Электронный документооборот в налоговых органах доклад

Обновлено: 30.06.2024

Приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448 с 30 августа 2020 года утвердил новый порядок электронного документооборота с налоговой. Разбираем его основные положения и что изменилось в ЭДО с ИФНС, УФНС и ФНС.

Что регулирует

направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом РФ и используемых налоговыми органами;
представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Одновременно признаны утратившими силу:

ряд норм федеральных законов и подзаконных актов.

Если быть точнее, то новый приказ по сути объединил в один документ положения перечисленных актов.

Общие правила

Для обмена документами в налоговой по ТКС нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП):

В процессе электронного взаимодействия при направлении и получении документов также фигурируют следующие технологические электронные документы:

Участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать хранение:

всех отправленных и принятых документов и технологических электронных документов (кроме извещения о получении электронного документа) с УКЭП;
квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Не реже 1 раза в сутки нужно проверять поступление документов.

Дата направления документа в электронной форме по ТКС – это дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки.

При получении квитанции о приеме электронного документа дата его получения – дата принятия, указанная в квитанции о приеме.

Направление документа по ТКС

Включает в общем случае следующие этапы:

Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции о приеме или уведомления об отказе в приеме направляет квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме отправителю.

При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.

Основаниями для отказа могут быть (исчерпывающий перечень):

ошибочное направление получателю;
отсутствие (несоответствие) УКЭП отправителя;
направление документа не по утвержденному ФНС России формату.

При получении уведомления об отказе в приеме отправитель устраняет указанные в нём ошибки и повторяет процедуру направления документа.

Если отправитель не получил от получателя квитанцию о приеме, он направляет получателю документ на бумажном носителе. Но есть исключение. Это когда налоговый орган не получил от плательщика, обязанного сдать электронно налоговую декларацию (расчет), электронную квитанцию о приеме:

Управление Федеральной налоговой службы по Республике Башкортостан напоминает, что представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) - это современный способ взаимодействия с налоговыми органами.

Преимущества представления отчетности по ТКС:

§ возможность отправлять отчётность со своего рабочего места в режиме 24/7;

§ экономия времени и расширение временных рамок сдачи отчётности;

§ автоматическое отражение данных электронных деклараций по лицевым счетам налогоплательщиков. Повышение оперативности в получении сведений об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом;

§ исключение ошибок в заполнении отчетности в электронном виде (перед отправкой файлы отчетности проходят обязательный контроль на правильность заполнения в соответствии с требованиями формата), ускорение процесса обработки информации;

§ оперативное обновление форматов представления информации в электронном виде;

§ обеспечение конфиденциальности направляемой информации.

§ взаимодействие с налоговыми органами в режиме offline.

Кроме того, расширяется пространство для информационной поддержки со стороны налоговых органов. Без визита в инспекцию по своему запросу через систему информационного обслуживания налогоплательщиков (ИОН) по каналам связи можно получить:

§ справку о состоянии расчетов по налогам, сборам и взносам;

§ справку об исполнении обязанности по уплате налогов;

§ акт сверки расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам;

§ выписку операций по расчету с бюджетом;

§ перечень налоговой и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году.

Использование системы ИОН позволяет оперативно убедиться, что налог перечислен в бюджет и зачислен на верный КБК, проверить наличие задолженностей, пеней и штрафов, убедиться, что направленные документы налоговой и бухгалтерской отчетности приняты налоговым органом.

Также удаленно можно направлять обращения, пояснения на требования налогового органа, получать ответы на свои обращения.

Как и электронная отчетность, перечисленные документы передаются по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Учитывая неоспоримые преимущества электронного взаимодействия с налоговыми органами, рекомендуем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям присоединиться к системе представления отчетности по ТКС.

Внедрение прогрессивных форм взаимодействия с налогоплательщиками направлено на комфортное получение государственных услуг и исполнение обязанности по уплате налогов.

Современный мир трудно представить без информационных технологий. Несмотря на то что обмен юридически значимыми документами в бумажном виде по-прежнему занимает важное место в документообороте коммерческих организаций, сегодня все большее число предпринимателей отдает предпочтение электронному взаимодействию. Применение современных технологий при подписании и обмене документами помогает решать различные задачи — от ускорения и упрощения процесса заключения сделок до повышения уровня доверия к содержанию подписываемых и передаваемых документов. О порядке заключения договоров дистанционным способом, о ведении электронного документооборота, а также о законодательных новеллах в этой сфере читайте в материале.

Пандемия новой коронавирусной инфекции COVID-19 в 2020 г. показала, что использование электронного документооборота может быть не только удобным, но и жизненно необходимым для компаний по всему миру, столкнувшихся с требованиями властей о самоизоляции и прекращении привычной офисной работы. В этих условиях подписание документов и их пересылка в бумажной форме оказались существенно затруднены, и компании, внедрившие электронный документооборот, оказались лучше подготовлены к сложившимся обстоятельствам по сравнению с их более консервативными конкурентами.

Что понимают под электронными документами и электронными подписями?

Какие документы могут быть подписаны электронно?

Кто может пользоваться электронным документооборотом?

Каковы требования к организации электронного документооборота и что необходимо, чтобы начать применять его в отношениях с третьими лицами?

На сегодняшний день в России отсутствует единый нормативный акт в данной сфере.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.

В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.

Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.

Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.

Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.

Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).

В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.

Хранение электронных документов

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Заключение договоров в дистанционном режиме

Законодательство предусматривает возможность заключения договоров в электронном виде. Так, согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ.

в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки;

вместо проставления подписи использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Таким образом, для заключения договора в электронном виде сторонам необходимо договориться о способе определения лица, выразившего свою волю на заключение договора, в частности:

о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы (ниже приведен обзор видов электронных подписей). Так, если стороны намерены применять квалифицированную электронную подпись, дополнительно фиксировать такую договоренность не требуется (согласно п. 1 ст. 6 Закона об ЭП информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе). Если же стороны намерены обмениваться документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то эти условия должны быть зафиксированы в подписанном собственноручно соглашении сторон;

о способе обмена документами (в электронном или бумажном виде). В частности, стороны могут договориться о направлении подписанных документов с конкретного адреса электронной почты конкретного уполномоченного лица с каждой стороны или об обязательном последующем обмене подписанными бумажными оригиналами договора.

Для обмена электронными документами контрагенты могут заключить договор с оператором электронного документооборота либо обмениваться такими документами самостоятельно. В последнем случае компании потребуется использовать программные продукты и решения, позволяющие формировать документы и подписывать их электронной подписью. Кроме того, организации разрабатывают соответствующие локальные нормативные акты и назначают лиц, ответственных за организацию электронного документооборота.

Закон о бухгалтерском учете не уточняет, какой именно вид электронной подписи должен использоваться для подписания бухгалтерских документов. Согласно ст. 21 Закона о бухгалтерском учете виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако на текущий момент конкретный стандарт бухгалтерского учета до сих пор не принят. Соответственно, до уточнения этого вопроса может быть использован любой вид электронной подписи из предусмотренных Законом об ЭП.

Говоря о практике заключения договоров сторонами дистанционным образом, следует отметить, что достаточно часто встречаются случаи обмена по электронной почте сканами подписанного каждой стороной своего экземпляра документа. Хотя с формальной точки зрения факсимильная подпись уполномоченного лица и печать компании не тождественны электронной подписи, равно как и скан подписанного документа не является электронным документом, а представляет собой электронный образ бумажного документа, судебная практика в целом подтверждает возможность признания такого рода договоров заключенными в отсутствие единого бумажного документа, подписанного сторонами, при условии наличия следующих факторов:

доказательств фактического исполнения договора сторонами (выполнение работ, перечисление денежных средств, направление по электронной почте заявок) — суд признал, что указанные доказательства являются достаточными для подтверждения факта оказания предпринимателем услуг перевозки в заявленном им объеме (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.2018 № Ф04-5601/2017 по делу № А27-20317/2016);

доказательств принадлежности адреса электронной почты, с которой направлялись документы, контрагенту (постановление АС Центрального округа от 22.12.2016 № Ф10-4986/2016 по делу № А62-7980/2015).

Во избежание признания судом договоров, заключенных сторонами дистанционным способом, незаключенными, а также для минимизации потенциальных споров с контрагентом относительно содержания или порядка исполнения таких договоров рекомендуем согласовывать, среди прочего, следующие вопросы:

тип электронной подписи для подписания договора;

адрес электронной почты для направления и получения переписки по договору и обмена электронными документами;

срок, по истечении которого направленный одной стороной документ будет считаться принятым другой стороной в отсутствие ее ответа (этот вопрос наиболее критичен для подрядчиков/исполнителей применительно к актам сдачи-приемки работ или услуг по договору);

что будет считаться местом заключения договора; какой момент будет считаться временем заключения договора;

наличие или отсутствие необходимости последующего обмена подписанными бумажными версиями договора и первичных документов.

Электронная подпись (ЭП): понятие и виды

В соответствии с Законом об ЭП электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Законодательством предусмотрены следующие типы электронных подписей:

усиленная электронная подпись бывает двух видов:

неквалифицированная электронная подпись (НЭП): создается с помощью средств программного обеспечения с использованием криптографической защиты и ключа электронной подписи. НЭП позволяет идентифицировать личность владельца и проверить, был ли документ изменен после его отправки. Чаще всего НЭП используется компаниями для своего внутреннего документооборота. Как и ПЭП, стороны могут согласовать использование НЭП для целей заключения электронных договоров;
квалифицированная электронная подпись (КЭП): в силу Закона об ЭП является аналогом собственноручной подписи на бумаге, и подписанные ею электронные документы равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Она также создается с использованием средств криптографической защиты и позволяет установить личность владельца подписи.

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона об ЭП участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Принять к сведению

Интересно, что согласно ст. 7 Закона об ЭП электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона об ЭП. Соответственно, при соблюдении определенных технических и юридических ограничений заключение трансграничных сделок может быть также осуществлено электронным способом. При этом необходимо учитывать установленные законодательством ограничения на экспорт криптографических средств защиты информации, которые обычно устанавливаются на токены, с помощью которых формируются усиленные электронные подписи.

Развитие законодательства в сфере ЭДО и ЭП

Так, с 1 января 2021 г.:

удостоверяющие центры смогут хранить и использовать ключ электронной подписи (дистанционная электронная подпись). Соответственно, у владельцев будет возможность подписания электронных документов из любого места и с любого устройства без установки специальных программ;

появится новый вид организаций — доверенная третья сторона, которая будет проверять действительность электронной подписи, сертификатов и полномочий участников электронного взаимодействия, в целях обеспечения безопасности работы с ЭП и уменьшения случаев мошенничества;

определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях. Предполагается, что механизм признания иностранных электронных подписей будет работать через услуги аккредитованной доверенной третьей стороны либо аккредитованного удостоверяющего центра.

С 1 января 2022 г.:

изменяется порядок получения ЭП. Теперь руководители коммерческих предприятий и ИП будут получать ЭП в органах ФНС России, руководители органов власти — в Федеральном казначействе, а руководители кредитных организаций — в Центральном банке РФ;

квалифицированные сертификаты будут выдаваться заявителям — юридическим лицам только на должностное лицо, которое вправе действовать от имени юридического лица без доверенности;

ФНС увидела перспективу — как усилить контроль за налогоплательщиками благодаря ЭДО. Налоговая теперь автоматически выявляет недобросовестных бизнесменов.

Как было

Давным-давно, когда деревья были большими, отчеты сдавали в инспекцию на бумаге. Все, вариантов не было. Тогда проверка деклараций занимала кучу времени.

Получается инспектора, перегруженные проверками, просто не справлялись со своей задачей контроля, не могли проверить достоверность всех данных. Поэтому процветала незаконная оптимизация.

Такие организации, вы знаете, называют однодневками, потому что долго они существовать не могут.

Бюджет терял немыслимые средства, но найти утечки оперативно и наказать мошенников ФНС не могла. Зачастую выявлялись подобные махинации только в процессе выездных проверок.

С 1 квартала 2014 года обязательной стала передача декларации по НДС исключительно в электронном виде.

Астрал Отчет 5.0 — сервис для сдачи электронной отчетности. Заполняйте или загружайте готовый отчет, проверяйте декларации по контрольным соотношениям и устраняйте ошибки. Своевременное оповещение о новых требованиях, автоматический ответ, чтобы не пропустить срок подтверждения.

Не совсем. Изворотливые налогоплательщики стали искать другие варианты получения незаконной налоговой выгоды.

Теперь однодневки стали превращаться в многодневки. Создавали видимость реальной работы, сдавали отчеты, даже платили налоги (по минимуму), хотя по сути занимались тем же самым — незаконной оптимизацией.

Зато и у ФНС появилось преимущество. Теперь она обрабатывала данные в электронном виде, автоматизировано.

Организации и ИП, которые находились на общей системе налогообложения, поняли, что с ЭДО будет проще. Ведь книги продаж и покупок все равно нужно формировать электронно, декларацию сдавать тоже, нет смысла сначала получать бумажные документы, а потом вносить их в программу бухгалтерии. Проще сразу загружать электронные документы.

Но пока ЭДО развивался, существовали проблемы, препятствовавшие его активному внедрению:

Неотлаженный роуминг. Это значит, что возникали сложности, если у вас был один оператор ЭДО, а у контрагента другой.
Отказ мелкого бизнеса тратить лишние средства на автоматизацию. В первую очередь это ИП.
Нежелание менять устоявшиеся внутренние процессы согласования и документооборота в организациях.
Недоверие к надежности электронной подписи. Этот пункт имеет под собой основания. Почему — ответим ниже.

С роумингом разобрались — теперь можно не волноваться, что ваши контрагенты пользуются другими операторами, всего пару щелчков мышкой и вы уже настроили обмен. ИП продолжают упорствовать в своей, иногда абсурдной, экономии, но благодаря гибким тарифам и они постепенно теряют пыл борьбы.

Астрал.ЭДО это не только быстрый обмен документами и возможность вести все компании в одном личном кабинете, но и легкая настройка роуминга — отправьте запрос напрямую из кабинета и передача документов настроится автоматически.

С последним пунктом сложнее. Кажется все, кто в теме, уже слышали о скандале с ИФНС № 20 по г. Москва, да и вообще о скандалах, связанных с обнулением деклараций, когда для этого использовали ЭЦП третьих лиц, вместо директоров, а декларации прислали сомнительные уполномоченные конторы.

Кто это делает и зачем? Вариантов немного:

Что происходит — от имени директора компании оператору направляется заявка на изготовление электронной цифровой подписи. Для подачи заявки онлайн достаточно скана паспорта, СНИЛС, реквизитов организации.

Получив подпись, мошенники в электронном виде подписывают с оператором соглашение о передаче отчетности в электронном виде и сдают декларации с нулями или с другими нужными им цифрами, такое тоже может быть.

ЭЦП можно использовать и в других целях — внести изменения в сведения о компании в ЕГРЮЛ, подать заявку на участие в аукционе, выиграть и отказаться от исполнения — компания попадет в черный список — Реестр недобросовестных поставщиков.

Астрал-ЭТ — надежная и безопасная электронная подпись. Подписывайте отчетность и документы от контрагентов, участвуйте в торгах и работайте с госпорталами.

Проверить наличие выпущенных на вас электронных подписей можно в кабинете Госуслуг. А еще мы писали о том как злоумышленники получают доступ к вашим подписям и что советуют делать налоговики. Читайте и принимайте меры предосторожности.

Планы ФНС

По утверждению заместителя руководителя ФНС А.В. Егоричева сегодня налоговые разрывы по НДС существенно снизились и составляют порядка 0,4-0,5% от общего оборота налога. Это значит, что работает система АСК НДС-2 — более совершенная по сравнению с предшественницей.

В следующем 2022 году ФНС будет сама выдавать электронные подписи руководителям юридических лиц. Подробнее об этом.

Для повышения доверия к ЭДО и его внедрения как на уровне государственных служб, так и бизнеса, налоговая служба разработала целую Концепцию:

Читайте также: