Что такое документооборот кратко
Обновлено: 07.07.2024
Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.
О чем идет речь
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
- общим — касающимся основной деятельности компании;
- кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров;
- секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения;
- электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.
Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.
Номенклатура дел
Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Например: 01/БУ/2017, где 01 — номер по порядку, БУ — бухгалтерия, 2017 — год. Указывается срок хранения и место в архиве, когда дело туда переместится. Утвердить номенклатуру разрешено на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
- входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
- исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
- внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.
В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
График документооборота в компании:
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Печати и штампы
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.
О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.
Делопроизводство — что такое и для кого нужно
Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.
В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.
Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.
• Создание или поступление бумаги
• Отправка или передача по назначению
• Исполнение (согласование, подпись и пр.)
• Отправка в архив
Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.
Кому нужно знать базовые правила документооборота?
Виды документооборота
В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.
По типу документов:
1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.
2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.
3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.
По характеру документов
Можно выделить несколько типов делопроизводства:
1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)
2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.
3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.
4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.
5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.
Как выстроить эффективную систему документооборота
Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.
- Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
- Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
- Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.
Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:
1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.
2. Определите форму организации . Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.
Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.
Каждый день мы либо оформляем документы, либо их получаем, либо отправляем. Они как бы живут своей обособленной жизнью.
Заглянем под покров тайны и узнаем, что такое документооборот, какие формы бывают, и каков алгоритм оборота документов.
Документооборот — это .
Вывод: документооборот — это организация процесса движения и учета документов.
Документооборот является составной частью делопроизводства. Подробней о документах и делопроизводстве можно прочитать в других статьях нашего блога.
Документы могут быть оформлены на бумажных носителях и в электронном формате. Поэтому и документооборот может быть разный: стандартный, электронный и смешанный. Об электронном документообороте — в статье далее.
Что входит в цикл документооборота
Немного о документах:
- документы, которые поступают в какую-либо организацию (компанию, учреждение и т.д.), называются входящими;
- документы, отправляемые из организации, называются исходящими;
- документы, необходимые для функционирования организации и используемые внутри нее, называются внутренними;
- документы, которые фиксируют какую-либо хозяйственную операцию, называются первичными.
Алгоритм документооборота входящего документопотока:
- поступление входящих документов в организацию;
- первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано;
- регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации — это следующие действия:
- запись наименования отправителя,
- запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
- присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
Алгоритм документооборота исходящего документопотока:
- составление и оформление документа;
- согласование сведений, содержащихся в нем;
- подписание его уполномоченным сотрудником;
- снятие копии для хранения;
- регистрация в реестре исходящих документов (регистрация осуществляется аналогично оформлению входящей документации);
- отправка документа получателю (почтой, курьером, в электронном формате).
Формы документооборота
Главная задача документооборота и лиц, уполномоченных вести делопроизводство в какой-либо организации — минимизировать время прохождения, прохождение документа из точки А (прием) до точки Б (архивация), независимо от направлений движения: горизонтального (между подразделениями одной ступени иерархии) или вертикального (между подразделениями разных уровней).
Использование стандартизированных форм документооборота позволяет выполнить оптимизацию движения документов в любой организации. Принято различать 3 формы:
- Централизованная. Главный принцип такой формы — аккумулирование всех документов в одном специализированном подразделении. Например, в канцелярии.
- Децентрализованная. В этом случае документооборот осуществляется в разных структурах (что это такое?). Такая форма актуальна, если компания состоит из нескольких территориально удаленных подразделений.
- Смешанная — подразумевает совокупность характеристик первых двух форм.
Принципы грамотного документооборота
Руководитель любой компании знает, что порядок в документах — одна из составляющих успешной хозяйственной деятельности.
Именно поэтому при работе с документами следует придерживаться основополагающих принципов грамотного документооборота:
Бухгалтерский документооборот
Оборот бухгалтерских документов имеет свою специфику. Проанализируем особенности в таблице:
Электронный документооборот
Данный вид документооборота подразумевает, что его жизненный цикл проходит в электронном формате.
Внутренний электронный документооборот осуществляется примерно по такой схеме (могут быть вариации в зависимости от специфики компании):
Эта статья относится к рубрикам:
Комментарии и отзывы (2)
Как говорил наш начальник: мое дело Бла-бла-бла, а ваше это красиво оформить. Документооборот — это когда каждый отдел намудрил, а ты все вместе сведи. Работала я в такой организации: Наташенька, найдите нам платежку от 12.12.12, а то мы ее в 15 году потеряли.
Слава тому человек, который придумал 1с, без него это был ад кромешный. Сейчас нажал пару кнопок и все видно: что, где, когда.
В любой конторе важен документооборот. У нас маленькая вроде, но мы уже столкнулись с проблемой, когда у нас некомпетентная секретарша работала, которая вообще не вела учет документов.
В итоге невозможно найти никаких писем, никаких документов. Взяли другую, там выстроила за неделю все так, что записывает в журнал, делает себе все копии и в случае чего, просто обращаешься, а у нее все есть по датам и есть все копии документов.
И так в любой сфере. Сам после этого начал в экселе вести документооборот. Кому что отдаю, когда и зачем. Теперь зато меня невозможно никак поймать и голословно что-то заявить. У меня все документально есть.
Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.
Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.
Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:
- документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
- документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
- документы, которые поступают из других организаций (входящие).
Документы, которые поступают в организацию, проходят:
- передачу на исполнение;
- предварительное рассмотрение;
- первичную обработку;
- рассмотрение руководством;
- регистрацию.
Документооборот бухгалтерских документов
В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборота:
- Передача документа в бухгалтерию;
- Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
- Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает:
- контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе);
- группировку;
- таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).
Электронный документооборот
В отдельных организациях вводят систему электронной обработки документов и обмена документами меж внешними получателями (подразделениями).
Для организации на сервере организации электронного документооборота создают базу данных, где хранят все созданные документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети (внутренней).
Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической структурой подразделения организации.
Модифицировать, создавать, удалять созданные документы может лицо, которое наделено соответствующими правами.
Рассмотрим, более детально, что значит документооборот.
Организация работы с документами — это организация документооборота, использования и хранения документов в нынешней деятельности учреждения.
Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами – это документооборот.
Организация документооборота
Движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот.
Организация передвижения документов — важная часть процесса делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут — прямым, время прохождения — наименьшим. Основное правило организации документооборота заключено в оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.
- Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать тщательно путь прохождения.
- Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов.
- Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
- Активно применять средства оргтехники и самых новых информационных технологий при передаче документов.
Исполнение названных условий дает возможность достигнуть:
- прямоточности направлять документопотоки, то есть исключения дублирующих действий при обработке и подготовке документов;
- ритмичности, то есть равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности работников организации.
Учет объема документооборота
Объем документооборота выражают общим числом документов, которые поступили в организацию и созданы ею за другой период.
Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период. При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств. Но их отдельно считают от подлинных документов. Итоги подсчета оформляют в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатывает организация. К примеру:
В организации можно установить любую периодичность подсчета документооборота: ежемесячная, еженедельная, ежегодная, ежеквартальная. Может производиться как качественный, так и количественный анализ документооборота.
Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений.
Мы коротко рассмотрели документооборот, его организацию и учет объема . Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
Понравилось это определение бизнес термина? Теперь Вы знаете, что это такое - Документооборот, поделитесь в соц. сетях и расскажите друзьям - это лучшая благодарность нам! Поставьте свою оценку этому описанию бизнес термина, ПРОГОЛОСУЙТЕ за полезность - это анонимно и всем видно.
Читайте также: