Совещание как вид управленческого общения кратко

Обновлено: 02.07.2024

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

определяется список участников совещания;
на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
организация мозгового штурма по ее решению;
оценка всех имеющихся вариантов;
аккумулирование вариантов решения проблемы;
голосование или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

I. Общая характеристика совещания как вида управленческого общения и метода решения проблем.

П. Правила подготовки и проведения совещания.

- Совещание нужно проводить тогда и только тогда, когда его нельзя не провести. Если есть хоть какая-нибудь возможность решить вопрос иначе, так и следует поступить.

- Если совещание необходимо, то оно должно быть максимально эффективным.

Эффективность определяется по формуле: Э = Р/С.В., где Э — эффективность; Р— результаты совещания (принятые решения), С.В. — совокупное время, потраченное на совещание. Оно определяется с учетом количества участников.

Почему же профессионалы стараются воздерживаться от совещаний? Имеется несколько причин:

1. Любое совещание есть дело чрезвычайно дорогостоящее.

A) Совещание связано с потерей времени как прямой (сотрудники отвлекаются от своих должностных обязанностей), так и косвенной (время тратится на сбор участников, их предварительное оповещение о повестке дня и другие организационные моменты).

Б) Совещание связано с потерей денег (его участники, особенно если это руководители подразделений, являются высокооплачиваемыми сотрудниками, а ЧП имеют обыкновение случаться именно в их отсутствие).

2 Эффективность совещания. Можно считать экспериментально установленным фактом (и он соответствует практике!), что 70% совещаний вообще можно не проводить без ущерба для работы.

Так что КПД у совещания ниже, чем у паровоза. Если количество предложений, выдвинутых на совещании, принять за 100%, то оказывается, что 50% из них вообще не принимаются, а из принятых — 40% не выполняются. Исходя из всего сказанного, можно утверждать, что экономическая эффективность совещания невысока. Даже при самом благоприятном стечении обстоятельств. Но и это не все. Есть еще одна причина, делающая совещание неэффективным, и лежит она в области психологической.

3 Психологический эффект совещания. Плановые (еженедельные, ежемесячные и т. д.), регулярные совещания, как правило, не дают эффекта. Почему? Потому что о принятых решениях и об их обязательном исполнении все равно приходится напоминать, тратя на это дополнительное время.

Если в совещании участвуют больше 7 человек — оно неэффективно. Дело в том, что в абсолютном большинстве случаев в обсуждении вопросов активно участвует максимум 7 человек. Если совещание продолжается более 2 часов, то большинству участников становится безразлично, какое решение будет принято.

Для чего же тогда организуются и проводятся совещания? Как правило, для реализации двух целей:

- Коллективно решить проблему (проблемы).

Так вот, обмен мнениями без всякого ущерба для качества можно организовать и по-другому (через служебные записки, докладные, приказы и т. д.). Ну а если по какому-то вопросу действительно необходимо коллективное решение, то тут без совещания, пожалуй, не обойтись. Однако в этом случае становятся реальными две опасности:

Опасность принятия не самого оптимального (или даже просто неудачного) решения.

Для того чтобы избежать этих неприятностей или хотя бы свести их к минимуму, совещание следует тщательно подготовить и грамотно провести. Рассмотрим более подробно, что включает подготовка.

2. Правила подготовки и проведения совещания. Этот этап включает в себя следующие действия:

Þ подготовка повестки дня;

Þ определение круга участников;

Þ определение времени проведения совещания.

Подготовка повестки дня. Повестка дня — это письменный документ, который обязательно должен быть разослан участникам совещания заранее. Какая информация может содержаться в этом документе? Повестка дня включает:

- Предполагаемую цель, то есть описание требуемого результата, желательно итога работы.

- Перечень конкретных вопросов, по которым следует принять решения.

- Обязательное указание времени начала и времени окончания совещания (в идеале — время начала и окончания обсуждения каждого вопроса). Точное место проведения совещания.

- Довольно часто (хотя это и необязательно) в повестке дня указываются фамилии людей, персонально ответственных за подготовку отдельных вопросов, поставленных на обсуждение.

- Точные указания на то, где можно получить дополнительную информацию, необходимую для обсуждения вопросов, вынесенных в повестку дня. Наличие таких указаний не позволит нерадивым сотрудникам оправдать свою неподготовленность к обсуждению вопроса отсутствием информации.

Как видите, составление повестки дня совещания помогает решить не только организационные, но и психологические проблемы.

- Точного соблюдения регламента, ведь затягивание обсуждения вопросов дезорганизует тех сотрудников, которые приходят к точно назначенному времени.

- Обязательного информирования участников о всех принятых в ходе обсуждения решениях. Это делается путем рассылки протокола совещания, причем сразу же после его окончания.

Второй способ увеличения числа участников совещания называется дистантным участием. Иногда мы приглашаем на совещание специалиста, информация которого может понадобиться или не понадобиться. В этом случае проще попросить его в течение какого-то времени не отлучаться со своего рабочего места и позвонить ему, если возникнет необходимость. При проведении совещания профессиональный управленец использует оба метода, комбинируя их и добиваясь максимального эффекта при минимальных затратах. И, наконец, вопрос последний.

Время проведения совещания. Рекомендуется назначать его во второй половине дня, примерно за 1,5—2 часа до окончания работы. Почему?

- Потому что первая половина дня, как правило, более производительна, и лучше, если в это время сотрудники будут заняты своим делом.

- Во-вторых, вы получите возможность провести совещание оперативно, не затягивая обсуждение, и у вас будет предлог остановить его в случае неблагоприятного развития. Так что правы те специалисты, которые говорят, что тщательно подготовленное совещание очень легко проводить. Однако ситуации, когда вся подготовка пойдет насмарку, все же могут возникнуть. Соблюдение некоторых правил проведения совещания позволяет свести к минимуму вероятность появления таких ситуаций и даже устранить их в случае возникновения. К анализу этих правил мы сейчас и приступим.

Правила проведения совещания. Начну с краткой характеристики задач и функций председательствующего. От действий того, кто ведет совещание, в значительной степени зависит его успех. Главная цель председательствующего — по всем вопросам повестки дня найти оптимальное решение за минимальное время.Исходя из этой цели, он должен обеспечить:

а) отдачу от каждого участника;

б) конструктивный характер обсуждения.

Вот несколько рекомендаций, позволяющих решить эту задачу:

- Порядок выступлений должен быть таким, при котором их очередность будет обратной служебному положению выступающего. В этом случае над участниками с более низким статусом не будут довлеть мнения вышестоящих коллег.

- Каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться.

- Председательствующий обязан регулировать направленность и деловитость выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягиваний, бессмысленных пререканий.

- Если в ходе обсуждения выясняется, что вопрос не подготовлен, то необходимо решительно снимать его с обсуждения. Само собой разумеется, что все проявления некорректности, грубости, безапелляционности не должны оставаться без внимания.

Решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:

а) содержание решения;

б) сроки его выполнения;

в) ответственного за выполнение решения.

Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками неудач (и удач!) могут служить:

- Личностные особенности участников.

- Отношения участников между собой.

- Организация самого процесса совещания.

Рассмотрим эти роли и способы нейтрализации:

Выпавший. Не участвует в обсуждении, рассеян, отвлекается, разговаривает с соседями наличные темы. Способы нейтрализации:

Ищущий признания. Этот участник совещания хвастается, много говорит, утверждает свой статус. Участие в совещании для него — только повод для самоутверждения. Способы нейтрализации:

Прыгающий с темы на тему. Этот участник совещания постоянно меняет тему разговора, возвращаясь к обсуждению тех вопросов, которые уже обсудили, и т. д. Способы нейтрализации:

Доминирующий. Вы, конечно, помните, что потребность в доминировании есть одна из потребностей общения. Так вот, удовлетворяя ее, участник совещания, стремящийся к доминированию, постоянно пытается захватить власть (инициативу) и манипулировать присутствующими в своих интересах. Способы нейтрализации:

Чем раньше вы выявите участников совещания, играющих блокирующие роли, тем легче будет их нейтрализовать. Как видите, во время выступления участников совещания председательствующему есть чем заняться: он наблюдает и действительно дирижирует совещанием. Поговорим теперь о некоторых типичных ситуациях, связанных с самим ходом обсуждения.

1. Явный обман, искажения, нечестные заверения кого-то из участников (или группы участников). Выход. Не стоит грубо обличать в обмане, можно сделать это тонко и психологически грамотно:

Б) Сравните выгоды и потери в случае, если данный участник будет продолжать свою тактику, и в случае компромисса.

4. Применяются приемы психологической войны (выпады, угрозы, обвинения). Выход.

Б) Получив положительный ответ, раскройте его тактику, ведь он может не догадываться, что ведет бой и агрессивен.

Д) Признайте свои ошибки, если таковые имеются. Это лучший способ обезоружить агрессора.

5. Совещание превращается в разговор на темы, не относящиеся к обсуждаемой проблеме. Выход.

6. Делается попытка опровергнуть то, о чем говорится на совещании. Выход.

А) Не принимайте опровержения без доказательства. Потребуйте ясных аргументов.

Суммируя вышесказанное, подчеркну, что при проведении совещания не бывает безвыходных положений. Надеюсь, что предложенные рекомендации позволят вам выход найти. Заканчивая разговор о совещании, хочу обратить внимание на одно обстоятельство: чем бы совещание ни закончилось и с каким бы успехом оно ни прошло, менеджер не может не анализировать содержание и ход проведенного мероприятия. Ниже приводится перечень вопросов, на которые можно (и нужно!) ответить, делая после окончания совещания его анализ.

Итоговый анализ совещания.

Был ли оптимальным состав участников?

Были ли правильно определены места для участников совещания?

Достаточно ли заинтересованными были его участники?

Удалось ли ослабить противоречия между участниками совещания (сблизить их позиции)?

Появлялись ли непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались?

Стало ли ясным представление о проблеме (проблемах) после ее (их) обсуждения?

Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его реализации? Такой самоанализ поможет внести коррективы в ваш стиль проведения совещаний и сделать их более продуктивными или хотя бы менее затратными.

В заключение разговора о совещании как виде управленческого общения и способе коллективного решения проблем позволю себе сделать вывод:

Литература

Зигерт В., ЛангЛ. Руководить без конфликтов. — М, 1990.

Власова Н. и проснешься боссом. — М., 1994. — Т 2.

Ксенчук Е. В., Киянова М. К. Технология успеха. — М., 1993.

Макаров С. Д. Менеджер за работой. — М. 1989.

Мартынов С. Д. Профессионалы в управлении. — Л., 1991.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

1.СОВЕЩАНИЕ И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКА.

2.МЕТОДИКА ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ.

3.ПРАВИЛА И ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ.

4.ДИАГНОСТИКА УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЙ.

5.ТЕХНОЛОГИИ ПРЕОДАЛЕНИЯ БЛОКИРУЮЩИХ СИТУАЦИЙ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ.

6.АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ.

7.СОВЕЩАНИЯ ПО ВОПРОСАМ БЕЗОПАСНОСТИ.

8.ПРИКЛАДНЫЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОВЕЩАНИЙ ПРИ ОБЕСПЕЧЕНИИ БЕЗОПАСНОСТИ.

9.ТРЕБОВАНИЯ К ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ.

10.ТАКТИКА ПОВЕДЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ НА СОВЕЩАНИЯХ.

В статье рассматриваются деловые совещания как один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления. Поэтому необходимо использовать совещания для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.

Ключевые слова

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ, УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, РУКОВОДИТЕЛЬ, ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

Текст научной работы

Деловое совещания – это такой вид управленческой деятельности, когда определенное число участников собирается в назначенные время и месте для обсуждения проблемы, затрагивающей их интересы, и для нахождения возможных решений в соответствии с поставленной целью.

Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практике управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания [1].

Практика управления показывает, что совещания – это обязательная форма организации и управления, однако имеется немало резервов высвобождения времени за счет сокращения их количества, упорядочения проведения. Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания [2; 3].

Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений.

Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффективного совещания является численность его участников. Лучше сократить количество присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения [4; 5].

Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.

Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания.

Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация прений. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопросам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов.

Подготовка помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка помещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воздуха, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.).

Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование.

Проведение совещания. Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20 – 30 мин., проблемного совещания с насыщенной повесткой дня до 1,5 – 2 ч. Время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40 –45 мин. [6; 7].

Через каждые 1,5 ч. работы необходимо делать перерывы для того, чтобы не переутомлять участников совещания.

Совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, взаимного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики: главная его задача – искать и находить позитивные решения.

Подведение итогов. В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удостовериться в достижении всеми участниками общей договоренности.

Подписав к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повестку и сроки последующего делового совещания.

Если следовать этим требованиям, то совещание пройдет на должном уровне, и будет достигнут желаемый результат. Но для того чтобы высвободить больше полезного рабочего времени для проведения совещаний, необходимо использовать различные вспомогательные средства.

Список литературы

Цитировать

Деловое совещание — общепринятая форма делового общения, когда обсуждаются производственные вопросы и проблемы, требующие коллективного решения.

В таком общении участвуют коммуникативный лидер (руководитель подразделения, отдела, один из ведущих работников, которому поручено подготовить и провести совещание), а также специалисты, в компетенцию которых входит данная проблема, или те, кому придется ее решать. На совещании обсуждаются только такие темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

Цель совещания — описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.

Повестка дня - письменный документ, который участникам совещания рассылают заранее. В повестке дня указываются тема совещания, его цели, полный перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков (обычно 6-7 человек), время, отведенное на каждый вопрос (регламент выступления), и место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Это позволит участникам заранее продумать конструктивные предложения по решению проблем.

Предпочтительнее, чтобы совещания вел не руководитель организации, а специалисты, наиболее компетентные в обсуждаемой проблеме. Это повышает ответственность за принимаемые решения у работников разных уровней и активность участников в генерировании идей.

Организация пространственной среды на совещании

Специалисты рекомендуют рассаживать участников делового общения — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.

Установлено, что те, кто сидит друг против друга, конфликтуют чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание.

Человеку вообще свойственно испытывать чувство дискомфорта из-за того, что он неудобно, на его взгляд, ориентирован в пространстве — не так и/или не там сидит/стоит и т.д. Как правило, человек понимает и точно знает, где его место в пространстве. Если человек не чувствует коммуникативное пространство интуитивно, нарушает все неписаные правила, значит, он, вероятнее всего, психически болен. В то же время многие люди испытывают нервный стресс только потому, что кто-то постоянно нарушает их территориальные притязания. В современном мире это особенно актуально: все мы так или иначе испытываем стресс, когда в переполненном общественном транспорте к нам прижимаются незнакомцы, когда 4-5 человек вынуждены вместе подниматься на нужный им этаж в тесной кабине лифта. В речевой коммуникации выделяют четыре зоны приближения собеседников.

Личная зона — 0,5-1,2 м. Это расстояние, которое человек поддерживает при общении в дружественной обстановке — на приемах, вечерах и т.п. Попытку уменьшить это расстояние человек может воспринять как невоспитанность, а попытку увеличить его — как нежелание контакта, настороженность, подчеркнутую официальность. Симпатия сближает людей в самом прямом смысле слова.

Социальная зона — 1,2-3,6 м. Такое расстояние удобно для общения с новыми работниками, почтальоном и т.д. — с посторонними людьми.

Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для выступления перед аудиторией.

Относительно размещения партнеров в пространстве во время деловых переговоров специалисты утверждают, что эффективное общение требует, чтобы глаза беседующих встречались примерно треть времени контакта.

Бизнес-партнеров рассаживают следующим образом:

партнеров разделяет угол стола (90°) — такая позиция подходит и для дружеской непринужденной беседы, и для делового разговора типа руководитель-подчиненный. Она способствует постоянному контакту взглядов и позволяет жестикулировать, не мешая партнеру, а также подходит для наблюдения друг за другом. Каждый собеседник видит щеку другого. В то же время угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться, в ситуации взаимопонимания — сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует;

партнеры друг напротив друга — такая позиция создает атмосферу соперничества, когда каждый участник переговоров жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию, пытается переиграть делового партнера. Когда партнеры сидят напротив друг друга, то их глаза невольно будут чаще встречаться, что породит чувство дискомфорта. Стол между ними становится своеобразным барьером. При такой позиции за столом чрезвычайно трудно достичь согласия, даже компромисс затруднителен, а конфликт вполне возможен. Однако именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению. Эта же позиция может свидетельствовать о субординации. В этом случае разговор будет коротким и конкретным;

по диагонали через весь стол — независимая позиция, характерная для людей, не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или желании остаться незамеченным, например, на деловом совещании, семинаре и проч.

Форма стола тоже имеет значение. Квадратный стол способствует развитию отношений конкуренции и соперничества между участниками переговоров, равными по положению. За прямоугольным столом на встрече партнеров одинакового социального статуса главным считается место, где сидит человек, обращенный лицом к двери. Круглый стол создаст атмосферу неофициальности и непринужденности.

Типология участников совещания

Организация пространственной среды на совещании

Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для выступления перед аудиторией.

Бизнес-партнеров рассаживают следующим образом:

Типология участников совещания

Читайте также: