На какие документы ставится гербовая печать в школе

Обновлено: 05.07.2024

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Вместе с тем положения федеральных конституционных и федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации не содержат норм, устанавливающих описания или образцы печатей, штампов, бланков или дополнительных защитных средств, используемых для изготовления удостоверений государственных служащих. Урегулирование данных вопросов осуществляется соответствующими государственными органами самостоятельно.

При этом отмечаем, что вопросы соответствия бланков, оттисков печатей, штампов, фотографий, дополнительных защитных средств, использованных при создании (выдаче) конкретного документа, установленным требованиям, а также оценка корректности оформления документа (в том числе в части соответствия обязательным или рекомендательным нормам и правилам) и его юридическая сила могут быть определены соответствующим органом, составившим (выдавшим) такой документ, или судом.

В то же время в соответствии с пунктом 3 статьи 26 Федерального закона применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации, и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации.

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

В отличие от коммерческих организаций, учреждения обязаны иметь печать. Порядок ее изготовления и использования, а также требования к ее формату зависят от того, содержит ли печать изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба муниципального образования.

За неправомерное использование на печатях таких гербов установлена административная ответственность.

Печать учреждения должна содержать его полное наименование на русском языке (п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях). Это единственное обязательное требование.

В печатях федеральных органов власти, иных государственных органов и государственных учреждений, которым переданы государственно-властные полномочия, должен быть Государственный герб РФ (ст. 4 Закона о Государственном гербе РФ от 25.12.2000 N 2-ФКЗ). Рекомендуем применять к такой печати ГОСТ Р 51511-2001. На практике сведения о печати с Государственным гербом РФ указывают в уставе учреждения.

Если учреждение, которое не должно использовать Государственный герб РФ, разместит его на своей печати, это будет административным правонарушением, предусмотренным ст. 17.10 КоАП РФ.

За неправомерное использование герба субъекта РФ в законах субъектов РФ может быть предусмотрена ответственность. Так это сделано, например, в ст. 14.4 Кодекса об административных правонарушениях г. Москвы.

Требование о регистрации печати учреждения законом не установлено.

В 1998 — 2005 гг. в Москве печати любых организаций нужно было регистрировать в Московской регистрационной палате. Сейчас этого делать не надо. Правила регистрации печатей в Москве, утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.1998 N 843-РМ, отменены Постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 N 65-ПП, которым упразднена Московская регистрационная палата. По этой же причине не применяется Положение по ведению городского реестра печатей.

В других субъектах РФ регистрационных палат также не осталось, поскольку их функции давно переданы федеральным органам власти.

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 предписывало Роскомпечати разработать порядок хранения, использования и уничтожения печатей, содержащих Государственный герб РФ. Однако такого порядка до сих пор нет.

Госорганы и госучреждения, которые осуществляют властные полномочия, принимают свои внутренние инструкции по хранению, использованию и уничтожению печатей с Государственным гербом РФ, см., например:

Органы госвласти субъектов РФ и органы местного самоуправления также принимают инструкции в отношении печатей с гербом субъекта РФ и муниципального образования.

Рекомендуем принять положение или инструкцию о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в вашем учреждении. Это позволит ограничить их несанкционированное использование.

Материал статьи взят из открытых источников

Остались вопросы к адвокату по данной тематике?

Современный мир документации систематически пополняется все новыми и новыми образцами, использование которых регламентируется законодательством страны. Основная их часть считаются недействительными без наличия подписи руководителя конкретной организации и печати, того или иного образца. Многие задают вопрос – что из себя представляет гербовая печать по новому закону об образовании и на каких документах она должна фигурировать.

Хотелось бы в первую очередь сообщить, что наша компания идет в ногу со временем и изготавливает печати разного целевого предназначения. Любые изменения мы принимаем к сведению на основании законодательно подтвержденных требований документов.

Мы попытаемся внести ясность в использование гербовой печати в документах об образовании.

Общие понятия использования гербовой печати

В закон о гербовой печати, периодически вносятся коррективы, хотя, безусловно, основные понятия остаются неизменными. Если следовать данным изложенным в Федеральном законе конституционного уровня, герб нашего государства должен размещаться на печатях:

принадлежащих органам госвласти;
принадлежащих учреждениям или организациям относящихся к представителям госвласти;
организациям, которые осуществляют регистрацию документации государственного уровня и т.п.

Так, например, если есть документы об образовании, и они были выданы лицам, которые прошли итоговую государственную аттестацию по образцу, установленному Минобразованием РФ, то даже при отсутствии на них гербовой печати, они не теряют своей юридической силы. Так же как некоторые документы не имеют юридической силы без печати нотариуса.

Быть или не быть гербовой печати на документе?

Наличие оттиска гербовой печати на образовательных документах регламентируется исключительно Федеральным законом, но не Законом о геральдике. Встречаются вопросы о том, на каких именно документах образовательного характера должна стоять такая печать. Снова вернемся к ФЗ РФ, где четко сказано, что гербовую печать имеют право ставить только те учреждения образования, которые относятся к государственным.

Некоторые из вас наверняка помнят, что на аттестатах ставили гербовую печать. После обновления законодательной базы все изменилось. Аттестаты, полученные ранее с гербовой печатью, будут считаться действительными до начала 2016 года, после этого на аттестатах будет стоять лишь печать конкретного образовательного учреждения.

Невзирая на постоянные изменения в законодательной сфере, наша деятельность остается стабильной и эффективной. Мы впитываем все новшества и создаем продукции, которая соответствует как стандартам там требованиям законной власти.

Читайте также: