Какое значение придавали роли коммуникации в организации представители разных школ менеджмента

Обновлено: 02.07.2024

Общение — это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

обеспечивать эффективный обмен информацией между административными субъектами и объектами.
улучшение межличностных отношений в процессе обмена информацией.
создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и командами и координации их задач и действий.
регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от типа обмена информацией различают следующие виды связи:

межличностное или организационное общение, основанное на вербальной коммуникации;
Общение на основе письменного обмена информацией

Межличностное общение делится на:

формально или официально;
неформально.

Официальная коммуникация определяется политикой, правилами, должностными инструкциями организации и осуществляется по официальным каналам.

Неформальная коммуникация не следует общим правилам конкретной организации, она осуществляется в соответствии с установленной системой личных отношений между сотрудниками организации.

Неформальные организационные коммуникационные сети существуют из-за желания сотрудников получать информацию, которую они не могут получить через формальную организационную коммуникацию.

Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам связи:

угрожает сокращением численности производственного персонала;
новые методы оказания помощи в случае задержек;
Изменения в структуре организации;
предстоящие парады и промо-акции;
подробный доклад о споре между двумя руководителями на последнем заседании;
кто с кем встречается после работы.

Есть две точки зрения на то, как минимизировать эти слухи:

распространять как можно больше информации по официальным каналам связи;
поощрять создание неформальных коммуникационных сетей и вовлекать в эти сети менеджеров для передачи информации.

Формальная организационная коммуникация включает в себя:

Вертикальная, где информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
Горизонтально между различными подразделениями для координации деятельности различных подразделений. Связь между различными подразделениями необходима для обмена информацией между ними и для координации задач и мероприятий. Специализированные подразделения следует поощрять к совместной работе в целях продвижения организации в правильном направлении. Добавленная стоимость горизонтальной коммуникации заключается в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важным ингредиентом удовлетворенности сотрудников в организации.

Вертикальная связь, в свою очередь, разделена:

Межличностное общение также делится на:

Вербальный (вербальный);
Невербальный, используется для обмена информацией без использования слов, например, с помощью жестов, интонации голоса и т.д.

Структура коммуникационного процесса.

В процессе коммуникации выделяются четыре основных элемента:

Процесс обмена информацией включает в себя взаимосвязанные этапы:

При организации сетей связи в компаниях необходимо учитывать специфику различных видов и каналов связи на каждом этапе коммуникационного процесса.

Формирование сетей и процессов связи, а также выбор средств и каналов связи осуществляется на предприятии в соответствии с проектом его организационной структуры в соответствии с выбранным направлением деятельности, принятой производственной программой и структурой управления. Решения, касающиеся коммуникации и содержащие Правила процедуры коммуникации, устанавливаются для каждого иерархического уровня управления и препровождаются назначенному должностному лицу.

Роль коммуникации

Менеджеры тратят не менее 50-90% своего рабочего времени на общение. Обмен информацией происходит во всех видах управленческой деятельности и называется коммуникацией процессов. Неэффективная коммуникация является одной из основных причин проблем управления. Необходимо неустанно учиться, как уменьшить случаи неэффективной коммуникации. Профессиональные менеджеры представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитыми навыками устного и письменного общения, хорошо понимают, как окружающая среда влияет на обмен информацией.

Коммуникация внутри организаций и между организацией и ее окружением в совокупности представляет собой то, что называется организационной коммуникацией. При объяснении основных понятий, используемых для описания процесса коммуникации между людьми, следует отметить, что процесс коммуникации в организации, как правило, упорядочен и в определенной степени регламентирован и предсказуем.

Коммуникация играет важную роль в процессе управления:

между организацией и окружающей средой. Организации используют различные средства связи со своей внешней средой. Они общаются с существующими и потенциальными клиентами посредством рекламы и других средств стимулирования. В своих отношениях с общественностью они формируют определенный имидж, имидж организации на местном, национальном и международном уровнях. Организации должны подчиняться правительственному регулированию и готовить различные письменные доклады по этому вопросу. Это лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы во внешней среде. Встречи, телефонные звонки, записки и отчеты, которые распространяются внутри организации, часто являются ответом на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.
общение между начальством и подчиненными. Наиболее очевидное общение происходит между начальством и подчиненными. Примеры обмена информацией между начальником и подчиненным включают в себя: Уточнение задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечение участия в выполнении задач подразделения; обсуждение проблем производительности; обеспечение признания и вознаграждения для мотивации; совершенствование и развитие навыков подчиненных; сбор информации о возникающей или существующей проблеме и т.д.
коммуникация между лидером и его рабочей группой позволяет лидеру повысить эффективность действий группы. Так как все члены группы принимают участие в обмене, у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах группы, о том, как она должна работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных последствиях, о текущих проблемах, успехах, предложениях рационального характера. Иногда рабочая группа может встретиться без лидера, чтобы обсудить проблемы. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой.

Коммуникационные барьеры и как их преодолеть.

Коммуникация считается успешной, когда получатель информации адекватно понимает ее содержание в том смысле, который вкладывает в нее отправитель, т.е. менеджер. В противном случае, это неудачное общение.

Факторы, снижающие возможности успешного общения, называются коммуникационными барьерами.

Различают коммуникационные барьеры на макро- и микроуровне.

Макро-барьеры на пути коммуникации препятствуют успешному общению в целом. В том числе: Перенаселенность и искажение информации в информационных сетях, потребность во все более сложной информации, интернационализация деловых контактов и растущее значение иностранных языков.

Микробарьеры для связи препятствуют успешному общению в определенных узких областях. В том числе: Отношение источника информации (отправителя) к получателю (адресату); Отношение адресата к источнику информации; Восприятие многозначных слов получателем информации; Отсутствие обратной связи.

Десять заповедей успешного общения:

Организационное и межличностное общение

Барьеры в организационной коммуникации.

Информационная перегрузка. Менеджер, занятый обработкой поступающей информации и необходимостью поддержания информационного обмена, часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. К сожалению, понимание сотрудниками важности информации может быть различным.

Препятствия в межличностном общении.

Межличностный обмен информацией требует преодоления межличностных барьеров:

Восприятие;
Семантика;
Обмен невербальной информацией;
Плохая обратная связь;
Недостаток внимания.

Препятствия на пути восприятия. Люди реагируют не на то, что происходит, а на то, что воспринимается как происходящее. Это требует преодоления барьеров восприятия. Одним из таких барьеров является конфликт между основами суждения, убеждениями отправителя и убеждениями получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта.

Коммуникационный климат влияет на отношения в организации. Исследования показали, что в атмосфере доверия увеличивается поток информации и повышается точность информации, которой обмениваются люди в организации. Когда лидеры открыты и честны со своими сотрудниками, они реагируют соответствующим образом. Чем выше открытость людей, участвующих в обмене информацией, тем больше удовлетворение от контакта.

Сематические барьеры. Посредством информационного контакта и использования символов люди пытаются обменяться информацией и найти понимание. В качестве символов используются слова, жесты и интонации. Эти символы обмениваются людьми в процессе общения. Часто проблемы общения связаны с использованием слов в качестве символов.

Семантика занимается тем, как используются слова и каковы значения, передаваемые словами. Поскольку слова могут означать разные вещи для разных людей, послание, сформулированное одним человеком, не обязательно одинаково интерпретируется и понимается получателем информации.

Невербальные барьеры. В невербальной коммуникации используются символы, отличные от слов. Часто невербальное общение происходит одновременно с вербальной коммуникацией и может усилить или изменить значение слов. Обмен взглядами, выражениями лица, улыбающимися и неодобрительными выражениями, приподнятые брови в замешательстве, анимированные или поставленные на паузу взгляды, взгляды с выражением одобрения или неодобрения ~ это примеры невербального общения. Другой вид невербального общения связан с вербальным и выражается в том, как произносятся слова. Это интонация, модуляция голоса, беглость речи и другие речевые характеристики.

Таким образом, коммуникация является связующим звеном между взаимозависимыми частями организации. Как только связь прерывается, организованная деятельность перестает существовать. Его снова заменяет нескоординированная деятельность отдельных лиц.

Коммуникация не только является существенным элементом внутреннего функционирования организации, но и играет важную роль в обмене информацией между организацией и окружающей средой. Система коммуникации служит средством вовлечения организаций во внешнюю среду их деятельности.

Элементы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента:

Значения являются относительными и допускают субъективную интерпретацию. Этот факт заставил Берло сделать вывод о том, что смысл заложен в людях, а не в посланиях. Он имел в виду, что слова сами по себе не имеют значения: Именно источник и приемник придают им смысл.

Получатель — лицо, для которого предназначена информация и которое ее интерпретирует. Важнейший элемент коммуникационного процесса.

Этапы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных этапа:

генезис идеи;
Кодирование и выбор канала;
Передача;
Дешифровка.

Наиболее известными каналами являются речевые и письменные материалы, электронная связь, включая компьютерные сети, электронная почта, видеокассеты и видеоконференции. Если канал не подходит для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не будет соответствовать идее, то эффективной коммуникации будет мало. Например, руководитель может захотеть предупредить подчиненного о серьезных нарушениях безопасности. Об этом лучше сообщить в официальном письме или на встрече, чем за разговором за чашкой кофе.

Выбор средств связи не должен ограничиваться одним каналом. Часто бывает желательно использовать два или более средств связи в комбинации. Необходимо определить порядок и интервалы передачи информации с этих носителей. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно более эффективен, чем использование одного из этих средств.

Шум — это все, что искажает смысл информации. Источники шума, которые могут создавать барьеры для обмена информацией, связаны с языковыми, вербальными или невербальными различиями в восприятии, которые могут изменять смысл в процессах кодирования и декодирования, и различиями в статусе между начальством и подчиненными, которые могут затруднять точную передачу информации. Всегда присутствуют определенные уровни шума; на каждом этапе обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к потере смысла, может блокировать обмен информацией.

Читайте дополнительные лекции:

Образовательный сайт для студентов и школьников

В целом, школа “научного управления” не придавала большого значения коммуникациям и сводила их к передаче приказов и контролю за их исполнением по вертикальным формальным каналам.

Цель коммуникаций по Тейлору состояла в том, чтобы наладить работу, повысить производительность и эффективность. В итоге Тейлор представлял коммуникацию как односторонний вертикальный (сверху вниз) процесс, непосредственно связанный с рабочим заданием.

Школа человеческих отношений

Предложила свою концепцию “социального человека”, подверженного межличностному влиянию в неформальной рабочей группе. Эта школа подчеркивала первостепенное значение учета эмоциональных, незапланированных элементов в организационном поведении. Далее представители школы “человеческих отношений” занялись изучением характера непосредственного руководства рабочими, в результате которого выяснилось, что стиль руководства (например, проявление видимой заботы о своих подчиненных) непосредственно связан с производительностью труда. Здесь были разработаны программы подготовки менеджеров для работы с рабочими, в которых основной упор делался на доктрину “человеческих отношений” как средство повышения производительности труда.

Одна из систем организации труда, основанная на рекомендациях школы “человеческих отношений”, известна по имени своего создателя как “план Скенлона” и основана на сборе предложений по совершенствованию организации производства с помощью “ящиков предложений” и “производственных комитетов”, а также на групповом стимулировании за результаты работы предприятия в целом.

Концепция коммуникаций Ч. Барнарда

Заключалась в том, что наиболее существенной характеристикой организации являются ее коммуникации. Основная функция управляющего состоит в том, чтобы наладить и поддерживать систему коммуникаций. Он уделил большое внимание анализу как формальной, так и неформальной сторонам организации, отметив, что неформальные организации необходимы для функционирования формальных организаций. Неформальные группы определяют установки, нормы, правила поведения внутри формальной системы. Основными функциями неформальной организации являются обеспечение коммуникаций, сплоченности и защиты целостности личности.

Концепция коммуникаций группы человеческих ресурсов

Существенный вклад в развитие и уточнение основных принципов школы “человеческих” отношений внесли: профессор Массачусетского технологического института Дуглас Макгрегор, Рэнсис Лайкерт из Мичиганского университета и Крис Арджирис, работавший в Йельском университете. Этих ученых называют группой человеческих ресурсов, так как они утверждали, что все (рабочие и управляющие) выигрывают от улучшения взаимоотношений в организации.

Макгрегор противопоставил “теории Х”, основанной на классической концепции рационального “экономического человека”, “теорию Y”, базирующуюся на представлении о человеке, как о независимом, ответственном и стремящемся к росту индивиде.

Рэнсис Лайкерт отстаивал принцип широкого участия рабочих в управлении организацией, когда они привлекаются к процессу принятия решений.

Арджирис утверждал, что борьба работников за удовлетворение своих потребностей в рамках организационной структуры часто приводит к конфликту между целями организации и целями отдельных членов.

Ситуационный подход

В основе ситуационного подхода к управлению лежит точка зрения, что ни один тип организационной структуры и ни один стиль руководства не являются универсальными. При выборе наиболее подходящей организационной структуры и характера коммуникаций необходимо учитывать такие факторы, как цели организации, ее размеры, условия функционирования.

Школа “социальных систем”

Теоретики это школы рассматривают любую систему как совокупность взаимозависимых и взаимосвязанных частей. Существенным элементом любой системы являются коммуникации, связывающие части системы или подсистемы и способствующие их взаимозависимости.

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Коммуникация и организационная структура

Открытие важнейшей роли коммуникации породило горячих сторонников увеличения объема информации как средства решения многих организационных проблем. Появился лозунг “За большие и лучшие коммуникации”. Но проблема, а отсюда и ее решение часто прямо противоположны. Нередко главная проблема коммуникации - это информационная перегрузка. Для решения, которой объемы информации надо не увеличивать, а сокращать.

Нормальный процесс

переработки информации

(или индивид) Выход

Информационная перегрузка

(или индивид)

Организация Выход

Рис.2. Влияние числа информационных входов на

уменьшением числа уровней управления;
непосредственным инспектированием высшими руководителями состояния дел на производственном уровне;
использование ящиков и “омбудсменов”.

При определенных условиях коммуникация может сама определять структуру. Примером может служить так называемая “плантационная система” размещения работников. Эта система зародилась в Германии и Швеции и позднее, с 1966 г., начала применяться в США под названием системы организации работ в конторах без стен.

Другим преимуществом плантационной системы является обеспечиваемый ею обзор.

Определенная приватность необходима для выполнения некоторых штабных функций (например, кадровых). Для этого случая может быть построено несколько кабинетов и комнат для приемов. Помещения для размышлений (бассейн) дают работникам расслабиться и побыть одним. Можно использовать раздвижные перегородки на уровне глаз для создания “изолирующего тента”, когда нужно отдохнуть от эффекта аквариума (часто применяется в “открытых школах” для детей).

Плантационная система не является панацеей разрешения большинства проблем коммуникации. Но в тех случаях, где она успешно применяется, эффективность работы административно-управленческого аппарата возрастает, снижается текучесть кадров.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Концепции трёх школ организационного поведения о роли коммуникации в организации

Роль коммуникации в управлении организацией. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: “Хлеб людей организации — информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации” [41. С. 106].

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций [59. С. 166].

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

· руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;

· происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;

· в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

· работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Сам термин “коммуникация” (от лат. — communicatio — делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин “коммуникация” быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Школа научного управления. Фактически первыми исследовали коммуникационные процессы в организации представители школы научного управления. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную структуру (позднее ее усовершенствовал А. Файоль), предполагающую четкую взаимосвязь между должностями и ролями. В этой структуре имеют место только вертикальные властные связи (от руководителей к подчиненным), т.е. такая организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных, иерархических коммуникационных связях. Информация, передаваемая по вертикали, делится на два типа: задание и необходимые пояснения к нему (то, что Ф. Тейлор называл “урок”), а также контроль за исполнением задания. При этом Тейлор полагал, что “дневной урок” — некоторое задание, содержащее сведения о том, что, когда и как надо делать, задается администрацией организации и доводится до подчиненных каждым руководителем (в том, что касается его части полномочий). По словам Тейлора, “каждый работник, хороший и посредственный, должен ежедневно получать вполне определенный урок; ни в каком случае не должен быть неточным или неопределенным, урок должен быть тщательно и ясно описан и не должен быть легким” [103. С. 56]. При этом обратная связь при контроле сводится лишь к докладу о выполнении задания.

Очевидно, что в теории научного управления коммуникационные проблемы заключались в том, как избежать отхода от ее основных принципов; например, как избежать неясного изложения информации в предписании или необоснованного увеличения численности подчиненных, что может снизить возможности руководства в плане эффективного общения и контроля за выполнением задания. В целом можно сделать вывод о том, что данная научная школа не придавала большого значения коммуникациям в организации.

Школа человеческих отношений. Согласно основной концепции данной научной школы, человек представляет собой уникальное социальное животное, поэтому с его деятельностью несовместимы формализация организационных процессов, жесткая иерархия подчиненности и отсутствие горизонтальных связей в организации. Наоборот, горизонтальные организационные связи неформального характера между членами организации имеют большое значение. Эти связи должны способствовать функционированию формальной организации и обеспечивать сплоченность коллектива и защиту целостности личности.

Наличие в организации одновременно вертикальных (властных) и горизонтальных (в основном неформальных) потоков информации должно способствовать: удовлетворению потребностей работников (прежде всего в общении и взаимном обмене текущей информацией); обеспечению вовлеченности работников в процесс принятия управленческих решений.

Однако представители школы человеческих отношений уделяли внимание в основном неформальным коммуникациям между работниками организации с равным статусом, забывая о их взаимодействиях с администрацией, а также (что представляется самым главным) о потоках деловой информации, необходимой для выполнения работниками своих ролевых обязанностей.

Вклад представителей школы человеческих отношений в изучение организационных коммуникаций чрезвычайно велик, так как им удалось в значительной степени расширить область коммуникационных связей в организации.

Системный подход к коммуникациям в организациях. Во всех системных теориях утверждается, что связи между различными системными единицами организации являются главным моментом в понимании сущности ее функционирования. Для эффективного действия этих связей важнейшее значение имеют создание, получение и переработка информации. Можно сказать, что все организационные системы по своей сути коммуникационные. Рассматривая организацию как открытую систему, системные теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении потоков информации, поступающих от других организаций и от социальных институтов (властных, политических, общественных и т.д.). При этом организационным коммуникациям придаются различный смысл и оттенки. Так, выделяются командные (управленческие) и информирующие (оповещающие) коммуникации, внутренние и внешние коммуникации и т.д. В рамках системных теорий анализируются информационные потоки, оценивается качество информации, передаваемой как по формальным, так и по неформальным каналам, а также качество принимаемых решений в зависимости от действия коммуникационной системы.

Реализация положений системных теорий способствовала повышению степени выживаемости организации за счет налаживания связей с другими организациями и институтами, возможностей распространять властное влияние и осуществлять обмен ценной информацией. При укреплении и успешном функционировании внешних связей становятся более устойчивыми и эффективными и внутренние коммуникации.

Сравнение основных положений трех научных школ, сыгравших наибольшую роль в развитии теории коммуникаций в организациях, дана в табл. 3 и позволяет сделать следующий вывод. С развитием представлений о методах создания наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и необходимости их исследования — от почти полного игнорирования коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации — залог успеха всей организации.

Сравнение роли коммуникаций в организациях в различных научных концепциях

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

ВВЕДЕНИЕ.
Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления управленческих действий. Почти 80 % рабочего времени управляющего персоналом расходуется на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что ему приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на

Содержание

Глава 1. Сущность и роль коммуникаций……………………………….4

Глава 2.Процесс коммуникаций в организации………………………….8

Глава 3.Современные виды коммуникаций………………………………13

Работа содержит 1 файл

Копия коммуник в орг курсовая.docx

Глава 1. Сущность и роль коммуникаций……………………………….4

Глава 2.Процесс коммуникаций в организации………………………….8

Глава 3.Современные виды коммуникаций………………………………13

Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления управленческих действий. Почти 80 % рабочего времени управляющего персоналом расходуется на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что ему приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта теме наиболее актуальна на сегодняшний день.

Глава 1. Сущность и роль коммуникации.

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках управляющего персоналом является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватно ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передает от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отельные личности, группы даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой формы (письменно, жестами, позой, тоном голоса и т.п.) с целью получения в ответ желаемого поведения.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью.

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организации, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации.

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи ( как внутренние, так и внешние ) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;
происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к её руководству из разных источников;
в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Глава 2.Процесс коммуникаций в организации.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

Основная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса.

Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации.

Канал – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому предназначена информации.

Рис.1. Процесс коммуникации.

Эффективная обратная связь должна обладать рядом характеристик.

Направленность, цель эффективной обратной связи – улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.

Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качество своего труда.

Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица получателя.

В статье рассматривается роль коммуникаций в системе управления. В современных условиях коммуникация является основой жизнедеятельности каждой фирмы, организации, предприятия.

Ключевые слова

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ КОММУНИКАЦИЯ, КОММУНИКАЦИЯ, РУКОВОДИТЕЛЬ, ОРГАНИЗАЦИЯ, ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ, УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Текст научной работы

Общение является атрибутивным свойством человека, основным способом его жизнедеятельности в обществе. А для делового человека искусство общения представляет собой важнейшее профессиональное качество, так как коммуникация выступает главным средством реализации задач управления, бизнеса [1; 2; 13].

Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию. Поэтому овладение искусством делового общения необходимо для каждого человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается или будет заниматься. Но особенно важно умение общаться для деловых людей: предпринимателей, менеджеров, людей, занятых в сфере управления [3; 4; 14].

Коммуникация в системе управления – официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.

С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:

форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции;
социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.

Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;
распределение функций (горизонтальная специализация);
субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);
систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).

Управленческая деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.

Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента:

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков:

Коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление;
Коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата;
Коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.

Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке.

На эффективность работы и сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей [6].

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им [7].

Руководитель — это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:

пользователя информации — внешней и внутренней, поступающей в организацию;
распространителя информации — не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);
представителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности) [8].

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.

Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике;
Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач;
Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации;
Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе;
Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение;
Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя [9; 10].

Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации.

Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций;
Отсутствие у организации обратных связей;
Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками;
Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

В заключение отметим, что реализуя себя в качестве менеджера, мы имеем дело не только с ресурсами, машинами, продуктами, не только с производственными, снабженческими и бытовыми процессами, различными документами, но мы постоянно работаем с людьми — руководим подчиненными, советуемся со специалистами, общаемся с трудовым коллективом. От того, насколько хорошо мы это делаем, зависит наша репутация и авторитет, а, соответственно, и успех общего дела [10; 11;12].

Список литературы

Цитировать

Читайте также: