Ключевые показатели эффективности деятельности доу
Обновлено: 02.07.2024
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Описание презентации по отдельным слайдам:
Эффективность деятельности службы ДОУ. Показатели оценки деятельности (KPI)
Иритикова Вера Степановна,
заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией
Мастер-класс
ИНФОДОКУМ-2010 28 апреля 2010 г.
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
2
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
1. Ключевые показатели эффективности деятельности (KPI).
2. Новые подходы к оценке деятельности в связи с концепцией управления документами. Проблемы. Принципы разработки.
3. Система KPI.
4. Вопросы, нуждающиеся в регламентации. Примеры и задание
3
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Показатели эффективности деятельности – KPI (Key Performance Indicators).
KPI – набор показателей, отражающих аспекты организационной деятельности, которые являются наиболее важными для сегодняшней и завтрашней деятельности организации. KPI связаны со стратегией организации и являются инструментом её трансляции и доведения до каждого сотрудника.
Традиционный главный критерий оценки деятельности службы ДОУ – полнота реализации функций, закрепленных Положением о подразделении; дополнительные критерии – квалификация сотрудников, степень автоматизации выполнения операций, оснащение рабочих мест.
Учёт количественных показателей:
объем документооборота;
штатная численность;
- наличие, количество или отсутствие фактов утраты или потери документов.
4
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Учет качественных показателей:
соблюдение требований, установленных нормативными и методическими документами в сфере документационного обеспечения управления;
отсутствие жалоб на работу службы делопроизводства и нареканий со стороны руководства.
В рамках корпоративного планирования (в организации внедрена система управленческого учета) в оценку вводятся экономические показатели (аналитические количественные), комплексно учитывающие штатную численность, ФОТ, объем документооборота, нормы выработки и т.п.
В процессе развития корпоративной культуры учитываются в качестве показателей культура общения, культура рабочего места, безусловное соблюдение установленных норм и правил поведения, эмпатия, вежливость, навыки коммуникации и т.п.
5
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
1. Несовпадение законодательного и реального практического подходов к формированию зон ответственности в области ДОУ;
2. Несбалансированность целей и ответственности руководства в области ДОУ и управления документами;
Пример целей и показателей деятельности руководства:
Чистая прибыль – рост прибыли – показатель EBITDA (доход до уплаты налогов на прибыль, процентов и амортизационных отчислений)– вес показателя;
Рентабельность капитала – показатель роста рентабельности – вес показателя;
Рост удовлетворенности клиентов – показатель удовлетворенности внешних клиентов – вес показателя
Сокращение издержек – показатель оптимизации численности персонала – вес показателя
Компетенции менеджера и неэкономические показатели не входят в систему целей и показателей руководства (за редким исключением).
В методологии ИСО 9000 организация – группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.
8
Общие принципы разработки KPI
Пример показателей деятельности руководителя службы делопроизводства:
Степень полномочий;
Масштаб деятельности;
Профессиональные знания;
Управленческие навыки;
Навыки взаимодействия.
10
Деятельность службы ДОУ
11
Система KPI (пример)
Система KPI в аспекте управления документами:
Производственные показатели;
КPI результативности;
KPI эффективности;
KPI качества;
KPI взаимодействия.
Главные задачи – вписать KPI в общую систему показателей оценки деятельности организации, в общую методологию и идеологию оценки;
управлять показателями в системе.
Общий алгоритм формирования системы KPI:
зона ответственности – функции – цель – показатели – измерители - вес- плановые и фактические значения
13
Система KPI (пример)
Задание:
1. Служба делопроизводства осуществляет предварительное рассмотрение поступающих документов
1.1. Разработка классификатора участков деятельности
1.2. Анализ поступившего документа
1.3. Проставление отметки о направлении документа руководству, исполнителю или в структурное подразделение
1.4. Систематизация документов и формирование документопотоков
1.5. Передача документов
Каковы производственные показатели? Какие KPI возможно сформулировать?
14
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Вопросы, нуждающиеся в регламентации:
- структура и функции службы делопроизводства (ДОУ); подчиненность, численность и должностной состав;
разработка справочников и классификаторов;
унификация документов;
организация документооборота, регламентация взаимодействия структурных подразделений, разработка показателей оценки деятельности (преимущественно - KPI взаимодействия);
организация системы контроля исполнения документов;
организация системы согласования документов;
организация системы работы с электронными документами, в том числе в рамках систем электронного документооборота и МЭДО;
организация системы трансляции документов;
организация работы с отдельными комплексами документов в рамках формирования документального фонда.
15
Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Как внедрять систему показателей оценки?
1. Разрабатывать организационные основы управления документами:
политика управления документами;
зоны ответственности и система принятия решений;
положения о подразделениях;
регламенты и технологические инструкции;
стандарты поведения и стандарты оказания услуг;
создавать систему управления документами – организационную и информационную.
2. Включать показатели оценки, которые даёт система управления документами, в систему мотивации
3. Осуществлять мониторинг показателей
4. Управлять показателями и измерителями
Читайте также: