Алфавитная книга сотрудников доу образец

Обновлено: 05.07.2024

Главные темы месяца

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, является ли обязательным документом алфавитный журнал учета личного состава?

Цитата
Гость пишет: алфавитный журнал учета личного состава?

Понятно, значит не является. До меня такой журнал велся в течение года, но не во всех наших филиалах, сводили весь документооборот под единое целое, но так как есть филиалы весьма многочисленные с высокой численностью и текучестью, где ведение такого журнала нецелесообразно (не будешь успевать заводить новые журналы от нехватки места), то мы решили, если журнал не является обязательным отказаться от его ведения, теперь откажемся. Это журнал, куда вписываются принятые сотрудники по алфавиту: ФИО, год и место рождения, образование, адрес, дата и данные приказов о приеме и увольнении. Подскажите пожалуйста, текстом или ссылкой, какие журналы являются обязательными, в интернете много разной информации, в одном источнике приказ обязателен, в другом нет. Спасибо

Цитата
Гость пишет: алфавитный журнал учета личного состава

Скажите пожалуйста обязательно ли вести журналы:
- журнал приема работников,
- журнал увольнения работников,
- журнал перевода работников,
- журнал учета совместителей.
Вышестоящая организация обязала завести.

Цитата
Гость пишет: Скажите пожалуйста обязательно ли вести журналы: - журнал приема работников, - журнал увольнения работников, - журнал перевода работников, - журнал учета совместителей.

Вадим А, но если ЛНА закреплено, и тем более "голова" этого требует, думаю неразумно сопротивляться. К тому же, журналы и приеме и увольнении вполне нормальные журналы, которые есть (я так думаю) в каждой уважающей себя организации.

Цитата
Снеженка пишет: в каждой уважающей себя организации.

Снеженка, а никто и не спорит. Я просто написал, что носят они рекомендательный характер)))).
Честно, я веду на каждую бумажку свой журнал.

Я же не спорю , я рассуждаю. А еще меня радует, что у меня нет "головы" (в смысле над нашей организацией ). Поэтому не приходится ни с кем спорить в этом плане - что целесообразно вести, а что нет.

Цитата
Снеженка пишет: А еще меня радует, что у меня нет "головы"

Цитата
Снеженка пишет: журналы и приеме и увольнении вполне нормальные журналы, которые есть (я так думаю) в каждой уважающей себя организации.

Я себя уважаю и организация моя весьма уважаемая. Но таких, с моей точки зрения бесполезных журналов, у меня нет.)))) Кто назовет хотя бы один (1) пункт "пользы"?

Цитата
Гость пишет: - журнал приема работников, - журнал увольнения работников, - журнал перевода работников, - журнал учета совместителей.

Цитата
Ольга В. пишет: Кто назовет хотя бы один (1) пункт "пользы"?

Я У меня эти журналы регулярно берут инженер по ОТ - свои документы делает, отслеживает принятых и уволенных, начальник отдела ОО - так же свои моменты чтоб не выпустить. Бухгалтерия - для начисления надбавки за стаж работы на предприятии. Я руководителю периодически информацию даю по разным поводам по принятым-уволенным. А в журнале все зафиксировано : и номера ТД, и номера приказов, и причина увольнения. Кстати, эти журналы приобрела в типографии, а там не так уж и много кадровых журналов, только те, что у большинства ведутся.

Цитата
Снеженка пишет: инженер по ОТ - свои документы делает, отслеживает принятых и уволенных

"сводка"-список из 1С за требуемый период (вариант №2 - частичный доступ в 1С)

Цитата
Снеженка пишет: . Бухгалтерия - для начисления надбавки за стаж работы на предприятии.

заведено в программу, расчет начинается "в автомате"

Цитата
Снеженка пишет: Я руководителю периодически информацию даю по разным поводам по принятым-уволенным.

любой список, на любую дату, с любым "отбором", с любыми данными-колонками - из 1С. и т.д. и т.п.
Ну и зачем мне этот журнал?)))))

Книга учета личного состава педагогических работников школы – документ, содержащий в себе информацию относительно педагогического состава всех общеобразовательных школ, независимо от их месторасположения и численности учеников и преподавателей.

Особенности заполнения данного документа:

Записи членов педагогического состава производятся согласно порядковой нумерации. Изначально первые записи могут вносится согласно алфавиту, но данный способ не является обязательным. Вновь поступившие преподаватели вносятся в книгу по порядку последующих номеров.
Разворот страницы книги учета может вмещать не более 10 человек.
Результаты периодических аттестаций так же вносятся в данный документ и требуют своего письменного обоснования.
Все записи, вносимые в данный документ, в обязательном порядке должны осуществляться только чернилами черного или темно синего цвета (в зависимости от внутренних правил ведения делопроизводства в конкретной общеобразовательной школе).
Сведения относительно обслуживающего персонала общеобразовательных школ в книгу учета не вносятся.

Книга учета личного состава педагогических работников школы до начала ее ведения должна быть пронумерована, прошнуровала и иметь оттиск печати общеобразовательного учреждения с обязательным отображением подписи директора школы.

Журнал учета личных дел — это документ, который фиксирует перечень имеющихся у работодателя личных дел работников. В статье приведен журнал регистрации личных дел работников (образец), скачать который можно бесплатно.

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

все сведения систематизированы;
поиск сведений занимает меньше времени;
такой формат удобен в применении;
защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
место хранения — отдельное помещение;
бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
доступ третьих лиц исключается;
входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

дате формирования личного дела сотрудника;
Ф.И.О. работника;
номере по табелю;
должности в соответствии со штатным расписанием;
наименовании структурного подразделения;
информации о приказе о приеме на работу;
информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

Образец журнала учета личных дел

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Профорг МБДОУ детского сада №34 _________________ Максимова И.А.

УТВЕРЖДАЮ:

Заведующий МБДОУ детским садом

_________________ Попова С.В.

г. Ангарск, 2014г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о ведении алфавитной книги записи воспитанников

МБДОУ детского сада № 34

Положение о ведении алфавитной книги записи воспитанников (далее – Книга)разработано на основании Закона об образовании, Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования, устава Учреждения с целью регламентации работы с Книгой и определяет порядок действий всех категорий сотрудников МБДОУ детского сада № 34 (далее – Учреждения), участвующих в работе с вышеназванной документацией.

Настоящее Положениеутверждается приказом руководителя Учреждения и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников.

Книга является основой первичного учета, ведется руководителем Учреждения или делопроизводителем.

Требования к ведению и хранению алфавитной книги записи воспитанников.

Книга хранится как документ государственного значения и при сменеруководителя Учреждения передается по акту.

В Книгу записываются все воспитанники Учреждения. Ежегодно список пополняется записью воспитанников нового приема.

Воспитанники заносятся в Книгу в алфавитном порядке, независимо от групп, в которые они зачислены.

Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы в Книге и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация.

Порядковый номер записи воспитанника в Книге является одновременно номером личного дела воспитанника.

Ведение записи о выбытии воспитанников из Учреждения: выбывшимсчитаетсявоспитанник, прекративший посещение Учреждения вследствие перемены места жительства, перешедший в другое ДОУ или поступивший в 1 класс школы.

Временное прекращение посещения (например, по болезни или отпуск) в Книге не отмечается.

Выбытие воспитанника оформляется приказом руководителя Учреждения с занесением всей информации в соответствующие графы Книги.Приложение № 1.

Если ранее выбывший из Учреждения воспитанник, уход которого оформлен приказом, снова возвратился, то его надо записать как вновь поступившего.

При полном использовании всех страниц Книги продолжение записей производится в новой Книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Все записи в Книге должны вестись четко, аккуратно, шариковой ручкой, без сокращений (аббревиатура не допускается).

Исправления в Книге скрепляются подписью руководителя и печатью Учреждения.

Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью руководителя и печатью Учреждения.

Книга хранится в кабинете руководителя Учреждения.

Контроль за ведением алфавитной книги записи воспитанников.

Контроль за ведением Книги осуществляется не менее 2-х раз в год руководителем Учреждения.

По результатам проверки руководителем составляется справка.

По итогам контроля руководитель Учреждения вправе применять к ответственному за ведение Книги лицу меры поощрения и взыскания.

Левая сторона Книги

№ п/п Фамилия, имя, отчество воспитанника Дата

рождения Пол Роднойязык Дата поступления в МБДОУ

№ 34 В какую группупоступил Домашний адрес воспитан-ника

1 2 3 4 5 6 7 8

Правая сторона Книги

Дата выбытия Из ка-кой груп-пывыбыл Дата иномер приказа о выбытии Куда выбыл (обл.,р-н, ДОУ) Причинывыбытия(смена места жительства, в другое ДОУ, в школу) Отметкао выдаче

Медицин-ской карты ребенка (школьника) № гр., в которую зачислен воспитанник в текущем уч/году (проставляется еже-годно карандашом)

9 10 11 12 13 14 15

МБДОУ детский сад № 34

г. Ангарск, Иркутской области

АЛФАВИТНАЯ КНИГАЗАПИСИ ВОСПИТАННИКОВ

МБДОУ детский сад № 34

г. Ангарск, Иркутской области

АЛФАВИТНАЯ КНИГА УЧЕТА КАДРОВ

№ п/п Фамилия, имя, отчество воспитанника Дата

рождения Пол Роднойязык Дата поступления в МБДОУ

№ 34 В какую группупоступил Домашний адрес воспитан-ника

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14 15

№ п/п Фамилия, имя, отчество работника

рождения Место рождения Пол № паспорта, кем и когда выдан

Адрес места жительства, тел. Принят на должность (наимено-

вание должности) Дата приема на работу № и дата приказа о приеме на работу Дата уволь-нения № и дата приказа об увольнении Причина увольнения

7 8 9 10 11 12 13

Алфавитный журнал учета кадров ведется и хранится в отделе кадров предприятия. Алфавитный журнал учета кадров составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих. В алфавитный журнал, как и в штатно-должностную, запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников. Графы для заполнения Алфавитного журнала учета кадров:1. Фамилия, имя, отчество2. Должность3. Год и место рождения4. Образование5. Номер паспорта, кем и когда выдан6. Адрес места жительства, номер телефона7. Принят, номер приказа и дата8. Уволен, номер приказа и дата, причина увольнения

УКАЗАНИЯ

К ВЕДЕНИЮ АЛФАВИТНОЙ КНИГИ ЗАПИСИ УЧАЩИХСЯ

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ ЖУРНАЛА УЧЕТА ПОСЕЩАЕМОСТИ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

протокол № 01 от 30 августа 2013 г.

__________ О.Г. Ярикова

Приказ № 94 от 02 сентября 2013 года

О ВЕДЕНИИ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА ПОСЕЩАЕМОСТИ

1.2. Целью данного Положения является определение единых орфографических требований к оформлению журнала в объединении.

1.3. Журнал является государственным нормативно-финансовым документом и ведение его обязательно для каждого педагога дополнительного образования.

1.4. Журнал ведется в каждом объединении и рассчитан на один учебный год.

2. Обязанности педагогов дополнительного образования

2.1. Педагог ведет записи в журнале шариковой ручкой синего цвета чётко и аккуратно, без исправлений. Исправления в журнале допускаются только по распоряжению директора ДДТ. Исправления, сделанные в исключительных случаях, оговариваются внизу страницы за подписью педагога.

2.2.Педагог заполняет в журнале:

списки учащихся в алфавитном порядке на всех страницах (фамилия, имя — полностью);

учет массовой работы (в течение учебного года);

творческие достижения учащихся (в течение учебного года);

список учащихся в объединении в алфавитном порядке с указанием номера приказа прибытия и заключением врача о допуске к занятиям;

данные о родителях и классном руководителе учащихся;

список учащихся в объединении, прошедших инструктаж по технике безопасности;

годовой цифровой отчет (по окончании первого и второго полугодий).

Дата учебного года дублируется на обложке.

2.3. Педагог обязан в дни и часы занятий объединения отмечать посещаемость детей.

2.4. Запись занятия осуществляется педагогом в день его проведения.

На правую страницу журнала вносится:

- дата проведения занятия (в соответствии с датой на левой стороне);

- тема(ы) занятия(ий) и один из видов деятельности;

- количество часов работы объединения в соответствии с расписанием занятий;

Тема занятия формулируется в соответствии с рабочей программой. Допускается запись в две строки (сверху вниз).

2.6. В конце учебного года педагог дополнительного образования делает запись о количестве часов по программе, данных фактически и о прохождении программы.

Например: По программе – 102 часа.

По учебному плану – 102 часа.

Дано фактически за год – 102 часа.

Программа пройдена (подпись учителя, дата).

(подпись педагога, дата).

В последнем случае на имя директора (заместителя директора) педагог представляет служебную записку с объяснением причин имеющегося отставания и планируемых мерах для выполнения программы.

2.6. Не допускается:

3. Контроль и хранение

3.1.Директор ДДТ и его заместитель обязаны обеспечить хранение журналов и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.

3.3. Администрация учреждения информирует работников о результатах проверки с указанием сроков повторной проверки в случае серьёзных замечаний.

3.4. При неоднократных нарушениях, допущенных при ведении журнала, педагог дополнительного образования несёт наказание за невыполнение своих должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ

3.5. Заместитель директора дает указания педагогам о заполнении страниц журнала, отведенных на текущий учет посещаемости и работы объединения на год в соответствии с количеством часов работы объединения, в соответствии с расписанием занятий и учебным планом.

Для быстрого нахождения необходимого личного дела в кадровом учете ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

При малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения в кадровом учете.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка в кадровом учете оформляется только для личных дел.

В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, с учетом даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

В кадровом учете контрольная карточка хранится в личном деле.

Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе, ведутся различные журналы регистрации.

Формы этих кадровых журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки кадровых журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.

Кадровый журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим руководителем организации.

Записи в кадровом журнале должны выполняться чернилами или пастой синего, черного или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят записи с помощью корректирующих средств

Кадровые журналы не разрешается передавать сотрудникам других подразделений организации. В процессе ведения кадровые журналы хранятся у лица, ответственного за его ведение. По окончанию кадрового журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению личных дел обучающихся, воспитанников, имеющих родителей (законных представителей)

Личные дела обучающихся, воспитанников, имеющих родителей (законных представителей) (далее по тексту обучающихся, воспитанников) заполняются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению школьной документации.

Ответственность за ведение личных дел обучающихся, воспитанников возлагается на социального педагога.

В личных делах не допускаются исправления (в исключительных случаях исправления делаются в соответствии с принятыми правилами).

Личные дела хранятся в школе-интернате и при переходе обучающихся, воспитанников в другую школу выдаются родителям (законным представителям).

Личное дело обучающегося, воспитанника ведется в каждой школе-интернате и на каждого обучающегося, воспитанника с момента поступления в школу-интернат и до ее окончания.

При выбытии обучающегося из школы-интерната личное дело выдается на основании письменного заявления родителям (законным представителям), с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании школы-интерната личное дело хранится в архиве школы-интерната 3 года.

Особенности ведения первой страницы личного дела

Заполнение осуществляется в соответствии с указаниями, предоставленными на данной странице.

Если обучающийся, воспитанник поступает в школу-интернат с личным делом из другой школы, то на данной странице делается отметка о принятии в школу-интернат за подписью директора школы-интерната и заверяется школьной печатью.

Особенности ведения второй страницы личного дела

Заполняется в соответствии с указаниями, предоставленными на указанной странице.

Особенности ведения третьей и четвертой страниц личного дела

Заполняется в соответствии с указаниями, предоставленными на данной странице.

Наименование предметов записывается с заглавной буквы, без сокращений (аббревиатура не допускается).

Наименования предметов должны соответствовать их названиям в учебном плане школы-интерната соответствующего класса.

Количество предметов в соответствующем классе должно соответствовать их количеству в учебном плане школы-интерната данного класса.

Перечень документов личного дела на обучающихся, воспитанников, имеющих родителей (законных представителей)

Путевка управления образованием и молодежной политики.

Заявление родителей (законных представителей) о приеме в школу-интернат.

Ксерокопия свидетельства о рождении ребенка (паспорта).

Сведения о родителях (законных представителях):

- ксерокопия паспорта матери, отца (законных представителей) со страницей прописки;

- ксерокопии свидетельств о смерти родителей;

- справка формы № 25 (если мать одиночка);

- справка о составе семьи;

- решение суда о лишении родителей родительских прав;

- распоряжение главы администрации района о назначении опекуна над несовершеннолетним.

Выписка из протокола ОМППМПК или районной ПМПК.

Протокол ОМППМПК или районной ПМПК.

Характеристика на ребенка.

Ксерокопия справки МСЭк.

Ксерокопия индивидуальной программы реабилитации инвалида.

Ксерокопия пенсионного страхового свидетельства.

Ксерокопия справки КЭК ЦРБ для обучения больного ребенка на дому.

Акты обследования хозяйственно-бытовых условий жизни семьи.

Личное дело обучающегося.

Алфавитный журнал учёта кадров — журнал по установленной форме,приложение № 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, содержащий на титульном листе или обложке запись о названии организации, структурном подразделении, датах начала и окончания ведения журнала. Журнал учёта кадров должен постоянно находиться в отделе кадров организации. Журнал заполняется на всех рабочих и служащих по подразделениям с учетом структуры предприятия (организации) и численности работающих. Записи в алфавитном журнале делают одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников. Форма журнала:• Фамилия, имя, отчество;• Должность;• Год и место рождения;• Образование;• № паспорта, кем и когда выдан;• Адрес места жительства, № телефона;• Принят, № приказа и дата;• Уволен, № приказа и дата, причина увольнения.Все страницы в журнале следует пронумеровать и прошнуровать, о чем на последней странице делают запись, заверенную подписью, а концы шнуровки оклеивают и скрепляют печатью организации.

Читайте также: