Для чего устанавливаются связи между приложениями ms office кратко

Обновлено: 06.07.2024

Большинство пользователей Microsoft Office работают сразу в нескольких программах пакета. Естественно, нередко возникают ситуации, когда необходимо свести результаты работы воедино — например, когда часть работы была выполнена в Microsoft Excel, а другая — в Word. В этом случае лучше, чтобы окончательные результаты можно было просмотреть вместе. Скажем, не открывать попеременно файлы Word и Excel, а изучать данные в одном файле, например, Word.

Возможна и другая ситуация. Например, для подготовки отчета в Word вам нужно пользоваться данными из таблицы Excel. Переключаться между файлами не очень удобно. Гораздо лучше, если в ваш отчет будет вставлена таблица с данными из документа Excel. Причем вы можете даже сделать так, что при внесении в нее изменений данные в документе Word тоже будут меняться.
Возможности Microsoft Office позволяют вставить в любую из программ объект из другого приложения. Позже такой объект можно редактировать, пользуясь возможностями приложения, в котором он создан. Чтобы вставить объект, откройте файл приложения, в которое нужно вставить объект, и выполните команду Вставка > Объект (Insert > Object). После этого выберите из списка Тип объекта (Object Type) нужный элемент, например: "Диаграмма Microsoft Excel". Если вы хотите, чтобы объект в документе отображался в виде иконки, отметьте галочку "В виде значка" (Display as Icon) (рис.1).

При составлении документов разных типов часто могут понадобиться иллюстрации, причем необязательно графические. В зависимости от типа документа уместной может быть вставка аудио- и видеоклипов, важных текстовых фрагментов и пр.
Вставлять в документ файлы из другого приложения позволяют все программы пакета Microsoft Office, причем вставка происходит по одному и тому же принципу. Для этого выполните команду Вставка > Объект (Insert > Object) и на закладке Создание из файла (Create from File) укажите имя вставляемого файла. Кнопка Обзор (Browse) позволяет найти нужную папку и указать требуемый файл. При вставке файла в документ вы можете установить галочку Связь с файлом (Link to File). В этом случае изменения в исходном фaйлe будут автоматически отражаться в документе. Если установить галочку В виде значка, в документе будет отображено не содержимое файла, а лишь иконка. Чтобы просмотреть содержимое, нужно будет кликнуть по ней.

Для обеспечения более эффективной работы и взаимодействия между программами пакета Microsoft Office часто используется технология связывания и внедрения объектов.
Связанные объекты удобно использовать в тех случаях, когда необходимо, чтобы при внесении изменений в один файл автоматически изменялись данные и во втором. Например, если ваш документ Word содержит некоторые данные, хранящиеся в файле Excel, при изменении их в "Экселе" значения будут обновлены и в документе Word. Изменение данных происходит в результате динамического обмена данными (DDE, Dynamic Data Exchange).
Объект считается связанным, если он был создан в одном файле, был вставлен в другой файл, и между этими файлами поддерживается связь. Файл, в котором находится исходный объект, называется исходным файлом, а приложение, в котором он создан, — приложением-источником.
Файл, в который был вставлен объект, называется конечным файлом. В нем содержится информация о программе, в которой был создан объект. Чтобы связь не была нарушена, нельзя перемещать в другую папку, удалять или переименовывать исходный файл. Интересно, что источником для нескольких документов может быть один и тот же файл. При этом изменения, которые вносятся в источник, отобразятся во всех связанных файлах. При установлении связи между объектами данные не переносятся в связанный файл, а продолжают находиться в программе, в которой создавались. Связанный объект нельзя считать частью файла, в который он был вставлен. При связывании объектов размер конечного файла по этой причине не увеличивается.

Например, если необходимо связать диапазон ячеек Excel с документом Word, нужно скопировать нужные ячейки в Excel, после чего воспользоваться командой Специальная вставка (Paste Special) в Word. Для поддержки связей не забудьте установить переключатель в положение Связать (Paste Link). Также нужно выбрать формат вставляемых данных. Число форматов данных, отображаемых в списке, и их типы зависят от приложения источника. В нижней части окна можно узнать, каким будет результат вставки. Чтобы проверить, успешно ли связаны данные, попробуйте внести изменения в файл-источник, а затем посмотрите, изменятся ли они в конечном файле.
Связанный объект, созданный таким образом, можно редактировать в конечном файле. Для этого вызовите диалоговое окно Связи, выполнив команду Правка > Связи (Edit > Links) (рис.2). Из списка необходимо выбрать нужный объект и нажать на кнопку Открыть источник (Open Source).
Диалоговое окно Связи (Links) дает возможности управления связанными объектами в документе. Если в разделе Способ обновления связи (Update method for selected link) установить переключатель в положение Автоматически (Automatic update), выделенная связь будет автоматически обновляться при открытии исходного файла. Обратите внимание, что этот параметр будет недоступен, если обновление связи запрещено. Если поставить галочку Не обновлять связь (Locked), выделенная связь обновляться не будет. При этом кнопка Обновить (Update Now) будет недоступна. Если нажать на кнопку Разорвать связь (Break Link), связь между исходным и конечным файлами будет утеряна. Не забудьте, что при потере связи обновление данных при изменении исходного файла в конечном файле производиться не будет.
Наряду со связыванием многие пользователи часто пользуются внедрением объектов. Внедрение объектов отличается от связывания тем, что при внедрении данные помещаются в конечный файл. При этом связь с файлом-источником не устанавливается. Если объект был внедрен, и позже в файле-источнике в него были внесены изменения, в конечном файле они не отобразятся. Внедрение объектов используется тогда, когда изменения, вносимые в файл-источник, в конечном файле наблюдать необязательно. Документы с внедренными объектами удобно использовать при перенесении данных с одного компьютера на другой, так как для этого не нужно переносить файл-источник.

Попробуем, например, внедрить таблицу Excel в документ Word. Для этого копируем таблицу в Excel и открываем окно Специальная вставка в Word (рис.3). Для внедрения объектов переключатель должен быть установлен в положении Вставить (Paste).
Любой внедренный объект можно редактировать в конечном файле, используя панели инструментов исходного приложения. Для этого достаточно кликнуть два раза по внедренному объекту.
Например, если нам нужно отредактировать диапазон ячеек Excel, внедренный в документ Microsoft Word, сделать это можно непосредственно в окне Word. В зависимости от типа внедренного объекта редактирование будет происходить по-разному. Для некоторых объектов будут открыты панели инструментов, а некоторые можно будет редактировать в открывшемся окне исходного приложения. Обратите внимание, что для редактирования объекта на компьютере должна быть установлена соответствующая исходная программа.

Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 38 за 2003 год в рубрике soft :: текст

Microsoft Office — это пакет прикладных программ, позволяющих решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что их совокупность можно рассматривать как единую программу.

Пакет Microsoft Office — это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Шесть основных приложений тесно связаны друг с другом. Это наделяет программы некоторыми полезными свойствами.
Все продукты имеют сходный интерфейс.
Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой,
Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и приукрашивать документы.
Вы можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.
Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с web-узла Microsoft.

Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета.

Следует отметить, что пользователям, имеющим подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, которая расположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам 5 Клипарты - это изображения-заготовки, которые используются как композиционные объекты. Выбирая клипарты из библиотеки (где они собраны по тематике), из клипартов можно создавать композиции путем их редактирования и объединения. и т.п. (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах , приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных (рис. 2.7).

Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.

Продуктами Microsoft Office пользуются миллионы людей во всем мире. Для того чтобы разрабатывать столь массовое программное обеспечение, необходимо четко представлять себе нужды, ограничения и уровень способностей среднестатистического пользователя. С целью совершенствования разрабатываемых продуктов в Microsoft еще в 1988 году было создано специальное подразделение, Microsoft Usability Group - группа, занимающаяся выявлением и анализом проблем, с которыми сталкиваются рядовые пользователи программного продукта.

Английский термин usability обычно переводится как "удобство, простота использования, пригодность к эксплуатации". Однако все эти переводы не исчерпывают понятия. Уровень usability абстрактной системы определяется целым рядом параметров:

простотой обучения;
эффективностью использования;
запоминаемостью;
частотой и серьезностью ошибок;
комфортом работы с системой.

В силу отсутствия аналогичного термина в русском языке часто используется калька с английского "юзабилити".

Выполняет ли продукт свои функции в соответствии с ожиданиями пользователя?
Могут ли пользователи выполнять свои задачи с помощью продукта?
Насколько удобно работать с продуктом?

Каждая лаборатория имеет две секции: зал наблюдателей и зал участников. Из зоны наблюдения видно все, что происходит с тестируемым. Одностороннее зеркало позволяет наблюдать за тестируемым, не

отвлекая его от выполнения задания. У инженеров лаборатории имеется оборудование, которое фиксирует все действия испытуемого.

Инженеры имеют возможность одновременно видеть то, что происходит на экране, и выражение лица испытуемого по мере выполнения им тех или иных действий. На экран монитора инженера можно одновременно выводить движения мыши тестируемого и показывать его лицо.

Сотрудники лаборатории фиксируют время, которое пользователь затратил на то или иное задание и, анализируя перемещение мышки, имеют возможность наблюдать, где тестируемый в первую очередь ищет незнакомую функцию. Затем эти данные анализируются и таким образом становится ясно, местонахождение какой кнопки интуитивно понятно, а какая находится с трудом и должна быть переименована или перенесена из одного списка меню в другой. Полученная информация используется при доводке ПО и его интерфейса.

Для тестирования привлекаются представители разных групп пользователей, от новичков, практически не умеющих пользоваться компьютером, до профессионалов. Существует также программа, согласно которой специалисты Microsoft выезжают к пользователям, готовым показать, как они работают с продуктом в своей среде.

Анализ программного окружения и задач конкретного пользователя позволяет лучше понять те ожидания, которые пользователи связывают с новыми версиями продуктов.

Этот прием широко используется на практике. Например, очень удобно подготовить отчет в Word, который будет содержать данные о продажах на текущий день. В Word-документ помещается соответствующий раздел электронной таблицы Excel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей и отчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет.

Приложения Microsoft Office могут взаимодействовать и с приложениями, не входящими в пакет, в том числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта позволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других табличных процессоров.

И наконец, внутрь документа MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.

Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

В предыдущих главах рассмотрена работа с основными приложениями пакета Office 2010. Каждое из этих приложений предназначено для решения определенного круга задач. В то же время весь пакет Office, как единая структура, обладает средствами обмена данными между приложениями, что существенно расширяет возможности его эффективного применения.

Действительно, стандартная ситуация может состоять в том, что информация, нужная для решения некоторой задачи, может быть получена из Интернета или другого источника и помещена в созданную в Access базу данных. Данные, которые требуют вычислительную обработку, могут быть переданы в Excel. Результаты обработки в Excel могут быть возвращены в Access или вставлены в документы, подготавливаемые в Word. При необходимости по этим материалам создается презентация в PowerPoint.

Ниже рассмотрены основные средства обмена данными между приложениями Office и некоторые задачи, требующие использования таких средств.

Основные средства обмена данными между приложениями Microsoft Office

Использование буфера обмена

Перенос данных из Excel в Word

Для этого открываете оба документа Excel и Word. В Excel копируете необходимые данные, переходите в документ Word. На вкладке Главная выбираете (Вставить > Специальная вставка (рис. 6.1). В открывшемся окне в списке Как: выбираете Лист Microsoft Office Excel (объект) и нажимаете ОК (рис.6. 2).

Рис.6.1 Вставка данных Excelв Word

Экспорт/импорт данных в приложениях Microsoft Office 2010

Импорт в Excelтекстового файла

Рис.6.3 Текстовый файл

Рис.6.4 Импорт в Excel текстового файла

Рис.6.5 Выбор текстового файла для вставки

Рис.6.6 Окно мастера текстов

Рис.6.7 Результат импорта в Excel текстового файла

Импорт в Accessтекстового файла

Рис. 6.8 Импорт в Accessтекстового файла

Рис. 6.9 Выбор текстового файла

Рис.6.10 Окно импорта текста

Результат импорта в Accessиз текстового файла представлен на рис. 6.11.

Рис.6.11 Результат импортав Accessиз текстового файла

Введение