Текст какого документа излагается кратко без союзов и предлогов
Обновлено: 05.07.2024
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена согласно приложению N 12 к Инструкции.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).
Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или " На Ваш".
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д.
Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.
Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.
Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.
Телеграмма - это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Телеграммы необходимы для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля). Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.
Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Т екст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не до лжен превышать двух машинописных страниц.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
| Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограммму, и номер его телефона | Дата, номер телефоно-граммы | Время передачи | Текст телефоно-граммы | Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма | |
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
7.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установленной форме: текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатаются без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
7.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем органа администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса
прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
7.3. Письма и телеграммы за подписью главы администрации района, заместителями главы администрации района передаются для регистрации в отдел организационной и контрольной работы администрации района, где им присваивается исходящий номер.
7.4. Законвертованная в отделе организационной и контрольной работы исходящая корреспонденция отправляется адресатам почтой, срочная - исполнителями факсимильной связью.
7.5. Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки остается в отделе организационной и контрольной работы администрации района.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
7.6. Порядок оформления писем и телеграмм, отправки исходящих документов в структурных органах администрации района - аналогичный.
7.7. Для документального оформления различных решений, информационного обмена между сотрудниками администрации района могут использоваться докладные, объяснительные и служебные записки, предложения (приложение 6).
Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Должностная записка составляется в случаях, когда компетенции работника (служащего) или руководителя органа администрации недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или предупреждения возможной негативной ситуации: проведение проверок, награждение, поощрение, выделение штатных единиц, нарушение требований Инструкции по делопроизводству о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.
Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручений, нарушения (Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины), поясняющий какое-либо действие, поступок, составляемый служащим и предоставляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки могут сопровождать основной документ (план, отчет) и пояснять содержание его отдельных положений.
Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными органами администрации района или руководителями органов администрации района, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо. Служебная записка предназначена для координации действий структурных органов и служащих внутри администрации района, оперативного обмена документированной служебной информацией.
Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Предложения составляются руководителями органов администрации или специалистами и представляются руководству администрации района.
В случае, если обращение к руководству администрации района связано с решением личных вопросов служащего, он составляет заявление.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Описание презентации по отдельным слайдам:
Информационные справочные документы
Челябинск, 2022
Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, сводки, списки, перечни, заключения, отзывы, письма, телеграммы, факсограммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов.
2
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.
Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.
От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.
4
6
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.
Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.
7
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.
Докладные записки бывают внешними и внутренними.
Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
8
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.
Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.
Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).
9
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.
10
Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.
Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.
В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации
12
Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу но одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.
Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем организации.
13
Заключение (отзыв) — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения (отзывы) составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.
Заключение (отзыв) может быть оформлено па общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги, если заключение подписывается специалистом или группой специалистов организации. Если заключение (отзыв) составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.
Обязательными реквизитами заключения (отзыва) являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Читайте также: