Пресс конференции и брифинги доклад

Обновлено: 08.05.2024

Лекция по теме "Коммуникационное взаимодействие организации со СМИ (Media relations)"

1. Организация пресс-конференций, брифингов и интервью

Брифинги и пресс-конференции представляют собой встречи офи циальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, про должается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами.

Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.

Проведение пресс-конференции оправдано только в том случае, если:

2) в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;

3) журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.

В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом и необходимости в проведении пресс-конференции нет .

Подготовка и проведение пресс-конференции

Пресс-конференция - важнейшее средство ПР , требующее тща-тельной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Выбор даты и времени проведения конференции . Возможны некоторые варианты:

. пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

. если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

2. Выбор подходящего помещения . Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в биз нес-центрах отелей, местных пресс-клубах , общественных зданиях, распо ложенных в неудаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо проверить наличие:

. соответствующего количества стульев;

. места для размещения TV -камер;

. стойки для микрофона на платформе;

. электропитания (розетки для TV -оборудования);

. стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;

. стола и стульев для докладчиков;

. стендов (при необходимости);

. минеральной воды для участников (желательно).

3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.

Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

. полное имя основных докладчиков;

. немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;

• дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;

• полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

4. Подготовка текстов докладов . Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится пресс-кит, содержащий соответствующую информацию.

5. Накануне пресс-конференции :

- проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

- уточняются порядок и содержание выступлений;

- делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;

- составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

6. В день проведения пресс-конференции . Все приготовления должны быть закончены по меньшей мере за 30 минут. У входа установ лены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, полу чают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь беджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

7. По окончании пресс-конференции , как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.

Подготовка брифинга

За несколько дней до брифинга следует:

. заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом);

. позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек);

. вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо;

. организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления;

. накануне еще раз уточнить основные темы брифинга;

. проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся;

. подготовить нужные печатные материалы.

Перед началом брифинга необходимо:

. проверить готовность информационно-аналитической службы;

. убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи.

Во время брифинга следует:

. представить журналистов и выступающих друг другу;

. создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить;

. составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве.

Интервью представителя органа власти для СМИ

Различают следующие виды интервью:

2) очное косвенное;

Заочное интервью предполагает предварительную договоренность между ПР-меном и корреспондентом о письменной подготовке вопро сов, интересующих прессу, и передаче их в пресс-службу организации. В организации готовятся ответы в письменной форме и передаются корреспонденту газеты/журнала для публикации. Естественно, что это самый спокойный и наиболее предпочитаемый руководителями организаций вид интервью.

Очное косвенное интервью предполагает предварительное озна комление с вопросами. Однако само интервьюирование проводится кор респондентом очно и не исключает новых, незапланированных вопросов, которые могут возникнуть у корреспондента во время интервью. Если интервью к тому же снимается для показа по TV , оно, безусловно, требует большего нервного напряжения, собранности и подготовленности, нежели заочное интервью.

Очное прямое - самый сложный вид интервью. Вопросы предварительно неизвестны. Репортер, возможно, тоже. Не исключается прямой эфир.

Практики ПР советуют воспользоваться следующими рекомендациями по подготовке к проведению интервью.

Интервью для печати

За несколько дней до интервью

. Если известно, кто именно придет брать интервью, попробуйте найти опубликованные статьи данного корреспондента по теме интервью. Этот поможет Вам определить отношение корреспондента к про блематике, понять его позицию, представить возможный круг вопросов, интересующих его, и подготовиться к интервью соответствующим обра зом.

. Передайте корреспонденту необходимые печатные материалы. Не забудьте прежде всего проинформировать прессу о целях работы вашей организации.

. Уточните способ проведения интервью - по телефону или лично. Продумайте, куда бы лучше для Вас пригласить корреспондента в случае личного интервьюирования. Можно, если Ваш офис непредставителен, провести интервью в ресторане или арендовать офис в гостинице.

. Выясните, планирует ли корреспондент фотографии для публикации, уточните, какие именно, и подготовьте для этого все необходи мое. Уточните, входит ли в планы журналиста взять дополнительное ин тервью, имеющее отношение к фотографиям.

. Узнайте предполагаемую продолжительность интервью, дату возможной публикации и рубрику, в которой будет напечатан материал.

. Осмотрите помещение, в котором будет проводиться фотосъемка. Помните, что фон имеет важное значение .

Во время интервью

• Ответственный за связь с прессой должен присутствовать при проведении интервью. Он ни во что не вмешивается, только фиксирует вопросы. Его позиция - “во имя интервью”.

• Удостоверьтесь в том, что журналист получил ознакомительные материалы.

. Проследите за тем, чтобы во время фотосъемки на втором плане не оказались сломанные стулья и прочие неуместные предметы или над писи.

. Если вы считаете целесообразным записать на диктофон интервью, обязательно предупредите об этом журналиста и никогда не делайте запись без разрешения.

. Проверьте, правильно ли журналист записал полное имя и должность интервьюируемого , а также ответственного за связь с прессой.

. Удостоверьтесь, что журналист знает, для чего предназначена предоставляемая информация. Она может предназначаться: для общей информации, для цитирования, для записи, не для записи.

Интервью на TV

1. Определите цель . Продумайте заранее ключевые моменты Вашей речи. Постарайтесь акцентировать внимание на наиболее важных аспектах. Помните, что показ интервью займет мало времени, возможно, будет показана только его главная (с точки зрения журналистов) или наиболее выразительная часть.

3. Будьте уверены в себе. Все время помните о том, что Вы знаете о предмете разговора больше, чем ваш собеседник. Будьте дружелюбны, корректны, спокойны. Ваше волнение естественно и оправдано, не переживайте об этом. Разговаривайте с собеседником так, как с другом -н еофициально, но, ни в коем случае, не фамильярно, - это создает имидж вежливого и приятного человека.

4. Сохраняйте инициативу в своих руках . Сосредотачивайтесь на тех частях вопроса, которые могут вывести к Вашей основной цели. Не бойтесь “провокационных” вопросов, отвечая на которые, Вы должны затронуть отрицательные стороны. Говорите об отрицательных моментах, но всегда делайте упор на положительные .

5. Отвечайте на вопросы внимательно. Внимательно слушайте каждый вопрос. Если Вы не поняли его или не знаете, как отвечать, честно скажите об этом. Не допускайте, чтобы Вас втягивали в разговор вне Вашей компетенции. Если возможно, отвечайте на вопросы “да” или “нет”, а затем развивайте свою мысль. Во-первых, это поможет Вам сформулировать ответ, во-вторых, будет соответствовать имиджу откровенного серьезного человека.

Информационный повод

Как уже было сказано, действие ПР направлено не столько на бла гоприятное освещение спонтанных событий, происходящих в организации и никого не способных заинтересовать, сколько на создание специальных событий, которые впоследствии будут описаны и освещены. В этом плане ПР является инициатором ситуаций, создателем того, что называют новостным событием, или информационным поводом.

На пресс-конференциях основное внимание уделяется содержанию, полноте и качеству раскрытия информации, поступающей со стороны официальных лиц. Поэтому на мероприятиях соответствующего типа обычно обсуждается немного тем — 1-2. С учетом того, что вопросы может задавать большое количество журналистов от разных СМИ, то уровень раскрытия информации, преподносимой спикерами, достигается достаточно высокий.

Часто бывает, что пресс-конференция дополняется иными мероприятиями, не имеющими прямого отношения к общению официальных лиц с журналистами, но подходящими под

тематику обсуждаемых событий. Это могут быть, например, программные доклады, презентации, дискуссии с участием экспертов.

Основная задача брифинга — дать старт распространению какой-либо информации в сообществе. Преподносится она, как правило, в исключительно сжатых и односложных формулировках. Большое количество СМИ на брифинге — не главный критерий. Но важно, чтобы они могли донести информацию до широких масс, и потому приветствуется, если у соответствующих СМИ имеется внушительная аудитория читателей, слушателей или зрителей.

На брифинге официальные лица могут преподносить сообществу информацию, представленную в самых разных тематических категориях. Поскольку нет такой задачи, как максимальное раскрытие данной информации, факты могут быть достаточно поверхностными, однако ценными сами по себе вследствие новизны.

Брифинг, как правило, представляет собой только общение официальных лиц с прессой. Каких-либо дополнительных мероприятий — наподобие тех, что сопровождают пресс-конференции, — на нем не проводится.

Сходства и различия:

Главное отличие пресс-конференции от брифинга — в целях организации мероприятия. В первом случае речь идет о детальном ознакомлении сообщества с точками зрений официальных лиц, экспертов, собственно журналистов касательно более или менее известного события. Во втором случае происходит главным образом информирование сообщества о тех или иных событиях, о предоставлении аудитории основных фактов о них.

Пресс-конференция довольно редко выступает самостоятельным информационным поводом. Но брифинг как

быть достаточно поверхностными, однако ценными сами по себе вследствие новизны.

Сходства и различия:

Пресс-конференция довольно редко выступает самостоятельным информационным поводом. Но брифинг как раз таки может им быть. И впоследствии, на основе тех сведений, что были преподнесены на нем официальными лицами, нередко формируются различные дискуссии, возникает потребность в детализации информации — в свою очередь, на таких мероприятиях, как пресс-конференция.

Что общего между ними?

Оба мероприятия предполагают общение официальных лиц с журналистами

В чем разница между ними?

Детальное ознакомление сообщества с точками зрений официальных лиц, экспертов, собственно журналистов касательно более или менее известного события. Информирование сообщества о тех или иных событиях, о предоставлении аудитории основных фактов о них.

Длится порядка 1,5-2 часов Длится порядка 30-40 минут

Может предполагать рассмотрение 1-2 тем Может предполагать рассмотрение достаточно большого количества тем

Предполагает приглашение большого количества журналистов Предполагает приглашение журналистов нескольких СМИ — главным образом тех, которые имеют большую аудиторию

16.Пресс-конференции, их назначение и подготовка к проведению.

•Проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

•Продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

•Представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

•Решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность.

•Наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ

До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ. Высылать его нужно заранее. В самом приглашении следует указать:

•Место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность.

•Общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению

•Фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

День проведения не должен совпадать с днем проведения другого крупного события.

СМИ, которые по какой-либо причине не могли присутствовать, не должны лишиться возможности рассказать о данном событии. Поэтому рассылают в упомянутые СМИ все необходимые материалы.

Необходимо продумать и организовать процедуру регистрации лиц, пребывающих для участия в работе пресс-конференции.

Бывает организация, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист.

Иногда полезно заранее распределять некоторые вопросы среди своих сотрудников, с тем чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему.

Нельзя обсуждать тему со СМИ перед началом пресс-конференции.

Идентификация участников. Пластиковые нагрудные таблички, перед выступающими на пресс-конференции также расставить идентификационные таблички.

Каждому из присутствующих на ней должны быть вручены необходимые информационные материалы.

Организаторы пресс-конференции должны тщательно продумать многочисленные технические аспекты.

Несколько видов пресс-конференций:

•Оперативные проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов. Специально оговаривается неофициальный характер.

•Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях.

По завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение.

После завершения ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.

Цель работы: выяснить специфику пресс-конференции, их особенности, сходства и различия.
В ходе выполнения работы передо мной стоят следующие задачи:
1. Исследовать понятия брифинга и пресс-конференции.
2. Изучить основные этапы подготовки и проведения пресс-конференции и брифинга.
3. Охарактеризовать пресс-конференцию и брифинг как способ взаимодействия с прессой.
4. Описать основные особенности и специфику пресс-конференции и брифинга.
5. Выявить сходства и различия пресс-конференции и брифинга.

Содержание работы

Содержимое работы - 1 файл

курсовая.docx

Содержание:
Введение………………………………………………………… ……..3
1. Пресс-конференция?……………………………… …………………5
1.1 Что такое Пресс-конференция?……………………………… …….5
1.2 Организация и проведение пресс-конференции . …………………7
1.3 Пример проведения пресс-конференции для аптечной сети
"Бонум"…………………………………………………………… ……22
2. Брифинг. ……………………………………………………………..24
2.1 Что такое Брифинг?………………………………………………. 24
2.2 Организация и проведение брифинга……………………………..26
3. Выводы……………………………………………………………… .30
3.1 Сходства………………………………………………………… ….30
3.2 Различия………………………………………………………… ….31
Заключение…………………………………………………… ………. 32
Список литературы…………………………………………………… ..34

Данная творческая работа представляет собой исследование пресс-конференции и брифинга как способа взаимодействия со СМИ.
В установлении и поддержании информационных связей компании с различными категориями общественности важнейшее место занимают печатные и другие СМИ. В промышленно развитых странах содержание регулярно выходящих новостей в газетах, журналах, на радио и телевидении почти наполовину формируется из информационных материалов, передаваемых специалистами служб по связям с общественностью различных предприятий и организаций. Эффективные взаимоотношения предприятий и организаций со СМИ предполагают налаживание двусторонней информационной связи. Особенно актуальными и подезными при взаимодействии с прессой являются такие формы мероприятий как пресс-конференция и брифинг.
Объектами исследования выступают пресс-конференция и брифинг.
Предмет исследования – сходства и различия пресс-конференции и брифинга.
Цель работы: выяснить специфику пресс-конференции, их особенности, сходства и различия.
В ходе выполнения работы передо мной стоят следующие задачи:
1. Исследовать понятия брифинга и пресс-конференции.
2. Изучить основные этапы подготовки и проведения пресс-конференции и брифинга.
3. Охарактеризовать пресс-конференцию и брифинг как способ взаимодействия с прессой.
4. Описать основные особенности и специфику пресс-конференции и брифинга.
5. Выявить сходства и различия пресс-конференции и брифинга.
В работе используются различные отечественные источники. Использованная литература относится к научным изданиям, исследующим связи с общественностью.
Методология исследования включает в себя метод сопоставительного анализа, синтеза, аналогии.

1. Пресс-конференция

Пресс-конференции целесообразны для организации в тех случаях, когда необходимо:
- проинформировать свою общественность, о каком либо важном и неординарном событии в своей жизни;

- продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

- решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

1.2 Организация и проведение пресс-конференций.
Анализ Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз.
Самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия является формирование информационного повода. Это творческий процесс, требующий креативных решений.

Информационный повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным, прежде всего для читателя, зрителя, слушателя. 5
Специалисты в области связей с общественностью не рекомендуют организовывать пресс-конференции по малозначительным поводам, а так же в тех случаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционных средств (например с помощью пресс-релизов). (варакута)

Грамотный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:
- владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;

- определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
- определить возможные риски и критические моменты;

- исходя из всего этого, определить тему мероприятия.
Ваше событие должно стать новостью для прессы. Существуют несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:

- повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;

- его формулировка должна быть краткой и емкой;

- повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;

- он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;

- чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

- чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

- лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.
В западной практике существует пять общепринятых признаков значимого события. Во многих случаях эти принципы работают и на российском рынке. Для того, чтобы событие стало информационным поводом, необходимы следующие условия:

- событие должно обладать информационной асимметрией, т. е. выходить за рамки привычного информационного и коммуникационного ряда. Событие, развивающееся по обычному сценарию, привлекает к себе значительно меньше внимания, чем событие, в котором симметрия привычного сценария нарушена;

- событие не должно диссонировать со стереотипами и ожиданиями массового сознания. То есть оно должно быть однозначным в плане интерпретации для массового сознания. Событие, которое невозможно проинтерпретировать однозначно, тут же вытесняется из зоны внимания вашей целевой аудитории;

- событие должно укладываться в повестку дня. Если событие совпадает с наиболее часто упоминаемыми темами новостей, то и у него появляется больше шансов стать одной из новостей. 6
При подготовке пресс-конференции необходимо решить ряд организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего, следует определить день и время проведения встречи с журналистами, учитывая при этом существующий график выхода в свет большинства газет.

До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не исключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно-настроенных изданий. 7
Как правило, первое приглашение на пресс-конференцию рассылается по редакциям за неделю. Второе вместе с пресс-релизом — за два-три дня. За день до пресс-конференции делается контрольный звонок в редакцию. Чаще всего приглашения высылаются по факсу или, если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, обзванивают редакторов отделов новостей. Иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Обязательно составление пресс-релиза, который должен стать для журналистов заготовкой будущего материала. Пресс-релиз полезен на этапе подготовки события как "разогревающая" информация, при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

Если приглашение будет содержать просьбу сразу подтвердить свое участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. Специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов. Кстати, если фуршет или коктейль намечается, то в приглашении необходимо упоминать об этом.
Почему-то принято считать, что, объединив пресс-конференцию с фуршетом, легче добиться поставленной цели и желаемых откликов в прессе. С этим можно согласиться, но очень часто по этой причине пресс-конференция как акция связей с общественностью, формирующая или возвышающая имидж фирмы, просто не может состояться на должном уровне. Когда же фуршет необходим, эти мероприятия разносятся во времени: вначале пресс-конференция, затем фуршет и общение в кулуарах.

В приглашении необходимо указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить важные подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события. Однако, в приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию. 8

В современном мире электронных методов передачи информации на любые расстояния и в любое время суток, когда электронная почта, sms и блоги становятся все более популярными средствами коммуникации, на первый взгляд, пресс-конференции выглядят немного старомодно. Однако в действительности пресс-конференции продолжают быть одним из основных инструментов донесения информации о компании, основной формой живого общения представителей компании и журналистов и платформой для представления последних новостей и достижений.

Содержание работы

Файлы: 1 файл

журналистское мастерство2.doc

Христианский гуманитарно-экономический открытый университет

Студентки 4 курса факультета журналистики

Химченко Евгении Васильевны

Тема: “Пресс-конференция и брифинг

как современные методы PR”

2. Подготовка к пресс-конференции …………………………………. 5

Список использованной литературы…………………………………… 15

С точки зрения журналистов, пресс-конференция - это замечательная возможность получить полную информацию о компании "из первых рук", встретиться с бизнес - лидерами корпорации и, возможно, ее клиентами, ознакомиться с новыми продуктами и услугами.

В условиях современного мира очень важна быстрота реакции, время становится все более и более ценным ресурсом, а PR-менеджеры все чаще сталкиваются в своей работе с ситуацией, когда необходимо максимально результативно использовать бюджет, а основной целью является достижение эффективных и измеряемых результатов в фиксированные и часто короткие сроки. Поэтому вопрос о том, всегда ли пресс-конференция является наиболее оптимальным средством коммуникации и достижения поставленных задач приобретает все большую значимость.

В частности в современном мире получили распространение такие формы коммуникации, как пресс-конференция и брифинг, которые практикуются органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

В результате ослабления возможностей массовой рекламы руководителям фирм все чаще обращаются к связям с общественностью как к эффективному и низкозатратному способу повышения осведомленности, охвата местных потребителей и специальной аудитории. При обращении к такому элементу комплекса маркетинга, как PR, необходимо определить маркетинговые задачи, сделать выбор обращений и средств PR, отследить выполнение плана маркетинговых PR, и дать оценку результатов. Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер.

Брифинг (английское briefing), - встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т.д.

Можно сказать, что брифинг – это аналог пресс конференции, от которой его отличает отсутствие презентационной части, этапа обсуждения информации и меньшая официальность.

2. Подготовка к пресс-конференции

Пресс-конференция хороша, если посвящена действительно важной теме, выходящей за рамки одного учреждения и представляющей всеобщий общественный интерес. Часто корреспонденты пользуются случаем, чтобы задать значимым лицам вопросы на другие темы, поэтому участники должны быть компетентны настолько, чтобы ответить на них.

Идеальный вариант, когда в ходе пресс-конференции не перетираются абстрактные цифры и давно известные факты, а звучит новая, лучше – сенсационная информация.

Пресс-конференция - важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или PR -агентства).

Выбор даты и времени проведения конференции:

пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

день и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет.
если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнес - центрах отелей, местных пресс - клубах, общественных зданиях, расположенных в мало удаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо проверить наличие:

соответствующего количества стульев;
места для размещения TV-камер;
микрофона;
стойки для микрофона на платформе;
электропитания (розетки для TV -оборудования);
стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;
стола и стульев для докладчиков;
пепельниц;
стендов (при необходимости);
минеральной воды для участников (желательно).

Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.

Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

тему;
полное имя основных докладчиков;
немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить
редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;
дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;
полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

Пресс-пакет.

Желательно, чтобы пресс-пакет был оформлен в отдельную папку. Он должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации, они могут варьироваться):

текст анонса, который высылался (желательно),
пресс-релиз по теме пресс-конференции,
анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
цифры и факты (по необходимости),
список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
программа пресс-конференции,
ручка, блокнот, сувениры.

Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали.

Общие требования к составлению речей:

сохранять в каждой речи узнаваемый слушателем, собеседником сложившийся имидж руководителя, стиль его публичных выступлений;
подчинять каждое выступление руководителя целям данной кампании, определенному направлению его постоянной деятельности;
добиваться интереса аудитории к очередному выступлению шефа (достигается включением в текст новой, еще ни кем из членов команды руководителя не оглашенной информации, отвечающей личным интересам, личной выгоде слушателей, целевой аудитории);
юмор, шутка, крылатое выражение, употребленные с чувством меры, сразу устанавливают доверительное отношение к оратору; однако нельзя сводить все выступление к шуткам и анекдотам;
знать все оттенки служебных отношений в команде шефа, чтобы не строить речи шефа в угоду его ближайшим помощникам (интересы дела, требования темы, профессиональный подход к созданию речи - вот основы независимости составителя речей от влияний конъюнктурщиков и подхалимов).

Автором речи составитель не считается. Речь руководителя - коллективная работа всей творческой группы команды (советники и референты изучают предложенный вариант речи, вносят в него поправки). Сам шеф волен изменить и композицию речи, и аргументацию ее, - вплоть до коренной переработки текста. Авторы речи - это и составитель, и сам руководитель, и его советники, и эксперты по проблеме, затрагиваемой в выступлении.

Читайте также: