Оптимизация документооборота в деятельности педагогических работников доу

Обновлено: 07.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Доклад на педсовете по сокращению бумажной загруженности воспитателей

Нередко воспитателям приходится очень сложно в плане ведения документации в ДОУ, поскольку бумаг нужно заполнить и вести неимоверное количество. И никого не волнует, что основная задача воспитателя - любить и воспитывать детишек своей группы, в нашей стране бумажная волокита становится все объемнее с каждым годом и для воспитателей ДОУ, и для учителей. Какую документацию и как нужно вести?

Ввиду того, что в образовательный процесс для детских садов введен ФГОС ДО, то и ведение документации воспитателя ДОУ в соответствии с ФГОС ДО является необходимым этапом работы. Но ведение документации может стать камнем преткновения для воспитателей. А ведь правильно оформленные планы призваны не затруднять работу воспитателя, а облегчить ее. Вот тут и возникает парадокс. Почему бы министерству образования самим не разработать хотя бы примерные планы, в которые бы осталось внести свои корректировки в соответствии со спецификой группы. Вряд ли им это надо, всегда легче спихнуть работу на тех, кто ниже по служебной лестнице.

По ФГОС ДО воспитателю необходимо вести и оформить:

1. В перечень основной документации воспитателя вошли локальные акты по обеспечению деятельности воспитателя:

1.1. Должностная инструкция воспитателя.

1. 2. Инструкция по охране жизни и здоровья детей.

1.3. Инструкция по охране труда.

2. Документация по организации работы воспитателя:

2.1. Рабочая программа, которая составлена в рамках реализации ФГОС ДО по возрастным группам на 1 учебный год. В ней отражены основные направления воспитательно – образовательной работы с детьми определенного возраста.

Комплексно-тематическое планирование.
Оно построено на тематическом принципе и позволяет воспитателю не только планомерно решать поставленные задачи и легко вводить региональные и этнокультурные компоненты, но и в зависимости от особенностей своего дошкольного учреждения по своему усмотрению частично или полностью менять темы или названия тем.
Комплексно-тематические планы – это планы работы с детками по сезонам и неделям каждого месяца, где записываются общие направления работы.

Календарный план воспитательно-образовательной работы.
Для конкретизации и корректировки воспитательно-образовательной работы, предусмотренной комплексно-тематическим планом, воспитатель использует в работе календарный план. Для удобства пользования планом воспитатель делит его на две части: первая и вторая половина дня.
Для написания плана рекомендуется, помимо комплексно-тематического плана, использовать циклограмму образовательной деятельности группы (она не обязательна).

2.3 . Модель организации образовательной деятельности (сетка занятий) .

2.4 . Оценка результатов освоения программы (мониторинг)

Папка педагогической диагностики

2.5. Портфолио воспитателя

2.6. Творческая папка по самообразованию (Срок хранения - постоянно) .

3. Документация по организации работы с воспитанниками ДОУ.

3.1. Табель посещаемости.

3.2 . Индивидуальные сведения о родителях и воспитанниках.

3.3. Возрастной список детей.

Состав детей в одной и той же группе неоднороден по возрасту, и иногда разница может доходить до года. Воспитатель должен учитывать возраст каждого ребенка в группе, так как разница в возрасте влияет на особенности индивидуального подхода к каждому из детей. Простой список с указанием возраста может помочь предотвратить весьма серьезные проблемы в группе.

3.4 . Лист здоровья на воспитанников группы (медперсонал)

3.5. Режим дня группы.

4. Документация по организации взаимодействия с семьями воспитанников.

4.1. Протоколы родительских собраний группы.

Всю эту документацию можно поделить на обязательную и рекомендуемую. Но, что есть обязательное, а что – нет, решает не воспитатель, а начальство.

Обязательной является следующая документация:

- комплексно- тематическое планирование

- Календарный план воспитательно-образовательной деятельности на группу;
- Рабочая программа педагога для своей группы;
- Табель посещаемости ребят.

Рекомендуемая документация, которую можно вести или не вести:

- Информационно-нормативная папка: локальные акты, должностные инструкции, по технике безопасности, по охране здоровья и т.п.;
- Папка планирования и анализа: сведения о детках, о родителях, план закаливания и других режимных моментов, сетка занятий, схема посадки деток за столом, листы адаптации, журнал приема деток и т.п.;
- Методическое обеспечение процесса образования: комплексно-тематический план работы, список программ, технологий, авторских разработок, материалы педагогической диагностики, портфолио педагога, материалы по самообразованию, работы с родителями и все, что у вас есть.

Теоретически, можно не вести что-то из рекомендуемых бумаг, но опыт показывает, что лучше, чтобы у вас был максимум документов, поскольку поверка не станет слушать ваши оправдания, что вы не знали, что это не обязательно.

Заместитель министра образования и науки Российской Федерации Ирина Потехина и Председатель Общероссийского Профсоюза образования Галина Меркулова подписали совместные разъяснения по устранению избыточной отчётности воспитателей и педагогов дополнительного образования детей, которые письмом от 11 апреля 2018 г. № ИП-234/09/09/189 направлены в субъекты Российской Федерации.

Как сказано в Письме, конкретные должностные обязанности педработников определяются трудовыми договорами и должностными инструкциями, разработанными работодателями на основе квалификационных характеристик ЕКС, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 26 августа 2010 г. №761н.
Минобрнауки и Общероссийский Профсоюз образования разъяснили, что в должностные обязанности, связанные с составлением отчетной документации, могут входить:
для воспитателей:
разработка плана (программы) воспитательной работы в группе:
проведение мониторинга за здоровьем, развитием и воспитанием обучающихся, воспитанников, в т.ч. с помощью электронных форм;

В должностные обязанности воспитателя детского сада входит ведение фиксирующей и планирующей документации. Перечень обязательной документации велик и многообразен :

- Журнал приема/ухода воспитанников

- Журнал приема/сдачи смены

- Сведения о детях и их семьях

- Журнал осмотра игрового оборудования

- Журнал инструктажа воспитанников

- Индивидуальные образовательные маршруты воспитанников

- Результаты мониторинга достижений воспитанников

- Отчет воспитателя по итогам образовательного периода

- Портфолио педагога и др.

Ежедневно воспитатель тратит более 3 часов на ведение отчетной документации, не считая оформления и передачи информации по запросу руководства детского сада или управления образования. Возникает целесообразный вопрос : как влияет достоверность и своевременность заполняемой документации на повышение качества дошкольного образования в целом?

Если говорить о планировании образовательного процесса, рабочей программе и паспорте группы, то они напрямую зависят от уровня образования и квалификации самого педагога. Содержание индивидуального образовательного маршрута и результаты мониторинга достижений воспитанников зачастую зависят от субъективного восприятия воспитателем своих воспитанников. Качество ведения журналов и отчетов зависит от уровня осознания воспитателем их необходимости и взаимосвязи с планированием жизнедеятельности воспитанников.

Таким образом, мы приходим к пониманию, что оптимизация документооборота воспитателя - это важное условие повышения качества дошкольного образования. Но оптимизация не подразумевает уменьшение или исключение отдельных видов документов, она предполагает их качественный анализ и оформление.

Например, чтобы сократить время заполнения журналов и количество ошибок при заполнении, пора перестать расчерчивать школьные тетради вручную. Возможно изготовление журналов по образцу заказчика в типографии. Финансовые затраты те же, а результат другой: точность и эстетичность документа, осознание серьезности процедуры фиксации данных и невозможность их исправления.

Оформление рабочей программы и паспорта группы, Индивидуального образовательного маршрута воспитанника предполагает прошитие документов и скрепление печатью и подписью руководителя. Это гарантирует их достоверность и делает невозможным изменение содержимого воспитателем без ведома администрации детского сада.

Портфолио педагога и отчет воспитателя являются показателями грамотности и уровня квалификации воспитателя. Иногда сами педагоги не осознают прямого назначения этих документов и относятся к ним формально, не осознавая, что именно там фактически находятся фиксированные данные и подтверждающие материалы профессиональной деятельности воспитателя которые играют важнейшую роль при прохождении процедуры аттестации педагога и при возникновении производственных споров в профессиональной деятельности.

Поэтому ответ на ранее поставленный риторический вопрос становится очевиден: качество образования напрямую зависит от качества ведения отчетной документации и достоверности предоставляемой воспитателем информации.

Обмен опытом, как обязательное условие повышения качества образовательной деятельности педагога Человек не может по-настоящему усовершенствоваться, если не помогает усовершенствоваться другим. Диккенс Ч. Современный педагог делает очень.

Взаимодействие дошкольного образовательного учреждения с семьей ребенка как фактор повышения качества образования о свидетельству ученых ребенок дошкольного возраста более всего подвержен воздействию членов семьи. Поэтому, на наш взгляд, улучшение качества.

Проектная деятельность как средство повышения качества образования по экологическому направлению у детей старшего дошкольного На современном этапе развития общества в связи с обновлением содержания дошкольного образования и социальным заказом на воспитание активной,.

Реализация дополнительных образовательных услуг как условие обеспечения качества и вариативности дошкольного образования Основной стратегической задачей современного дошкольного образования является создание таких условий, в которых дети с раннего возраста.

Взаимодействие с родителями ДОУ как одно из условий повышения качества дошкольного образования «От того, как прошло детство, кто вёл ребенка за руку в детские годы, что вошло в его разум и сердце из окружающего мира – от этого в решающей.

По результатам анализа системы документооборота дошкольного учреждения нами представлена картина повышения эффективности документооборота.

Основными задачами повышения эффективности документооборота в ДОУ являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволит реализовать основной организационный принцип делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Рис. 1. Актуальные проблемы документооборота в ДОУ

На рисунке 1 хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка). Начиная с обсуждения и преобразования одной ситуации в начале периода, выходим на новый виток проблем в конце его.

Помочь в увеличении эффективности организации документооборота может внедрение системы электронного документооборота.

Назначение электронной системы документооборота заключается в следующем:

- увеличение эффективности документооборота;

- создание единого хранилища электронных документов;

- контроль исполнительской дисциплины.

Для экономичности времени документооборота распространенным на данный момент используется электронный документооборот. Актуальность внедрения системы электронного документооборота обусловлена следующим:

- низкая исполнительская дисциплина и проблемы контроля сотрудников;

- отсутствие возможности оперативного поиска информации;

- слабая информатизация процессов;

- ручная передача и регистрация документов;

- отсутствие единого электронного архива документов;

- невозможность коллективной работы с документами;

- невозможность прослеживания полного жизненного цикла документа.

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров. Работа с людьми — это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей - как возрастных, так и профессиональных и личных. Фактор руководства — самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Одной из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота [5].

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами [3].

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

а) ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

в) ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится субъективной задачей. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения системы электронного документооборота является оценка эффективности инвестиций. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью, а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность хранения документов в электронном виде). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности этот эффект может существенно превысить непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Основными статьями расходов на внедрение электронной системы документооборота можно считать:

- Стоимость лицензии программного обеспечения;

- Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД;

- Стоимость работ по внедрению системы;

- Затраты на обучение сотрудников;

- Расходы на администрирование и сопровождение системы.

Таким образом, с использованием системы электронного документооборота организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях информационного общества.

1. Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство — 1999. — № 1. — с. 7–10

4. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. — 272 с.

5. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. — 2006. — № 4. — с. 10–12

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, внедрение системы, документ, система, исполнительская дисциплина, актуальная проблема документооборота, ГОСТ Р, постановление Госстандарта РФ, электронная система документооборота, электронный документ.

Оптимизация документооборота в деятельности педагогических работников доу

Похожие статьи

Направления совершенствования документационного обеспечения.

Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения.

Проблемы внедрения автоматизированных систем.

Проблемы правового регулирования электронного.

Система электронного документооборота в органах.

Роль системы электронного документооборота.

Проблема соотношения бумажного и электронного.

Рабочие процессы или свободное движение документов.