Какая организация ведет учет идентификационных номеров российской федерации кратко

Обновлено: 07.07.2024

от 17 июля 2003 года N 174/179

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, НАУКИ И ТЕХНОЛОГИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 17 июля 2003 года N 174/179

Об утверждении методических рекомендаций по организации государственного учета результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ военного, специального и двойного назначения, права на которые принадлежат Российской Федерации

Министр юстиции
Российской Федерации
Ю.Я.Чайка

Министр промышленности,
науки и технологий
Российской Федерации
И.И.Клебанов

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Минюста России,
Минпромнауки России
от 17 июля 2003 года N 174/179

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по организации государственного учета результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ военного, специального и двойного назначения, права на которые принадлежат Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящие методические рекомендации по организации государственного учета результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ военного, специального и двойного назначения, права на которые принадлежат Российской Федерации (далее - Методические рекомендации), разработаны на основании постановления Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2002 года N 131 "О государственном учете результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ военного, специального и двойного назначения" (Собрание законодательства Российской Федерации, 4 марта 2002 года, N 9, ст.935).

2. Методические рекомендации направлены на реализацию постановлений Правительства Российской Федерации от 29 сентября 1998 года N 1132 от 14 января 2002 года N 7 и от 26 февраля 2002 года N 131, а также распоряжения Правительства Российской Федерации от 30 ноября 2001 года N 1607-р и содержат рекомендации по организации государственного учета результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ военного, специального и двойного назначения, права на которые принадлежат Российской Федерации (далее - результаты интеллектуальной деятельности), и ведению документации единого реестра результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ военного, специального и двойного назначения, права на которые принадлежат Российской Федерации (далее - Единый реестр).

3. Мероприятия по государственному учету результатов интеллектуальной деятельности и ведение Единого реестра осуществляются с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны и защите конфиденциальной информации.

II. Рекомендации по организации государственного учета результатов интеллектуальной деятельности

4. Государственный учет результатов интеллектуальной деятельности включает в себя: описание объекта учета с указанием индивидуальных особенностей, позволяющих однозначно идентифицировать этот объект и его правообладателя; внесение данных об объекте учета в Единый реестр; ведение документации Единого реестра.

5. Государственный учет результатов интеллектуальной деятельности и ведение разделов Единого реестра проводят государственные заказчики.

6. Для государственного учета результатов интеллектуальной деятельности соответствующее уполномоченное (структурное) подразделение государственного заказчика, отвечающее за ведение раздела Единого реестра (далее - Уполномоченное подразделение государственного заказчика), может запрашивать у исполнителя работ по государственному контракту (контракту) перед подписанием акта сдачи-приемки работы следующие документы:

копии документов, подтверждающих приведенные в форме 1 данные об объекте учета.

Рекомендации по заполнению формы 1 по учету результатов интеллектуальной деятельности приведены в приложении 1 настоящих Методических рекомендаций.

7. При проведении государственного учета результатов интеллектуальной деятельности, созданных в ходе выполнения ранее принятых научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (далее - НИОКР), указанные выше документы заполняются Уполномоченным подразделением государственного заказчика на основании данных, полученных в ходе инвентаризации.

8. Уполномоченное подразделение государственного заказчика проводит анализ приведенных в формах 1 сведений и вносит данные об объектах учета в раздел Единого реестра, а также ведет соответствующую документацию Единого реестра.

Рекомендации по проведению анализа данных об объектах учета приведены в приложении 2.

9. Внесение данных об объекте учета в Единый реестр и присвоение объекту учета уникального реестрового номера подтверждается регистрационным свидетельством, выдаваемым Минюстом России по запросам-извещениям государственных заказчиков.

10. В месячный срок после внесения данных об объекте учета в раздел Единого реестра Уполномоченное подразделение государственного заказчика направляет в Минюст России запрос-извещение, на основании которого объекту учета присваивается уникальный реестровый номер и выдается регистрационное свидетельство о внесении данных об объекте учета в Единый реестр.

11. По мере необходимости в формы учета вносятся изменившиеся данные об объектах учета.

III. Рекомендации по организации учета сведений о передаче прав на использование результатов интеллектуальной деятельности

13. Сведения о гражданских правовых договорах, связанных с передачей прав на использование объектов учета, учитываются в соответствующих разделах Единого реестра, которые ведут государственные заказчики.

14. Для государственного учета гражданских правовых договоров, предусматривающих передачу прав на использование объектов учета, соответствующие организации, заключившие указанные договоры, в месячный срок с момента подписания договора представляют в Уполномоченное подразделение государственного заказчика:

копии гражданских правовых договоров о передаче прав на использование объектов учета или их составных частей, а также копии других документов, подтверждающие данные, приведенные в форме 2.

Рекомендации по заполнению формы 2 по учету гражданских правовых договоров приведены в приложении 3.

15. Копии формы 1 по учету результатов интеллектуальной деятельности, передаваемых иностранным заказчикам и используемых для целей, не связанных с государственными нуждами, и формы 2 по учету гражданских правовых договоров, связанных с передачей прав на использование таких объектов учета, в месячный срок дополнительно направляются Уполномоченным подразделением государственного заказчика в Минюст России.

IV. Исключение данных об объекте учета из единого реестра

16. Исключение данных об объекте учета из Единого реестра осуществляется на основании прекращения действия на него прав Российской Федерации.

К основаниям прекращения действия на объект учета прав Российской Федерации могут относиться:

истечение сроков охраны объектов интеллектуальной собственности и досрочное прекращение действия патентов (свидетельств) в соответствии с законодательством Российской Федерации;

договоры об уступке патентов на изобретения, патентов на промышленные образцы, патентов (свидетельств) на полезные модели, заключаемые в соответствии с Патентным законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года N 3517-1;*16.4)

договоры о передаче имущественных прав на топологии интегральных микросхем, заключаемые в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года N 3526-1 "О правовой охране топологий интегральных микросхем";*16.6)

иные основания, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

17. Извещение об исключении данных об объекте учета из раздела Единого реестра по форме, приведенной в приложении к приказу Минюста России и Минпромнауки России от 17 июля 2003 года N 173/178 направляется Уполномоченным подразделением государственного заказчика в Минюст России.

18. Документы Единого реестра, относящиеся к исключенному объекту учета и к основаниям прекращения действия на него прав Российской Федерации, передаются в архив установленным порядком.

V. Рекомендации по ведению документации единого реестра

19. Документацию Единого реестра ведут Уполномоченные подразделения государственных заказчиков.

20. К документации раздела Единого реестра относятся:

дела документов объектов учета;

журналы входящих и исходящих документов раздела Единого реестра;

журнал учета выдачи сведений, содержащихся в разделе Единого реестра, федеральным органам исполнительной власти и организациям;

журнал учета гражданских правовых договоров.

21. Кроме того, Уполномоченное подразделение Минюста России дополнительно ведет:

журнал учета запросов-извещений государственных заказчиков о внесении данных об объектах учета в Единый реестр;

журнал выдачи регистрационных свидетельств;

дело учета регистрационных свидетельств.

24. В дело документов объекта учета помещаются: регистрационные свидетельства о внесении данных об объекте учета в раздел Единого реестра; формы 1 по учету результатов интеллектуальной деятельности с присвоенным объекту учета уникальным реестровым номером; формы 2 по учету гражданских правовых договоров, предусматривающих передачу прав на использование объектов учета, копии документов, подтверждающие приведенные в формах данные об объекте учета.

В дело документов могут помещаться документы, относящиеся к разным объектам учета, если последние созданы при выполнении одной НИОКР (составной части НИОКР) в одной организации-исполнителе.

Дело документов объекта учета идентифицируется уникальным реестровым номером, присвоенным объекту (объектам) учета при внесении в раздел Единого реестра данных о нем (о них).

На титульном листе дела может указываться наименование объекта, а также номер государственной регистрации и наименование НИОКР, в ходе выполнения которой создан объект (объекты) учета.

При накапливании в деле большого количества документов дело разбивается на тома. В этом случае на титульном листе тома указывается его порядковый номер и регистрационный номер объекта учета.

Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления.

Том дела документов объекта учета содержит опись документов, в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий или исходящий номер), количество листов.

Дело документов закрывается в случае исключения данных об объекте учета из Единого реестра.

На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись об основаниях исключения объекта учета из Единого реестра.

В федеральном регистре будет содержаться информация о гражданах РФ, иностранных гражданах и лицах без гражданства, постоянно проживающих на территории России, а также о российских гражданах, постоянно проживающих за границей.

Регистр будет содержать сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения и смерти, семейном положении, гражданстве РФ и иных государств, идентификаторах (номер паспорта, СНИЛС, ИНН, полиса ОМС), сведения о регистрационном учете, о постановке на воинский учет, документах об образовании, сведения из службы занятости, ссылки на записи в регистре о родителях/детях. Также регистр будет содержать ссылку на профиль в Госуслугах. Каждой записи присваивается уникальный идентификационный номер, который не подлежит изменению.

Согласно законопроекту, основной целью создания федерального регистра является создание системы учета сведений о населении Российской Федерации, обеспечивающей их актуальность и достоверность.

Данные регистра должны использоваться в социальных целях: реализации политики в сфере социально-экономического развития и статистического учета. Также одной из озвученных причин принятия закона заявлялось использование информации для оказания адресной поддержки от государства, в том числе в условиях распространения COVID-19.

До 01.01.2023 использование федерального регистра не будет обязательным, переходный период устанавливается до 31.12.2025

Противники принятия указанного закона говорят о том, что в результате государство получит инструмент для более совершенного контроля над информацией о гражданах в ущерб их безопасности.

Вместе с тем, необходимо отметить, что в настоящее время сведения, подлежащие внесению в федеральный регистр, уже содержатся в базах данных 12 ведомств, и закон не предусматривает сбора новых данных о гражданах, а только сводит всю эту информацию в одну базу данных. Его несомненным преимуществом является значительное сокращение временных издержек на взаимодействие граждан с государственными органами, так как не будет необходимости в получении справок и документов, орган сам сможет узнать необходимую информацию. Также актуальные данные о гражданах в режиме онлайн позволят государству оперативно реагировать на изменение условий и помогать конкретным социальным группам или гражданам.

Еще одна проблема — риск утечки персональных данных и возможных злоупотреблений в связи с этим.

В связи с этим доступ к системе строго регламентирован. Предусмотрено, что государственные органы будут иметь доступ к федеральному регистру только в части своей компетенции. То есть, если госслужащий работает в Пенсионном фонде, он не может получить сведения о воинском учете либо об образовании гражданина.

Кроме того, в законе установлено, что органам государственной власти Российской Федерации информация из федерального регистра предоставляется, по общему правилу, обезличенной. Доступ к не обезличенной информации возможен исключительно для целей обеспечения актуальности и достоверности информационных ресурсов (исправления ошибок), совершенствования предоставления государственных и муниципальных услуг и выполнения государственных и муниципальных функций. Это также минимизирует риск того, что орган может получить информацию, которая его к полномочиям не относится.

В законе также прямо предусмотрено, что изменение перечня органов, организаций и лиц, которые предоставляют (актуализируют) сведения в федеральный регистр и которым предоставляются указанные сведения, могут осуществляться только посредством внесения изменений в данный Закон. Такое закрепление в самом законе, а не в подведомственных актах способствует более полному общественному контролю.

На повышение уровня защиты системы направлена и обязательная фиксация как вносимых в федеральный регистр изменений, так и запросов, отправляемых посредством межведомственного электронного взаимодействия с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

С точки зрения практикующего адвоката целесообразность принятия данного закона, несмотря на имеющиеся недостатки, также несомненна. Разрозненность информации в различных реестрах создает хаос и противоречия в таких сведениях, а постоянная актуализация этих данных в каждом отдельном реестре требует значительных финансовых вложений.

Возможность получения актуальной информации ускорит не только получение государственных услуг, но будет способствовать свершению более эффективного правосудия, более оперативно защищать граждан, чьи права и интересы могут быть нарушены в связи с отсутствием необходимой информации, сведет к минимуму возможные фальсификации, например, в вопросах гражданства, образования и т.п. Предусмотренная законом возможность обращения суда к федеральному регистру позволит оперативно получить информацию, необходимую для правильного разрешения дела. На основании этого закона нотариусы получат право доступа к информации, необходимой им для совершения нотариальных действий.

Создание государством федерального регистра о населении для целей получения наиболее полной информации является вполне ожидаемым и поступательным шагом в условиях цифровизации и содействует дальнейшему развитию информационного общества.

Федеральный регистр, как и любой другой инструмент, может служить как целям положительным, так и нести вред в зависимости от того, в чьих руках он находится. Но это совсем не означает, что этот инструмент обществу не нужен, необходимо лишь установить четкие правила о том, как им нужно пользоваться, чтобы не нарушить интересы общества. Представляется, что данный закон в большой степени эту функцию выполняет. А как оно будет на практике мы скоро узнаем.

У каждого заказчика есть идентификационный код (ИКУ), который присваивается после регистрации в Федеральном казначействе. ИКУ используется:

в реестре банковских гарантий,

Ответы на вопросы: как узнать ИКУ заказчика, как расшифровать этот код и для чего он нужен, читайте в данном материале.

1. Что такое ИКУ заказчика

Правовой базой для присвоения, использования и изменения индивидуального кода заказчика по 223-ФЗ является Приказ Министерства финансов РФ от 24.12.2014 № 167н.

ИКУ – это двадцатизначный цифровой код:

1 разряд — код вида организации (5 — госкопорации, госкомпании, субъекты естественных монополий,

6 — лица из пункта 2 части 2 статьи 1 223-ФЗ, 7 — дочерние хозяйственные общества из пункта 3 части 2 статьи 1 223-ФЗ, 8 — бюджетные учреждения из пункта 4 части 2 статьи 1 223-ФЗ); 2-11 разряды — ИНН; 12-20 разряды — код причины постановки на учет в налоговом органе. Идентификационный код для заказчиков, работающих по 44-ФЗ, применяется по правилам, установленным Приказом Минфина России от 18.12.2013 г. № 127н.

2. Структура ИКУ

1 разряд соответствует коду формы собственности (1 — федеральная, 2 — региональная, 3 — муниципальная, 4 — иная);

2-11 разряды — ИНН заказчика;

12-20 разряды — код причины постановки на учет в ФНС.

Когда присваивается индивидуальный код заказчика

ИКУ присваивают заказчику после регистрации в системе Федерального казначейства, в день получения от организации необходимых документов и информации. ИКУ — это уникальный номер. Это значит, что он может быть присвоен только одному заказчику. Обособленным подразделениям организации присваивают отдельные ИКУ.

Для каждого заказчика создается учетная карточка. Она содержит:

ИКУ и дату его присвоения;

полное и краткое наименование организации;

организационно-правовую форму и ее код;

код причины постановки и дата постановки на учет в ФНС;

данные о правопреемстве;

регион, улица, дом и офис;

дату признания ИКУ заказчика недействительным;

ИКУ структурных подразделений предприятия.

Сведения, которые содержатся в карточке, меняют на основании изменения данных из ЕГРЮЛ.

Коды, которые пригодятся заказчику по 44-ФЗ

Заказчики по Закону 44-ФЗ применяют различные коды на всех этапах закупки – от планирования до оплаты по контрактам. Порядок использования и изменения ИКУ заказчика ИКУ заказчика используется в следующих реестрах: банковских гарантий, контрактов — обычных и содержащих гостайну, организаций. Также он публикуется на портале бюджетной системы РФ. Изменить ИКУ заказчика могут в двух случаях: изменилась структура идентификационного кода; изменился код причины постановки на учет. ИКУ признают недействительным при ликвидации и реорганизации заказчиков. Но даже в этом случае код не могут отдать другой организации.

Для вас - самая большая база субподрядов и коммерческих заказов, которые вы можете получить по итогам обычных переговоров!

3. Где узнать идентификационный код заказчика ИКУ?

Для вас - самая полная база государственных и коммерческих тендеров с авансированием от 30% до 100%!

4. Видео инструкция "Идентификационный код закупки"

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Читайте также: