Процессы исполнения и контроля в управлении проектами доклад

Обновлено: 02.07.2024

Процессы управления проектами

Проект — это совместные действия людей и организаций с целью реализации определенной идеи. На момент старта проекта сложно очертить границы этих действий, в процессе реализации могут произойти изменения.

Проект в целом предполагает, что есть что-то неоднозначное, что должно быть по ходу проекта выяснено и реализовано.

Яркий пример такой неоднозначности — строительство домов по типовому проекту. То, как предположительно будут выглядеть здания — это идея, и на ее основании можно сформировать образ результата: к примеру, наша цель — построить три одинаковых дома в разных районах города. Но на деле они одинаковыми будут разве что визуально — и то, могут и не быть. Потому что в процессе стройки первого возникли юридические нюансы, которые изменили ход строительства, а второй вообще пришлось сделать не шестнадцатиэтажным, а девятиэтажным по причинам, которые заранее не получилось учесть.

Также признаком проекта является ограничение по срокам и по бюджету.

Снова на примере строительства: неважно, десять домов или два нужно построить в рамках проекта — когда-то он закончится. А вот если строительная корпорация постоянно что-то строит, то ее работа — не проект, а операционная деятельность: по поиску клиентов, запуску проектирования, строительству, сдаче объектов. Одно здание или жилой комплекс будут проектами, а общая деятельность организации — нет.

Если рассуждать глубже, то проект — это еще и про выстраивание отношений между заказчиком и исполнителем.

Отношения могут быть юридические, бухгалтерские, просто человеческие и любые другие, которые могут быть в обществе.

Что такое управление проектом

Например, вы за рулем автомобиля едете из точки А, чтобы достичь результата — доехать в точку Б: это деятельность. Увидели яму на дороге — повернули руль и объехали её — это управление: вы активно повлияли на процесс. Едете дальше — видите, что мост через реку разрушен или закрыт для проезда. В зависимости от ситуации вы будете принимать решение: либо искать объезд, либо переезжать реку вброд, что тоже будет активным влиянием на процесс.

Если руководитель проекта не оказывает активного влияния на процессы, значит, он не не управляет.

Роли в проекте

Следует различать три основные группы ролей:

Участники проекта

Заказчик — тот, кому принадлежит идея
Исполнитель — тот, кому предстоит реализовать эту идею

В микробизнесе одна из сложностей — постоянный недостаток ресурсов: людей, компетенций, денег, которая мешает мыслить большими масштабами. Руководителю в этих условиях приходится исполнять множество ролей: одновременно быть и заказчиком, и исполнителем, и консультантом, и экспертом. Чтобы не впадать в крайности и не выгорать, нужно уметь разделять эти роли и в голове, и на бумаге: на сегодня моя цель переговорить с клиентом — я исполнитель, завтра я буду ставить цели команде — я руководитель проекта, послезавтра мне нужно подготовить коммерческие предложения и презентации — я сейл-менеджер. Иначе есть опасность свалиться в какую-то из крайностей и на выходе стать либо отвратительным заказчиком с отрицательной славой, либо исполнителем, с которым никто не хочет работать.

Группа управления проектом

Руководитель проекта
Администратор проекта

Что делает руководитель, мы выяснили. А администратор проекта координирует взаимоотношения внутри команды и с клиентом: фиксирует и оформляет договоренности, уведомляет о совещаниях, рассылает протоколы встреч, ведет энциклопедию информационных материалов. Этим также может заниматься руководитель, но как правило эти обязанности делегируют отдельному человеку. В микробизнесе и стартапах часто эти функции берут на себя друзья, родственники, знакомые владельца, либо он сам.

Группа реализации проекта

Если у вас небольшая команда и планируется, что каждый будет закрывать собой несколько ролей — составляйте ролевую матрицу. Сформулируйте детальный план работ, понимание задач и укажите, кто какую роль, в какой области и в какой период проекта исполняет.

Необходимые компетенции для управления проектами

Организационно-управленческие навыки

Организационные навыки — это администрирование, о котором говорили выше.

Управленческие навыки — это умение анализировать данные, события и ситуации, предвидеть развитие ситуаций и возможное их влияние на смежные процессы. Исходя из этой информации принимать решение о дальнейших своих действиях.

Юридические знания

Без знаний о договорной работе руководителю будет сложно управлять проектом. Надо понимать, как оформлять результаты, как их передавать и фиксировать передачу, как подтвердить, что клиент принял результаты. Также эти аспекты перекликаются с финансовой и бухгалтерской частью, налоговой отчетностью. Если в этом не разбираться, есть риск попасть на штрафы от налоговой или от клиента.

Задачи и цели проектного менеджмента

Зачем управлять проектами

Проведем аналогию: а что будет, если сидеть за рулем автомобиля и не управлять им? Рано или поздно произойдет ДТП. Однозначно, как говорили в начале — нужно ваше активное воздействие.

Разница между стандартами и методологиями

Проектный менеджмент строится на комбинации стандартов и методологий.

Стандарт — это нормативный документ, описывающий требования к чему-либо. Если они четко сформулированы, всегда можно понять, как должен выглядеть результат, если их исполнять или не исполнять.

Например, некоторые нормативы поведения в обществе четко сформулированы в Административном кодексе: не оскорбляй других, не садись за руль без прав, выключай громкую музыку после 11 вечера. Будешь так делать — молодец. Не будешь — скорее всего, понесешь ответственность. А еще есть внутренние общечеловеческие нормы, которые ничем не регламентированы, но при этом мы ведем себя именно так, а не иначе: здороваемся при встрече, потому что это элементарная вежливость, аплодируем актерам в театре с целью выразить свою симпатию к происходящему и сделать людям приятно.

Методология — это набор правил и подходов к организации деятельности. То есть, это то, что мы должны делать, чтобы исполнить требования, описанные в стандарте.

На примере того же Административного кодекса: норма — не садиться за руль, не имея при себе водительское удостоверение. Чтобы это сделать, нужно не забыть взять его с собой. А если такого документа нет — поступить в автошколу, получить необходимые знания, сдать теоретический экзамен и вождение, и стать счастливым обладателем прав управления автомобилем.

Группы процессов

Выделяют следующие группы процессов управления проектами:

Инициация

На этом этапе происходит первая встреча, цель которой — договориться об основных правилах сотрудничества на проекте, кто за что отвечает, как взаимодействуют между собой, как согласовывают изменения. Важно составлять протокол этой встречи, чтобы синхронизировать свое видение и видение клиента на будущие процессы.

Планирование

Проектный менеджмент невозможен без планирования.

Процесс планирования делится на три этапа:

Этап базового планирования — определение состава работ и фаз проекта.

Этап детального планирования — формирование конкретных требований к тому, какие действия должны быть выполнены в рамках каждой фазы проекта.

Итог планирования — детализированный план-график выполнения работ с привязанными к ним исполнителями и датами завершения. На его основании формируются ресурсный план и бюджетный план исполнения проекта.

В микробизнесе есть скрытый подводный камень. Так как владелец — и заказчик, и исполнитель одновременно, его мозг начинает смешивать разные моменты, особенно те, которые связаны с планированием. Человек считает, что помнит и знает о договоренностях. Но в условиях быстрого переключения с одной задачи на другую границы между ними стираются. Чтобы такого не происходило, организовывайте свои задачи по категориям в рамках рабочего дня. Например, если сели за ноутбук с целью сделать презентацию — не переключайтесь на разработку технической документации, дойдите хотя бы до промежуточного результата, дайте себе отдохнуть минут 15, и только потом беритесь за новое. Так вы повысите личную эффективность и не будете выгорать.

Исполнение и контроль

Исполнение — это запланированные работы, которые выполняются в настоящий момент.

Контроль — это процесс проверки с целью соответствия планируемого и фактического. Но важно понимать, что можно проверить только результат, а не процесс.

Например, я вижу, что рабочий копает яму и знаю, что перед ним стоит цель копать. Это хорошо, но что это мне дает? Сколько он должен был выкопать? Он вчера должен был закончить или позавчера? Это результат, который реально проверить. Он копает яму такого-то глубины, длины, ширины и должен выкопать её за три дня.

Анализ

Анализ — это исследовательский процесс, результатом которого становится ваше видение, как будут развиваться те или иные события на проекте. Для формирования такого видения нужен какой-то пул данных и понимание зависимостей — как одни данные связаны с другими.

Например, за данные берем поведенческие мотивы членов команды: взаимоотношения, ответственность, пунктуальность. Проанализировав эти данные и взаимосвязи, можно предположить их влияние на процессы и результаты.

Управление

Самые важные стадии процесса управления проектами:

Завершение

В процессе завершения проекта ваша главная цель — подтвердить, что вы его завершили. Но если на этапе инициации и планирования вы не обозначили, что будет окончанием проекта, будь то реализация технической составляющей системы, демонстрация результата клиенту, подписанные акты — завершения не произойдет. Выполнили сформулированные на старте требования → отчитались с предоставлением необходимой документации → клиент согласен и подписал документы → больше ничего делать не нужно, проект завершен.

Все процессы управления на разных этапах жизненного цикла проекта пересекаются друг с другом с большей или меньшей интенсивностью:

Стадии планирования управления проектами

Независимо от того, сколько у вас людей в команде, управление подразумевает, что вы знаете, что и к какому сроку вы хотите получить в виде результата. Потому что в противном случае вы не можете влиять на процессы, управлять. А понимание, что и к какому сроку надо сделать, формируется от плана действий.

Управление начинается в момент формирования понимания результата проекта, его границ, состава работ, которые надо сделать — сначала мысленно, затем на бумаге. Исходя из этого понимания нужно определить роли, участие которых потребуется на проекте.

Соответственно, действия по управлению должны строиться так:

Взаимосвязи процессов

Цель любого процесса — прийти к результату. Договоритесь с заказчиком об общих принципах измерения результатов и зафиксируйте эти принципы документально — в виде приложений к договору, дополнительных соглашений. Тогда вы сможете отслеживать взаимосвязи и возможность перехода к следующей группе процессов, а также понимать заранее, на каком из этапов назревает кризис.

Какие проблемы могут возникнуть в процессе исполнения проекта

Есть две основные причины проблем в проектах:

Для профилактики второй ситуации определяйте взаимосвязи в проекте: какая цель перед нами стоит, кто за что отвечает, кто с кем договаривается, когда должен быть результат действий, и на основании этого анализируйте, вписываетесь вы в свои ожидания или нет. Когда оцениваете бюджет, объем работ и сроки — перестраховывайтесь и закладывайте 10-15% ресурсов на переработки.

Чем отличаются цель проекта и цель конечного продукта проекта

Проект — это комплексный результат. В случае разработки программного обеспечения — это готовый софт, законченная информационная система. Законченная — означает, что ей пользуются. Если ей не пользуются — значит, цель проекта не достигнута. Продукты — это отдельные функциональные блоки, которые могут функционировать самостоятельно. За счет совместного функционирования нескольких продуктов реализуется конечная цель проекта. При планировании проекта продукты включают в документацию как отдельные блоки, которые можно проверить, принять работу и выплатить за неё деньги.

На примере строительства: весь дом и прилегающая к нему территория — это проект. А детская площадка возле него — продукт, так как она может функционировать вне зависимости от того, готова основная постройка к сдаче в эксплуатацию или нет.

Инструменты проектного менеджмента

Используйте любые инструменты и ресурсы, которые вам нравятся по функционалу и позволяют сделать единое информационное поле для взаимодействия с клиентом.

Онлайн-сервисы максимально к этому приближены, поэтому используйте Google Диск или Яндекс.Диск для обмена документами и другой информацией.

Если планируете расширяться, то рекомендую Confluence — это отличная система для выстраивания командной работы.

Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход.

Все процессы проектов и продуктов были должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов.

1. Процессы управления проектами

Управление Проектами - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы Управления Проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.

Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.

Эта глава представляет собой введение в концепцию Управления Проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

Процессы Управления Проектами - касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
Процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различныефункции управления:

процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Наложение групп процессов в фазе.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано на рисунке.

Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого.

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.

Инициация включает единственный подпроцесс - Авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

Цели продукта- это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

Цели проекта -это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Основные процессы планирования

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:

Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта),
Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,
Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,
Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,
Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций,
Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.

Вспомогательные процессы планирования

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процессы исполнения и контроля

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
подготовка предложений-сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
выбор поставщиков- оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
подтверждение целей- процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

оценку исполнения- анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий

Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

В мире уже давно признано, что управление проектами — особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

В нашей стране не все и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов. В этой статье мы попытаемся кратко охарактеризовать предмет и сущность управления проектами, основываясь на признанных в мире стандартах этой дисциплины, но с учетом принятых у нас подходов и методов.

Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях приложений, чем и объясняется растущая популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб она представляет интерес и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.

Сущность управления проектами

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами

Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.

Проект состоит из процессов. Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами — результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Эти взаимосвязи проиллюстрированы на рис. 2.

И наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Взаимосвязи процессов

Процессы инициации

Инициация включает единственный подпроцесс — авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами — это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта — это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Процессы исполнения и контроля

Как и в планировании, процессы исполнения (рис. 4) можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;
выбор поставщиков — оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
контроль контрактов — контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
развитие команды проекта — повышение квалификации участников команды проекта.

Процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

анализ сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

оценку исполнения — анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
анализ ресурсов — определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

Процессы управления

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

общее управление изменениями — определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
управление ресурсами — внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
управление целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
управление качеством — разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

управление рисками — реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
управление контрактами — координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения

закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
административное завершение — подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы — и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует также отметить, что успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной организационной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств. Перечисленные вопросы, а также специализированные методы решения отдельных задач управления проектами, технология, опыт и проблемы внедрения будут раскрыты в последующих публикациях.

Литература

1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute Standards Committee, 1996.
2. Либерзон В. И. Основы управления проектами. М., 1997.
3. Эдвард Ферн. Управление проектами Time-to-Profit. М.: Технологии управления Спайдер, 1999.

Читайте также: