Кто должен подписывать путевой лист за механика в школе

Обновлено: 29.06.2024

Сразу не сообразишь, кто подписывает путевой лист. Чьи подписи должны быть в этом документе перед выпуском на линию? Ведь названия должностей в бланке отсутствуют. Должна ли быть подпись водителя и бухгалтера? Обязательна ли подпись медицинского работника? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Назначаем ответственного

Компании, использующие транспортные средства для осуществления перевозок имущества и людей, должны оформлять путевые листы. Для этих целей в организации назначают ответственного работника, который и занимается заполнением путевых листов. Кто подписывает путевой лист на обратной стороне? Именно этот сотрудник, ответственный за оформление данного типа документов.

В транспортных организациях этот может быть диспетчер. В небольших фирмах, где такой штатной единицы в штатном расписании нет, обязанности по заполнению путевых листов могут быть возложены на менеджера, бухгалтера или любого другого работника. Кто подписывает путевой лист водителю? Сотрудник компании, для кого эта функция является рабочими обязанностями.

Оформлять путевой лист нужно на каждый рейс или смену транспортного средства, которое перевозит пассажиров или грузы, для собственных нужд или в ходе ведения предпринимательской деятельности (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Чьи подписи

С подписью диспетчера разобрались. Однако кроме сотрудника, ответственного за путевые листы, и водителя, форма предполагает наличие и других подписей:

контролера технического состояния транспортного средства;
медицинского работника.

Для этого компании придется подписать с водителем соглашение о совмещении должностей. Кто подписывает путевой лист если нет механика? Сам водитель или любой другой сотрудник, на кого возложили данные обязанности.

Еще одна отметка в путевом листе, заверенная подписью, — это запись о предрейсовом (послерейсовом) медицинском осмотре. По их результатам медработник ставит:

дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра;
подпись и расшифровку подписи медицинского работника. Штамп врача ставить не требуется.

перед рейсом, если длительность рейса более одного дня;
перед первым рейсом, если в течение рабочего дня водитель совершает один рейс или более.

Путевой лист — это официальный учетный документ, при помощи которого в организации осуществляют контроль за работой машин и водителя (п. 14 ст. 2 ФЗ № 259 от 08.11.2007). Порядок регистрации и заполнения этих документов в компании утвержден Приказом Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020. В пункте 8 этого приказа указано, что все компании и ИП, отправляющие водителей для выполнения рабочих поручений, обязаны вести путевые листы. Если у водителя служебного транспортного средства не окажется ПЛ, то ему грозит штраф по п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Приказом Минтранса № 368 внесены новые реквизиты в путевые листы. А с 1 сентября при их заполнении приходится учитывать и новые правила техконтроля машин, утвержденные Приказом Минтранса № 9 от 15.01.2021.

Единой обязательной формы путевых листов не существует. Организациям разрешено использовать унифицированные бланки из Постановления Госкомстата № 78 от 28.11.1997 или разработать собственные с учетом новых обязательных реквизитов (это предусмотрено в письме Минтранса РФ № ДЗ-66-ПГ от 15.01.2021).

Сейчас в обязательные реквизиты входят следующие пункты:

Еще одну подпись ставит водитель. Но к оформлению ПЛ его допускать нельзя. Его задача — только расписаться, что он принял автомобиль в технически исправном состоянии и сдал в конце смены. Документ выдают ему под расписку, в конце смены он сдает его.

Вот как выглядит заполненная и подписанная путевка:

Как назначить ответственных

Если основной вид деятельности компании не связан с транспортом, то вместо диспетчера заполнять листы праве разные работники. В компании самостоятельно решают, кто имеет право подписи путевых записок СДО для контроля транспортных средств — это бухгалтер, менеджер, сотрудник отдела кадров, начальник транспортного отдела и т. д.

Каждого сотрудника (например, фельдшера или контролера) назначают приказом главы компании. В нем обычно указывают:

название предприятия;
сведения о работнике, которого назначают на должность;
информацию о должности;
дату, с которой приступает к указанным обязанностям;
отсылку к нормативным актам, которыми руководствуется сотрудник;
поручение руководителю отдела кадров об ознакомлении специалиста с приказом;
подписи руководителя и заинтересованных сотрудников.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли оформлять путевой лист директору. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если в штате нет специалистов

Если предприятие неспециализированное и некрупное, и недостаточно специалистов, то чаще всего возлагают дополнительные функции на других сотрудников. Вместо диспетчера право подписи на путевых листах обычно предоставляют сотрудникам, имеющим отношение к документации и транспорту, — кадровик, бухгалтер, начальник транспортного подразделения и др.

Если в штате нет медсестры или фельдшера, то компания вправе заключить контракт на оказание услуг с медицинской клиникой или нанять специалиста по совместительству. Сложнее обстоит дело с контролерами-механиками. Контроль технического состояния машины нельзя доверить некомпетентному сотруднику. Специалист обязан соответствовать особым требованиям, указанным в Приказе Минтранса № 287 от 28.09.2015. Осмотр вправе проводить контролер со специальным образованием и аттестованный в транспортной инспекции, например, мастер, начальник гаража или водитель. В таком случае есть возможность оформить такого сотрудника на должность контролера в порядке совмещения. Если никто из сотрудников не прошел аттестацию, то вариантов несколько:

заключить договор гражданско-правового характера со сторонним специалистом;
оформить совместительство с сотрудником из другой компании;
обратиться в сервисный центр и заключить контракт на техосмотр машины.

Если проверяющие органы выявят, что водителя допустили к работе без медосмотра (или его провел неквалифицированный сотрудник), то руководству грозит штраф от 15 000 до 25 000 руб., организации — от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Здравствуйте! Может ли водитель получив путевой лист у диспетчера, пройдя врача , сам расписываться за механика т.к. механика в штате на водитель сам обслуживает авто? Спасибо!

Здравствуйте. А у Вас ИП или юр. лицо?

Если ИП то можете если исполняет ИП должность водителя, если юр. лицо, то тоже в принципе можете. но нужно чтобы приказом водителя назначили ответственным за выпуск авто.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

9. В целях обеспечения безопасности судоходства, полетов и движения транспортных средств установить, что на предприятиях и в организациях независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности и (или) в их подразделениях, осуществляющих перевозку пассажиров и грузов, на должности исполнительных руководителей и специалистов, связанные с обеспечением безопасности движения, могут быть назначены только лица, прошедшие специальную подготовку, подтвержденную соответствующими документами.

Руководители или заместители руководителей, отвечающие за обеспечение безопасности движения на предприятиях транспорта, независимо от форм собственности и вида деятельности.
Начальники:
— отделов (или иных подразделений) эксплуатации и безопасности дорожного движения, технического контроля, предприятий транспорта;
— колонн (маршрутов), отрядов.
Специалисты:
— диспетчеры, механики ОТК, механики (мастера) колонн, отрядов.

На основании вышеизложенного делаю вывод, что водитель не может подписать путевой лист за механика, в случае отсутствия у него соответствующего образования, аттестации и надлежащим образом оформленного совмещения профессий в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ

Может ли водитель получив путевой лист у диспетчера, пройдя врача, сам расписываться за механика т.к. механика в штате на водитель сам обслуживает авто?
Александр

Добрый день, Александр.

В данном случае если водитель соответствует всем требованиям к тому, чтобы исполнять должность механика, то теоретически он может исполнять должность механика, однако для этого также дополнительно требуется, что он был наделен соответствующими полномочиями по приказу руководителя.

Если соответствующий приказ имеется и водитель соответствует всем требованиям, то да, такая возможность имеется.

С Уважением,
Васильев Дмитрий.

Может ли водитель получив путевой лист у диспетчера, пройдя врача, сам расписываться за механика т.к. механика в штате на водитель сам обслуживает авто?
Александр

Александр, добрый день. Это вполне возможно, если обязанность по обслуживанию автомобиля на водителя возложена приказом работодателя.

1. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:
обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения;

2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, укомплектованные в соответствии с пп. 6.1.1, 6.1.9, 6.1.10, 6.1.11 настоящих Правил, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя.

Соответствующая обязанность на водителя должна быть возложена приказом по организации или быть указана в его трудовом договоре.

В таком случае, при подписании водителем путевого листа за механика, он несет ответственность, если автомобиль будет выпущен с неисправностями.

Статья 12.31. КоАП РФ

2. Выпуск на линию транспортного средства, имеющего неисправности, с которыми запрещена эксплуатация, или переоборудованного без соответствующего разрешения, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц, ответственных за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, в размере от пяти тысяч до восьми тысяч рублей.

У вас специализированное предприятие по перевозке грузов и пассажиров? Или автотранспорт используется только для собственных нужд.

В первом случае однозначно не может водитель за механика расписаться при выпуске на линию, за одним исключением — если водитель является ИП, и имеет необходимую базу и прошедший необходимую подготовку (подтвержденную документом) может расписаться за механика при выпуске на линию ТС.

1.6. Ответственность за организацию работы по обеспечению безопасности дорожного движения в организации возлагается на ее руководителя либо назначенного на должность, связанную с обеспечением безопасности движения транспортных средств, исполнительного руководителя или специалиста.
1.7. Организации, осуществляющие перевозки пассажиров и грузов, могут принимать специальные правила и предъявлять к водителям дополнительные требования по обеспечению безопасности дорожного движения, не противоречащие действующему законодательству и настоящему Положению.
1.8. Организации, а также водители-предприниматели, не обладающие необходимой производственно-технической, кадровой и нормативно-методической базой, обеспечивают выполнение требований и норм, установленных настоящим Положением, на основе договоров, заключенных с организациями, обладающими необходимой базой и (или) имеющими лицензию на проведение соответствующих работ.

Во втором случае (использование ТС для собственных нужд) вышеперечисленных ограничений нет. Полагаю водитель (приказом руководителя назначенный ответственным за организацию безопасной эксплуатации ТС и имеющий соответствующую подготовку) сможет расписаться за механика при выпуске ТС .

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Читайте также: