Учебно педагогическая документация школы

Обновлено: 02.07.2024

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Нейтральность и наличный характер изложения;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Приказ может быть подписан:

руководителем;
лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

организация УВП
Финансово-хозяйственная деятельность
Личный состав
учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжение

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали").

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

наименование общеобразовательного учреждения,
дату,
ссылку на индекс и дату входящего документа,
адресат,
резолюцию руководства,
заголовок к тексту,
текст,
отметку о наличии приложения,
подпись,
отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

дата,
текст,
подпись,
фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

В этом состоит отличие от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

Внутренняя опись документов дела ;
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
копия паспорта ;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

алфавитной книги записи учащихся,
книга движения;
личное дело учащихся;
классные журналы;
журналы факультативных занятий;
журналы групп продленного дня;
книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
книги протоколов педагогического совета школы;
книги приказов;
книги учета личного состава педагогических работников;
журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

Общие требования к ведению учебно-педагогической документации

Учебная документация – это зафиксированная на бумажном либо электронном носителе количественная и качественная характеристика состояния учебной, методической и воспитательной работы в образовательной организации.

Функция управления в образовательной организации зависит от тщательно продуманной системы внутреннего контроля и учета педагогической информации, отчетной документации, а также единой формы учебно-педагогической документации. Под данной системой понимают делопроизводство образовательного учреждения.

Делопроизводство – это установленная в образовательной организации система документального оформления его деятельности.

Организация делопроизводства в образовательной организации должно соответствовать ряду требований:

Соблюдение единообразия в постановке данной работе во всех образовательных учреждениях одной ступени и их подразделениях (филиалах) в данном регионе.
Осуществление правильного и своевременного исполнения необходимых распорядительных документов, в соответствии с законодательством РФ.
Осуществление обязательной организации: регистрации, учета, контроля, исполнения, систематизации, обработке документации, их подготовка для передачи на хранение в архив, соблюдение правил хранения документации.

Учебно-педагогическая документация образовательного учреждения должна своевременно оформляться, внесение в документы сведений необходимо осуществлять разборчивым почерком, без поправок, помарок и исправлений, которые могут вызвать сомнение о достоверности представленных данных. В том случае, если ошибка все-таки допущена, то ее исправление необходимо осуществлять на основании установленных правил. Ошибочное число или слово аккуратно зачеркивают, так чтобы его можно было прочесть, правильное пишут сверху. Все исправления, которые были внесены в документ должны быть оговорены с лицами, ответственными за ведение данного документа, а также подтверждены их подписями.

Готовые работы на аналогичную тему

Однако, имеется ряд документов, в которых не допускаются какие-либо исправления и помарки – это банковские документы, аттестаты об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца.

В настоящее время документационная номенклатура образовательного учреждения обязательно должна содержать локальные акты и уставную документацию. Именно они представляют правовую основу деятельности образовательного учреждения, как автономной единицы системы образования. Кроме того, номенклатура включает в себя конкретный перечень документации по технике безопасности во время образовательного процесса и охране труда педагогических работников.

Принципы построения номенклатуры дел

После исполнения все документы необходимо группировать в дела, которые представляют собой совокупность ряда документов, относящихся к конкретной тематике или вопросу деятельности образовательного учреждения.

Ведение классификации документов, с целью быстрого поиска необходимого документа. Вся документация систематизируется в зависимости от содержания, составляется каталог.

Каталог документов подлежит обязательному закреплению в номенклатуре дел, в виде тематизированного списка, с указанием срока хранения каждого документа. Данный номенклатурный каталог подлежит обязательному утверждению руководителем образовательного учреждения.

Основным предназначением номенклатуры дел является четкое распределение уже исполненных и новых дел, закрепление индексации и установление точных сроков их исполнения. Кроме того, номенклатура используется как схема построения справочной картотеки уже исполненных дел, которые переданы на хранение в архив.

Основные принцип построения номенклатуры учебно-педагогической документации образовательного учреждения:

Соблюдение единообразия в подходе к сбору, систематизации, учету, поиску и описанию учебно-педагогической документации.
Применение общепризнанной индексации документации, которая способна обеспечить внесение при необходимости в документ изменений, добавлений или исправлений.
Соблюдение стабильности индекса учебно-педагогической документации.
Сохранение за номенклатурой дел функций по учету поступающей учебно-педагогической документации.

Номенклатура дел подразделяется на три основных вида:

Индивидуальная номенклатура учебно-педагогической документации отражает систематизацию документов конкретного образовательного учреждения.
Примерная номенклатура учебно-педагогической документации представляет собой примерный вид номенклатуры, который может быть использован для систематизации определенной документации и в определенном типе образовательного учреждения. Данная номенклатура может быть взята за основу и адаптирована под конкретные требования и условия.
Типовая номенклатура учебно-педагогической документации разрабатывается в образовательном учреждении индивидуально для систематизации определенной группы документов. Данная номенклатура отражает типовые особенности учреждения.

Классификация учебно-педагогической документации

Классификация учебной педагогической документации включает в себя следующие виды документов:

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Существуют определенные правила ведения школьной документации. В целом они заключаются в том, что документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность лица, отвечающие за работу со школьной документацией. Контроль за ведением школьной документации осуществляется администрацией учебного заведения в лице директора и заместителей директора по учебно-воспитательной работе.

В основной перечень школьной документации образовательного учреждения входят:

- классные журналы (в электронном и бумажном виде);

- журнал элективных учебных предметов (электронный+бумажный);

- журнал группы продленного дня;

- журнал учета в системе дополнительного образования;

Данные журналы включают в себя учет посещаемости и отметки учащихся за период обучения. В современных школах они существуют в бумажном и электронном виде. Некоторые учебные заведения полностью перешли на электронные журналы.

Реализация ФГОС в современном образовательном учреждении предполагает составление педагогом технологической карты проводимого урока.

Также в школьную документацию входят:

- личные дела обучающихся;

- дневники школьников;

- тетради учащихся;

- книги приказов;

- книга протоколов педагогического совета школы;

- книга учета и записи выданных аттестатов;

- книга учета личного состава работников школы;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Мне бы хотелось подробнее остановится на ведении классного журнала и технологической карты урока, так как с этими видами школьной документации осуществляется непосредственная работа педагога.

Классный журнал является документом, относящимся к учебно-педагогической документации образовательного учреждения. Его ведение является обязательным для каждого учителя. В классном журнале фиксируются результаты текущего контроля, промежуточной и итоговой аттестаций, посещаемость учащимися учебных занятий. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по определенной форме. Директор школы и заместители директора по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль над правильностью их ведения.

Все записи в классных журналах должны вестись четко и аккуратно. Отметки в классном журнале не должны исправляться. В случае ошибочной записи – она зачеркивается и учителем обычно прописывается, что исправление верно. Либо с подписью директора/завуча- в зависимости от устава уч. заведения. В электронном журнале возможно внесение исправлений. В этом случае указывается причина исправления (см. слайд).

При делении класса наполняемостью 25 человек и более на занятиях по иностранному языку записи ведутся отдельно для каждой подгруппы на одной или на разных страницах. Электронный журнал также делит класс на подгруппы, каждый педагог имеет доступ к своей подгруппе и другим подгруппам (в случае замены, напр.- можно вносить изменения и добавлять уроки).

В журнале должна прослеживаться работа со слабоуспевающими учащимися. В случае болезни учителя педагог, замещающий коллегу, заполняет классный журнал обычным порядком и расписывается в журнале пропущенных и замещённых уроков. В электронном журнале просто меняется фамилия преподавателя.

Работа учителя с классным журналом:

В электронном журнале осуществляется предварительная, однократная связка с поурочно-тематическим планированием. Далее урок просто выбирается из предложенного списка. Также есть возможность добавить свой урок, без опоры на планирование. Выбирается дата, номер урока, указывается тема и домашнее задание, а также способ контроля. Способы контроля предлагаются в готовом виде, необходимо выбрать нужный. Способов контроля может быть несколько. Таким образом- в электронном журнале у учащегося может стоять несколько отметок за урок (Работа на уроке + ДЗ + СД), что невозможно осуществить в бумажном журнале. В этом заключается основная трудность ведения двойной документации (если в ОУ сохранился бумажный журнал). В данном случае проверяются все работы и оцениваются, а в журнал выставляются наиболее значимые.

В целом, работа с журналом в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к классным журналам на бумажных носителях.

Требования к работе учителя с журналами включают в себя следующее:

систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также ежеурочно отмечать отсутствующих;

заполнять журнал в день проведения урока; не допускать преждевременных записей уроков;

выставлять отметки за устный ответ и письменный в графе того дня, когда проводился данный вид контроля;

все контрольные, практические работы обязательно оценивать с занесением оценок в классные журналы.

Не допускается выставление неудовлетворительных отметок на первых уроках, после длительного отсутствия учащихся, после каникул.

Другой вид школьной документации, с которым, в свете новых ФГОС второго поколения, непосредственно имеет дело школьный учитель – это технологическая карта урока. Особенность ФГОС нового поколения – деятельностный характер, который ставит главной задачей развитие личности ученика. Современное образование отказывается от традиционного представления результатов обучения в виде знаний, умений и навыков; формулировки стандарта указывают на реальные виды деятельности. Тех карта это своего рода- формат разработки современного урока, который включает в себя указание УУД (личностных, познавательных, регулятивных и коммуникативных). Технологическая карта — это новый вид методической продукции, обеспечивающей эффективное и качественное преподавание учебных курсов в школе и возможность достижения планируемых результатов освоения основных образовательных программ на ступени начального образования в соответствии с ФГОС второго поколения. Обучение с использованием технологической карты позволяет организовать эффективный учебный процесс. Говоря простым языком- тех. Карта это обобщенно-графическое выражение сценария урока, основа его проектирования, средство представления индивидуальных методов работы.

Современная форма планирования педагогического взаимодействия учителя и обучающихся. Отражение деятельностной составляющей взаимодействия учителя и ученика

Тех. Карта может быть тематической (в рамках изучаемой темы, с указанием кол-ва уроков в данной теме) и поурочной. Структура тех карты выглядит следующим образом:

Технологическая карта урока
Ф.И.О.
Предмет:
Класс:
Тип урока:

Образовательные:
Развивающие:
Воспитательные:

II. Учебно-педагогическая документация

Учебно-педагогическая документация школы состоит из алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании, книги учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании, книги учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов, книги учета личного состава педагогических работников.

Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также представителем отдела образования администрации Селемджинского района, присутствующими при передаче.
В школе имеется документация по учету и движению детей школьного возраста от 6 до 18 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету детей, подлежащих обучению.
В делах школы хранятся инспекторские акты, докладные записки или справки.
Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы проверки результатов за курс основной и средней школы (ГИА, ЕГЭ), ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок) хранятся в школе пять лет.
1. Алфавитная книга записи учащихся (ПХ) ведется как обязательный документ.
В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

2. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

III. Делопроизводство школы

IV. Финансово-хозяйственная документация

Финансово-хозяйственная документация состоит из: технического паспорта школы, книги учета основных средств, книги учета материалов, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, ведомости выдачи книги учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации инвентарной книги библиотечного фонда школы.
Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заместителем директора по АХЧ, завхоз, заведующей библиотекой, учителем физической культуры, технологии, технического труда, информатики, физики, биологии, химии).
Кроме того, в делах школы находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные директором школы и согласовано начальником отдела образования администрации Селемджинского района.
1. Технический паспорт школы является основным документом, в котором дается характеристика здания школы, всех учебных, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.
Форма паспорта школы, а также правила его заполнения утверждаются министерством просвещения (народного образования) союзной республики.
2. Книга учета основных средств используется для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В книге учета отслеживается движение т.м.ц. материально ответственными лицами. Ежеквартально количество т.м.ц. находящихся в эксплуатации, сверяются с данными бухгалтерии.

Книги учета хранятся в учреждении постоянно.
3. Книга учета материалов ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов.
Указанная книга хранится в учреждении постоянно.

4. Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материалов. Записи в ведомости производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход.

5. Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря учет списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации стоимостью до 1000 рублей за единицу.

Ведомость и акт передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки.
6. Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей. Ежеквартально количество и стоимость книг, записанных в инвентарную книгу, сверяются с данными бухгалтерии. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарной книги запрещаются. В отдельных случаях переинвентаризация фонда и переписка инвентарной книги могут быть произведены с особого разрешения отдела образования администрации Селемджинского района.

II. Учебно-педагогическая документация

III. Делопроизводство школы

IV. Финансово-хозяйственная документация

Читайте также: