Как осуществляется форматирование ячеек в excel кратко
Обновлено: 02.07.2024
Стандартное представление электронных таблиц в Excel часто вызывает дискомфорт при восприятии информации. Часто её невозможно обработать по причине расположения в ячейках (элементах таблицы) информации различных форматов: текстовый, время, дата. Рассмотрим, что такое форматирование ячеек таблиц в MS Excel, как оно производится. Расскажем о форматах данных в программе, способах повысить удобочитаемость сведений.
Что такое форматирование таблиц
Относительно к Эксель, форматирование заключается в:
- Значении ячейки – введённые в ней цифры могут быть датой, временем, валютой, текстом, дробью.
- Её представлении – внешний вид элементов таблицы.
Разберёмся детальнее, какие существуют способы форматирования ячеек в приложении.
Формат меняет метод визуализации введённого значения, оставляя его неизменным. По отношению к дробям, валюте, процентам Excel может округлять до указанного числа знаков после запятой. Например, дату можно отобразить по-разному: 12.11.2021, 12 ноября 2021, 12/11/2021, 12 ноя 21, десятичные дроби: 4,4675135982314, 4,4675, 4,47.
Значение одно –12.12.2021, а отображение – разное.
Графическое представление отвечает за внешний вид ячейки – её стиль: толщину линий, обводки, цвет заливки, параметры текста (размер, шрифт начертание), узор, прозрачность, вариант выравнивания информации, её размеры.
Внешний вид таблиц отличается. Он задаётся при помощи стилей.
Форматирование таблицы – это процесс изменения типа данных в ячейках, способа их графического представления.
Как создать пользовательские форматы
В программе полно встроенных:
Экспресс-стилей для изменения вида только ячеек – их цвета, прозрачности заливки, границ без затрагивания содержимого – находящихся в них данных.
Стилей таблиц – вместе с внешним видом элементов меняются параметры их обводки, стиль заголовков, методов представления информации, фон.
Excel позволяет добавлять пользовательские форматы для оформления таблиц: создавать собственные с нуля, редактировать существующие. Во втором случае:
Выделите интересующие элементы таблицы.
Вверху введите его название.
Внесение корректировок
Задайте нужные значения: тип данных, варианты их выравнивания, шрифт, границы ячеек.
В Excel десяток числовых форматов, большинство из которых имеет несколько вариантов визуализации информации (рассмотрели ранее на примере даты), причем к разным элементам таблицы (строкам, столбцам) можно применять различные стили, их разновидности. Например, в одной строке дата представлена: 12 мая 2021 года, в соседней – 12.05.21.
Часть значений изменяется кнопками в ленте, например, количество чисел после запятой, тип данных, метод выравнивания и отображения (например, поворот) содержимого.
Кликните по иконке со стрелочкой правой клавишей.
Кликните по появившейся кнопке, укажите автоформат и применяйте его.
Для закрепления материала объясните понятие формата ячеек в Excel, преимущества применения форматирования в программе.
Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Форматированный текст и ячейки могут привлечь внимание к определенным частям электронной таблицы, сделав их визуально более заметными и более легкими для понимания. В Excel существует много инструментов для форматирования ячейки. Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.
ВЫРАВНИВАНИЕ ТЕКСТА
По умолчанию любой текст, введенный на рабочий лист Excel, выравнивается по левому нижнему краю ячейки, а числа по правому нижнему краю. Изменение выравнивания текста позволяет выбрать, каким образом будет отображаться содержимое в ячейке, что позволит улучшить восприятие текста. Существует 6 разных выравниваний:
1. Выровнять по левому краю: содержимое выравнивается по левому краю.
2. Выровнять по центру: содержимое ячейки выравнивается по центру.
3. Выровнять по правому краю: содержимое выравнивается по правой границе ячейки.
4. Выровнять по верхнему краю: содержимое выравнивает по верхнему краю.
5. Выровнять по середине: содержимое выравнивается по середине.
6. Выровнять по нижнему краю: содержимое выравнивается по нижней границе ячейки.
НАСТРОЙКА ШРИФТА
Excel располагает большим набором инструментов по настройке шрифта. Можно свободно увеличивать и уменьшать размер шрифта, изменять цвет, гарнитуру и начертание. Настройка шрифта способна улучшить вид и восприятие книги таким образом, чтобы привлечь внимание к определенным разделам и облегчить чтение и понимание содержимого книги.
ИЗМЕНЕНИЕ ШРИФТА
Excel располагает множеством шрифтов, которые можно использовать для оформления текста. Чтобы изменить шрифт нужно:
1. Выделить нужные ячейки.
2. Кликнуть по стрелке выпадающего меню команды “шрифт” на вкладке “Главная”. Появится выпадающее меню.
3. Навести курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста. Выбрать нужный шрифт.
ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРА ШРИФТА
Чтобы изменить размер шрифта нужно:
1. Выделить нужные ячейки.
2. Кликнуть по стрелке выпадающего меню команды “размер шрифта” на вкладке “Главная”. Появится выпадающее меню.
3. Навести курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта. Выбрать нужный размер шрифта.
ИЗМЕНЕНИЕ ЦВЕТА ШРИФТА
Чтобы изменить цвет шрифта нужно:
1. Выделить нужные ячейки.
2. Кликнуть на стрелке выпадающего меню рядом с командой “Цвет текста” на вкладке “Главная”. Появится меню “Цвет текста”.
3. Навести курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет текста выделенных ячеек. Выбрать нужный цвет.
ЧИСЛОВОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ
Microsoft Excel позволяет применять к числам множество самых различных числовых форматов. Используя форматирование, можно изменять внешний вид чисел без изменения самих значений.
Применение числового форматирования
Чтобы применить числовое форматирование в excel нужно:
1. Выделить ячейки, к которым требуется применить числовой формат.
2. На вкладке “Главная” нажать на стрелку рядом с полем “Числовой формат”. Появится выпадающее меню.
3. Выбрать нужный формат.
4. Числовое форматирование в выбранных ячейках изменится. Для некоторых форматов можно использовать команды Увеличить или Уменьшить разрядность, чтобы изменить количество выводимых десятичных знаков.
Обзор числовых форматов
3. Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты.
4. Финансовый форматирует числа в вид сходный с “Денежным форматом”, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.
11. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как это ввести. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст.
ДРУГИЕ ЧИСЛОВЫЕ ФОРМАТЫ
Можно без труда настроить любой формат в разделе “Другие числовые форматы”. Excel подскажет какой лучше выбрать числовой формат для разных нужд.
Добавление границ в ячейки
Границы ячеек позволяют создать четкие и определенные границы разделов листа Excel. Чтобы добавить границы нужно:
1. Выделите ячейки, к которым необходимо добавить границы.
2. На вкладке “Главная” нажать на стрелку рядом с командой “Границы”. Появится выпадающее меню с различными типами границ. Выбрать необходимый тип.
Также можно рисовать и стирать границы, изменять вид линий и их цвет с помощью инструментов из раздела “Нарисовать границы” в нижней части раскрывающегося меню.
Добавление цвета заливки
Чтобы добавить цвет заливки в лист Excel нужно:
1. Выделить ячейки, к которым необходимо добавить заливку.
2. На вкладке “Главная” нажать на стрелку рядом с командой “Цвет заливки”. Появится меню с цветовой палитрой.
3. Выбрать необходимый цвет заливки. При наведении курсора на различные варианты цвета можно увидеть, как меняется фон выделенных ячеек.
СТИЛИ ЯЧЕЕК В EXCEL
Можно воспользоваться готовыми стилями ячеек. Применение стилей в Excel – это быстрый способ добавить профессиональное форматирование любым областям книги. Чтобы применить готовые стили ячеек нужно:
1. Выделить ячейки, которые необходимо изменить.
2. На вкладке “Главная” нажать команду “Стили ячеек”, а затем в раскрывающемся меню выбрать подходящий стиль.
Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.
Если этих кнопок не достаточно, то можно обратиться к Формату ячеек в контекстном меню (через правую кнопку мыши), либо с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl+1, что существенно быстрее. Откроется известное многим окошко.
В диалоговом окне есть несколько вкладок. Пробежимся по их назначению, останавливаясь на интересных моментах.
Вкладка Число
Первая вкладка Число (открыта на картинке выше) задает числовой формат. Значение в ячейке можно представить как обычное число, проценты, дату и т.д. По умолчанию всем ячейкам придается Общий формат, то есть ячейка никак не отформатирована. Поэтому, как правило, требуется перейти к другому формату.
Следующий пункт Числовой. Здесь задается количество видимых знаков после запятой (по умолчанию их два), а также можно отделить группы разрядов (тысячи, миллионы и т.д.) друг от друга.
Довольно часто пользуются пунктами Дата (выбор формата отображения даты), Процентный (отображение процентного формата) и Текстовый (данные сохраняются, как текст). Текстовый формат довольно интересен, т.к. позволяет отображать информацию в том виде, в каком она вносится в ячейку, без каких-либо автоматических преобразований в дату, формулу, обрезание первый нулей и т.д. Что внесли, то видим в ячейке. Команды выбора числового формата продублированы на ленте.
Вкладка Выравнивание
Переходим на вкладку Выравнивание. Здесь задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.
Расположение и назначение команд, как и в других окнах Excel, интуитивно понятно. Достаточно прочитать названия. Тут выравнивание по вертикали, тут – горизонтали. Можно объединить несколько ячеек в одну или длинное название переносить по словам. Обращу лишь внимание на пару интересных моментов.
Читать такое не удобно (все сливается и нужно присматриваться). Поэтому правильно сделать отступ текста от левого края. Для этого достаточно выбрать в списке по горизонтали пункт по левому краю (отступ) и установить рядом в окошке значение отступа. См. рисунок ниже.
Теперь глазу намного приятнее.
Аналогичным образом можно отлепить число от правого края.
Получится тот же эффект, только ячейки не будут объединены.
Рекомендую взять на вооружение этот способ форматирования. В конце статьи находится видео о том, как расположить надпись в середине диапазона, не используя объединение ячеек.
Значительная часть команд из вкладки Выравнивание также вынесена на ленту.
Следующие вкладки Шрифт, Граница, Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.
Таблица без границ выглядит незавершенной. Поэтому ячейкам и таблице в целом нужно придать красивую, но не отвлекающую внимание, обводку. Выбираем во вкладке Граница тип границы, цвет, если нужно, и место проведения. Предварительный макет отображается тут же в середине окна.
Заливка ячейки производится в следующей вкладке. Здесь все еще понятней. Выбрали диапазон, залили, как нужно.
Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). В конце статьи есть видео с подробным объяснением, как сделать защиту листа Excel и отдельных ячеек.
Самые часто используемые команды есть на ленте.
Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.
При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание. Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит.
Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.
Здесь можно выбрать готовое решение. Но я как-то не особо пользуюсь такой возможностью. Получается слишком пестро, хотя и довольно стильно, по-современному.
Пробуйте различные варианты. Смотрите, что нравится больше. Но лучше, повторюсь, не увлекаться. Думайте о тех, кто будет работать с вашими таблицами да и о себе тоже, когда придется открыть этот файл через несколько месяцев.
При форматировании электронной таблицы используются основные операции: форматирование ячеек и данных, изменение ширины строк и высоты столбцов.
Форматирование ячеек
Форматирование ячеек включает в себя установку и изменение:
- границ, цвета, типа линий ячеек и т.д.;
- формата числовых данных;
- цвета фона, типа заливки и т.д.;
- шрифта, размера, ориентации текста и др.;
- защиту ячеек и режим скрытия формул.
Самые часто используемые инструменты для форматирования ячеек доступны в верхней панели табличного процессора.
Форматирование числовых данных
Настройки отображения формата числовых данных позволяют представлять их в наиболее удобном виде. В табличном процессоре предусмотрено несколько вариантов представления данных.
Общий. Установлен в Excel по умолчанию. Используется для отображения чисел в том виде, в котором они были введены.
Числовой. Используется для представления числа в виде десятичной дроби. Если число не содержит дробной части, то оно будет дополнено нулями справа. В случае наличия дробной части, превышающей лимит формата, число автоматически округляется программой.
Денежный. Как и числовой формат, содержит дробную часть, но в конце числа добавляется обозначение заданной денежной единицы.
Процент. Необходим для представления чисел со знаком процента.
Текстовый. Формат позволяет выполнять над текстовыми данными такие же операции, как и над числовыми.
Для того чтобы произвести форматирование данных в ячейки нужно:
Изменение размеров строк и столбцов
Часто пользователи сталкиваются с проблемой некорректного отображения данных, введенных в ячейки. Это связано с тем, что стандартного размера строк и столбцов не хватает. Можно корректировать ширину и высоту вручную, однако этот процесс занимает много времени.
Панель координат. Увеличить размерность ячеек в заданном диапазоне можно при помощи панели координат. Для этого нужно:
- Выделить необходимое количество ячеек. Для удобства можно выбрать первую строку или столбец, зажать кнопку Shift, выбрать последнюю ячейку. Таким образом, будет выделен весь необходимый диапазон.
- Установить курсор на границе любой выделенной ячейки. Для автоподбора высоты курсор следует установить на панели слева, а для автоподбора ширины — сверху. Указатель должен принять вид стрелки, направленной в две стороны.
- Дважды нажать левой кнопкой мыши. После этого табличный процессор изменит размер ячейки по содержимому.
Панель инструментов. Для автоматического подбора размера ячейки можно использовать специальный инструмент, находящийся в верхней панеле окна программы. Для того чтобы воспользоваться им нужно:
После этого размер ячеек увеличится, а информация, находящаяся в них, будет отображаться полностью.
Полученная ячейка будет иметь адрес верхней левой ячейки из объединенных. Выполненную операцию можно отменить таким же способом, как и для объединения.
Читайте также: