Чем отличается делопроизводитель от секретаря в школе

Обновлено: 06.07.2024

Работа на конкретной должности предусматривает осуществление нанятым сотрудником определенной деятельности. Обязанности секретаря в школе являются неотъемлемой частью должностной инструкции для человека, занимающего данную должность. С помощью этого документа можно четко очертить не только круг обязанностей, но и другие аспекты профессиональной деятельности.

Общие положения документа

В этом разделе документа обычно указывается порядок приема на работу кандидата на должность, подчинение секретаря при выполнении своих непосредственных обязанностей и требования к соискателям.

Для приема на работу и последующего выполнения обязанностей секретаря в школе от кандидата требуется наличие профессионально-технического образования. В качестве альтернативы соискатель может иметь полное среднее образование и пройденные по установленной программе профессиональные подготовительные курсы. При этом требования к стажу работы не предъявляются.

Прием на работу и освобождение с должности проводятся непосредственно директором образовательного учреждения. Подчиняется сотрудник во время выполнения должностных обязанностей секретаря в школе непосредственно директору.

Чем руководствуется секретарь

Эта информация также прописывается в разделе общих положений должностной инструкции. Она позволяет четко понимать, какие документы служат руководством специалисту, выполняющему обязанности секретаря в школе.

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
Должностную инструкцию секретаря.
Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
Правила пунктуации и орфографии.
Основные правила работы с оргтехникой.

Также во внимание нужно брать те нормативные и законодательные акты, которые касаются непосредственных обязанностей секретаря директора школы. Это позволит выполнять свою работу максимально продуктивно и эффективно.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора. Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников. Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Что должен знать специалист

При приеме на работу руководство требует от соискателя не только наличия определенного образования, но и багажа определенных знаний. И чем профессиональнее соискатель будет ориентироваться в том, что он должен знать, тем больше вероятность хорошего трудоустройства.

В список необходимых знаний входят следующие:

Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
Инструкция по ведению делопроизводства.
Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
Структура учебного заведения.

С этими знаниями работа секретаря в школе и обязанности, предусмотренные должностью, не вызовут никаких особых затруднений. А это, в свою очередь, повысит вероятность карьерного роста.

Права секретаря

Помимо должностных обязанностей секретаря учебной части в школе, каждая должность предусматривает определенный спектр прав специалиста. Они также прописываются в должностной инструкции.

В перечень основных прав человека, занимающего должность секретаря школы, входит истребование необходимых материалов и информации от сотрудников (в случае необходимости и от администрации), выяснение причин задержки в исполнении переданных поручений, требование доработки документов, в которых были обнаружены нарушения. Также секретарь имеет право привлекать сотрудников школы к исполнению переданных администрацией распоряжений, визировать проекты документации, имеющей отношение к управленческой деятельности заведения, а также вносить предложения касательно усовершенствования управленческой деятельности и улучшения процесса работы с документацией.

Ответственность на должности

Секретарь в школе несет дисциплинарную ответственность за несоответствующее выполнение или полное невыполнение своих непосредственных обязанностей, правил Внутреннего распорядка учебного заведения, неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией. Границы ответственности определяет действующее трудовое законодательство страны.

Материальная ответственность предусмотрена за нанесение ущерба школе или участникам процесса образования в ходе профессиональной деятельности или невыполнения непосредственных обязанностей секретаря-делопроизводителя в школе, предусмотренных действующей должностной инструкцией и локальной документацией, регламентирующей работу специалиста. Порядок ответственности определяется гражданским и трудовым законодательством, действующим в стране на момент причинения ущерба.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом. Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях. Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

Заключение

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

обладать хорошими аналитическими способностями;
уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
иметь хорошую память и усидчивость;
быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

официальное оформление на работу;
множество вузов, где можно получить специальность;
стабильный оклад.

Минусы:

рутинная работа;
невысокая зарплата;
большой и расплывчатый круг обязанностей.

Пройти обучение

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Д ействительно, в организациях с небольшим объемом документооборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности руководства организации.

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
участвовать в проектной работе компании
запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Ответственность

В должностной инструкции также есть параграф про ответственность делопроизводителя. Ответственность наступает в том случае, если секретарь делопроизводитель исполняет свои обязанности ненадлежащим образом. Ответственность также предусмотрена за материальный ущерб организации и за правонарушения, совершенные в ходе работы. В случае нарушения руководством принимаются ответные меры: выговоры, штрафные санкции или увольнение.

Ответственность работника регулируют Гражданский и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное. Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией. Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы. Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием. Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя – это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

К основным правилам этикета относятся:

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: