Что такое электронный архив кратко

Обновлено: 03.07.2024

Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.

Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.

Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.

Формирование цифрового архива – пошаговое руководство

Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.

Решение вопроса с функциональностью архива

Доступные пользователям функции;
Метод хранение документов;
Источники поступления информации и т.д.

Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.

Проанализируйте работу своего предприятия

Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.

Составьте план приоритетов блоков

Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.

Оцените имеющийся бумажный архив

В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.

Внесите оцифрованные документы

После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.

Как работать с электронными документами в цифровом архиве?

Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:

Степень сохранности;
Метод содержания;
Возможность длительного хранения и т.д.

Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.

Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.

Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?

Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:

№ единицы хранения в соответствии с описью;
№ описи дел;
№ фонда архива.

Информация вкладыша электронного носителя:

Название предприятия;
Название подразделения;
Данные об ограничении доступа;
Время записи файла на цифровой носитель;
№ описи.

Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.

Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Электронный архив (далее — ЭА) — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов;
ведение атрибутивных карточек документов;
поиск документов, включая атрибутивный (по полям карточек с возможностью сочетания условий), полнотекстовый, по штрихкоду;

поливариантное представление информации, в том числе в виде настраиваемых пользователями представлений (сортировки, фильтры, группировки, итоги и т. п.);
добавление, а в ряде случаев и удаление документов;
хранение всех версий документов (поддержка версионности);
формирование выборок и массовые выгрузки документов на локальные компьютеры пользователей.

Просмотр документов осуществляется ассоциированными программами, например Adobe Reader.

К числу сервисных функций электронного архива относятся:

разграничение прав доступа пользователей к документам, разделам;
автоматическое выполнение резервного копирования данных;
ведение журналов действий пользователей.

Создание электронного архива документов может рассматриваться как в качестве самостоятельного решения, так и в качестве первого шага по формированию единого информационного пространства организации. Последнее станет фундаментом для эффективного взаимодействия всех подразделений в рамках внутренних рабочих процессов, а также предприятия с внешним миром (органами экспертизы, контролирующими инстанциями, подрядными организациями).

Выбор варианта программно-аппаратной реализации электронного архива (а фактически плана инсталляции ПО) зависит от требований к быстродействию, надежности и отказоустойчивости. Стоимость создания вариантов существенно отличается по нескольким причинам:

разное количество задействованных серверов;
разное количество лицензий системного ПО;
разная сложность и продолжительность работ по инсталляции и настройке ПО.

Наши специалисты предлагают несколько вариантов программно-аппаратной архитектуры ЭА:

В настоящий момент данные решения являются лучшими по соотношению качества, функциональности и цены. Все три варианта электронного архива часто используются для автоматизации делопроизводства.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

Вопросы терминологии

Документ и запись

По факту получения всех согласований и виз документ приобретает окончательный вариант и становится записью.
Некоторые документы вполне могут быть рассмотрены как записи: например, акт выполненных работ или квитанция о внесении платежа.
В то же время в качестве записей могут выступать носители информации, не являющиеся документами в традиционном смысле слова: графические изображения, аудио- и видеозаписи, и т. п. — например, фото с выставки, видео и электронная презентация доклада на конференции, диктофонная запись переговоров с клиентом.
Различия между документом и записью можно суммировать в виде следующей небольшой таблицы:

Документ	Запись
Выступает в качестве подтверждения событий прошлого, настоящего, будущего	Выступает в качестве подтверждения событий прошлого
Может быть изменен	Не может быть изменена
Имеет структурированную форму	Может не иметь структурированной формы

На основе проделанного анализа можно заключить, что документ (document) и запись (record) являются объектами различных типов, и работа с ними должна основываться на различных подходах. Соответственно, для работы с каждым типом объектов должна осуществляться при помощи специализированного ПО — систем управления документами (document management systems) и систем управления записями (records management system).

Электронный документооборот и электронный архив

Все виды безбумажного документооборота, создание электронного архива.

Внедрение СЭД, ЭДО, кадрового ЭДО, создание электронного архива.

Электронный документооборот – все более популярная форма процессов, связанных с ведением документации, во многих организациях. При этом сотрудники непросто иногда отправляют документы таким образом, они ежедневно используют на своих рабочих местах большую часть функционала систем ЭДО. В процессе ЭДО имеется одно (заключительное) звено, которое во многих организациях зачастую не развито в нужной мере, за что сегодня многие уже расплачиваются, сталкиваясь с хаосом – это проблема хранения накопленных документов.

Далее мы поговорим об электронном архиве, его преимуществах перед бумажным, об организации такого вида архива в части информационных технологий, особенностях учета документов в нем и многих других аспектах. Отметим, что данная статья написана, основываясь не только на опыте использования, но и на опыте внедрения систем ЭДО и электронных архивов, поскольку наша компания уже много лет предлагает на российском рынке свои услуги в этой области.

Проблемы бумажного архива документов

Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).

Описание и последствия

Данная проблема зачастую возникает и до передачи документов в бумажный архив и после долгого хранения, а также в процессе релокации архива

Скорость поиска документа

Как правило, поиск документов очень трудоемкий процесс, особенно, если речь идет о поиске документа двадцатилетней давности, а локаций бумажного архива несколько, и находятся они в разных городах

Стоимость аренды помещения для хранения

Наряду с огромным количеством документов приходит необходимость их где-то хранить, но не у всех учреждений есть свободные помещения для организации бумажного архива. В этом случае аренда дополнительных помещений – дорогостоящая, но все же необходимость.

Возможность работать в документе совместно

Зачастую существует необходимость работы с одним документом нескольким сотрудникам удаленно, что невозможно, используя бумажный носитель без перевода его его в цифровой формат

При изменении архивного документа, а такие случаи тоже встречаются, особенно когда проводится изменение в приказе по личному составу или отпускам, нет возможности хранить историю изменений этого документа, кроме как завести повторный бумажный бланк

Отчетность – достаточно трудоемкий процесс, а при отсутствии быстрого доступа к единому электронному архиву, он затягивается на длительный срок

Зависимость от ЧС

Пожар или затопление архива грозит тем, что часть данных на бумажных носителях может быть утеряна и не подлежать восстановлению. Резервных копий документов на бумажных носителях, как правило, не предусмотрено

Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

Электронный архив представляет собой хранилище, в котором из ЭДО или прочих цифровых источников поступает поток документации, который по определенным правилам разбивают, организуя учет и архивирование документов

Правила регламентируются организацией, ее локальными нормативными актами и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

Организация архива электронных документов:

Локальный архив – хранение документов в электронном виде на сервере пользователя;
Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде на стороннем сервере и организация доступа через Интернет;
Хранилище системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдера ЭДО. Организация и доступ оговариваются с провайдером.

Преимуществами электронного архива являются:

Простота и скорость работы с архивом, обусловленные доступностью любого документа за любой период в несколько кликов. Все документы хранятся в единой базе.

Быстрый ответ на требования налоговой. Облегчается и ускоряется поиск документов для ответа на многочисленные требования проверяющих органов.

Подтверждение ставки НДС 0%. Подтверждать обоснованность льготного налогообложения, в том числе ставку НДС 0%, становится проще Надежность и безопасность. Организация электронного архива происходит таким образом, что доступ на запись и изменение файлов, по сути, имеет только автоматизированная система, а пользователям доступно только чтение документов. Хранение документации выполняется на носителе информации, с которого создаются резервные копии на других носителях, при этом сервера должны находиться на разных (физически) машинах. Если каким-то образом сгорит или будет затоплен один сервер, то всегда есть его резервная копия, которую нетрудно было сделать. Также отсутствует возможность несанкционированного доступа к данным, поскольку работает система разграничения доступа и прав.

Эффективность работы. Архив электронного вида позволяет не только структурировать, но и сортировать документы относительно явных признаков, например, дата, наименование и пр.

Отсутствие необходимости в помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями с ростом электронного архива не требуется расширения помещений, а значит компания получает большую экономию, сумму которой можно рассматривать как часть прибыли при переводе с бумажного варианта архива на электронный.

Рис.1 Схема цифрового архива

Создание электронного архива: поэтапный план

Продумывание этапов и четкое следование плану по организации архива в электронном формате поможет выявить основные потребности к самому архиву и всей системе в целом. Нижеперечисленные пункты обязательно должны входить в этапы планирования перехода на электронный архив.

Определение функционала системы. На первом этапе необходимо определиться с требованиями к системе, а именно – какие действия должна выполнять сама система, откуда будут поступать данные, способ хранения, функционал пользователя и пр. На этом этапе формируется представление о системе в целом.

Анализ деятельности компании или определение видов бумаг под хранение. Выявление видов бумаг, которые подлежат оцифровке в первую очередь. Формирование понимания потоков документации.

Планирование приоритета блоков по внедрению. На этом этапе определяется очередность реализации блоков электронного архива. Зачастую блоки представляют собой поэтапное введение видов документов.

Анализ существующего бумажного архива. Пересмотр правила принятия документации в архив. Определение системы учета и оформление описей. Оцифровка бумажных носителей. Данный этап подразумевает постепенное сканирование имеющегося архива при необходимости. Обычно оцифровка архива проводится за последний год, т.к. вероятность использования таких документов при работе высока.

Введение оцифрованных данных. Заключительный этап, позволяющий ввести необходимые данные в систему и начать работу.

Данный перечень не конечен, каждая организация ввиду своих особенностей может изменить или дополнить план другими этапами.

Комплектование архива и организация работы с электронными документами в нем

Существует огромное количество нормативных документов, которые определяют понятие электронного документа и регламентируют взаимодействие с системой их оборота. Чтобы не разбираться во всех тонкостях, а также сэкономить массу времени на организации электронного архива, обратитесь в компанию, которая предоставляет услуги по ЭДО, ведь процесс этот потребует не только экспертных знаний по внедрению и анализу системы документооборота, но и человеческих ресурсов – сотрудников, наполняющих архив. Наша компания предоставляет услуги по настройке безбумажного документооборота на предприятиях любого масштаба, к которым относится и внедрение системы управления электронным архивом.

Перед передачей документов в электронный архив проводится экспертиза ценности этих документов, что также регламентировано. Критериями такой экспертизы можно считать возможность обеспечения продолжительного хранения, способ содержания, степень сохранности и пр.

Основным этапом комплектования архива является запись упорядоченных документов на электронные носители. К предъявляемым требованиям в этой области может относиться соответствие определенным форматам записи файлов или их шифрование, применение лицензионного ПО, соответствие ГОСТу и другие требования.

Заключительным этапом является проверка носителей с записанными файлами, создание на них соответствующей документации и направление в архив для хранения.

Рис.2 Способы комплектования архива

Особенности учета электронных документов в архиве

Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:

Номер архивного фонда;
Номер описи дел;
Номер единицы хранения согласно описи.

Вкладыш цифрового носителя должен содержать:

Наименование компании;
Наименование подразделения;
Тип экземпляра;
Номер описи;
Дата записи на электронный носитель;
Отметки об ограничении доступа.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку. Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело. Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.

Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде. Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.

Читайте также: