Управление как информационный и функциональный процесс кратко

Обновлено: 04.07.2024

Управление по своей сущности является информационным процессом, связанным со сбором информации, ее хранением и обработкой и выработкой управленческого решения о целенаправленном воздействии на систему, причем само решение формируется в виде информационного импульса, корректирующего траекторию развития системы.

Как правило, выделяют пять основных способов управления, которые различаются в зависимости от степени определенности траектории, приводящей систему к цели, и возможности управляющей полсистемы удерживать управляющую подсистему на этой траектории.

Первый, самый простой способ имеет место в тех случаях, когда траектория действий задана однозначно, а значит, применяется стандартная схема действий при принятии и реализации управленческих решений. В этом случае управление осуществляется без учета возможных вариантов развития событий. Это управление по заранее заданным алгоритмам и шаблонам. Такой способ управления обычно используется на самом низком уровне управления.

В условиях нестабильной среды функционирования и довольно низкого уровня прогнозов довольно часто происходит отклонение системы от оптимальной траектории развития. В этом случае используется второй способ управления - регулирование. Он заключается в том, что, отслеживая текущую траекторию и оценивая отклонения от оптимальной траектории можно определить дополнительное управляющее воздействие, которое возвратит систему на нужную траекторию. Простейшим примером регулирования является управление, осуществляемое операторами-станочниками, автопилотом и т.п.

В случаях, когда среди всех возможных комбинаций значений управляемых параметров системы не найдется такой, при которой ее траектория пересечет целевую область, используется четвертый способ управления - структурная адаптация, при котором структура системы изменяется до тех пор, пока не произойдет попадание в целевую область. Примерами реализации данного способа управления являются гибкие автоматизированные системы, организационные изменения на предприятиях и т.п.

Возможны также случаи, когда цель принципиально не достижима ни при каких преобразованиях структуры системы. В этом случае предлагается отказ от старой цели и задание новой, которая рассматривается в качестве пятого способа управления, который принято называть управлением по целям.

Наряду с принципами, процессами и методами общего менеджмента (стратегический, антикризисный, инновационный менеджмент и т.д.), характерными для любого предприятия, выделяются его разновидности, использующие специфические формы управления различными функциональными сферами предприятия или видами хозяйственной деятельности (функциональный менеджмент). Исходя из этой предпосылки, объективно возникает возможность выделения отдельных секторов менеджмента в соответствии с его предметной областью (сферой приложения управленческого воздействия): производственный менеджмент, менеджмент персонала, менеджмент качества, финансовый менеджмент и т.д.

Для успешного осуществления управленческой деятельности необходимо составить четкое представление о структуре предприятия, взаимодействии его составных частей и связях предприятия с внешней средой. Для решения поставленных задач широко применяется моделирование, под которым обычно понимают процесс создание модели, т.е. образа объекта, замещающего его, для получения информации об этом объекте путем проведение экспериментов с его моделью. Наиболее часто для комплексного описания предприятий используют совокупность его организационной, функциональной и информационной моделей. Форма представления модели и уровень абстрагирования определяется целью моделирования.

Организационная модель предприятия представляется в виде организационной структуры, отражающей состав и взаимосвязь структурных элементов (подразделений).

Функциональная модель описывает предприятие в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия, связанные с реализаций отдельных функций организационно-экономического механизма предприятий. Как правило, эти блоки представляются в виде функциональных подсистем: производственной, финансовой, социальной, управленческой (организационно-управленческой), взаимодействие между которыми осуществляется посредством информационной подсистемы (рис. 1).

Кроме этого, функциональная модель может отображать распределение различных функций управления (общих и специальных) по функциональным подразделениям предприятия (планирование, учет, маркетинг, инновации и т.д.), а также отображать взаимосвязь и зависимость этих функций.

Информационная модель отражает информационные процессы и потоки (движение информации от источников ее возникновения до мест ее потребления).

При создании модели предприятия необходимо учитывать процессы взаимодействия предприятия с внешней средой.

1. Преобразование, целенаправленная обработка информации — важнейший из информационных процессов.

Преобразование информации о состоянии окружающей среды, выбор на основе этой информации наиболее целесообразного поведения — постоянная функция мозга и нервной системы человека или животного. Решение задачи, встающей перед человеком в любом виде его деятельности, — также процесс преобразования исходной информации в информацию, отражающую результат решения этой задачи. Преобразование, анализ информации — основа выбора решений, процессов управления в любой области.

Рассмотрим с этих позиций, как осуществляется процесс управления на примере управления автомобилем.

В процессе управления человек с помощью органов чувств воспринимает информацию об окружающей среде (состояние дороги, дорожные знаки, сигналы светофора, наличие встречного транспорта, пешеходов и т. д.). Эта информация через органы чувств передается в мозг человека, где преобразуется в другую информацию — последовательность сигналов, передающихся по нервным путям и управляющих движением ног и рук водителя, воздействующих на руль, сцепление, тормоза и другие устройства автомобиля.

Этот пример показывает, что без информации, ее передачи, преобразования и использования управление невозможно. В основе любого процесса управления лежат информационные процессы.

В любом процессе управления всегда происходит взаимодействие двух систем — управляющей и управляемой. Если они соединены каналами прямой и обратной связи, то такую систему называют замкнутой или системой с обратной связью.

По каналу прямой связи передаются сигналы (команды) управления, вырабатываемые в управляющем органе. Подчиняясь этим командам, управляемый объект осуществляет свои рабочие функции. В свою очередь, управляемый объект соединен с управляющим органом каналом обратной связи, по которому поступает информация о состоянии управляемого объекта. В управляющем органе эта информация используется для выработки новых сигналов управления, направляемых к управляемому объекту.

Рассмотрим простейший пример управления — поддержание постоянно заданной температуры в электрической печи (или термостате). Выполняя эту задачу вручную (без применения средств автоматики), человек должен: 1) наблюдать за показаниями термометра, 2) сравнивать эти показания с заданной температурой и 3) при наличии разности между заданным и наблюдаемым значениями передвигать ползунок регулируемого реостата, изменяя силу тока и температуру электронагревательного прибора таким образом, чтобы эта разность стремилась к нулю.

Структура автоматической системы, предназначенной для решения такой задачи, сводится к схеме, изображенной на рисунке.

Датчик (измерительный орган) измеряет величину, подлежащую регулированию (температуру) и преобразует ее в другую величину, более удобную для использования в управляющем органе. Последний воспринимает эту информацию, сравнивает ее

с заданным значением и при наличии расхождения передает соответствующую команду на исполнительный орган, который и восстанавливает заданное значение регулируемой величины (в нашем случае — температуры). В качестве исполнительных органов используются устройства, непосредственно воздействующие на технологический процесс (двигатели, электромагниты и т. п.).

Такие системы представляют собой типичный пример систем автоматического регулирования.

1. Управление как информационный процесс. Замкнутые и разомкнутые системы управления, назначение обратной связи.

1. Преобразование, целенаправленная обработка информации — важнейший из информационных процессов.

Рассмотрим с этих позиций, как осуществляется процесс управления на примере управления автомобилем.

Такие системы представляют собой типичный пример систем автоматического регулирования.

Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора.

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.

Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по. созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и т. д.

Планирование. Эта функция представляет собой по существу процесс подготовки решений. Этапы планирования:

а) постановка целей;

б) определение исходных предпосылок;

в) выявление альтернатив;

г) выбор наилучшей альтернативы;

д) ввод и исполнение плана.

Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур предприятия.

Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтоб успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки.

Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), ему надо по серьезному включаться во все детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал планирует свою работу

— управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы над бюджетом;

— продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями;

Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.

Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

Управленческая информация и закономерности ее движения.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положенной процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);

по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);

по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения (о последних в данной теме мы будем говорить специально).

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.

Особенность обмена письменной информацией.

Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фирмы путем издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такой информации являются: закрепленность на материальных официальная лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает сложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весьма дорого.

В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Собрания и совещания как форма обмена управленческой информацией.

Совещания и собрания представляют собой форму коллективного обмена информацией, заканчивающуюся принятием конкретных решений. Обычно они различаются кругом участников (на совещании присутствуют специалисты или заинтересованные лица; на собрании — весь персонал организации или его представители); кругом обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются конкретные текущие вопросы; на собраниях более общие, накопившиеся за определенный период); целью (совещания имеют оперативный характер и призваны внести коррективы в деятельность предприятия; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее) и т. п.

Управляющая система реализует процесс обработки информации, воспринимая информацию, характеризующую состояние системы, перерабатывая ее и генерируя новую информацию. Управляемая система под действием этой информации реализует процессы функционирования всей системы.

Управление в организованных системах рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации (рис. 3.2).

Рис. 3. 2. Управление как процесс преобразования информации

Процессы управления всегда протекают следующим образом. Некоторые чувствительные органы (например, органы чувств человека или измерительные приборы) воспринимаютинформацию о состоянии управляемого объекта.

Эта первичная информация передается по тем или иным каналам связи к органу, задача которого состоит в том, чтобы принять решение на основе полученной информации или, другими словами, переработать информацию.

Желаемое изменение состояния системы достигается посредством определенных управляющих воздействий.

Совокупность правил, по которым информация о состоянии управляемой системы внешней среды, программы управления преобразовывается для получения информации об управляющих воздействиях, называется законом или алгоритмом управления.

Система управления.

Система управления (СУ) – совокупность взаимодействующих между собой управляемой системы (объекта управления) и управляющей системы (управляющего органа), деятельность которых направлена на достижение заданной цели управления.

Управляющая система включает в себя такие типичные элементы и подсистемы, как:

· источники информации о состоянии объекта управления;

· подсистема сбора и передачи этой информации;

· подсистема обработки и отображения этой информации;

· подсистема выработки управляющих воздействий;

В СУ решаются четыре основные задачи управления: стабилизация, выполнение программы, слежение, оптимизация.

Задачи стабилизации – это задачи поддержания выходных величин системы вблизи некоторых неизменных заданных значений, несмотря на действие внешних помех.

Задача выполнения программы возникает в случаях, когда заданные значения управляемых величин изменяются во времени заранее известным образом.

В тех случаях, когда изменение заданных значений управляемых величин заранее неизвестно и когда эти величины должны изменяться в зависимости от значений других величин, возникает задача слежения, т.е. как можно более точного соблюдения соответствия между текущим состоянием данной системы и состоянием другой системы.

В системах оптимального управления требуется наилучшим образом выполнить поставленную перед системой задачу при заданных реальных условиях и ограничениях. Понятие оптимальности должно быть конкретизировано для каждого отдельного случая.

В задачах, связанных с исследованием систем управления требуется установить наличие условий для осуществления эффективного управления. Эти условия следующие:

1. Должна быть четко сформулирована цель управления.

2. Должны существовать реальные варианты достижения желаемого состояния посредством использования существующих средств.

3. Должна существовать возможность воздействия на объект управления.

4. Интенсивность управляющего воздействия должна быть достаточной для осуществления необходимых преобразований за располагаемое время.

5. Воздействие должно осуществляться в реальном масштабе времени.

6. Должна существовать возможность получения реальной информации о состоянии объекта управления и результатах воздействия на него.

Основной цикл управления.

Основной цикл управления представляет собой кибернетическую модель управления организационными системами.

На рис. 3. 6. показан основной цикл управления процессом по получению некоторого результата, который обозначается как выход системы. Элементом, считывающим значение выходной контролируемой переменной – выхода системы управления является сенсор. Блок управляющей системы, называемый задатчиком цели, задает эталон, с которым будет сравниваться полученный результат. Сравнение осуществляется блоком, называемым компаратором. Различие между действительными и требуемыми значениями переменных передается в блок формирования решения, который определяет, какое именно действие (коррекция) должно быть выполнено эффектором.

Рис. 3. 6. Основной цикл управления

ТЕМА 4. КАЧЕСТВЕННЫЕ МЕТОДЫ