Основные принципы организации виртуального офиса проекта кратко

Обновлено: 05.07.2024

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большее значение в связи с развитием сети Интернет и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта управления проектами.

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 90-х годов.

Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация. Но в то же время виртуальная инфраструктура является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX

- начала XXI века. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно-интегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построения компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстро меняющейся среде.

Полностью виртуального, т. е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет оо интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в предыдущем разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства (рассматривается в настоящем разделе.).

С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязаины проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т. п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, иначе говоря принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия; возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов.

Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий.

РиС- ''-З-І- Примерная схема организации виртуального офиса проекта

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур. В таблице 7.3.1. приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур. Таблица 7.3.1. Основные различия традиционных и виртуальных инфраструктур Форма Основная цель Типичные признаки Отличия от виртуальной организации Групповая или проектная организация Отдельные проекты с целью решения сложных и рисковых задач ? Временная организационная структура ?

Сотрудничество различных подразделений и иерархических уровней ? Ограничение определенными областями задач, диктуемых отраслевой или рыночной обстановкой ?

Отсутствие стратегической управленческой конпелшот Внутрифирменное организационное образование Псевдосамостоятельные структуры для повышения эффективности ? Псевдосамостоятель- ные единицы ?

Внутрифирменное предпринимательство ? Временной кооперационной сетью не является ?

Использование общего процесса производства благ ? Долгосрочная кооперация с немногими партнерами ?

Как правило, взаимное участие в капитале ?

Обычно жесткие, прочные договорные связи Отдача работ на сторону Вычленение и передача своеобразных задач третьей стороне ? Концентрация на собственных компетенциях ?

Договорные, а не культурные связи ?

Договорные связи обычно с одним партнером ?

Перемещение частей производства за пределы поепприятия Многонациональное предприятие Международная, иногда глобальная деятельность предприятий для извлечения ВЫГОДЫ ОТ расширения масштабов производства или ассортимента продукции ? Правовое соглашение между предприятиями ?

Общая хозяйствен- \ ная политика ? Правовая единица на длительный срок ?

Стабильность состава партнеров ?

Слабая рыночная подвижность Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения.

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Интернет коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.

Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний. Их общим признаком является объединение в единую сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионерами в этой части виртуальной организации труда являются компании IBM, Siemens, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта, например, должны включать следующие основные составляющие: ?

международный стандарт для обмена данными, например, по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data), ?

стандарты взаимодействия прикладных программ, например, стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

При этом прикладные программы, представленные в стандарте CORBA, могут использовать данные, получаемые через Internet в формате STEP. При создании общей инфраструктуры язык IDL, применяемый в CORBA, объединяется с языком описания данных EXPRESS, используемым в стандарте STEP. Здесь IDL описывает интерфейсы работы с прикладными программами, а объектно-ориентированный язык EXPRESS описывает нормализованные модели данных.

Таким образом, основой инфраструктуры является World Wide Web, которая содержит протоколы коммуникации для организации данных и обеспечения доступа к ним через Internet.

Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта> включают следующие: ?

интеграцию лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически целесообразной команды проекта; ?

организацию по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов жизненного цикла проекта, продукта); ?

образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и коллективов, пространственно удаленных друг от друга; ?

временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития, переструктурирования и расформирования в нужное время; ?

сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;

Q максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие решений на всех уровнях организационной иерархии, сочета- ние восходящего и нисходящего проектирования;

Q разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиеит-сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware) различного класса, им* ПРИНЦИПЫ связаны с широким развитием и использованием новых

информационных и коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления ловеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, модели-

рования и оптимизации процессов взаимодействия (кооперации и координации) между различными менеджерами команды.

Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров.

Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение жизненного цикла проекта, продукта.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). По своей сути сегодня CALS является глобальной стратегией повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.

Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Идеальной основой для решения поставленной задачи является использование единой интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.

Ключевым понятием для виртуального предприятия является концепция многопользовательской базы данных. Она должна содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды проекта.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернет (Internet), который является технологией глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: ?

С точки зрения аппаратного и программного уровней коммуникации — это организация надежного канала соединения и передача информации без искажении, организация хранения информации и эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней Интранет практически не отличается от Интернет. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: интернет-навигаторы, Web-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители программного обеспечения.

С информационной точки зрения коммуникации — это поиск и передача знаний. Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе: ?

представление деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров), при которой должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними; ?

представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов — обеспечение координации событий и функций; ?

представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.

Использование Интранет-технологии особенно эфективно в управлении проектами, где коммуникации являются критически важной составляющей стратегии деятельности.

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большее значение в связи с развитием сети Internet и возрастанием значения программно-информационного и коммуникационного аспекта управления проектами.

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых странах Запада с середины 90-х гг.

Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно-интегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построения компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстро меняющейся среде.

Полностью виртуального, т. е. неимеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий.

С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т. п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта.

Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью; иначе говоря, принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны:

· расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости;

· внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной культурой взаимного доверия; возможно параллельное управление самыми разнообразными процессами в ходе реализации проектов. Основным и системообразующим принципом для функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных информационных и коммуникационных технологий.

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур.

В таблице приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта.

· расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости;

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур.

В таблице приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур.

Виртуальный офис проекта – это сложная инфраструктура, обеспечивающая быструю и действенную реализацию одного проекта либо пакета проектов на базе компьютерных и коммуникационных технологий и отлаженных стандартов ведения бизнеса и развития коммуникаций.

Главная задача офиса проекта – настройка оптимальной коммуникации членов команды, работающих над его реализацией, что гарантируется главным образом наличием современных и высокотехнологичных средств связи, компьютерного обеспечения и различного ПО.

Иными словами, офис проекта – наиболее оптимально настроенная среда, в которой все члены команды могут вести проект, собирать совещания и проводить переговоры, а также хранить всю проектную документацию.

Организация виртуального офиса проекта

Структура офиса проекта:

Головной офис. Здесь находится менеджер проекта, компьютерное и техническое оснащение, коммуникации. Также тут проводятся важные переговоры и совещания, хранится основная документация, касающаяся проекта.

Виртуальный офис без привязки к какому-либо месту (географическим координатам). Он представляет собой программно-телекоммуникационную среду, поддерживающую работу команды по единым стандартам.

Таким образом, экономится до 40% финансовых затрат на проекты и сокращается общее время на их реализацию.

Если работа ведется над несколькими проектами, используется многоуровневая система:

1-й уровень. Ведется рассмотрение определенных проектов, а также принципов их мониторинга. На начальном уровне может использоваться одна либо несколько команд, осуществляющих планирование при учете ограниченных ресурсов, дается оценка экономических и временных затрат. На этом же этапе проводится анализ состояния реализации проекта в реальном времени, ведется отчетность.
2-й уровень. Здесь идет рассмотрение формирования портфеля проектов, определяется их связь между собой и проводится рациональное наполнение. Используются инструменты тендеров, стратегического менеджмента.
3-й уровень. Решение вопросов корпоративной политики направления развития проектной организации.

Главные требования к организации офиса проекта - это наличие реального офиса с привязкой к географическим координатам (помещения, откуда ведется менеджмент), единые корпоративные стандарты подготовки и реализации проектов, внедрение информационных технологий, база данных и шаблоны типовых решений, компьютерная сеть и подключение к сети Интернет, а также создание виртуального офиса на базе компьютерных сетей.

Из главных плюсов виртуального офиса можно выделить возможность создания эффективной системы менеджмента проектами при помощи двух групп программных средств:

I группа. Находится на сервере. В нее входят средства формирования баз данных, необходимых для взаимодействия с менеджерами.

II группа. Находится на рабочем месте члена команды и выполняет функции виртуального офиса. Такие программные средства дают возможность менеджеру следить за текущими процессами и этапами реализации проекта вне зависимости от месторасположения членов команды, работающих над проектом. Благодаря внедрению в работу беспроводных средств связи и подключения к Интернету виртуальная часть офиса вполне может быть мобильной.

Основные принципы организации виртуального офиса проекта

Главные принципы грамотной организации:

строгое ориентирование на оптимальное выполнение бизнес-процесса по временным рамкам и издержкам;
исключение дублирования операций;
коммуникация менеджеров, взаимосвязанных в одном бизнес-процессе, и отделение их от остальных членов команды, отвечающих за другие функции;
подбор ПО, в полной мере способствующего реализации работы виртуального офиса как единого интегрального пространства, регламентирующего взаимодействие сотрудников, связь, обработку и хранение документации, архивирование и уничтожение данных.

Такие системы широко применяются зарубежными компаниями и сегодня активно набирают популярность в кол-центрах России.

Организация виртуального офиса проекта – действенный инструмент менеджмента и работы над проектом. С его помощью можно выполнить все этапы, процессы и операции, необходимые для быстрой и эффективной реализации поставленных целей. Организационная структура - это база, на которой формируется и выполняется деятельность всей команды проекта.

Офис проекта – новые условия для успешного ведения бизнеса, позволяющие создавать максимально гибкие и предельно адаптивные виртуальные инфраструктуры для управления call-центром в целом и, в частности, отдельными проектами.

В мировой теории и практике управления определение виртуальный стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация. Но в то же время виртуальная инфраструктура является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX — начала XXI в. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно-интегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построения компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных технологий. [c.154]
Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное виртуальное может интерпретироваться как искусственно образованное , или как мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве , или как расширенное за счет совместных ресурсов . Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием виртуальной машины , где ни один процесс не может монопольно использовать ни один ресурс, и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения. [c.155]
Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстро меняющейся среде. [c.155]
Полностью виртуального, т. е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных технологий. [c.155]
Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в предыдущем разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства (рассматривается в настоящем разделе). [c.155]
Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур. В таблице 6.3.1. приведены основные отличия традиционных организационных структур от виртуальных инфраструктур. [c.156]
Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства. [c.158]
Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение жизненного цикла проекта, продукта. [c.159]
Идеальная основа для решения поставленной задачи — использование единой интегрированной модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов. [c.160]
Ключевое понятие для виртуального предприятия — концепция многопользовательской базы данных. Она обязана содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды проекта. [c.160]

В данной статье будут рассмотрены ситуации, когда действительно стоит переводить бизнес в виртуальный офис и как это правильно сделать.

Когда нужен виртуальный офис

Виртуальный офис - это единое информационное пространство, состоящее, как правило, из нескольких удаленных рабочих мест, оснащенных облачными приложениями для полноценного ведения бизнеса. В каких же случаях и каким компаниям может потребоваться организация такого офиса?

Малые предприятия с ограниченным бюджетом

Виртуальный офис просто находка для молодых предприятий, ведь в таком случае не придется тратиться на аренду помещения, закупку необходимой мебели и дорогостоящего оборудования. При этом также можно сэкономить на обслуживающем персонале: администрирование, обслуживание оборудования и другие плановые работы выполняются централизованно операторами виртуального офиса.

Деятельность на региональных или международных рынках

Подойдет виртуальный офис и для тех компаний, которые имеют филиалы в других городах и странах, либо же только планируют открытие представительств. Посредством такого решения можно проводить онлайн-конференции, презентации и оставаться всегда на связи в любой точке планеты.

Компании с удаленным штатом сотрудников

Удаленная работа в последнее время становится все более популярной, поэтому на сегодняшний день в компаниях все больше можно встретить сотрудников, работающих вне офиса. Бывает также, что фирма пользуется услугами фрилансеров. Создание виртуального офиса в таких случаях позволит эффективно настроить коммуникации с центральным офисом, проводить совещания, и даже при желании организовать онлайн-обучение.

Предприниматели в постоянных разъездах

Услуга виртуального офиса будет актуальной и для предпринимателей, которые часто бывают в разъездах, командировках и редко находятся на рабочем месте. Переадресация звонков со стационарного телефона компании на мобильный сотрудника позволит принимать вызовы в любом месте вне офиса и всегда быть на связи.

Срочное открытие бизнеса

Воспользоваться услугой виртуального офиса можно и в тех случаях, когда необходимо быстрое развертывание предприятия, а времени на поиск помещения, подключение телефонных линий, закупку серверов и персональных компьютеров нет. Развернуть виртуальный офис можно в течение нескольких часов. Особенно актуально это в том случае, если компания в дальнейшем планирует расширяться и открывать офисы в других городах и странах. Таким образом можно объединить все удаленные офисы в единую инфраструктуру.

Принципы организации труда в виртуальном офисе

Организовать работу в виртуальном офисе не сложнее, чем в реальном. Для этого существует ряд основных мероприятий, с помощью которых сделать это не составит никакого труда. Рассмотрим каждое из них подробнее.

Планирование

Как и в реальных офисах, важно любой проект разбить на определенные задачи, каждую из которых закрепить за конкретным сотрудником, установить оптимальный срок ее выполнения.

Контроль выполнения задач

В командной работе задачи чаще всего взаимосвязаны. Информация об их выполнении должна быть доступна всем участникам того или иного проекта. В противном случае возможное затягивание выполнения определенных работ приведет к срыву сроков сдачи проекта. Посредством виртуального офиса каждый сотрудник фирмы в любой момент может посмотреть на каком этапе находится конкретная задача и за кем именно она закреплена. Планирование и контроль, в таком случае, выполняется с помощью CRM-систем.

Постоянная связь в течение рабочего времени

Немаловажным фактором в работе является коммуникация сотрудников, завязанных в текущем проекте или в деятельности предприятия в целом. Способами коммуникации в виртуальном офисе могут выступать звонки (как между двумя абонентами, так и конференц-звонки), переписка в чатах и т.д.

Что нужно для создания виртуального офиса

Для организации виртуального офиса можно воспользоваться одноименной услугой, которую предлагают компании-провайдеры. В этом случае за определенную ежемесячную плату предоставляется уже готовый набор бизнес-приложений, наиболее востребованных в любой сфере деятельности. Второй вариант - создать удаленный офис самостоятельно. Для самостоятельной реализации вышеперечисленных принципов организации труда в виртуальном офисе потребуется следующее.

Помещение

Как бы странно это ни звучало, но даже для виртуального офиса понадобится реальное помещение. Именно оттуда будет происходить управление компанией и всеми ее сотрудниками. По сути, в этих целях можно использовать и собственную квартиру, однако специально-отведенное помещение для главного офиса значительно повышает самоорганизацию и доверие клиентов. Само собой разумеется, что такое помещение необходимо оборудовать оргтехникой: компьютером, ксероксом, сканером, принтером, телефоном и так далее.

Разработка сайта

На сегодняшний день продвижение компании или ее продуктов через интернет - наиболее актуальный и эффективный способ. Поэтому при развертывании виртуального офиса, впрочем, как и реального, в первую очередь необходимо разработать сайт. С его помощью можно привлечь множество клиентов, найти партнеров.

Облачная IP-телефония

IP-телефония - один из важных элементов виртуального офиса. С ее помощью организовывается, стабильная связь между сотрудниками, обеспечивается качественная коммуникации с клиентами и партнерами. Наиболее востребованными функциями облачной телефонии для удаленной работы являются следующие:

Системы контроля

При работе в виртуальном офисе необходимо контролировать не только выполнение задач сотрудниками, а также их взаимоотношения с клиентами. В этих целях часто выполняют интеграцию CRM-системы с IP-телефонией. Это позволяет руководителям ставить задачи, отслеживать их выполнение в режиме реального времени, прослушивать телефонные звонки онлайн или в записи, просматривать историю переписки сотрудника с клиентом или статистику по активности каждого сотрудника. Все это в значительной степени повысит эффективность работы, выявит недобросовестных сотрудников или поспособствует поощрению лучших, поможет найти слабые места в цепочке продаж.

Стандартные офисные приложения

Для полноценной работы виртуального офиса понадобится набор стандартных онлайн-приложений, наиболее популярными из которых, предлагаются компанией Google:

приложения для общения и переписки - Gmail, Calendar, Hangouts;
офисные приложения - Docs, Sheets, Forms, Slides, Sites;
приложение для хранения документов - Drive;
администрирование - Admin, Vault.

Конечно же, все они имеют аналоги.

Юридическая сторона вопроса

Перед запуском виртуального офиса необходимо убедиться в наличии всех необходимых документов, акцентируя внимание на:

лицензию на ведение предпринимательской деятельности;
различные справки о прохождении проверок;
налоговую документацию - идентификационные номер и другое.

Сколько будет стоить создание виртуального офиса

Стоимость организации виртуального офиса напрямую будет зависеть от входящих в эту услугу функций. Предоставление доступа к офисным приложениям Office 365 обойдется примерно в 350 - 1500 рублей в месяц, в зависимости от включенного в функцию пакета интернет-трафика. Если понадобится развертывание полноценного колл-центра с использованием виртуальных номеров, то это будет стоить в районе 2500 - 8000 рублей в месяц. Подключение облачной АТС, например, 1ATS, с возможностью использования некоторых ее функций - от 200 рублей в месяц.

Стоит учесть аренду помещения, если таковое потребуется для оборудования, стоимость самого оборудования, обеспечивающего работу виртуального офиса. И конечно же учесть расходы на разработку сайта компании.

Это общий, средний набор инструментов, сервисов и требований, с которым можно будет начать полноценную работу виртуального офиса.

Какие проблемы могут возникнуть

Говоря более широко о преимуществах виртуального офиса, можно добавить:

повышение продуктивности работников, за счет возможности работы в удобное для них время;
отсутствие у сотрудников временных и финансовых затрат на дорогу в офис и обратно;
возможность рационального распределения времени между семьей и работой;
снижение текучести кадров - как правило удаленные работники реже увольняются по собственному желанию;
меньшее количество больничных - работа дома снижает риск сезонных заболеваний;
большой выбор кандидатов - можно найти сотрудника в любой точке планеты.

Но виртуальный офис имеет также и ряд недостатков, которые могут возникнуть в процессе работы и которые нужно заблаговременно учесть:

снижение мотивации сотрудников, за счет низкой вероятности продвижения по карьерной лестнице;
недостаток социального взаимодействия;
снижение продуктивности, за счет отсутствия мотивации от начальства;
возможные риски непонимания между коллегами, как следствие общения посредством переписки в мессенджерах;
существенная зависимость от техники;
чувство одиночества и изоляции - не каждый человек готов психологически к удаленной работе.

Однако все эти недостатки поправимы, если своевременно их выявлять и уметь устранять. А это стоит того, поскольку при высокой конкуренции, которая характерна для современной коммерческой деятельности, важно использовать новейшие методы и технологии.

Читайте также: