Чем отличается microsoft excel от microsoft access кратко
Обновлено: 07.07.2024
Excel - одно из самых распространенных офисных приложений. В нем работают практически все. Но большинство забывает, что в комплект поставки Office Prof входит еще одна изумительная программа - это система для создания реляционных баз данных Access.
Я не буду писать о преимущества Excel, они хорошо изложены на сайте производителя. Я скажу только о недостатках, которые сам на себе испытал.
2. Непрозрачность работы. Если данные хранятся на разных машинах нужно ждать когда информация от каждого сотрудника поступит в установленное место и кто-то ручками сведет ее в одну таблицу. При этом важен уровень подготовки этого человека. Итак, замечаете, на каждом этапе мы говорим об уровне подготовки людей. То есть человеческий фактор приобретает решающее значение.
Это основные причины почему я еще в далеком 2002 году перешел в решении бизнес-задач на Access.
Access - это не та система, в которой может что-то делать каждый сотрудник. Что-то может делать 1-2 человека. Соответственно я сам задаю параметры, которые мне нужны для отчета. Все остальные сотрудники переходят в разряд оператора БД. Их задача тупо набивать исходные данные. Все остальное задается более грамотным сослуживцем и изменить что-либо без подробного обоснования причины уже невозможно. То есть происходит жесткая стандартизация бизнес-процессов. Вы экономите на уровне подготовки пользователей. Вам уже не нужны сверхчеловеки на каждом рабочем месте.
Access работает с массивами данных, а не с отдельной ячейкой. Формула задается в глубине программы и никакой пользователь, пусть у него будет хоть семь пядей во лбу не внесет никаких правок и искажений.
Разделение базы данных на табличную и пользовательскую части позволяет мне видеть результат труда сотрудников не 1 раз в день, 1 раз в неделю, а в любой момент. Для оперативного принятия решения это очень удобно.
Ну и наконец самое главное - программирование в Access не требует чего-то сверхестественного. Вполне достаточно знать порядка 50 английских слов, чтобы начать писать программный код. Первую базу данных я даже написал на макросах и программирование как таковое не использовал. Потом были более сложные бизнес-задачи, но я уже был, по мнению сослуживцев, ассом и меня на мякине не проведешь.
А какую программу используете вы?
Поддерживайте автора. Подписывайтесь на мой канал. Ставьте палец вверх. Оставляйте комментарии.
Разница между Microsoft Excel и Access - Разница Между
Содержание:
Ключевая разница: Microsoft Excel и Access - это две разные прикладные программы от Microsoft. Они оба имеют дело с табличными данными, но между ними есть многочисленные различия. Excel - это приложение для работы с электронными таблицами, а Access - это программа для работы с базами данных. Оба структурированы по-разному и, таким образом, служат различным целям.
Microsoft Excel - это электронное приложение от Microsoft. Он имеет дело с табличными данными с использованием электронных таблиц. Эти таблицы эффективны для отслеживания данных. Можно также создавать диаграммы на основе данных, представленных в электронных таблицах. Он также способен выполнять некоторые сложные вычисления. Как и любая другая программа для работы с электронными таблицами, она также использует набор ячеек, которые организованы в виде строк и столбцов. Эта структура помогает в манипулировании данными. Его основное применение заключается в финансовой деятельности.
Access - это прежде всего программа базы данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных. Он попадает в категорию систем управления реляционными базами данных. Рекомендуется для домашнего или малого бизнеса. Он входит в состав профессиональной и более поздних версий пакета Microsoft Office. Это предпочтительнее, чем Excel, когда работа включает в себя множество запросов и отчетов. База данных, созданная в Access, сохраняется с расширением .mdb. Данные хранятся в таблицах. Каждое поле таблицы может быть связано с определенными ограничениями, например разрешением только буквенно-цифрового значения. Как и любая другая реляционная база данных, она работает на принципах таблиц, полей и отношений. Он поддерживает различные виды чисел, дат, текстов и т. Д.
Access и Excel способны выполнять запросы для сортировки и фильтрации данных. Оба имеют схожие эстетические компоненты. Несмотря на эти типы сходства, оба довольно сильно отличаются друг от друга. В Excel допускаются только нереляционные или плоские листы, а в Access можно создавать несколько реляционных таблиц. Excel также лучше для создания диаграмм, чем Access. Excel по-настоящему прост в освоении, чем Access. Системы Excel занимают меньше времени, чем системы Access.
Сравнение между Microsoft Excel и Access:
Майкрософт Эксель
Microsoft Access
Microsoft Excel - это электронное приложение от Microsoft. Он имеет дело с табличными данными с использованием электронных таблиц.
Access - это, прежде всего, программа базы данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных.
Для таблиц и финансовых расчетов
Для хранения и манипулирования большими объемами информации
Аналогично бумажным таблицам
Состоит из таблиц, запросов, форм, отчетов, модулей и макросов
Нереляционные или плоские листы
Несколько реляционных таблиц
- Простота в использовании и реализации
- Идеально подходит для создания одноразового анализа
- Легко генерировать пользовательский вывод
- Структура данных и нормализация через несколько таблиц
- Масштабируемость: добавление новых записей бесплатно
- Данные и ссылочная целостность
- Запросы и отчеты
- Автоматизация через макросы и модули VBA
Пакет Microsoft Office
Включено во все основные выпуски пакета Microsoft Office.
Опытные пользователи Microsoft Office часто спрашивают нас, зачем использовать Access? Когда мне следует использовать Access вместо Excel? Особенно, когда они очень плавно используют Excel. Ниже приведены наши взгляды.
Расширение возможностей информационных работников
Мы считаем, что это не вопрос выбора. У каждого из них есть свои преимущества, и они естественно дополняют друг друга. Понимание их различий и выбор правильного в разных обстоятельствах может принести конкурентные преимущества им самим и их компаниям.
Преимущества Microsoft Excel
Кривая обучения Excel очень короткая, поэтому пользоваться Excel легко и очень продуктивно. В очень редких случаях ИТ-персонал должен создать Excel, и информационные работники могут сделать это сами.
Excel может легко хранить данные, выполнять числовые вычисления, форматировать ячейки, настраивать макеты, генерировать результаты или делиться отчетами с другими. Есть также некоторые расширенные функции, такие как промежуточные итоги, сводные таблицы, сводные диаграммы, наборы инструментов для анализа и множество шаблонов. Эти расширенные функции позволяют Excel легко выполнять различные задачи. Его даже можно интегрировать со службой анализа SQL Server (бизнес-аналитика). После получения данных настройте макет, шрифт, цвет и т. Д., Чтобы получить нужный отчет.
Недостатки Microsoft Excel
К сожалению, гибкость Excel имеет свою цену. Хотя создавать формулы, обращаться к ячейкам, копировать и вставлять данные и связывать несколько листов и книг вместе, по мере усложнения работы становится все труднее и труднее управлять данными Excel. Конечно, Excel идеально подходит для создания разовых анализов, но со временем объем данных будет расти, бизнес будет развиваться, а Excel станет более проблематичным. При добавлении новых строк и столбцов может потребоваться изменение или добавление итоговой области и формулы. Если данные и формула обновляются непоследовательно, это приведет к неверным результатам и решениям.
Проблема, с которой сталкивается Excel, заключается в том, что объем данных продолжает увеличиваться со временем, и очень трудно поддерживать их точно.
Преимущества Microsoft Access
Эксперты Excel обычно затрудняются понять функции, которые предоставляет Access, которых нет в Excel. Доступ имеет следующие характеристики:
Структурировать и нормализовать данные с помощью нескольких таблиц
Масштабируемость: можно бесплатно добавлять больше записей данных
Данные и ссылочная целостность
Запросы и отчеты
Автоматизация с помощью макросов и модулей кода VBA
Структура таблицы и проверка
С Access вы можете легко это сделать, храня информацию в одном месте и ссылаясь на нее в нескольких местах. Например, вы можете сохранить информацию о клиенте (может включать имя клиента, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т. Д.) В таблице клиентов. И эту информацию можно цитировать в других местах (например, запросы, формы, отчеты и т. Д.). Если информация о клиенте изменится, новая информация будет автоматически обновляться во всех указанных местах. При разработке таблицы вы добавите некоторые ограничения, например, установите для поля числовое значение, дату или текст, чтобы получить данные более высокого качества, чем электронные таблицы. И установка типа поля - это только начало.
Записи в Access можно свободно добавлять или удалять
Самая большая разница между Access и Excel заключается в том, что в Access записи можно добавлять или удалять. Если он правильно спроектирован, новые записи данных могут быть добавлены в любое время без необходимости заполнять какие-либо новые поля (столбцы). Все запросы, формы и отчеты будут работать в обычном режиме без каких-либо настроек. Конечно, вы можете использовать разные критерии фильтрации, но результаты должны быть согласованными. После добавления новых данных нет необходимости повторно тестировать или корректировать формулы ячеек. Таким образом, вы можете создавать точные отчеты каждый год, квартал, месяц, неделю или день.
Данные и ссылочная целостность
Запросы и отчеты
Вы можете использовать запросы и отчеты Access для сегментации данных и представления их в подробной или агрегированной форме, не задумываясь о том, как данные хранятся и сортируются. Он предоставляет множество функций и гибкость для анализа и представления результатов. При использовании функции группировки агрегированная информация может автоматически увеличиваться или уменьшаться по мере изменения данных.
Автоматизация с помощью макросов и модулей VBA
В макросе Access или модуле VBA вы можете использовать команду Docmd.TransferSpreadsheet для экспорта данных из таблицы или запроса Access в Excel (с помощью параметра acExport).
Используя параметр acImport, команда TransferSpreadsheet также может импортировать данные из Excel в таблицу Access.
Фактически, если вы используете автоматизацию Office VBA, вы можете открыть файл Excel в Access и записать данные в указанную ячейку, чтобы автоматически обновить данные в Excel.
Недостатки Microsoft Access
Самым большим недостатком Access является то, что он как база данных требует от вас больших знаний и навыков для ее использования. Выясните, как определять стандартизированные таблицы, связывать их вместе и структурировать данные, чтобы упростить редактирование, запросы и создание отчетов. Это содержание очень сложно для новичков. Но это проблема, для решения которой созданы все реляционные базы данных. Освоив ее, вы можете применять ее к другим базам данных.
Кривая обучения построению баз данных, созданию запросов и разработке макетов отчетов может показаться довольно сложной. Это определенно сложнее, чем ввод данных в ячейку Excel. Кроме того, вас может сильно расстроить то, что в Access вы не можете легко копировать и вставлять диапазоны ячеек, а также не можете вносить какие-либо особые изменения в структуру отчета Access. (Например, вы хотите выделить определенное значение или определенную строку с помощью специальных шрифтов или примечаний). Хотя вы можете использовать модуль кода VBA в Access для настройки, по сравнению с дизайном Excel WYSIWYG (WYSIWYG), вы Требуется больше энергии. Кроме того, в Access недоступны некоторые функции анализа данных, такие как Power Pivot.
Лучше всего объединить преимущества Excel и Access для создания гибридного решения для экспорта или копирования данных из Access в Excel. Ссылочная целостность данных в базе данных Access, строго определенные данные и гарантированное качество вывода данных в сочетании с Excel, пригодным для временного анализа, позволяют в полной мере использовать преимущества обоих. Использование автоматизированных процессов обеспечивает плавное взаимодействие и обмен данными между Excel и Access.
Исходя из нашего опыта, эти решения со временем будут развиваться очень непредсказуемым образом. Освоение этого гибридного решения позволяет быстро и гибко реагировать на изменения в бизнесе, позволяя вам и вашей компании эффективно выполнять задачи.
удачи!
Или вы должны использовать оба? Microsoft Access и Excel поддерживают фильтрацию данных, сопоставление и запросы, но какая программа соответствует вашим рабочим требованиям, и как вы получаете лучшее из обоих миров?
Понимание того, для чего предназначен каждый инструмент
Приведенная выше таблица должна дать вам краткое описание ключевых сравнений между использованием Microsoft Access или Excel для ваших требований к данным. В идеальном мире мы все используем Microsoft Excel и Access взаимозаменяемо, один для его сложных математических расчетов и статистических сравнений, другой для его способности организовывать и отображать графики данных в структурированном виде.
Ключевые вопросы перед вашим выбором
Вы должны задать себе следующие ключевые вопросы, прежде чем приступить к использованию одного программного обеспечения над другим:
- Как вы хотите организовать свои данные?
- Повторяющиеся? Дублирование?
- Отслеживание действий / управление событиями?
- Текст?
- Численный?
Excel для анализа данных
Excel выделяется по числовым данным, их хранению и многим изменениям анализа, которые могут вам понадобиться для выявления любых закономерностей, тенденций или неправильных значений в ваших данных. Кривая обучения для Excel довольно короткая — в этом она может показаться крайне сложной с самого начала, но вы быстро согнете сводные таблицы. для вашего собственного использования в кратчайшие сроки.
Последние версии полностью заполнены шаблонами , удобные ярлыки и очень удобный графический интерфейс, но есть некоторые соображения, которые необходимо сделать. Excel — превосходный инструмент для одновременного использования нескольких электронных таблиц, но когда вы начинаете увеличивать размер своей базы данных, например, с помощью правительственного набора данных, Excel начинает скрипеть под нагрузкой.
Ведение огромной электронной таблицы Excel с тысячами, если не десятками тысяч записей, становится все труднее, и по мере развития ваших данных необходимость обновления формул, диапазонов итогов и макросов может привести к появлению ошибок в ваших данных.
Ресурсы Excel
Вот несколько отличных онлайн-ресурсов, учебных пособий и шаблонов, которые помогут вам лучше понять Excel:
Особенно хороши Chandoo, MrExcel и серии YouTube от Howcast Tech, каждый из которых предлагает замечательные учебные пособия, охватывающие практически все инструменты, с которыми вы можете столкнуться в Excel, — блестящие ресурсы для начинающих, вплоть до самых опытных среди нас.
Access Excels при управлении данными
Microsoft Access немного отличается от Excel. В тех случаях, когда Microsoft Excel уделяет особое внимание числовым, потенциально одноразовым последовательностям данных, Access предоставляет решение для хранения информации, на которую можно ссылаться и на которую можно ссылаться в разных местах. Я допущу кривую обучения для Access в некоторых местах проблематично, но как только вы основы программного обеспечения, вы обнаружите, что эти навыки относительно взаимозаменяемы практически с любым программным обеспечением для баз данных.
![MS Access / MS Excel Screencap]()
Возможно, единственное самое большое различие между Microsoft Access и Excel — это метод хранения записей. Записи Microsoft Access бесплатны для изменения в любое время. Изображение выше показывает Microsoft Access (вверху) и Excel (внизу) для сравнения. Обратите внимание, что при использовании Microsoft Access каждой отдельной записи присваивается определенный идентификационный номер — первый столбец — чтобы вы могли сортировать, фильтровать и запрашивать всю базу данных. . И ваша база данных — это просто цифровое хранилище информации. Добавление дополнительной информации, ее изменение, удаление, фильтрация и запросы не влияют ни на существующую запись, ни на формулы, итоговые диапазоны, таблицы и отчеты, которые вы уже настроили. При использовании массивного набора данных в Excel существует вероятность того, что выполнение любой из вышеупомянутых задач может что-то сломать .
На шаг впереди Excel
Microsoft Access идет дальше, чем Excel, с точки зрения чистого хранения данных, предлагая специальные внутренние инструменты для обеспечения качества данных:
- Используйте списки поиска и правила проверки для отдельных полей на уровне таблицы
- С помощью форм можно добавить дополнительные правила в таблицу Access во время ввода данных
- Отзывчивый к выбору пользователя и предопределенным событиям
Агрегирование огромных баз данных также относительно просто в Microsoft Access. Запросы и фильтрация могут выполняться независимо от режима хранения с помощью Microsoft Access, предоставляющего мощные решения для анализа данных, но без сводной таблицы!
Ресурсы Microsoft Access
Подобно нашим предложениям Microsoft Excel, вот несколько отличных онлайн-ресурсов, учебных пособий и шаблонов, которые помогут вам лучше понять Access:
- Easy Access с шаблонами — официальный учебник MS Office по использованию шаблонов Access для ускорения вашей работы
- Введение в шаблоны Access 2010 — введение в выбор и реализацию шаблонов Access
- GCF Learn Free — учебное пособие из 14 частей, включающее ввод данных в представление данных и многое другое
- Все Access — абсолютно огромный список вопросов и учебников по Access
- Baycon Group [Broken URL Removed] — подробные учебные пособия от ввода ваших данных до расширенных таблиц запросов
И победителем становится…
О, какая отговорка, извините … но я надеюсь, что мы проиллюстрировали каждую часть программного обеспечения, чтобы ваше следующее решение по хранению / анализу данных было проще. Вы можете импортировать данные Microsoft Access в Excel и наоборот несколькими способами, бесконечно расширяя возможности обеих частей программного обеспечения. Решения, предоставляемые Microsoft Access и Excel, предоставляют спектр методов управления данными, которые развиваются вместе с нашими требованиями к данным.
![Вкладка внешних данных Excel]()
Верхняя панель иллюстрирует параметры импорта и экспорта, доступные на вкладке Microsoft Access> Внешние данные . Второй показывает аналогичные параметры экспорта через вкладку Excel> Data . Обе вкладки данных предоставляют пользователям расширенную перекрестную функциональность, которая дает вам лучшее из обоих миров: превосходные математические вычисления, форматирование и таблицы, а также превосходное управление данными, анализ и репортаж.
Понимание того, что каждый инструмент может сделать для вас и для ваших данных, может иметь огромное значение, поэтому используйте оба в своих интересах, читая и просматривая некоторые учебные пособия, чтобы получить практический опыт работы с этими мощными инструментами обработки данных.
Мы что-то пропустили? Какие ваши любимые альтернативы Microsoft Access и Excel? Дайте нам знать ниже!
Читайте также:
