурирование и классификация входов/выходов позволяет организовать в компании систему управления операционной эффективностью. Систематизация деятельности компании является фундаментом для любых дальнейших изменений и позволяет быстро и эффективно спланировать изменения, оценить возможные риски и т.д.

Ключевой особенностью процессного управления является совершенствование основных видов деятельности, повышение качества выходов и квалификации сотрудников. Циклы непрерывного совершенствования, изложенные Эдвардсом Демингом (PDCA) или к концепции six sigma (DMAIC) должны быть реализованы в компании, которая внедряет процессное управления.

Как внедрять процессное управление у себя в компании? Для того, чтобы внедрить процессное управления необходимо ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО пройти четыре основных этапа: бессистемный, системный, измеряемый и совершенствуемый. Давайте рассмотрим характерискики каждого из этапов.

Бессистемный этап — это начало пути по внедрению процессной методологии управления. Данный этап характеризуется тем, что вы не рассматриваете работу компании как систему взаимодействующих и/или взаимосвязанных процессов. На этом этапе проект инициируется и планируется. Главной отличительной особенностью данного этапа является создание в компании атмосферы безотлагательности изменений. Далее определяется внутренний заказчик, формируется команда реформаторов и пропагандируется необходимость изменения сотрудникам. Желательно оформить ваше видение проекта на бумаге, то есть, сформировать базовый календарный план внедрения, определить заинтересованные стороны, каналы внутренней коммуникации, отчетность, человеческие и финансовые ресурсы и, разумеется, конечный результат проекта. Необходимо, чтобы все понимали что мы делаем, куда мы движемся и что нас ждет.

Обеспечивающие (вспомогательные) процессы.

Управляющие процессы — это процессы, связанные с контролем реализации деятельности, а также стратегическим и операционным планированием компании в целом. К таким процессам относятся: стратегическое планирование, управление финансами, управление системой менеджмента качества (интеграционный менеджмент) и другие в зависимости от вида деятельности компании.

Основные процессы — это процессы, направленные на создание конечного выхода (результат деятельности компании), имеющего ценность для потребителя. Примерами основных процессов являются: продажи, производство, логистика, хранение и многие другие в зависимости от специфики деятельности компании.

Обеспечивающие процессы — это процессы, которые осуществляют поддержку эффективной работоспособности основных и управляющих бизнес-процессов. В отличие от основных процессов, обеспечивающие не представляют ценности для конечного потребителя, а их клиентами являются внутренние заказчики. К обеспечивающим процессам можно отнести: бухгалтерский и налоговый учет, административно-хозяйственное обеспечение, маркетинг, юридическую поддержку, HR, IT и прочее.

Минимально возможное количество.

Другими словами, проанализировав бизнес-процесс происходит осознание, что текущее состояние дел вас не устраивает. Далее ставится конкретная цель (измеримая), которую необходимо достичь при реализации данного процесса. Осуществляете планирование мероприятий, направленных на совершенствование процесса, контролируете выполнение и в случае если это необходимо, корректируете реализацию этих мероприятий. Оптимизация бизнес-процессов компании осуществляется на всем этапе жизненного цикла компании с разной периодичностью в зависимости от стратегии развития.

Для эффективных или оптимизированных бизнес-процессов формируется нормативно-методическая документация, которая, в свою очередь, создает корпоративную культуру в компании. Для чего нужна регламентация бизнес-процессов? Система регламентов процессов предназначена для выполнения следующих функций:

Стандартизация работы процесса (сокращение ошибок в работе сотрудников).

Контроль выполнения эффективности операций.

Анализ и совершенствование бизнес-процессов.

Внутренний аудит компании.

В завершение хочу отметить следующее, данный материал сформирован мной и представляет мое видение внедрения процессного управления. Если вам интересно продолжение данной тематики и детальный разбор каждого из этапов, напишите, пожалуйста, в комментарии. Всем удачи!

Проект внедрения процессного подхода состоит из следующих этапов:

1. Принятие решений.

3. Разработка процессной архитектуры организации.

4. Разработка системы показателей для управления процессами.

5. Организация управления процессами.

6. Описание и регламентация процессов.

7. Запуск цикла PDCA.

График Ганта проекта внедрения процессного подхода показан на рис. 1.6.1.

_{Рис. 1.6.1. График Ганта проекта внедрения процессного подхода}

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Усвоение позитивного подхода

Усвоение позитивного подхода Очень важно понять, что такое стресс, но научиться управлять им гораздо важнее. Даже если вам известно, что нужно предпринять, чтобы победить стресс, это вовсе не означает, что вы начнете действовать, особенно до тех пор пока эмоции влияют на

Усвоение позитивного подхода

Усвоение позитивного подхода Если обстоятельства берут над вами вверх, вероятно, вы еще не поняли, что несете полную ответственность за свое здоровье. От того, умеете ли вы распознавать и оценивать ситуацию, зависит дальнейшее развитие стресса. В ваших силах избежать

1.1. Зрелость компании в области процессного управления

1.1. Зрелость компании в области процессного управления Чтобы успешно внедрить процессный подход к управлению, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, как будут выделяться и управляться процессы организации, почему такой

1.2. Термины и определения процессного подхода

1.2. Термины и определения процессного подхода 1.2.1. Структурная схема процесса На рис. 1.2.1 представлена структурная схема процесса. Она является универсальной и может быть использована для анализа процесса любого уровня, вплоть до элементарных операций. Это базовая

1.2.9. Определение процессного подхода

1.2.9. Определение процессного подхода Итак, я представил необходимые определения. Осталось дать определение процессного подхода[30]. Процессный подход к управлению – построение в компании системы процессов, управление этими процессами для получения наилучших

1.3. Обоснование эффективности процессного подхода[31]

1.3. Обоснование эффективности процессного подхода[31] 1.3.1. Стабильность и воспроизводимость процесса Основная задача данного пункта – показать, что структурированный и управляемый процесс всегда эффективнее хаотичной и плохо управляемой деятельности. Как ни странно,

1.4. Концепция внедрения процессного подхода

1.4.3. Обеспечение организационного развития при внедрении процессного подхода

1.4.3. Обеспечение организационного развития при внедрении процессного подхода Второй уровень, показанный на рис. 1.4.1, представляет собой требования к деятельности системы организационного развития при внедрении процессного подхода. Они представлены в табл.

1.4.7. Разработка собственной концепции внедрения процессного подхода

1.4.7. Разработка собственной концепции внедрения процессного подхода Подчеркну, что руководителям следует осмыслить изложенные выше рекомендации по структуре элементов системы и создать свою, уникальную концепцию внедрения процессного подхода в организации.

1.5. Принципы процессного подхода

1.5. Принципы процессного подхода Прежде чем приступить к внедрению процессного подхода, следует сформулировать его принципы. При их определении можно пользоваться материалами данной книги, стандартами ИСО, рекомендациями доктора Э. Деминга и другими источниками.

1.7. Автоматизация процессного управления

1.7. Автоматизация процессного управления Эффективная эксплуатация системы процессного управления в крупной или средней компании возможна только при использовании современных средств автоматизации. На рис. 1.7.1 показан комплекс программных продуктов, который можно

58. ЭТАПЫ И ПРИНЦИПЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА

58. ЭТАПЫ И ПРИНЦИПЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА Системный подход в управлении рассматривает управленческую деятельность как систему, т. е. как совокупность элементов, взаимодействующих между собой во времени и пространстве.

Два подхода к целеполаганию

Два подхода к целеполаганию Есть два основных подхода к целеполаганию.1. Смотрим на имеющиеся ресурсы и говорим, что хотим достичь с ними определенной цели. У нас есть $100 000 на стартап, и через три месяца нужно прийти к окупаемости.2. Мы отталкиваемся от того, куда хотим

Читайте также: