Перечень документов подлежащих утверждению доу

Обновлено: 08.07.2024

В обязанность руководителя ДОУ входит обеспечение безопасных условий труда для сотрудников детского сада. Для подтверждения выполнения обязанностей по охране труда работодатель должен обеспечить наличие и ведение соответствующей документации.

Выделим основные типы документов по охране труда, которые в обязательном порядке должны быть в ДОУ:

приказы;
программы инструктажей; ;
инструкции по охране труда;
распоряжения о стажировке по охране труда;
перечни;
программы обучения;
протоколы обучения;
положения;
личные карточки;
комплект нормативно-правовых документов.

В указанных документах определяются основные требования по охране труда в образовательных учреждениях, регламентируются процессы по созданию безопасных условий и соблюдению трудового законодательства в данном направлении; а также регистрируется информация о проведенной работе.

Документы должны быть подготовлены в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (приказы, постановления, стандарты, межотраслевым и отраслевые правила, инструкции и рекомендации).

Рассмотрим каждую категорию документов по охране труда более подробно.

Приказы по охране труда

Приказ по охране труда – это распорядительный документ, который определяет ответственных лиц за исполнение определенного мероприятия по охране труда с целью соблюдения трудового законодательства.

В учреждении должны быть определены ответственные лица за следующие процессы:

организация работ по охране труда;
контроль состояния и условий охраны труда;
проведение вводного инструктажа;
проведение инструктажей на рабочем месте;
обеспечение работников СИЗ и смывающими/обезвреживающими средствами;
обеспечение наличия и ревизии аптечек;
проведение обучения по охране труда;
проведение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований;
разработка, введение в действие и актуализация локальных нормативных актов;
организация безопасных условий при проведении работ (погрузочно-разгрузочные работы; работы на высоте и т.д.);
ответственность за состояние оборудования (ручной инструмент, электроинструмент, лестницы-стремянки и т.д.);
организация определенных процессов по охране труда (проведение СОУТ; расследование НС).

Программы инструктажей по охране труда

В ДОУ сотрудники учреждения должны проходить обязательные инструктажи по охране труда (при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности).

Инструктажи по охране труда должны проводиться в соответствии с утвержденной работодателем программой.

Программы инструктажей можно разделить на следующие виды:

1. Программа вводного инструктажа – разрабатывается и утверждается одна общая программа инструктажа для всех принимаемых в учреждение сотрудников. В программе должно быть отражено рассмотрение следующих вопросов в ходе инструктажа:

общие сведения о ДОУ и специфика деятельности;
основные требования законодательства в области охраны труда;
трудовой распорядок;
общие требования безопасности при нахождении на территории ДОУ;
особенности оборудования;
опасные и вредные производственные факторы;
предупреждение электротравматизма;
требования производственной санитарии и личной гигиены;
средства индивидуальной защиты;
методы предупреждения несчастных случаев и профзаболеваний;
обстоятельства и причины несчастных случаев;
расследование несчастных случаев;
пожарная безопасность;
первая помощь.

2. Программа первичного/повторного инструктажа – разрабатывается для каждой профессии и должности в отдельности.

В программе рассматриваются следующие вопросы:

общие сведения об учреждении, сведения о рабочем процессе и оборудовании на данном рабочем месте;
используемое оборудование, инструмент, материалы;
наличие опасных и вредных производственных факторов на рабочем месте;
безопасная организация рабочего места, содержание рабочего места;
средства индивидуальной и коллективной защиты, применяемые на данном рабочем месте, правила пользования ими;
порядок проведения контроля за состоянием условий безопасности труда на рабочем месте, характерные причины аварий, пожаров, случаев производственных травм;
меры пожарной безопасности, действия при аварии, взрыве, пожаре, способы применения имеющихся в учреждении средств пожаротушения, противоаварийной защиты и сигнализации, места их расположения.

Также к программе прикладывается перечень инструкций по охране труда, с которыми должен быть ознакомлен работник в ходе прохождения первичного/повторного инструктажа на рабочем месте.

3. Программа внепланового и целевого инструктажа не имеет четкой структуры и разрабатывается по факту возникновения необходимости в проведении данных видов инструктажей.

Такие программы составляются по определенной тематике, вызвавшей необходимость проведения инструктажа.

Сделаны по изменениям от 1.03.2022

Журналы по охране труда

Журналы необходимы для учета и регистрации соблюдения определенных требований законодательства в области охраны труда.

Журнал осмотра и проверок технического состояния электроинструмента.
Журнал учета и испытаний переносных лестниц и лестниц-стремянок.
Журнал регистрации несчастных случаев.

Все журналы в обязательном порядке должны быть прошнурованы и пронумерованы. Нумерация журнала начинается с титульного листа.

Инструкции по охране труда

Инструкция по охране труда – это документ, в котором указаны основные требования безопасности при выполнении работ.

Инструкции по охране труда разрабатываются:

для всех руководителей и специалистов учреждения (заместитель заведующего, главный бухгалтер, бухгалтер, специалист по кадрам и т.д.);
для всех педагогических работников (воспитатель, педагог-психолог, учитель-логопед и т.д.);
для всех рабочих профессий (помощник воспитателя, повар, дворник и т.д.);
при выполнении определенных видов работ (погрузочно-разгрузочные работы, работы на высоте и т.д.);
при эксплуатации определенного оборудования (электрическая плита, электрический чайник, утюг, стиральная машина и т.д.).

Внимание! Инструкции по охране труда должны быть разработаны для всех должностей и профессий учреждения в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Инструкция разрабатывается на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда (а при ее отсутствии – межотраслевых или отраслевых правил по охране труда), требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций-изготовителей оборудования.

Инструкции по охране труда утверждаются руководителем ДОУ.

Стажировка

Стажировка – это процесс приобретения необходимых навыков безопасного выполнения работ по определенной профессии.

Стажировку должны проходить:

все вновь принимаемые и переводимые на другую работу работники рабочих профессий;
рабочие и специалисты, занятые на работах, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования безопасности труда;
выпускники высших и средних специальных учебных заведений, профессиональных училищ.

Стажировка по охране труда проводится под руководством опытного наставника, назначенного соответствующим распоряжением.

Распоряжение о назначении стажировки оформляется перед началом прохождения работником стажировки.

Распоряжение о допуске к работе оформляется после прохождения работником стажировки.

Внимание! Информация о прохождении работником стажировки также заносится в Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте.

Перечни

Рассмотрим основные перечни, которые должны быть оформлены в ДОУ.

1. Перечень инструкций по охране труда – это документ, в котором указывается полный список инструкций по охране труда действующих в учреждении с указанием присвоенной нумерации и даты введения в действие.

2. Перечень должностей, освобожденных от проведения инструктажа на рабочем месте – это документ, в котором указывается список должностей/профессий, работники которых освобождаются от прохождения инструктажей на рабочем месте.

3. Список лиц, поступающих на работу, подлежащих предварительным осмотрам – это документ, в котором указываются сведения о профессиях учреждения, работники которых должны проходить медицинские осмотры.

В списке указывается следующая информация:

— наименование профессии или должности работника по штатному расписанию;

Список лиц, поступающих на работу, подлежащих предварительным осмотрам оформляется на основе п.9 Порядка №29н.

4. На основании п.23 Порядка №29н составляется поименный список работников, подлежащих периодическим осмотрам. В нем указывается:

— фамилия, имя, отчество (при наличии) работника;
— профессия (должность) работника, стаж работы в ней;
— наименование структурного подразделения работодателя (при наличии);
— наименование вредных производственных факторов или видов работ.

5. Перечень профессий и должностей работников, которым предусмотрена бесплатная выдача специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты – это документ, в котором указывается информация о средствах индивидуальной защиты, выдаваемых работникам учреждения.

В перечне указывается следующая информация:

наименование профессии;
наименование средств индивидуальной защиты;
ссылки на Типовые отраслевые нормы выдачи СИЗ;
нормы выдачи СИЗ на год;
срок носки выдаваемых СИЗ.

6. Перечень профессий, предоставляющих работникам право на смывающие и (или) обезвреживающие средства – это документ, в котором указывается информация о профессиях, работникам которых должны выдаваться смывающие и (или) обезвреживающие средства.

В перечне указывается следующая информация:

наименование профессии;
пункт типовых норм;
наименование работ и производственных факторов;
виды смывающих и (или) обезвреживающих средств;
норма выдачи на 1 работника в месяц.

7. Перечень должностей и профессий, требующих присвоения I группы по электробезопасности – это список должностей и профессий ДОУ, которые относятся к категории неэлектротехнического персонала.

Неэлектротехнический персонал – это персонал, работа которого не связана с эксплуатацией и обслуживанием какого-либо оборудования, но при этом существует риск получения электротравмы (включение/выключение электроприборов).

Внимание! Все перечни в обязательном порядке утверждаются руководителем учреждения!

Сделаны по изменениям от 1.03.2022

Программы обучения по охране труда

Программа обучения по охране труда – это документ, на основании которого производится обучение работников и специалистов учреждения.

В учреждении должны быть разработаны и утверждены следующие программы обучения по охране труда:

Программа обучения составляется для каждой профессии (вида работ) отдельно.

Исключение: программа обучения для руководителей и специалистов и программа обучения для педагогического состава. В данных случаях оформляются общие программы обучения.

Программы обучения по охране труда для работников разрабатываются на основании типовых программ обучения и утверждаются руководителем учреждения.

Протоколы обучения по охране труда

Результаты проверки знаний по охране труда должны быть отражены в соответствующем протоколе.

Протоколы обучения по охране труда оформляются для каждой профессии/вида работ в отдельности в соответствии с программами обучения, по которым проводилась проверка знаний.

Исключение: протокол проверки знаний для руководителей и специалистов и протокол проверки знаний для педагогического состава. В данных случаях оформляются общие протоколы в соответствии с общей программой обучения.

Протокол является подтверждением факта прохождения работником проверки знаний требований охраны труда.

Положения по охране труда

Положение по охране труда – это документ, в котором представлена информация об определенных процессах по охране труда и обязанностях ответственных лиц и сотрудников учреждения.

В комплект документов по охране труда должны входить следующие Положения:

Положение о системе управления охраной труда.
Положение о расследовании и учете несчастных случаев на производстве.
Положение о порядке обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты.
Положение об обеспечении работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами.
Положение об организации обучения и проверки знаний по охране труда.
Положение об уполномоченном лице по охране труда от трудового коллектива.
Положение о комитете по охране труда.

Положения по охране труда должны быть утверждены руководителем учреждения. Все сотрудники ДОУ должны быть ознакомлены с содержанием Положений с указанием подписи и даты.

Личные карточки

В учреждении должны вестись следующие личные карточки работников:

Личная карточка учета выдачи СИЗ – это документ, в котором указываются сведения о выданных работнику средствах индивидуальной защиты.

Личная карточка учета СИЗ заводится на работника в момент его трудоустройства в учреждение, либо при переводе на новое рабочее место, если новые условия труда требуют применения СИЗ.

Личная карточка учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств – это документ, в котором указываются сведения о выданных работнику смывающих и (или) обезвреживающих средствах.

Карточка заводится на работника в момент его трудоустройства в учреждение, либо при переводе на новое рабочее место, если новые условия труда требуют применения смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Комплект нормативно-правовых документов

Согласно ст. 212 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить наличие в учреждении комплекта нормативно-правовых актов по охране труда.

Примерный перечень нормативных правовых актов по охране труда для ДОУ.

Все работники учреждения должны иметь свободный доступ к комплекту нормативных актов по охране труда. Целесообразно размещать данные документы в кабинете по охране труда или в уголке по охране труда.

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ\* внедрения новой техники; кооперирования поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т. д.);

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т. д.;

Выделим основные типы документов по охране труда, которые в обязательном порядке должны быть в ДОУ:

приказы;
программы инструктажей; ;
инструкции по охране труда;
распоряжения о стажировке по охране труда;
перечни;
программы обучения;
протоколы обучения;
положения;
личные карточки;
комплект нормативно-правовых документов.

Рассмотрим каждую категорию документов по охране труда более подробно.

Приказы по охране труда

В учреждении должны быть определены ответственные лица за следующие процессы:

организация работ по охране труда;
контроль состояния и условий охраны труда;
проведение вводного инструктажа;
проведение инструктажей на рабочем месте;
обеспечение работников СИЗ и смывающими/обезвреживающими средствами;
обеспечение наличия и ревизии аптечек;
проведение обучения по охране труда;
проведение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований;
разработка, введение в действие и актуализация локальных нормативных актов;
организация безопасных условий при проведении работ (погрузочно-разгрузочные работы; работы на высоте и т.д.);
ответственность за состояние оборудования (ручной инструмент, электроинструмент, лестницы-стремянки и т.д.);
организация определенных процессов по охране труда (проведение СОУТ; расследование НС).

Программы инструктажей по охране труда

Инструктажи по охране труда должны проводиться в соответствии с утвержденной работодателем программой.

Программы инструктажей можно разделить на следующие виды:

общие сведения о ДОУ и специфика деятельности;
основные требования законодательства в области охраны труда;
трудовой распорядок;
общие требования безопасности при нахождении на территории ДОУ;
особенности оборудования;
опасные и вредные производственные факторы;
предупреждение электротравматизма;
требования производственной санитарии и личной гигиены;
средства индивидуальной защиты;
методы предупреждения несчастных случаев и профзаболеваний;
обстоятельства и причины несчастных случаев;
расследование несчастных случаев;
пожарная безопасность;
первая помощь.

В программе рассматриваются следующие вопросы:

общие сведения об учреждении, сведения о рабочем процессе и оборудовании на данном рабочем месте;
используемое оборудование, инструмент, материалы;
наличие опасных и вредных производственных факторов на рабочем месте;
безопасная организация рабочего места, содержание рабочего места;
средства индивидуальной и коллективной защиты, применяемые на данном рабочем месте, правила пользования ими;
порядок проведения контроля за состоянием условий безопасности труда на рабочем месте, характерные причины аварий, пожаров, случаев производственных травм;
меры пожарной безопасности, действия при аварии, взрыве, пожаре, способы применения имеющихся в учреждении средств пожаротушения, противоаварийной защиты и сигнализации, места их расположения.

Такие программы составляются по определенной тематике, вызвавшей необходимость проведения инструктажа.

Сделаны по изменениям от 1.03.2022

Журналы по охране труда

Журнал осмотра и проверок технического состояния электроинструмента.
Журнал учета и испытаний переносных лестниц и лестниц-стремянок.
Журнал регистрации несчастных случаев.

Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда разрабатываются:

для всех руководителей и специалистов учреждения (заместитель заведующего, главный бухгалтер, бухгалтер, специалист по кадрам и т.д.);
для всех педагогических работников (воспитатель, педагог-психолог, учитель-логопед и т.д.);
для всех рабочих профессий (помощник воспитателя, повар, дворник и т.д.);
при выполнении определенных видов работ (погрузочно-разгрузочные работы, работы на высоте и т.д.);
при эксплуатации определенного оборудования (электрическая плита, электрический чайник, утюг, стиральная машина и т.д.).

Инструкции по охране труда утверждаются руководителем ДОУ.

Стажировка

Стажировку должны проходить:

все вновь принимаемые и переводимые на другую работу работники рабочих профессий;
рабочие и специалисты, занятые на работах, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования безопасности труда;
выпускники высших и средних специальных учебных заведений, профессиональных училищ.

Распоряжение о назначении стажировки оформляется перед началом прохождения работником стажировки.

Распоряжение о допуске к работе оформляется после прохождения работником стажировки.

Перечни

Рассмотрим основные перечни, которые должны быть оформлены в ДОУ.

В списке указывается следующая информация:

— наименование профессии или должности работника по штатному расписанию;

— фамилия, имя, отчество (при наличии) работника;
— профессия (должность) работника, стаж работы в ней;
— наименование структурного подразделения работодателя (при наличии);
— наименование вредных производственных факторов или видов работ.

В перечне указывается следующая информация:

наименование профессии;
наименование средств индивидуальной защиты;
ссылки на Типовые отраслевые нормы выдачи СИЗ;
нормы выдачи СИЗ на год;
срок носки выдаваемых СИЗ.

В перечне указывается следующая информация:

наименование профессии;
пункт типовых норм;
наименование работ и производственных факторов;
виды смывающих и (или) обезвреживающих средств;
норма выдачи на 1 работника в месяц.

Внимание! Все перечни в обязательном порядке утверждаются руководителем учреждения!

Сделаны по изменениям от 1.03.2022

Программы обучения по охране труда

В учреждении должны быть разработаны и утверждены следующие программы обучения по охране труда:

Программа обучения составляется для каждой профессии (вида работ) отдельно.

Протоколы обучения по охране труда

Результаты проверки знаний по охране труда должны быть отражены в соответствующем протоколе.

Протокол является подтверждением факта прохождения работником проверки знаний требований охраны труда.

Положения по охране труда

В комплект документов по охране труда должны входить следующие Положения:

Положение о системе управления охраной труда.
Положение о расследовании и учете несчастных случаев на производстве.
Положение о порядке обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты.
Положение об обеспечении работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами.
Положение об организации обучения и проверки знаний по охране труда.
Положение об уполномоченном лице по охране труда от трудового коллектива.
Положение о комитете по охране труда.

Личные карточки

В учреждении должны вестись следующие личные карточки работников:

Комплект нормативно-правовых документов

Примерный перечень нормативных правовых актов по охране труда для ДОУ.

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

Должностным лицом.
Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
Заявки (на оборудование, изобретения ).
Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
Стандарты.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.

70. Документ утверждается уполномоченными должностными лицами или специально издаваемым документом.

71. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего утверждению. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см и ограниченной правым полем документа. Слово Утверждаю (Утверждено), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

72. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

73. При утверждении документа правовым актом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден, Утверждена, Утверждено, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

74. Слово Утверждено согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение — Утверждено, план — Утвержден, мероприятия — Утверждены, программа — Утверждена. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева — гриф организации-инициатора издания или ответственного исполнителя документа.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

Должностным лицом.
Специально издаваемым документом.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
Заявки (на оборудование, изобретения ).
Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
Стандарты.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.

Основы делопроизводства

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

О.И. Бендер 18.12.2005

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)

(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18

протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14

приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18

-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);

-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

-расценки на производство работ;

-структура и штатная численность;

-штатные расписания и изменения к ним;

-смета расходов средств организации;

-смета расходов на содержание специалистов организации.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),

личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

-с организациями, интересы которых затрагивает документ;

-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

-с общественными организациями (при необходимости);

-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования

Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.

Виза согласования включает:

личную подпись визирующего;
ее расшифровку (инициалы и фамилию);
дату;
при необходимости — должность визирующего, например:

международных связей К.И.Смехов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.

Читайте также: