Планирование этапов выполнения проекта кратко

Обновлено: 05.07.2024

В жизненном цикле проекта выделяют пять этапов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. При работе над сложными проектами команда может ориентироваться на эти этапы как на дорожную карту.

Познакомьтесь с Софией. Она возглавляет команду HR-специалистов в своей компании. Вместе им предстоит работа над очень крупным проектом по пересмотру всего процесса адаптации новых сотрудников.

Большинство из нас (как и София) представляют два этапа, когда думают о работе над проектом: начать проект и закончить его.

На самом деле речь идет о гораздо большем. Представьте, что вы печете торт. Нельзя наугад взять ингредиенты, свалить их в кучу и сразу получить отменный и вкусный глазированный десерт. Нужно потрудиться, чтобы закупить продукты, подготовить их и смешать. Кроме того, в процессе придется то и дело пробовать результат на вкус.

От начала и до конца вы делаете множество шагов. Это и есть этапы управления проектом. Изучив их, вы сможете точнее планировать задачи, реалистичнее оценивать сроки и подходить к работе над проектом более стратегически и организованно.

Продолжим рассказ о Софии и ее команде и на их примере посмотрим, что такое типичный жизненный цикл проекта и каковы его этапы.

Что такое жизненный цикл проекта?

Понимание жизненного цикла управления проектами позволяет команде действовать не наугад, хватаясь за первые попавшиеся задачи, а следующим образом.

Работать над проектом стратегически и организованно.
Отслеживать ход работы и статус.
Быстрее завершать проекты благодаря точным планам, сводя к минимуму непредвиденные препятствия.

Сложите эти преимущества, и вы получите главное из них: команды смогут быстрее выполнять успешные проекты.

По данным Института управления проектами (PMI), из каждого инвестированного миллиарда долларов 122 $ миллиона теряются вследствие низкой эффективности выполнения проектов.

Если использовать концепцию жизненного цикла проекта и ее преимущества, не придется впустую тратить деньги на проекты, которые не соответствуют изначальным целям.

Кажется, все ясно. У подхода на основе жизненного цикла много достоинств. Какие же этапы необходимо пройти проекту?

Согласно своду знаний по управлению проектами (PMBOK) выделяют пять четких этапов жизненного цикла управления проектом:

Инициация
Планирование
Выполнение
Мониторинг
Завершение

Итак, вы получили общее представление о теме. Давайте углубимся в детали.

Пять этапов жизненного цикла управления проектом

Этапы следуют друг за другом, как буквы алфавита. Чтобы воспользоваться преимуществами подхода к управлению проектом на основе жизненного цикла, нужно действовать последовательно.

Этап 1. Инициация проекта

Процесс адаптации новых сотрудников давно необходимо было преобразовать. София и команда хотят поскорее взяться за дело. Думаете, на первом этапе нужно составить план и обозначить сроки? Не спешите.

Первый этап жизненного цикла проекта — не планирование, а инициация.

На этом этапе проект пока не подтвержден. София и ее команда должны рассмотреть его в общих чертах и оценить перспективу. Прежде всего нужно понять, стоит ли за него браться. Для этого необходимо определить следующее.

Бизнес-сценарий проекта.
Выгода от его выполнения (какой общей бизнес-цели он служит).
Основные продукты поставки.
Критерии успешного проекта.

София и команда определили эти пункты следующим образом.

Бизнес-сценарий. Компания Софии испытывала проблемы с текучкой кадров. Большинство новичков покидали компанию, не проработав и года.
Выгода. Пересмотренный процесс адаптации будет более прозрачным, улучшит качество коммуникации, повысит заинтересованность сотрудников в первые месяцы работы в компании, благодаря чему они, как ожидается, захотят остаться надолго.
Ожидаемые результаты. Команде HR нужна задокументированная процедура, которой можно следовать и которой можно управлять. Кроме того, новым сотрудникам нужен интерактивный дашбоард для работы в первые недели на должности.
Показатели успеха. 15-процентный прирост коэффициента сохранения кадров к концу четвертого квартала и положительная обратная связь не менее чем от 85 % новых сотрудников.

Все эти аспекты можно отразить на карте проекта. Команда Софии может периодически смотреть на нее, чтобы помнить о месте проекта в общей картине.

Когда команда проанализировала указанные факторы, пришло время спросить себя, осуществим ли проект и стоит ли за него браться.

Если да, команда должна получить подтверждение проекта (если необходимо) и перейти к следующему этапу. Если нет? Не стоит беспокоиться. Команде просто следует начать сначала и подумать над другими способами решения проблемы. В этом случае полезно использовать шаблон карты проекта.

Этап 2. Планирование проекта

София обдумала проект в общих чертах, и пришло время подробностей. На этом этапе ей нужно вместе с командой обсудить конкретный план действий по реализации проекта.

Даже если вам не терпится приступить к работе, не экономьте время в ущерб качеству на этапе планирования. Эффективное планирование позволяет предотвратить многие основные причины провала проекта. В их числе неадекватное видение перспективы и цель, плохо налаженная коммуникация и неточность оценок.

Ради хорошего плана придется потрудиться и потратить время, поэтому заложите достаточно времени на старте проекта.

На этом этапе София и команда ответят для себя на следующие вопросы.

Какова цель проекта?
Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
Какова область проекта?
Каков бюджет?
Каковы риски?
Кто из команды будет задействован?
Какие задачи будут стоять?
Какие контрольные точки нужно пройти?

Цель проекта лучше всего определять, используя систему постановки целей SMART. Система основана на принципах конкретности, измеримости, достижимости, уместности и временных рамок.

С помощью этой системы София и команда определили следующую цель своего проекта по адаптации сотрудников.

Создать новый процесс адаптации, позволяющий обучать новичков и повысить коэффициент сохранения кадров на 15 %. Новую программу нужно запустить к 25 января 2021 г.

Теперь София и команда знают, к чему стремиться. Но одних только желания и надежды мало для достижения цели. Команде нужно понять, какая именно работа их ждет.

В этом им поможет структура распределения работ (WBS). Проект разбивается на задания и отображается в графическом виде. Каждое задание является действием, которое видят все участники проекта. В нашем примере София и команда выделили следующие задания.

Опросить существующих сотрудников насчет текущего процесса адаптации.
Узнать пожелания менеджеров о том, что можно включить в процесс.
Создать общий процесс адаптации (90-дневный план).
Записать обучающие видеоролики для дашбоарда сотрудников, чтобы сделать процесс предельно ясным.
Создать цифровой дашбоард для сотрудников.
Создать портал, куда новые сотрудники могут обращаться за помощью.
Составить процедуры и контрольные списки для процесса адаптации.
Опубликовать видеоролики и документы на дашбоарде.

Когда участники команды увидят, что требуется для проекта, им будет проще понять, сколько времени и ресурсов понадобится и с чего начать.

Кроме того, они определят основных действующих лиц (в нашем случае это команда HR, веб-разработчиков, графический дизайнер и команда по контенту), а также зависимости в заданиях и ресурсах. Зависимостью является любой аспект проекта, обусловленный другим аспектом.

Вот пример зависимости заданий: нельзя опубликовать материалы на дашбоарде сотрудников, пока нет дашбоарда. Для выполнения одного задания необходимо завершить другое. Или команда веб-разработчиков не может подключиться к проекту, пока не обновит дизайн сайта компании. Необходимый ресурс недоступен по первому требованию, поскольку зависит от других задач.

Теперь команда Софии учитывает зависимости и определяет разумный порядок выполнения заданий проекта, а также сроки выполнения каждого действия в индивидуальных списках задач.

Результат их работы и есть готовый план проекта. Задокументируйте план и опубликуйте там, куда есть доступ у всей команды (отлично подойдет Confluence).

Этап 3. Выполнение проекта

На этот этап приходится основной объем работы.

Команда Софии выполнит все назначенные задания проекта. Участники будут составлять процедуры, записывать видеоролики, разговаривать с сотрудниками и т. д.

В ходе планомерного продвижения по списку задач проекта команда одновременно столкнется со следующим этапом.

Этап 4. Мониторинг проекта

Вернемся к примеру с тортом. Можно ли испечь великолепный торт, всего один раз взглянув на рецепт? Пожалуй, нет.

Скорее всего, вы сверяетесь с рецептом, когда разбиваете яйца и замешиваете масло, чтобы сделать все правильно. Каждые пять минут вы заглядываете в духовку и следите, чтобы не подгорела верхушка коржа. Вы очень внимательны во время готовки.

Работа над проектом идет примерно так же. Это и есть этап мониторинга, параллельный этапу выполнения. София будет регулярно оценивать проект, чтобы убедиться в следующем.

Соблюдаются сроки.
Команда не выполняет лишней работы.
Расходы остаются в рамках бюджета.
Все действия ведут к изначальной цели (при непосредственном исполнении можно потерять из виду общую картину и не увидеть леса за деревьями).

Если использовать ПО для управления проектами, мониторинг станет проще. Процессы будут нагляднее, а вся информация и обсуждения, связанные с проектом, будут храниться централизованно.

Кроме того, стоит регулярно проводить планерки, чтобы держать в курсе всех участников команды. Шаблон протокола еженедельного собрания упростит фиксацию обсуждаемых тем, принятых решений и действий, определенных по итогу собрания.

Если София заметит отклонение от плана, она сможет скорректировать направление по ходу работы или изменить изначальный план проекта согласно новым обстоятельствам.

Этап 5. Завершение проекта

Команда справилась! Внедрен новый улучшенный процесс адаптации новых сотрудников. Команда готова отпраздновать победу совместным чаепитием и навсегда попрощаться с проектом.

Но прежде чем сделать новую отметку в списке побед, необходимо пройти этап завершения, чтобы доработать любые шероховатости. Нужно сделать следующее.

Провести ретроспективу, чтобы обсудить успешно выполненные задания и аспекты, в которых возможны улучшения.
Подготовить итоговый отчет по проекту и при необходимости показать заинтересованным сторонам.
Сохранить всю документацию по проекту в надежном месте и свободном доступе для дальнейшего использования (чтобы структурировать и централизованно хранить данные, снова как нельзя лучше подойдет Confluence).

Усердная работа над проектом заслуживает хорошего завершения. Все задания выполнены и остались позади, однако важно подвести итог, чтобы закончить этот проект и настроиться на успех следующих.

Польза ПО для управления проектами

Возможно, вы думаете, что такое ПО — неплохое, но необязательное приобретение. Подумайте хорошенько. ПО для управления проектами повышает шансы на успех и снижает уровень напряжения. 77 % самых эффективных проектов управляются с помощью такого ПО.

В чем плюсы ПО для управления жизненным циклом проекта? ПО дает следующие преимущества.

Повышает прозрачность и наглядность, поскольку вся команда может отслеживать этапы жизненного цикла.
Позволяет прояснить роли и обязанности, поэтому каждый сотрудник знает, что должен делать.
Упрощает практическую работу по выполнению плана благодаря назначению заданий, владельцев и не только.
Сокращает неточности, поскольку каждый знает, как найти нужную информацию.
Обеспечивает обновление информации в режиме реального времени, так что задействованная информация всегда актуальна.

Не пытайтесь управлять жизненным циклом проекта с помощью бесконечных электронных переписок, бессистемной документации и запутанных таблиц. Используйте ПО для управления проектами, например Jira, чтобы действовать стратегически и организованно на всем пути — от озарившей вас идеи до запуска продукта.

Больше успешных проектов

Только начав проект, невозможно во мгновение ока выйти на финишную прямую. Управление проектами позволяет действовать стратегически и пройти различные этапы выполнения проекта.

Действуйте поэтапно, как София и ее команда, и вы скоро сможете поздравить друг друга с очередной победой. Пригласите коллег на чай, чтобы отпраздновать новый успех (непременно с тортом).

На этапе планирования при работе над проектом приходится много рассуждать и трудиться. Упростите этот этап с помощью шаблонов плана проекта.

Планирование - это процесс создания и принятия целевых установок качественного и количественного характера, а также выявления путей по наиболее эффективному их достижению. Данные установки разрабатываются чаще всего в виде дерева целей и характеризуют будущее, а также по возможности выражаются численно набором показателей, являющихся ключевыми для определенного уровня управления.

Необходимость в составлении планов обуславливается рядом причин. Самыми значимыми из них являются:

координирующая роль плана,
неопределенность будущего,
оптимизация экономических результатов.

Если бы будущее проекта было действительно абсолютно предопределенным, не было бы необходимости в постоянной разработке планов, совершенствовании методов их структурирования и составления. Отсюда следует то, что главной целью составления каждого плана является не определение точных ориентиров и цифр, так как это невозможно сделать в принципе, а установление по каждому из наиболее важных направлений некоторого "отрезка", в пределах которого может варьировать тот либо другой показатель.

Смысл координирующей роли плана заключается в том, что хорошо структурированные целевые установки дисциплинирует как текущую, так и перспективную деятельность, позволяет организации работать без существенных сбоев, приводит ее в определенную систему.

Последней причиной необходимости составления планов является то, что любое рассогласование в деятельности организации влечет за собой финансовые затраты (прямые или косвенные) на его преодоление. Если работа осуществляется по плану, то вероятность подобного рассогласования гораздо ниже; вместе с тем, и негативные финансовые затраты менее значительны.

Планирование дает возможность обеспечивать высокую вероятность и высокий уровень достижения целей, основываясь на систематической подготовке решений. Тем самым оно выступает предпосылкой эффективной реализации проекта.

Основным инструментом интеграции участников проекта является план проекта. Составление и согласование плана проекта всеми участниками обеспечивает лучшее понимание ответственности и своих задач.

В плане проекта проводится подробный анализ методов обеспечения сбалансированности затрат проекта, качества, расписания и сроков реализации.

Задачи планирования проекта

На этапе планирования проекта решается ряд задач:

утверждение плана проекта;
согласование плана основными участниками проекта;
создание и уточнение процедур управления проектом;
уточнение и детализация целей и задач проекта;
уточнение объема работ и состава проекта;
уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между внешней средой и проектной командой;
оценка рисков и формирование плана реагирования на них;
уточнение потребности в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта (или отдельных этапов проекта);
разработка бюджета проекта и реального расписания (или отдельных его этапов).

Структура и этапы составления плана управления проектом

В общем виде структура плана управления проектом отражена на рис.1.

Рис.1. Укрупненная структура плана управления проектом

Основные этапы процесса планирования согласно стандартной модели консалтинговой компании Booz, Allen&Hamilton представлены на рис. 2.

Рис. 2. Основные этапы планирования

1. Формирование целей.

В планировании разрабатываются две группы целей.

Формальные цели являются критериями оценки состояния проекта и полезности деятельности, который формируется из мотивации деятельности тех лиц, которые принимают решения.

Реальные цели являются путями достижения формальных целей (продукция, которую необходимо произвести, ее количество и качество, необходимое количество ресурсов, их количество и качество).

2. Анализ проблем включает в себя следующие этапы:

анализ фактического состояния;
прогноз состояния;
определение проблем при помощи сопоставления системы целей и результатов анализа и прогноза состояния;
структурирование имеющихся проблем.

В ходе структурирования проблем их необходимо сначала разбить на два вида.

Проблемы внешнего характера, на решение которых на протяжении всего планового периода нельзя повлиять со стороны команды проекта.
Проблемы внутренние, решение которых зависит от эффективности управления проектом.

После нужно проблемы, которые были отнесены ко второй категории, разбить на два подвида.

Проблемы, решение которых не требует большого количества временных и финансовых затрат. Данный вид проблем решается при текущем или оперативном планировании.
Проблемы, для решения которых необходим значительный объем финансирования и длительное время. Данные проблемы рассматриваются при составлении перспективных планов и прогнозов.

3. Поиск альтернатив. Под альтернативами понимаются взаимоисключающие варианты решений.

Прогнозирование занимает важное место при осуществлении долгосрочных проектов. При этом необходимо различать два вида прогнозов.

Прогнозы развития ситуации отражаются на показателях внешней среды, на которые те, кто принимает решения, повлиять в рассматриваемом периоде не может.

Прогнозы влияния формируют представление о том, к получению каких именно результатов приведет принятие каждого из существующих решений, т.е. как это решение повлияет на показатели реализации проекта.

4. Оценка альтернатив с точки зрения их риска, эффективности и приемлемости является основой для принятия решений.

Оптимальной является практически реализуемая и законная альтернатива, которая в максимальной степени позволяет приблизиться к выполнению поставленных реальных целей при имеющихся ограничениях – трудовых, временных, ресурсных и т.д.

В процессе реализации проекта необходимо выполнять актуализацию плана с учетом вносимых изменений и текущего состояния. Таким образом, план проекта является основой для оценки прогресса, полученного в ходе реализации данного проекта.

В целях обеспечения точности плана и реализуемости проекта менеджеру необходимо решить следующие задачи:
Согласование ответственности основных участников проекта за результаты.

Планирование организационной структуры реализации проекта и обеспечение привлечения необходимых ресурсов.

Достижение согласованного понимания объема и структуры работ проекта, а также потребностей в ресурсах с основными участниками проекта и заказчиком.

Вовлечение основных участников в процесс планирования, обеспечение ответственности за планируемые показатели.

В ходе планирования принимаются решения качественного и количественного характера, позволяющие достигнуть в перспективе целей организации. Причем в ходе такой работы удается определить именно оптимальные пути. Планирование проекта – это разработка точной схемы, по которой будет проводиться развитие организации. Это позволяет продумать все детали, выбрать пути решения задач и достичь поставленных целей. Как проводится подобная работа, будет рассмотрено далее.

Назначение планирования

Планирование проекта – это важный процесс в управлении бизнесом. Он крайне важен, поэтому практически каждая компания сегодня выполняет эту работу. На нее требуется потратить определенное время и ресурсы, но это себя оправдывает.

От качества планирования в процессе управления проектами зависит их дальнейшая реализация. В ходе подобной процедуры проводится инициация, в ходе которой утверждается устав, реестр участников, выбирается стратегическое направление для дальнейшего развития.

Сначала вырабатывается очередность основных действий. После их утверждения прорабатываются детали.

Обозначив концепцию будущего проекта и основные стадии его продвижения, руководство сможет откорректировать все его этапы, выбрать оптимальные пути для достижения поставленных целей.

Планирование проекта – это важный процесс в управлении. Он позволяет впоследствии выполнять мониторинг, своевременно корректируя движение на пути развития. Фактические показатели сравниваются с плановыми, что раскрывает информацию о степени выполнения намеченных задач. В ходе проведения контроля постоянно принимают во внимание обновляющуюся информацию из внешних и внутренних источников. Сроки, установленные в плане, условия и показатели могут меняться, так как они должны соответствовать реальной обстановке.

Планирование непосредственно влияет на все процессы проектного управления. Поэтому его выполняет каждая организация. Невозможно управлять чем-либо, если нет четко установленной последовательности действий. Эти этапы являются задачами, выполнение которых ведет к достижению цели. Если что-то начинает идти не так, как планировалось, менеджер выявляет причины таких явлений, принимаются решения о правильных действиях в сложившихся обстоятельствах.

Процесс планирования представляет собой начальную стадию жизненного цикла проекта. Без этого невозможно достичь желаемого результата.

Задачи планирования

Планирование целей проекта предполагает разработку системы задач, которые, подобно ступеням, ведут к их достижению. Представленная работа позволяет определить еще до начала работы, может ли выбранный вид деятельности принести прибыль. Каждый инвестор стремится вложить свои средства в наиболее выгодный, прибыльный проект. Очертить основные параметры и результаты будущей деятельности, выбрать адекватные, реальные пути по их достижению удается в ходе планирования.

Чтобы работа была продуктивной, организация должна будет решить спектр задач. Если в ходе расчетов окажется, что результат подобной деятельности отрицательный (компания получит убыток), недостаточно высокий, нужно выявить причины подобного явления. Внеся определенные коррективы, удается повысить результативность проекта. Поправки могут вноситься на каждом этапе выполнения поставленных задач. Они могут быть следующими:

Детализация, уточнение цели (или целей) проектирования, определение желаемого результата мероприятия.
Определение объема и состава будущих работ.
Оценка сроков проведения каждого этапа.
Расчет бюджетной стоимости проекта.
Создается календарный план, а также просчитывается бюджет каждой фазы.
Определяется потребность в ресурсах. Расчет делают для каждой фазы проекта и деятельности организации в этом направлении в целом.
Составляется план материально-технического обеспечения.
Выполняется оценка рисков, создается методика правильного реагирования при возникновении опасных ситуаций.
Детали мероприятия подробно разъясняются инвестору.
Детали согласовываются со всеми участниками процесса.
Между исполнителями и управленцами распределяется ответственность за проведение работ и выполнение поставленных задач.
Уточняются плановые взаимодействия, управленческие процедуры планирования.

Управление проектами и планирование проекта тесно взаимосвязаны. Только последовательное выполнение поставленных задач в оговоренные сроки и в полном объеме может гарантировать достижение цели, получение прибыли в процессе деятельности компании.

Основные процессы

В процессе организации планирования проекта выполняется ряд обязательных и дополнительных действий. Независимо от деятельности организации, они применяются в ходе создания общей стратегической концепции. К обязательным процессам относятся следующие:

Описание и дальнейшее документирование всех плановых задач, содержания проекта.
Определение основных этапов проекта, последующая их детализация.
Составление расчетной сметы. Подсчитывается общая стоимость всех ресурсов, необходимых для выполнения проекта.
Составление пошагового плана действий, выполнение которого приведет к достижению поставленных целей.
Описывается последовательность работ.
Определяются зависимости технического характера, а также ограничения на проводимые работы.
Расчет времени, требуемого для выполнения каждого этапа работы, определение трудозатрат и прочих ресурсов, которые потребуются на каждом этапе производственного цикла.
Определение типа, набора ресурсов, а также их объема.
Указание реальных сроков выполнения работы, если ресурсы будут ограничены.
Создание бюджета и привязка сметных затрат для каждого вида работы.
Создание готового плана.
Сбор результатов прочих исследовательских работ в ходе проведения проектирования, компоновка плановых величин в одном документе.

В ходе планирования и разработки проекта эти действия выполняются обязательно.

Вспомогательные процедуры

В ходе планирования реализации проекта некоторые процессы могут и не понадобиться. Только при возникновении необходимости в них менеджер включает их в общий список. К таким вспомогательным процессам относятся следующие:

Планирование стандартов качества, установление их предельно допустимого диапазона. Также оговариваются пути достижения требуемого уровня характеристик готовой продукции.
Планирование в области организации, которое подразумевает распределение функциональных компетенций, ответственности и субординации между всеми участниками проекта.
Подбор персонала с соответствующим уровнем квалификации, опытом работы, деятельность которых позволит реализовать проект в максимально короткие сроки. В некоторых случаях требуется формирование слаженной работы команды.
Установление коммуникаций для обеспечения членов проекта нужной информацией.
Определение разновидностей рисков проекта, их оценка и документирование. Это позволяет идентифицировать и устранить еще на этапе планирования факторы неопределенности, оценить степень их возможного влияния на проект. На этом этапе проводится расчет как благоприятного, так и неблагоприятного сценария развития ситуации в ходе реализации выбранной стратегии.
Планирование логистических процедур. Точно оговаривается, какое сырье, прочие необходимые материалы и ресурсы будут закупаться у внешних организаций, в каком количестве, а также с какой периодичностью будут выполняться поставки.

В ходе планирования процессов проекта могут потребоваться и иные действия. Это зависит от целей, которые преследует организация в ходе выполнения своей работы.

Этапы планирования

Выделяют 4 основных этапа планирования проекта. Их предложила консалтинговая компания Booz Allen & Hamilton.

Стандартная модель планирования выглядит следующим образом:

Этап 1. Формирование целей

Ставятся цели двух типов. Они могут быть формальными или реальными. В первом случае выдвигаются критерии для определения полезности проекта. Формальные цели выплывают из мотивации управленцев. Реальные цели представляют собой пути, при помощи которых могут достигаться формальные цели.

Этап 2. Анализ проблем

В ходе этого этапа планирования определяется реальное положение организации. Далее делается прогноз о ее дальнейшем состоянии. После этого проводится определение существующих проблем, для чего противопоставляются системы целей результатам прогнозного анализа. Это позволяет в итоге структурировать проблемы.

Этап 3. Поиск альтернатив

Это варианты решений, которые исключают друг друга.

Этап 4. Оценка альтернатив

Определяется приемлемость каждого из существующих вариантов развития событий. Оценивается эффективность, степень риска каждого решения, после чего принимается соответствующее решение. Оптимальная альтернатива должна быть не только практически реализуемой, но и законной, позволяющей максимально приблизиться к поставленной цели. При этом учитывают существующие ограничения во времени, ресурсах и т. д.

Создавая проект планирования территориального, производственного или иного типа, обязательно применяют его в дальнейшем для сопоставления реальных результатов с плановыми. Это позволяет управлять продвижением к общей цели, вносить своевременно соответствующие корректировки.

Календарное планирование

Стоит отметить, что календарное планирование проекта строится по несколько иной схеме. В ней выделяется 5 основных этапов:

Определение работ и написание их в виде списка. В некоторых случаях менеджеры допускают ошибки, не указывая сразу все процессы. Чтобы исключить такое явление, рекомендуется применять метод последовательной декомпозиции в ходе определения предстоящих работ.
Для каждой выделенной позиции определяется очередность и продолжительность. Это зависит от технологических особенностей предстоящей работы. Для этого также применяется методика декомпозиции, которая дополняется экспертными оценками. Это позволяет точно определить плановую продолжительность каждой операции. Для этого можно применять методику мозгового штурма, что позволяет рассмотреть особенности технологии с разных точек зрения.
Определяется тип ресурсов и их доступность. Это могут быть финансы, материалы, труд, информация и прочее. График выполненных работ соотносится с графиком материально-технического обеспечения, финансирования и т. д. Все этапы должны быть взаимосвязаны, составлять непрерывный процесс. Это позволяет избежать сбоев в процессе производства. При этом отдельного рассмотрения требуют дефицитные ресурсы. Они в большей степени определяют продолжительность и последовательность всего спектра предстоящих работ.
Устанавливаются ограничения извне. К таковым относятся сезонность производства, технологичность поставок оборудования, прочие внешние факторы.
Создается система реагирования на возникающие риски в ходе управления проектом. Планирование проекта начинается с их анализа. Для самых вероятных и опасных угроз разрабатываются соответствующие мероприятия реагирования.

Принципы планирования

В ходе планирования бизнес-проекта менеджер должен придерживаться определенных принципов. Основными из них являются:

Целенаправленность. Реализация проекта преследует четкую, конечную цель, не распыляясь на несущественные задачи.
Системность. Управление будущим проектом должно быть целостным, комплексным. При этом учитываются особенности его развития и составления. В некоторых случаях проект может быть разбит на подсистемы. Они будут также взаимосвязаны. При этом изменения в одной системе влечет перемены в иной структуре. Разбивка проекта на несколько частей позволяет отследить внутренние связи и взаимодействия элементов, выбрать наиболее эффективную их структуру. Оценка реализации проекта в этом случае может быть дана с точки зрения качественных и количественных процессов.
Комплексность. Явления рассматриваются с точки зрения их связи и зависимости. Для этого применяют разные методы, подходы к управлению.
Обеспеченность. В ходе планирования работ проекта предусматривается укомплектованность всех мероприятий нужными ресурсами.
Приоритетность. Основное внимание при разработке проекта уделяется основным, самым важным задачам. Их определение зависит от общей концепции развития в перспективе.
Экономическая безопасность. Рассчитывается степень убытков и потерь, которые несет организация в случае неосуществления задуманного события. Рисков избежать вовсе нельзя, но нужно оценивать их и принимать оправданные решения в этом направлении.

Структурирование проекта

В ходе планирования работ проекта требуется выполнять структурирование. Иерархическая последовательность работ предполагает разбитие всего проекта на отдельные части. Это позволяет детализировать комплексы на разных уровнях. Такой подход упрощает управление процессом.

Структурирование позволяет выполнить следующее:

Определять спектр работ по достижению целей промежуточного типа.
Контролировать степень продвижения проекта, оценивать возможность достижения всех его целей.
Отчетность создается по оптимальной структуре.
Устанавливаются контрольные точки, при помощи которых оценивается продвижение проекта.
Ответственность правильно распределяется между исполнителями.
Все члены команды получают объективную, понятную информацию о целях и задачах проекта.

Ошибки при структурировании

Некоторые менеджеры допускают в ходе структурирования ошибки, что негативно отражается на достижении поставленных целей. Основными из них являются следующие действия:

Стадия структуризации вообще пропускается. Менеджер переходит сразу к поиску решения проблем текущего периода.
Используются только организационные подразделения, не учитываются конечные продукты или применяемые ресурсы.
Структурирование не охватывает целиком весь проект.
Элементы структуры повторяются.
Не проводится интегрирование структур в соответствии с особенностями подготовки проектной документации и финансовой отчетности.
Структура детализируется чрезмерно или недостаточно.
Отдельные элементы проекта не поддаются обработке на компьютере.
Не учитываются нематериальные конечные продукты (сервис, услуги и т. д.).

Основания для структурирования

Планирование проекта – это ответственная работа. Структурирование нужно выполнять правильно. Оно выполняется на следующих основаниях:

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

краевое государственное автономное

профессиональное образовательное учреждение

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

ЭТАПЫ РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМ

ДУД.01.2 ОСНОВЫ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

г. Дальнегорск, 2020

Методическая разработка по проведению урока разработана на основе рабочей программы учебной дисциплины ДУД.01.2 Основы проектной деятельности.

Содержание урока ориентировано на подготовку студентов к освоению программ подготовки специалистов среднего звена и при подготовке квалифицированных рабочих, служащих.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Вопросы обеспечивают сознательное применение знаний по теме, формируют умения применять знания на практике.

расширить кругозор студентов, обобщить и углубить знания по заданной теме;

развивать внимание, память, мышление, умение сопоставлять, находить аналогии, принимать оптимальные решения;

воспитывать чувство коллективизма, уважение к существующим правилам

Развитие устойчивого интереса к предмету, профессии, творческой активности;

Развитие алгоритмического мышления, памяти, внимательности;

Воспитание уважения к сопернику, умения вести спор, стойкости, воли к победе, находчивости;

Ожидаемые результаты :

знание структуры и правила оформления исследовательской и проектной работы;

владение формулировки темы исследовательской и проектной работы, доказывать ее актуальность;

владение умением составлять индивидуальный план исследовательской и проектной работы;

умение выделять объект и предмет исследовательской и проектной работы;

умение определять цель и задачи исследовательской и проектной работы;

определение и применение на практике методов исследовательской деятельности, адекватные задачам исследования;

грамотное оформление теоретических и экспериментальных результатов исследовательской и проектной работы;

владение рецензированием чужой исследовательской или проектной работы.

Тип занятия: Изучение новой темы.

Оборудование урока

компьютер, ноутбук, телевизор;

презентация в программе PowerPoint;

Ход занятия

Работу над проектом можно разделить на несколько этапов:

Этап исследования проблемы.

Оценка проведенной работы.

І этап. Подготовка к исследовательской работе (проекту)

1. Найди проблему – то, что на твой взгляд хочешь изучить и исследовать.
2. Назови свое исследование, т.е. определи тему исследовательской работы;
3. Опиши актуальность исследовательской работы, т.е. обоснуй выбор именно этой темы работы;
4. Сформулируй цель исследовательской работы и поэтапно распиши задачи исследовательской работы;
5. Выбери оптимальный вариант решения проблемы;
6. Составь вместе с учителем план работы для реализации своего исследовательского проекта.

ІІ этап. Планирование исследовательской работы

1. Определись, где планируешь искать и найти информацию;
2. Определись со способами сбора и анализа информации, т.е. каким образом, в какой форме и кто будет собирать, выбирать и анализировать информацию;
3. Выбери способ представления результатов работы, т.е. в какой форме будет твой отчет (текстовое описание работы, присутствие диаграмм, презентации, фотографий процесса исследования или эксперимента, аудио- или видео-записи наблюдений, опытов, этапов эксперимента и конечного результата);
4. Установи критерии оценки (как будешь оценивать) хода эксперимента, исследования, полученного результата исследовательской работы (исследовательского проекта);
5. Распредели задачи и обязанности между участниками в группе, если это групповой проект.

ІІІ этап. Исследование проблемы

1. Собери необходимую информацию для проведения исследования, при необходимости, проведи расчеты, замеры, подбери качественный и безопасный материал и инструменты для эксперимента и т.д.
2. Проведи то, что запланировал: интервью, опросы, наблюдения, эксперименты, опыты, необходимую работу.

ІV этап. Заключительный

1. Проведи анализ полученной в ходе исследовательской работы информации;
2. Дай экономико-экологическое обоснование (затратно, экономически выгодно, экологично ли выполнение твоей исследовательской работы);
3. Сформулируй выводы (добился ли того, что ставил в цели и задачах).

4. Оформи и подготовь представление результатов своей работы: защиту в виде устного отчета, устный отчета с демонстрацией, письменного отчета и краткой устной защиты с презентацией ;
5. Проведи защиту своей исследовательской работы (проекта) и прими участие в возможном обсуждении, давай четкие ответы на возникшие вопросы.

V этап. Оценка процесса и результатов работы

Поучаствуй в оценке исследовательской работы путем коллективного обсуждения и самооценки.

Последовательность работы над индивидуальным проектом

Поэтапно выполняет задачи проекта выполняет исследование и работает над проектом, анализируя информацию.

Анализ информации. Формулирование выводов

Представление и защита проекта и оценка его результатов

Подготовка к защите индивидуального проекта. Анализ выполнения проекта, достигнутых результатов (успехов и неудач)

Представляет проект, участвует в его самоанализе и оценке.

Сколько всего этапов работы над проектом?

Какой, на Ваш взгляд, этап самый важный?

На каком этапе находитесь Вы в работе над своим проектом?

На каком этапе необходимо проводить исследовательские действия?

На каком этапе проходит оформление проектной работы?

Критерии оценивания устного ответа:

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта . Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта . Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:

CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
PERT-диаграмма.

Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
Работы с возможными рисками.
Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами . Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO .

С помощью инструмента вы сможете:

Создавать задачи и подзадачи.
Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
Управлять виртуальными ресурсами.
Задавать стоимость ресурсам.
Создавать зависимости и вехи.
Следить за прогрессом каждой задачи.
Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
Создавать персональные календари.
Делиться графиком с помощью ссылки.
Создавать отчеты.
Работать с портфелями проектов.
Экспортировать график в популярные форматы.
Создавать персональные рабочие календари.
Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы
и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта , которые подойдут многим профессиональным индустриям:

Разработка ПО.
Строительство.
Организация мероприятий.
Маркетинг.
Торговля.
Производство.
Дизайн
и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

Обозначает конечный результат.
Определяет длительность проекта.
Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
Выбирает методологию управления проектом.
Определяет технические требования и ограничения.
Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

Дополнительные расходы.
Привлечение сторонних специалистов.
Задержка выполнения задачи или нескольких.
Болезнь или увольнение сотрудника.
Срочные командировки,
и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

Читайте также: