Служба доу функционирует как отдельное подразделение при документообороте более документов

Обновлено: 02.07.2024

1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях* осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

* В дальнейшем именуются "организации".

1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР.

1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами*.

* Перечень нормативно-методических документов, регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ, дан в приложении 1.

1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей. Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении 2.

1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, службы ДОУ решает следующие задачи:

Одним из существенных вопросов при формировании системы делопроизводства в любой организации является определение структуры служебной единицы, отвечающей за документационное обеспечение. Уровень сложности такой структуры определяется двумя факторами — объемом документооборота в организации и технологиями работы с документами.

В организации могут быть представлены различные структурные единицы, отвечающие за документооборот: секретариат; экспедиция; отдел по регистрации и учету документов; группа по контролю исполнения документов; отдел по работе с обращениями граждан; отдел по изготовлению документов; отдел совершенствования делопроизводства; копировально-множительное бюро; протокольная группа; редакционная группа; приемная; архив [2].

При этом в крупных организациях, с большим объемом документооборота, возможно функционирование сразу нескольких из перечисленных структурных единиц или даже все. Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В небольших же организациях с малым объемом документооборота может наблюдаться совмещение нескольких функций в одном подразделении или даже в компетенции одного сотрудника (например, в небольших компаниях весь документооборот обычно ведется одним секретарем).

Универсальной зависимости между объемом документооборота и численностью службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на сегодняшний день не выделено. В советское время, согласно Единой государственной системе делопроизводства, сформированной по приказу Главного архивного управления при Совете Министров СССР, было установлено, что необходимость создания отдельного подразделения ДОУ появляется, если объем документооборота в организации составляет более 10 тыс. документов в год [4].

Современные исследователи, в частности, Бобылева М. П., конкретизирует установившиеся требования к объему документооборота как условию создания службы ДОУ. Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря. При годовом обороте от 10 до 25 тыс. документов в учреждении уже необходимо создание определенной группы сотрудников — службы ДОУ, с выделением ответственных за отдельные участки работы. В организации с годовым оборотом от 25 до 50 тыс. документов подразделение ДОУ уже должно контролировать сразу несколько участков работы — обработку и регистрацию документов, контроль над их исполнением, ведение архива. Учреждение с документооборотом от 50 до 100 тыс. документов в год должно иметь еще более развитую структуру. Наконец, в организации с оборотом свыше 100 тыс. документов в год должна присутствовать сложная структура документационного обеспечения [1].

Современные специалисты выделяют три основных организационных формы службы ДОУ: канцелярия, управление делами, общий отдел.

Канцелярия функционирует на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В ее структуру традиционно включают экспедицию (осуществляет прием и отправку всеми видами связи документации и корреспонденции), бюро учета и регистрации документов, бюро контроля (инспекцию; призвано контролировать соблюдение сроков исполнения распоряжений руководителя), архив (принимает на хранение документы и передает их на государственное хранение) [3].

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой происходит работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Управление делами, в свою очередь, принято подразделять на секретариат, обслуживающий руководство организации в повседневной работе с документами, и отдел рационализации делопроизводства, отвечающий за совершенствование документационного обеспечения организации, нормативно-методическое обеспечение делопроизводства, подготовку классификационных справочников — номенклатур дел, классификаторов и т. п. [5].

В органах исполнительной власти стандартной формой службы ДОУ является общий отдел. Эти подразделения обычно включают в себя те же участки работы, что и канцелярия, при этом в них как в более сложных структурах образуются дополнительно такие подразделения, как приемная и протокольный отдел, группа писем. Присутствие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих организациях.

Приемная во главе с секретарем нацелена на оперативную работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. В свою очередь протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Данная структура выполняет подготовку проектов нормативно-распорядительных документов, их редактирование, оформление и выпуск. В число таких документов входят письма и справки, а их согласование обязательно с другими структурными единицами. Также протокольная группа анализирует документы, подготовленные структурными подразделениями, выносит заключения по этим документам, организует и проводит заседания коллегиального органа, документирует их ход.

Таким образом, структура службы ДОУ в организации традиционно зависит от масштаба деятельности этой организации и, как следствие, объема годового документооборота. Однако универсальных и утвержденных законодательно правил структурирования таких подразделений нет, они определяются по инициативе учредителей организаций.

Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: ТЕРМИКА, 2011.
Кузнецов С. Л. Применение современных технологий в работе с документами. — Секретарское дело. — 2009. — № 1 (3).
Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Т. А. Быкова, Л. А. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина. — М.: МЦФЭР, 2010.
Ларин М. В. Управление документацией в организации / М. В. Ларин. — М.: Научная книга, 2002.
Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления / Л. Р. Фионова. — Пенза, 2013.

Основные термины (генерируются автоматически): документ, объем документооборота, протокольная группа, структура, управление делами, документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, общий отдел, подразделение, регистрация документов.

Многие из нас в своей профессиональной практике сталкиваются с необходимостью сформировать службу делопроизводства или перестроить ее. И тогда возникают вопросы: какое наименование и организационную структуру выбрать? как обосновать численность? как найти людей?

Организационная структура службы делопроизводства

Что говорит на этот счет действующее законодательство и имеющиеся нормативы?

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утвержденной приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 (в настоящее время документ не утратил силу и носит рекомендательный характер, далее – ГСДОУ), документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации (пункт 5.1). А в пункте 1.4 Примерного положения о службе документационного обеспечения управления (являющегося приложением к ГСДОУ) указано, что:

Государственная система документационного обеспечения управления (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утверждена приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ.

первая будет заниматься текущим делопроизводством (Б),
вторая – архивным хранением (В). Причем не стоит выводить ее на непосредственное подчинение генеральному директору. Современная практика все чаще использует такой подход.

Теперь нужно решить, какие наименования подразделений использовать. Для самого верхнего уровня (А) будем отталкиваться от того, как именуются в организации подразделения, напрямую подчиняющиеся руководителю организации:

Схема 1. Варианты организации структуры и наименований подразделений

Б) Задачей службы ДОУ является только организация документооборота учреждения.

В) Задачей службы ДОУ является совершенствование форм и методов работы с документами

Г) Задачей службы ДОУ является работа по обращениям граждан.

3. Среди перечисленных утверждений верными являются:

Централизованная форма организации делопроизводства предполагает выполнение всех операций в одном структурном подразделений.

Централизованная форма является самой оптимальной для учреждений различного объема документооборота.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание единой базы данных по документам.

Децентрализованную форму целесообразно использовать при территориальной разобщенности структурных подразделений учреждения.

4. В практике работы учреждений сложились две основные формы организации делопроизводства: централизованная и децентрализованная.

5. ГСДОУ в зависимости от категории учреждения предусматривает создание типовых делопроизводственных служб: общий отдел, канцелярия, секретарь руководителя.

6. Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: обеспечение документирования, организация работы с документами, совершенствование форм и методов работы с документами.

7. Структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации – это…

8. Организацию и проведение заседаний коллегиального органа учреждения осуществляет

9. Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях – это функции

группы по регистрации корреспонденции

10. Разработкой нормативно-методического обеспечения делопроизводства занимается

Отдел совершенствования работы с документами

Отдел подготовки документов

11. Анализ исполнительской дисциплины осуществляет

Отдел контроля исполнения документов

Отдел подготовки документов

12. ГСДОУ – это

совокупность правил, устанавливающих единые требования к документам и работе с ними

совокупность государственных стандартов

система, устанавливающая применение унифицированных форм документов

система, устанавливающая правила обработки документов

13. К основным целям ГСДОУ относятся

выработка унифицированных форм документации

выработка единых правил документирования информации

совершенствование работы аппарата управления

14. Основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами в организации, - это

Положение о службе ДОУ

Табель форм документов

Инструкция по делопроизводству

15. Служба ДОУ функционирует как отдельное подразделение при документообороте

более ______________документов.

16. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом, предназначенным для

решения трудовых отношений;

решения трудовых споров

выработки единой системы должностей

определения должностных обязанностей служащих

17. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.

19. Перечень унифицированных форм документов, необходимых для реализации документационного обеспечения учреждения – это…

Табель форм документов

Альбом форм документов

Инструкция по делопроизводству

Положение о службе ДОУ

20. Правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы службы ДОУ, - это …

Инструкция по делопроизводству

Положение о службе ДОУ

Табель форм документов

21. В должностной инструкции – следующие реквизиты:

код формы документа

отметка об исполнении;

22. Должностная инструкция вступает в силу после:

подписания приказа об утверждении

23. При определении количества делопроизводственного персонала рассчитываются нормы времени на отдельные делопроизводственные операции, затем определяется трудоемкость всех работ.

24. Прием и отправку документов осуществляет

25. В настоящее время различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: управление делами, канцелярия, приемная, секретарь.

26. Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат: Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, ГСДОУ, Основные правила работы архивов организаций.

27. Основным документом, регламентирующим работу службы ДОУ, является Инструкция по делопроизводству.

28. Этап предварительного рассмотрения проходят документы

29. Организация приема посетителей проводит следующее подразделение службы ДОУ

группа по работе с обращениями граждан

группа изготовления документов

30. Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться

Читайте также: