Процедура набора персонала от планирования до найма доклад

Обновлено: 04.05.2024

⏱ Время прочтения — 7 минут

1. Потребность в найме — это что и зачем?

Хорошо, когда в компании существует стратегический план по найму сотрудников на год, пять и больше лет вперед. В этом случае рекрутеры заранее знают, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени.

В небольших организациях подбор обычно ситуативный и закрывает текущие потребности. Например, замена сотрудника, который уходит в декрет или длительный отпуск, подбор нового человека на место уволившегося.

Существует больше десятка способов оценить потребность в персонале. На нее влияет рынок в регионе, скорость и план развития компании, эффективность текущих сотрудников и другие факторы. В зависимости от кадровой политики компания может привлекать новые кадры или обучать персонал. Или сокращать.

Знание потребности в подборе персонала помогает:

Составить план закрытия вакансий.
Расставить приоритеты: кого искать первым.
Точно спланировать бюджет на подбор.
Быстрее находить кандидатов.
Строить кадровую стратегию, мотивировать, развивать и удерживать сотрудников.

2. Какие методы поиска сотрудников есть?

В зависимости от метода подбора компании выбирают разные инструменты поиска.

Массовый наём — поиск сотрудников на начальные позиции, которые не требуют специальной подготовки. Например, поиск разнорабочих, продавцов, водителей. Текучесть персонала на этих должностях может достигать 100% за год, поэтому компании ведут непрерывный поиск людей.

Поиск, как правило, оказывается непростым:

Поэтому для массового найма используют чат-боты, обзвон кандидатов, поиск через рекламу в соцсетях и объявления в поисковиках.

Как правило, таким поиском занимаются внешние рекрутеры (из кадровых агентств или фрилансеры), которые хорошо знают рынок, обладают нужными навыками для мотивации кандидата.

Обычный рекрутинг — поиск квалифицированного персонала среднего звена.

Прелиминаринг — практика и стажировки.

3. Что делать, если в компании нет рекрутера?

• Обратиться в кадровое агентство.
• Найти рекрутера-фрилансера, который специализируется на нужных вам сотрудниках. Например, на HRspace.
• Искать самостоятельно. В этой статье мы рассказывали как.

4. Как уточнить требования к вакансии и обязанности сотрудника?

Требования ко многим должностям сформированы в профессиональных стандартах. Но в каждой компании при организации подбора обнаруживаются свои требования и секреты успеха. Поэтому модели компетенций на разные должности обычно составляют, основываясь на опыте самых успешных сотрудников компании.

Чтобы понять, какие навыки и компетенции в компании нужнее всего, работодатели пользуются разными средствами оценки текущих сотрудников. Начиная от тестов, заканчивая внутренними собеседованиями. Еще один вариант — обратиться за помощью к консультантам или компаниям, которые помогут составить список требований, профессиональных навыков и личных качеств.

Подробнее про компетенции мы рассказали в этой статье.

5. Как написать текст вакансии?

Хорошая вакансия содержит не только сухой список требований и условий работы.

После прочтения кандидат должен понять:

чем занимается компания;
какие цели будут стоять перед новым сотрудником;
почему эта работа лучше, чем у конкурентов;
подходит ли кандидат подо все требования.

6. Как определить зарплату?

Зарплата может быть средней, выше среднерыночной или ниже ее. От этого зависит процесс и результат найма.

С зарплатой ниже рынка искать кандидатов придется долго. Скорее всего, на такую вакансию будут откликаться кандидаты не очень высокой квалификации и начинающие специалисты.

Несколько советов:

7. Зачем нужны реферальные программы?

Многие компании предлагают вознаграждение тем, кто рекомендует им подходящего кандидата, это ещё один из работающих вариантов при организации подбора. Обычно вознаграждение выплачивают после того, как новенький пройдет испытательный срок.

К поиску кандидатов подключаются сотрудники. Они рассказывают о вакансии друзьям и знакомым. Часто такая реклама оказывается эффективной, ведь люди доверяют личной рекомендации. Если верить западным исследованиям, сотрудники, пришедшие по реферальной программе, дольше работают в компании и более лояльны к ней.

8. Какие типы собеседований есть?

По методу проведения:

Групповые интервью: они подходят для массового найма.
Индивидуальные интервью.
Ассессмент-центры: это комплексная оценка кандидата, которая включает решение кейсов, презентации, групповую работу и так далее — в зависимости от целей работодателя.
Профессиональные тесты и тесты способностей.
Стрессовые интервью.

Интервью по типам вопросов:

Кроме собеседований, работодатели используют и другие способы оценки. О них мы рассказали в отдельной статье.

9. Как оценить результат подбора?

Искали вы сотрудника сами или с помощью внешнего рекрутера, важно оценить результат. Ведь на поиск ушло столько сил, денег и времени!

В разных компаниях по-разному оценивают результаты, но самые популярные метрики выглядят так.

a. Время найма

Отрезок времени от начала поиска до выхода человека на работу. Меняется в зависимости от профессии, ситуации на рынке, времени года и так далее. Сравнивая и оценивая время найма, можно оценить качество работы рекрутера.

b. Эффективность разных источников, качество и количество откликов

Помогает разобраться, какие каналы лучше работают для привлечения сотрудников в компанию и на конкретную должность.

c. Стоимость найма

В стоимость подбора входят не только все затраты на размещение и рекламу вакансии, но и стоимость времени рекрутера, потраченного на закрытие вакансии.

d. Удовлетворенность менеджера кандидатами и удовлетворенность сотрудника работой

e. Процент уволившихся в первый год кандидатов

Эта метрика говорит о качестве подбора. Обычно за год сотрудник успевает только влиться в работу и приносит мало прибыли компании. Зато компании приходится тратить на него много ресурсов, включая внимание руководителей и помощь коллег. Поэтому увольнения в первый год работы дорого обходятся компании, учитывая затраты на подбор.

Если человек уволился по собственному желанию, возможно, реальная работа не соответствовала тому, как рекрутер рассказал о ней в вакансии и на собеседовании. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата.

Метрики помогают оценить качество работы рекрутера. Многие системы управления персоналом автоматически следят за результатами. Например, специальная вкладка с анализом и статистикой есть в системе Talantix.

10. Что делать с теми, кто не подошел?

Обязательно ответить им: поблагодарить за отклик и правильно отказать.

Некоторых из кандидатов стоит взять на заметку. Если человек вам почти подходил, всегда есть шанс, что он окажется вам нужен в будущем, когда наберется опыта.

Собирать и хранить такие резюме удобно в системе управления персоналом Talantix. Можно оставить комментарии к каждому соискателю и вернуться к ним в любой момент.

А что делать дальше?

Кажется, самое время насладиться результатами вашей организации и вернуться к подбору начиная с пункта № 1?

В современных условиях большая часть стабильных предприятий структурирует свои бизнес-процессы, в том числе и в сфере HR-менеджмента: по четко описанной схеме значительно легче работать.

Подбор сотрудников — ключевое направление деятельности службы управления персоналом (отдела кадров), потому что формирование команды начинается с поиска и подбора нужных компании людей. Расскажем подробнее, как на нашем предприятии упорядочен процесс рекрутинга.

Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на нашем предприятии состоит из девяти этапов (схема):

Этап 1. Подача заказчиком в департамент управления персоналом заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Основными требованиями мы считаем: 1) опыт работы; 2) владение необходимыми навыкам; 3) знание иностранного языка (на некоторых позициях). В заявке отмечаются также предпочтения по полу и возрасту кандидата. Заполненную заявку визирует директор предприятия.

Этап 2. Поиск/подбор персонала. Чтобы все сотрудники, принимающие участие в подборе персонала, однозначно понимали критерии отбора, рекрутер анализирует заявку и уточняет:

название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта;
причину возникновения вакансии;
кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных;
функциональные обязанности;
основные требования к кандидатам.

Заказчик обязан четко обосновать указанные в заявке требования к соискателю:

возрастные ограничения;
обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.);
необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист);
узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.).

Эйчар обязан знать, какие профессиональные ЗУН на данной позиции необходимы, какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Это важно для того, чтобы правильно провести анализ работы (должности).

Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, рекрутер формирует профиль должности, в который включается следующая информация:

возрастные ограничения (обоснованные);
предпочтения по семейному положению и наличию детей, их возрасту (например, семейные люди не всегда соглашаются на частые командировки);
требования к образованию;
наличие вредных привычек (корпоративная культура компании их не приемлет);
состояние здоровья;
требования к опыту работы;
необходимый уровень знаний, умений, навыков;
личностные характеристики.

Пример профиля должности приведен в таблице 1.

Требования

от 18 до 40 лет

допустимо старше трех лет

допустимы общие заболевания, болезни опорно-двигательного аппарата (II–III группа инвалидности), диабет (начальная стадия)

от трех месяцев

Знания, умения, навыки

Умение интонационно окрашивать речь

Работа на компьютере

на уровне пользователя

свыше 120 знаков в минуту

выше среднего уровня

базовый уровень (чтение, деловая переписка)

Умение придерживаться регламента, соблюдать инструкции

Личностные характеристики

Мотивация к достижению

Ориентация на процесс

После формирования профиля должности рекрутер разрабатывает и утверждает у своего непосредственного руководителя комплекс мероприятий по поиску/подбору кандидатов (пример см. в таблице 2), который включает:

формирование профиля должности;
выбор источников привлечения;
написание рекламного объявления об открытии вакансии (для размещения в СМИ, интернете и пр.);
подготовка вопросов для структурированного интервью (при закрытии узкоспециализированных вакансий, например, при подборе администратора компьютерной сети).

Табл. 2. Комплекс мероприятий по подбору бухгалтера (без категории)

Мероприятия

Источники

Дата

Ответственный

Формирование профиля должности

1 марта 2010 года

Составление рекламного объявления

1 марта 2010 года

Подготовка вопросов для структурированного интервью

1 марта 2010 года

Подбор методик для тестирования

1 марта 2010 года

Размещение объявления о вакансии в печатных СМИ

2 марта 2010 года

Поиск кандидатов по мини-резюме в печатных СМИ

2 марта 2010 года

Расклейка объявлений о вакансии:
• возле крупных производственных предприятий;
• в местах большого скопления людей;
• на территории предприятия

Объявления на улице

2 марта 2010 года

Поиск кандидата в кадровом резерве (внутреннем и внешнем)

3 марта 2010 года

Обращение к кадровым агентствам

3 марта 2010 года

Использование личных знакомств

Личные контакты (наработанная база)

В течение срока закрытия вакансии

Прямой поиск (инициативные обращения непосредственно к потенциальным кандидатам)

Личные контакты (наработанная база)

В течение срока закрытия вакансии

В зависимости от требований к вакансии выбираются источники подбора:

уже работающие сотрудники (в том числе кадровый резерв);
молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку (практику) на наших предприятиях;
внешний поиск;
база данных о бывших сотрудниках предприятия, уволившихся по собственному желанию или уволенных по причинам, которые не подвергают сомнению профессиональные и личные качества сотрудника (например, по сокращению штата);
база резюме, накопленная рекрутером;
сотрудничество с центрами занятости (Донецк, Макеевка, Луганск и Луганская область);
сотрудничество с кадровыми и рекрутинговыми агентствами;
сотрудничество с вузами, средними специальными учебными заведениями, ПТУ;
кадровый лизинг (для временных работ);
прямой поиск.

Для подбора кандидатов на вакантные должности руководителей отделов и на некоторые другие позиции (аудитор, помощник руководителя и т. д.) проводится психологическое тестирование, с помощью которого подтверждается наличие наиболее важных для данной должности профессиональных и личностных качеств (свой набор тестов для каждой вакансии). Для тестирования кандидатов психолог департамента управления персоналом использует:

методику многофакторного исследования личности Кеттела (Raymond B. Cattell);
опросник Кейрси (Joh№ Keirsey);
тест Г. Айзенка (Hans Eysenck, адаптация А. Шмелева);
диагностику мотивации достижения А. Меграбяна (Albert Mehrabian),
интерперсональный диагноз Т. Лири (Timothy Leary) и др.

Этап 3. Первичный отбор персонала на заявленную вакансию. Благодаря налаженной работе в соответствии с планом привлечения персонала мы ежедневно получаем поток резюме кандидатов. Все они анализируются, информация о соискателях заносится в базу данных. Если кандидат соответствуют основным требованиям должности, рекрутер проводит с ним предварительное собеседование по телефону.

Даты и время проведения всех собеседований (тестирований) рекрутер согласовывает с заказчиком и психологом (при необходимости — с начальником службы безопасности, руководителем или его первым заместителем).

Этап 4. Психологическое тестирование (если предусмотрено). По результатам тестирования психолог департамента управления персоналом дает заключение, в котором отражается соответствие психологических особенностей кандидата требованиям вакантной должности, его сильные и слабые стороны, возможные трудности при адаптации на новом рабочем месте.

Этап 5. Собеседование с линейным менеджером. Рекрутер передает заказчику следующие данные о кандидате:

Руководитель структурного подразделения обязан в течение трех рабочих дней с момента предоставления ему данных о кандидате назначить дату и время проведения собеседования, которое должно состояться в течение семи рабочих дней. После проведения собеседования заказчик обязан в течение двух рабочих дней представить рекрутеру выводы о профессиональном уровне кандидата, его соответствии заявленным требованиям. В случае положительной оценки человек переходит на следующий этап процедуры подбора.

Во время проведения заказчиком интервью с потенциальным работником рекрутер уточняет требования к вакансии (отмечает, что более важно для заказчика: умение калькулировать себестоимость, внимательность, усидчивость и т. п.). Если у кандидата нет необходимых профессиональных знаний и навыков, рекрутер анализирует причины несоответствия, корректирует профиль должности и методы отбора.

Этап 7. Проверка рекомендаций. Специалист департамента управления персоналом собирает (уточняет) рекомендации с предыдущих мест работы соискателя: занимаемая им должность, функциональные обязанности, профессиональный уровень, характеристика со стороны бывших коллег, причины увольнения и т. п.

Этап 8. Принятие решения о приеме кандидата. На этом этапе рекрутер подает на рассмотрение директору предприятия пакет документов:

Директор назначает дату и время собеседования с кандидатом (или принимает решение о его приеме на работу без собеседования). При положительном решении рекрутер направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов.

При выявлении несоответствия кандидата требованиям должности на любом этапе подбора рекрутер благодарит человека за отклик на объявление о вакансии и вежливо ему отказывает. Анкетные данные отклоненного кандидата заносятся в базу данных с пометками, которые впоследствии могут пригодиться при закрытии другой вакансии.

Этап 9. Оформление на работу. Если соискатель соответствует всем требованиям должности, руководитель структурного подразделения согласовывает с ним дату фактического выхода на работу. В случаях, предусмотренных законодательством, будущий сотрудник предприятия проходит медосмотр.

Для трудоустройства кандидат на вакантную должность должен предоставить в отдел кадров следующий пакет документов (данные по украинскому КЗоТу):

оригинал трудовой книжки;
паспорт;
идентификационный налоговый номер;
копию документа об образовании (с вкладышами);
копию свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании (пенсионном страховании);
копию военного билета (все страницы);
копию свидетельства о браке;
копию свидетельства о рождении детей до 18 лет;
три фотографии (3х4);
справку о прохождении медицинского осмотра (в случае необходимости);
при наличии: копию первой страницы загранпаспорта, копию удостоверения водителя, копию пенсионного свидетельства, копию заключения МСЭК в случае инвалидности.

На основании заявления о приеме на работу, завизированного руководителем структурного подразделения и директором предприятия, инспектор по кадрам оформляет нового сотрудника на работу и готовит соответствующий приказ. Он также обязан ознакомить нового сотрудника под роспись со следующими документами:

приказом о приеме на работу;
условиями работы;
Коллективным договором;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
должностной инструкцией;
Положением о коммерческой тайне.

Мы также рассчитываем, что оптимизация работы с кандидатами будет содействовать улучшению имиджа компании как работодателя на региональном рынке труда.

Нанимать персонал можно по-разному:

Приглашать кандидатов и проводить собеседования с каждым лично. Такой вариант подойдёт, если компания небольшая.
Обратиться в специализированную hr-компанию, которая подберёт нужных специалистов по вашим требованиям.
Передать обязанности по найму работников отделу кадров или руководителям подразделений.

Чем активнее растёт компания, тем больше причин для того, чтобы держать штатных hr-специалистов.

1 Определитесь, кто вам нужен

Составьте список должностей, необходимых для работы предприятия.
Адекватно оцените объём работы — сколько человек нужно, чтобы выполнять рабочие обязанности на каждой позиции.
Определитесь, каких результатов хотите достичь с помощью работников, какую пользу компании они должны принести. Составьте список целей.

Например, вы ищете секретаря. Что вы от него хотите? Это может быть такой список обязанностей:

В таком случае показатели эффективной работы секретаря будут такими:

У вас высвобождается время на важные задачи.
Вы всегда можете найти любой документ или получить ответ на запрос по первому требованию.

2 Сообщите государству о найме работников

Если вы ИП, зарегистрируйтесь в ПФР в качестве работодателя. Юрлица считаются работодателями автоматически, однако вам всё равно придётся подавать сведения о найме персонала и открытых должностях.

3 Разместите вакансии

4 Проведите собеседования

Отберите понравившиеся резюме и проведите собеседования с кандидатами. На работу принимайте тех, кто наиболее точно отвечает вашим требованиям.

О том, как выбрать лучшего кандидата и на что обращать внимание на собеседовании, говорим далее.

Кого нанимать

1 Психологический портрет работника

Подумайте, какими характеристиками должен обладать человек, выполняющий конкретную работу.

Например, для юриста мало иметь образование. Хороший правозащитник должен быть стрессоустойчивым, способным отстаивать интересы компании в разных условиях и обстоятельствах. Личностные качества важны не меньше, чем навыки соискателя. Если вы встречаете юриста, который теряется под суровым взглядом начальника, такой специалист вряд ли сможет быть эффективным в работе с агрессивным оппонентом, даже если у него три красных диплома. Зато вероятно, что он справится с бумажной работой.

Список вопросов для собеседования разработайте специально с учётом личностных качеств кандидата, которые важны вам в работе. Если будете беседовать с соискателем самостоятельно, привлеките к составлению hr-специалиста или психолога.

Старайтесь также задавать вопросы, на которые нет правильного ответа, чтобы понять, как размышляет кандидат и насколько его ценности совпадают с ценностями вашей компании.

2 Квалификация

Оцените объективно, что можете предложить кандидату.

Предположим, вы хотите найти работника с 10-летним опытом в ведущих компаниях, красным дипломом МГИМО и блестящим знанием иностранного языка, а лучше двух. При этом всё, что вы можете предложить — это скромная зарплата и офис в подвале жилого дома. В таком случае искать подходящего человека вы будете долго.

Возможно, не стоит отказывать начинающим специалистам, если вы готовы обучать персонал. Тщательно просчитайте, какого уровня работников можете себе позволить и что готовы делать для их удержания: мотивировать премиями, обеспечивать карьерный рост и т. п.

3 Понимание обязанностей

Соотнесите ваше понимание обязанностей работника с его впечатлениями о том, чего вы хотите, и сразу обговорите все нюансы сотрудничества. Если должность предполагает переработки или ненормированный рабочий день, честно сообщите о этом и обсудите финансовые условия. Убедитесь, что и вы, и работник одинаково понимаете, каков будет его вклад в общее дело.

Важно также, чтобы ваши ценности и сотрудника совпадали, или возможен был компромисс. Если дорожите работником и уверены в его трудолюбии, уступите его пожеланиям в отношении графика и условий работы.

4 Характеристики из резюме

Это очень абстрактные понятия. В описании вакансии придайте им конкретики, а на собеседовании соотнесите с видением работника.

Будьте готовы к тому, что кандидаты могут врать в резюме и на собеседовании. Согласно опросу сервиса HeadHunter, большинство работодателей хотя бы раз сталкивались с ложью в анкетах и интервью.

Чаще всего лгут про квалификацию. Её завышают или даже приписывают. На втором месте — ложь про предыдущие места работы. Некоторые кандидаты вообще их не указывают, чтобы вы не запросили оттуда характеристику, которая наверняка окажется негативной. Далее — ложь про опыт работы, тоже с округлением количества месяцев или лет в большую сторону.

Короче

-

Определитесь, кто будет отвечать за наём персонала: например, hr-компания на аутсорсинге, руководители отделов или вы сами.

-

Обращайте внимание не только на образование и опыт кандидатов, но и на личностные качества.

-

Соотносите требования к уровню кандидатов с тем, что можете дать им как работодатель.

-

Конкретизируйте абстрактные понятия в описании вакансии. Чем лучше вы сами понимаете, чего хотите от сотрудника, тем быстрее найдёте нужного человека.

Грамотный отбор и подбор персонала организации включает следующие этапы:

Анкетирование, предоставление автобиографических сведений, анализ послужного списка.Кандидаты, прошедшие процедуру предварительного отбора, по установленной в учреждении форме заполняют анкеты, резюме. Кадровые специалисты анализируют трудовую деятельность соискателей на предыдущих местах работы и готовят дополнительные вопросы. Возможно, понадобятся рекомендации и отзывы от прежнего руководства. В особенности если речь идет о вакансиях управленца, бухгалтера.
Собеседование.Набор и отбор персонала организации на этапе собеседования позволяет получить сведения о моральных, деловых, личностных качествах кандидата. В процессе беседы под пристальное внимание специалиста по кадрам попадают стиль одежды собеседника, умение держаться, осанка, опрятность, культура поведения, манеры, речь, навыки правильно формулировать и выражать мысли, умение слушать и вести конструктивный диалог. По результатам собеседования из числа соискателей отпадает еще несколько человек, и остаются только те, кто соответствует формальным требованиям той или иной вакансии.
Освидетельствование на предмет профессиональной пригодности.Процедура проводится в процессе найма нового сотрудника. Освидетельствование на профпригодность на некоторых предприятиях организовывается также и на постоянной основе для уже работающего персонала. Делают это при аттестации, отборе в кадровый резерв для последующего выдвижения кандидатуры на повышение. Положительные результаты обследования на профпригодность подтверждают, что соискатель в силу наличия у него определенных качеств может занимать предлагаемую должность.
Медицинский осмотр.Система отбора персонала в организации обязательно подразумевает прохождение соискателем медицинской комиссии для ряда профессий и должностей. Это условие определено статьей 213 ТК РФ. В ходе медосмотра кандидат получает врачебное заключение, на основании которого работодатель имеет представление о состоянии здоровья претендента. Медицинское заключение повышает вероятность того, что сотрудник в ближайшем будущем не получит травму или профессиональное заболевание, а его физические возможности позволяют заниматься выбранным видом деятельности.
Принятие решения о приеме на работу либо отказ соискателю.Многоэтапная организация процесса отбора персонала позволила получить максимум сведений о кандидатах. Работодатель имеет возможность выбрать лучшего среди нескольких претендентов. После принятия окончательного решения о приеме на работу готовится приказ о найме соискателя, заключается трудовой контракт. Кандидаты, которые не прошли отбор, могут навсегда распрощаться с работодателем либо при своем согласии попасть в кадровый резерв компании.

Договор гражданско-правового характера с физическим лицом: плюсы и недостатки

Договор гражданско-правового характера с физическим лицом относится к одному из видов трудовых отношений между работодателем и сотрудником, оптимальным, когда работодатель предоставляет какую-либо разовую задачу или проектную работу и не может […]

Нанимаем фрилансера правильно.

Фрилансер в переводе с английского — вольный копьеносец. В средние века так звали профессиональных наёмников. Во второй половине XX века так стали называть представителей творческих, преимущественно некомандных профессий, которые предпочли […]

Читайте также: