Чем характеризуется исполнительное делопроизводство кратко

Обновлено: 07.07.2024

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке ;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти ;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти ;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки ;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним ;

(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)

(см. текст в предыдущей редакции)

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа ;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы ;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму ;

(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)

(см. текст в предыдущей редакции)

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в федеральном органе власти, с указанием сроков их хранения (в центральном аппарате, аппарате управления территориального органа, структурном подразделении территориального органа Службы);

(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)

(см. текст в предыдущей редакции)

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти (центрального аппарата, аппарата управления территориального органа, структурного подразделения территориального органа Службы);

служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти ;

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).

Если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, то используется усиленная квалифицированная электронная подпись (ФЗ 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448).

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию ;

(в ред. Приказа ФССП России от 31.08.2012 N 355)

(см. текст в предыдущей редакции)

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации ;

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, 2253).

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)

(см. текст в предыдущей редакции)

сканирование документа - получение электронной копии документа;

(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)

(см. текст в предыдущей редакции)

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)

(см. текст в предыдущей редакции)

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

(абзац введен Приказом ФССП России от 31.08.2012 N 355)

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.

Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях.

Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, “Генеральный регламент” закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

В целом реформы государственного аппарата установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

В этот период издавали:

– учреждения Правительствующего Сената;

– учреждения Государственного Совета;

– учреждения Комитета Министров.

В связи с созданием министерств, как центрального административного (исполнительного) звена системы государственного делопроизводственного аппарата, этот период принято называть министерским.Основой работы министерств был принцип единоначалия, т.е. министр исполнял волю царя. Отношение к министру как к единоличному исполнителю воли царя определило делопроизводство министерств как исполнительное.

В этот период коллегии были введены в состав министерств, а позже при министрах были созданы советы, которые имели статус коллегиального совещательного органа.В министерствах строго соблюдался принцип служебной иерархии, в соответствии с которым осуществлялось строгое распределение функций между чиновниками.

1. Манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления – исходили от царя.

2. Указы и предписания – получали от Правительствующего Сената.

3. Предложения, циркуляры, запросы – направляли министры и руководящие чины министерств нижестоящим органам власти.

4. Доклады, прошения, жалобы – направляли вышестоящей власти.

В конце ХIХ в. появились пишущие машинки, значительно ускорившие ведение письменных работ, позволившие, одновременно с подлинником, создавать несколько копий документов. В этот период изобрели телеграф и телефон, благодаря которым появились новые виды документов – телеграммы, телефонограммы, значительно ускорившие процесс принятия управленческих решений.

В этот период издавали:

– учреждения Правительствующего Сената;

– учреждения Государственного Совета;

– учреждения Комитета Министров.

1. Манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления – исходили от царя.

2. Указы и предписания – получали от Правительствующего Сената.

4. Доклады, прошения, жалобы – направляли вышестоящей власти.

Работа с документами важна в любой компании и любом учреждении. Для упорядочивания данного процесса в 2009 г. правительством были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти № 477 (далее правила). Рассмотрим основные принципы этого процесса, а также виды документов, согласно правилам, в статье.

Немного истории

Российское делопроизводство развивалось в 3 периода. Это дореволюционное время, при котором появилось приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство; СССР, когда была разработана единая гос. система и произошел переход к документационному обеспечению управления; современное делопроизводство.

Рассматриваемое в статье делопроизводство появилось в результате проведения реформ Александра 1. Высшими госучреждениями тогда были Сенат, Комитет Министров, Госсовет и Совет Министров. Их деятельность основывалась на коллегиальности.

Вместе с образованием министерств был дан толчок к развитию управленческой системы делопроизводства. Организационное устройство стало носить одинаковый характер, управленческие решения принимались единолично должностными лицами в пределах имеющейся компетенции. Также был заложен принцип иерархии, при котором функции распределялись в строгом соответствии с обязанностями чиновников тех или иных подразделений. Все это оказало большое влияние и на делопроизводство министерств.

Исполнительное делопроизводство вчера и сегодня

До принятия правил действовала типовая инструкция по исполнительному производству. Однако она была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций в РФ, в отличие от Правил, которые издало Правительство РФ. Надо сказать, что Правила стали первым документом по делопроизводству, который был принят на таком высоком уровне.

Данные Правила относятся к следующим структурам:

Министерства, службы и агентства федерального уровня, которыми руководит президент, а также структуры, которые подведомственны данным министерствам.
Министерства, которыми руководит правительство, а также подведомственные структуры.
Службы и агентства федерального уровня, которыми руководит правительство.

Также данные правила действуют в отношениях региональных и муниципальных органов. В данном случае документ предусматривает такое широкое применение на законных основаниях. А действующая ранее инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти напрямую предназначалась только федеральным органам, но фактически применялась везде, даже негосударственными организациями.

В разделе 6 Правил говорится о наличии обязательных данных о документе, которые следует включить в документооборот электронного формата, а также поиска и учета (подробнее об этом рассказывается ниже). Для оптимизации процедуры в отдельных подразделениях разрабатываются методические инструкции по делопроизводству в исполнительных органах. В них все процессы конкретизируются.

Оформление

В отношении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти нужно уточнить следующее. Они не относятся к тем документам, которые содержат информацию о государственной тайне. По отношению к последним применяются иные инструкции.

Делопроизводство федеральных органов исполнительной власти с другими документами фиксируется в соответствующей инструкции, которую государственный орган разрабатывает на базе Правил с учетом специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководством госоргана в сфере архивного дела.

На бланках. Они содержат реквизиты в верхнем левом углу листа, если используется угловой вариант или посередине вдоль верхнего поля – при использовании продольного варианта.
На стандартных листах А4 или А5.
В качестве электронных документов.

Документы, которые оформляются на стандартных листах и бланках, имеют поля по 20 мм и 10 мм.

Основная информация в документах

К списку реквизитов, которые должны содержаться на бланке, а также другой информации относят следующие данные:

Герб России.
Название государственной структуры.
Должность того, кто поставил свою подпись.
Должностного лица.
Вид документа.
Место его издания.
Справочная информация об исполнительной госструктуре.
Адресат.
Дата составления.
Номер, данный при регистрации.
Название документа.
Текст.
Перечень приложений.
Гриф о согласовании и утверждении.
Виза и печать или заверение копии.
Данные об исполнителе.
Отметка о произведенном контроле.
Отметка об исполнении.
Отметка о том, что в документе содержится конфиденциальная информация.

Согласование документов осуществляется посредством визирования уполномоченным лицом. Если же он образован непосредственно в исполнительном госоргане, то согласование осуществляется с другими госструктурами, после чего оформляется соответствующий лист, протокол или письмо.

Документооборот

Документооборот исполнительного делопроизводства состоит из следующей документации:

Отправка и доставка выполняется посредством почты, электронной связи или фельдъегерской связи.

С входящими документами должны проводиться следующие манипуляции:

Если речь идет о документах в виде обращений граждан, то они рассматриваются отдельно.

Исходящие и внутренние документы

Документы передаются между отделениями посредством использования службы делопроизводства. Также служба обобщает и анализирует данные о числе входящих, составленных и исходящих бумаг, и представляет их руководству.

Документальный фонд

В процессе делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создается документальный фонд, который состоит из документов, сформированных в соответствующий период. Их список разрабатывается и согласовывается с госорганом в области архивного дела.

Создание документального фонда производится соответствующей службой посредством образования номенклатуры дел, их оформления, сохранения, учета и передачи в архив. Работа с номенклатурой осуществляется в следующей последовательности:

Составление на базе дел подразделений исполнительного госоргана. Названия подразделений – это названия соответствующих разделов.
Согласование главной экспертной комиссией исполнительного органа, а также его руководителем в течение года, введение в законную силу с начала следующего года.
Раз в 5 лет согласование с экспертной комиссией архивного отдела, куда передаются дела на постоянное хранение.
Согласование с экспертной комиссией архива при изменении структуры и направлений деятельности исполнительного госоргана.

Выдача дел

Дела формируются согласно с их номенклатурой и соблюдением правил систематизации документации, их группирования на хранение временного (до десяти лет и больше) или постоянного типа. До передачи дел в архив на хранение или уничтожение, согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, они содержатся в подразделении по месту их создания.

Дела могут быть выданы сотрудникам в пользование на временной основе. Период устанавливается руководителем исполнительной структуры. После указанного срока их следует вернуть в архив. Если запрос поступает от других госорганов, то их выдают с разрешения руководителя исполнительного госоргана или его заместителя, в чью компетенцию входит решение подобных вопросов.

В отдельных случаях с разрешения руководителя документы могут быть изъяты из дел постоянного хранения. При этом делается копия, которая заверяется в установленном порядке, а также составляется акт о причинах выдачи.

Дела передаются в сроки, установленные Правилами. При постоянном или временном хранении более десяти лет их передают не раньше, чем через год и не позже, чем через 3 года с момента использования или хранения в соответствующих подразделениях. В архив дела передаются по описи и по личному составу. А вот дела временного хранения до десяти лет, не передаются в архив, но уничтожаются. Опись составляется на основе номенклатуры дел.

Формирование номенклатуры, описи, их оформление и уничтожение дел временного хранения определяется госорганом.

Электронные документы

Прием и отправка подобных документов выполняется службой исполнительного делопроизводства. После получения данных документов служба проверяет электронную цифровую подпись на предмет подлинности. Когда передаются электронные документы, которые поступили на рассмотрение руководству, а также при их направлении в подразделения и исполнителями, передаются также и сведения о регистрации. При их рассмотрении и согласовании могут использоваться приемы подтверждения действий с электронными документами, когда соответствующая подпись не применяется.

Учет осуществляется в системе электронного документооборота, в котором единицей считается электронный документ. Исполненные документы систематизируются в дела, согласно номенклатуре. При ее составлении указывается, что дело ведется в электронном формате.

Хранение и уничтожение электронной документации

После конечной стадии делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (по исполнению документов) они хранятся в течение периода, который предусмотрен для аналогичных бумажных документов. После того, как установленный срок закончится, они подлежат уничтожению. Этот процесс производится на основании акта руководителя исполнительного госоргана.

Какие сведения должны указываться при учете?

Для быстрого поиска и учета электронных документов используются следующие сведения:

Данные об адресанте и адресате.
Данные о должностном лице, которое поставило подпись.
Вид электронного документа.
Дата и номер.
Дата поступления и номер регистрации.
Ссылка на исходящий номер и дату.
Название текста.
Индекс.
Информация о переадресации.
Число листов.
Число приложений.
Указания об исполнении.
Сведения об исполнителе.
Указание на конфиденциальность.

Заключение

Делопроизводство в органах исполнительной власти в настоящее время осуществляется на базе соответствующих Правил, которые приняты Правительством страны. Согласно им, документы бывают входящими, исходящими и внутренними. Каждый из них составляется в соответствии с установленными принципами на бланках листов определенного формата или в виде электронных документов, и имеет всю необходимую информацию, достаточную для быстрой идентификации, учета и поиска.

Читайте также: