В чем состоит основной принцип регистрации кратко

Обновлено: 05.07.2024

В настоящее время существует три вида регистрационных форм:

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

– количество входящих, исходящих и внутренних документов;

– наличие документов, требующих строгого учета;

– принятая в организации система делопроизводства (централизованная, децентрализованная);

– возможность использования компьютерных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации, введенная еще при Петре I и закрепленная Генеральным регламентом 1720 года, наиболее надежна и рекомендуется:

– при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;

– в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными);

– тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;

– когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела и имеет ряд существенных недостатков:

1) журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса;

2) нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ;

3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;

4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, может вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.

Рис. 15. Журнал регистрации исходящих документов

Более удобной является карточная форма регистрации документов, при которой сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы – возможность потери карточек.

Форма карточки (РКК – регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 18, 19).

Рис. 16. Журнал регистрации входящих документов

Учетный номер документа	Дата документа	Вид и краткое содержание	Подразделение и фамилия исполнителя	Номера листов черновика	Количество	Подпись за получение проекта, черновика	Подпись за возврат, дата
экземпляров	листов в экземпляре

Рис. 17. Журнал регистрации (учета) конфиденциальных документов

Рис. 18. Форма регистрационно-контрольной карточки. Лицевая сторона

Ход исполнения
Фонд №	Опись №	Дело №

Рис. 19. Форма регистрационно-контрольной карточки. Оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией. Оно зависит от того, централизовано ли ведение делопроизводства, от количества исполнителей документов, количества справочных картотек.

Как правило, требуется 3 экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом.

В настоящее время ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Автоматизированные системы регистрации позволяют заполнять регистрационные формы и одновременно создавать базу данных по документам организации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Данная система регистрации позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- объединять сведения о документах в единой базе данных организации;

- организовывать информационно-справочную работу с документами;

- организовывать контроль за исполнением документов.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но сведения, вносимые в общую базу данных, позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации (рис. 20,21).

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит:

– поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции);

– поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа);

– поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

– вид документа (так как количество видов документов ограничено);

– автор резолюции - список руководящих лиц организации;

– структурное подразделение - список структурных подразделений;

– номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

– связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

Рис. 21. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) входящего документа в режиме просмотра

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие цели преследует регистрация документов?

2. Какие документы подлежат регистрации?

3. От чего зависит выбор системы регистрации?

4. Какие регистрационные формы существуют в настоящее время?

5. Какие реквизиты должны быть включены в регистрационные формы?

6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?

7. В каких случаях используют журналы регистрации?

8. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации?

9. Каковы недостатки журнальной формы регистрации?

10. Чем характеризуется смешанная система регистрации?

11. В чем состоит основной принцип регистрации?

12. Какие достоинства компьютерных систем регистрации известны вам?

Задание

Зарегистрируйте, используя журнал регистрации или регистрационно-контрольную карточку, представленное письмо (рис. 22).

об участии в выставке

Уважаемый Порфирий Петрович!

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение:

на 3 л. в 2 экз.

Директор Полторацкий Д.А. Полторацкий

Грибова 43 45 32

Рис. 22. Пример оформления входящего письма

Тест 4

а) Обеспечивает эффективность управления документами;

б) обеспечивает сохранность документов;

в) обеспечивает правильность оформления номенклатуры дел.

2. Обязательной регистрации подлежат

а) все поступающие документы;

б) все поступающие, внутренние и исходящие документы;

в) все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

3. Достоинством журнальной формы регистрации является

а) легкость ведения срокового контроля исполнения документов;

б) возможность систематизации сведений о документах;

в) организация оперативного поиска документов;

г) потеря сведений о документах;

д) надежность при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов.

4. Утверждение о том, что в журнал регистрации и регистрационную карточку входящих документов вносятся одни и те же данные о документе

5. Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки предназначена для регистрации

а) исходящих документов;

б) входящих документов;

в) внутренних документов.

ТЕМА 5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация работы с документами в учреждении предусматривает создание системы контроля исполнения документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Организация системы контроля позволяет решить следующие задачи:

– учет хода исполнения документов;

– выявление нарушений сроков исполнения;

– информирование руководства предприятия о ходе исполнения документов;

– выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

– укрепление исполнительской дисциплины;

– повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное и качественное исполнение документов.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

– кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

– какие документы ставятся на контроль;

– этапы контроля исполнения документов;

– сроки исполнения документов;

– формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

– отражение данных о контроле в РКК;

– ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения документов, снятие документа с контроля);

– работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

– обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие исполнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

– поступившие из правительственных органов;

– постановления органов местной администрации;

– приказы руководства предприятия;

– служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания, поступления или отправления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

· подтвердить факт создания, отправки или получения документа;

Исходя из этого, можно сформулировать цели регистрации:

· контроль исполнения или использования документов.

Процесс регистрации - это ввод в традиционную и/или автоматизированную справочно-информационную (информационно-поисковую) систему учреждения исходных сведений о документах, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;

2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Факт включения документа в информационно-поисковую систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

приказы руководителя по основной деятельности;
приказы по личному составу и по кадрам;
приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;
решения коллегии вышестоящей организации;
акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;
бухгалтерские сводки, отчеты;
планы работы подведомственной организации и др.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

6. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто руководитель организации составляет и утверждает единый список (перечень) таких документов, например:

___________ И.О. Фамилия

· подтвердить факт создания, отправки или получения документа;

Исходя из этого, можно сформулировать цели регистрации:

· контроль исполнения или использования документов.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;

2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Принципы регистрации документов:

приказы руководителя по основной деятельности;
приказы по личному составу и по кадрам;
приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;
решения коллегии вышестоящей организации;
акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;
бухгалтерские сводки, отчеты;
планы работы подведомственной организации и др.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

При регистрации осуществляются два вида работ:

1. запись 12 реквизита для созданных и 31 реквизита для поступающих документов;

2. в учетной форме запись установленных сведений о документе;

– учет регистрируемых документов;

– постановка контроля исполнения;

– организация справочной работы;

– предоставление документу юридической силы;

Принципы:

1. Принцип целесообразности регистрации отдельных видов документов – выбор документов, которые необходимо регистрировать, наиболее важных для регистрации. Критерии важности: содержание, авторство, вид документа.

Регистрации подлежат документы, поступающие из министерства образования, др. вышестоящих органов, местных, государственных и общественных организаций, обращения депутатов Верховного Совета и местных советов, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, договоры.

Часть малозначительной документации регистрации не подлежат.

В канцелярии разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации и включается в качестве приложения к инструкции по делопроизводству.

2. Принцип централизации регистрации – осуществление регистрации в одном месте.

Централизация позволяет сократить затраты времени и денежных средств на проведение операции регистрации, но реализовать на практике этот принцип достаточно сложно.

Для крупных учреждений, в частности для университета, регистрация важнейшей внутренней документации и переписки руководства происходит в канцелярии, остальная документация – в структурных подразделениях.

3. Принцип однократности регистрации – один документ – один раз. Для университета документация, поступившая на имя руководства и передаваемая для исполнения руководству структурных подразделений сопровождается регистрационными карточками, в которых отражается порядок исполнения документа.

4. Принцип единообразия регистрационных форм – использование для регистрации входящих и исходящих документов единой регистрационной формы.

6. Принцип обязательности использования справочных материалов, таких как номенклатура дел, классификатор структурных подразделений, перечень документов, не подлежащих регистрации.

Фрагмент классификатора структурных подразделений

6.8.0. деканат ЭПФ д/о

6.8.1. деканат ЭПФ з/о

6.8.2. деканат ЭПФ уск/о

7.8.1. кафедра ИСУ

7.8.5. кафедра Экономической кибернетики

7. Принцип достаточной квалификации персонала, занимающегося регистрацией.

2. Формы регистрации документов

Журнальная – исторически наиболее ранняя форма, сохранившая свою актуальность для документов, требующих учета. Как правило, регистрационный номер этих документов состоит из порядкового номера. Журналы регистрации используются в кадровой службе (выдача трудовых книжек и др.). В университете журнальная форма используется на кафедрах при регистрации курсовых, контрольных, дипломных и др. работ, при выдаче дипломов.

Карточная – в основе карточка формата А5 или А6, на которой печатным способом нанесена установленная информация.

- дата поступления, индекс документа (если вход. – 31 реквизит., если исх. - нет);

- дата и индекс документа;

- краткое содержание (вид, заголовок к тексту);

- резолюция (кому направлен документ);

- отметка об исполнении;

- различные дополнительные сведения (кем подписан, объем документа и др.)

Автоматизированная – ведется с помощью специального программного обеспечения. При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карту (РКК), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид РКК в разных программных системах могут быть различными, что определяется формами запросов, существующих в организации.

- быстрый поиск по любому реквизиту;

- автоматическое формирование разнообразных отчетов, сводок;

- автоматический контроль за исполнением;

- возможность одновременной регистрации на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в единой базе;

3. Индексация документов

По ДСТУ 2732-2004:

Регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.

Индексация – проставление при регистрации регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления или исполнения и хранения.

По стандарту определены места расположения регистрационных индексов в реквизитах:

12 – для создаваемых;

13 – для ответных писем;

31 – для входящих;

Правила индексации:

2. Неизменность системы индексов;

3. Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов как правило состоит из порядкового или регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой. В свою очередь индекс дела по номенклатуре состоит из условного кода структурного подразделения и номера дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой:

511 – порядковый номер;

01-06 – индекс дела по номенклатуре дел;

01 – код структурного подразделения;

06 – номер по номенклатуре;

4. Регистрационный индекс обращений граждан включает порядковый номер в пределах данной группы и первую букву фамилии автора и индекс по номенклатуре дел, где код структурного подразделения указывает место исполнения:

5. Индексация внутренних распорядительных документов осуществляется раздельно по каждому виду. Регистрационным индексом данной категории документов является порядковый номер в своей группе.

6. Документы, издаваемые совместно несколькими организациями имеют сложный индекс, состоящий из разделенных косой чертой индексов, присвоенных документу каждой организацией:

7. Особенности индексации служебных документов в ДонНУ

7.1. Особенности регистрации приказов в университете связаны с тем, что приказы подлежат централизованной регистрации в канцелярии университета, а также хранение подлинных тоже осуществляет канцелярия. Регистрационный индекс состоит из двух частей: порядковый номер в пределах своей группы и порядковый номер по номенклатуре дел в канцелярии.

Примеры регистрационных индексов приказов ДонНУ

345/06 – регистрационный индекс приказа ректора по личному составу сотрудников университета с порядковым номером 345

125/05 – регистрационный индекс приказа ректора по основной деятельностис порядковым номером 125.

7.2. Индексация входящих писем.

18/01-04 – письмо Минвуза на имя ректора

26/01-26/7.8.1. – письмо в минобразования по вопросу основной деятельности от кафедры ИСУ (26 – переписка МОН по вопросу основной деятельности)

4. Основной справочной работы выступает справочная картотека, включая РКК. Справочная работа заключается, как правило, в удовлетворении 2х видов запросов: где, у кого, в какой стадии работы находится тот или иной документ; в каких документах можно найти информацию по интересующему вопросу.

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Читайте также: