Вид информационного документа архива содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений

Обновлено: 25.04.2024

Запросы, поступающие в архивные учреждения Российской Федерации, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. К их числу относятся запросы:

- служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти,

- от физических и юридических лиц,

- запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, которые имеют историко-культурный характер, и необходимы заявителю в исследовательских целях. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, сведениях устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода заявителя.

Запросы социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан: подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, об участии в партизанском движении, о награждении, о присвоении почетных, воинских и специальных званий, состоянии здоровья, об образовании, избрании на выборные должности, о факте применения репрессий, актах гражданского состояния.

Выдаваемые информационные документы подразделяются:

Архивная справка — официальный документ архива (выполненный на бланке архивного учреждения), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию (подтверждение) о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия — официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу, факту, событию или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Информационное письмо — официально оформленное архивным учреждением письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых сведений или документов.

Тематический перечень документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. По запросу заявителя в тематическом обзоре указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме, также к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

1. 2. Теоретические основы исполнения запросов

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

По запросам адвокатов (адвокатских) контор выдается информация при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке от лица, которое они защищают.

Предоставление информации социально-правового характера, предназначенной для направления за рубеж, осуществляется в соответствии с порядком, установленным МИД РФ и Федеральным архивным агентством.

1.2.1. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержится неправильная или неточный записи о периодах работы заявитель обращается в архив.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится название должности, которую занимал гражданин структурного подразделения и период его работы.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки проверке имеющихся в них сведений, на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетно-платежные или расчетный ведомости, расчетные книжки, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т–2; табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда и др. документы, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии.

Работники архива исполняют запросы, поступившие как традиционным способом (по почте или при личном обращении), так и в форме электронного документа (обращения) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в т.ч . сети Интернет.

Запрос, в т.ч . интернет запрос , должен содержать наименование юридического лица (для организации) или фамилию, имя и отчество (для граждан), почтовый или электронный адрес заявителя, название темы или вопроса и хронологические рамки запрашиваемой информации.

При получении интернет-запроса заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ.

Интернет-запрос распечатывается и далее работа с ним ведется, как и с другими запросами.

Запросы рассматриваются руководством архива или соответствующим должностным лицом, затем направляются на исполнение в структурное подразделение архива.

В результате исполнения тематических, в том числе биографических запросов архив чаще всего представляет заявителю тематические информационные документы: информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическую подборку копий архивных документов или тематический обзор архивных документов .

Информационное письмо составляется на бланке архива и содержит информацию о хранящихся в архиве фондах и краткую характеристику архивных документов.

Содержание архивных документов может излагаться в виде кратких аннотаций на группы или отдельные архивные документы.

В информационном письме целесообразно дать рекомендации по использованию архивных документов в соответствии с темой запроса.

Информационное письмо подписывается руководством архива.

Тематический перечень архивных документов представляет собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, дел по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров.

В необходимых случаях аннотации дополняются указанием на подлинность, способ воспроизведения или язык архивных документов.

Заголовки архивных документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по следующим признакам: хронологическому, предметно-вопросному, номинальному.

Тематический перечень архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Тематическая подборка копий архивных документов - это систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме (вопросу).

Тематическая подборка копий архивных документов должна быть соответствующим образом оформлена: к ней составляется титульный лист и в случае необходимости историческая справка по теме.

Тематическая подборка копий архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Тематический обзор архивных документов представляет собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов по определенной теме.

архивные документы по теме в обзоре могут быть даны по одному или группе фондов, одного или нескольких архивов.

Сведения о составе и содержании архивных документов в тематическом обзоре могут быть дополнены источниковедческим анализом.

Тематический обзор архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Рассмотренные тематические информационные документы могут быть подготовлены как по запросу, так и по инициативе самого архива (в рамках инициативного информирования).

Ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.

При исполнении запросов социально-правового характера архив представляет заявителю архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

Порядок оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий практически идентичны.

Архивная справка - представляет собой официальный документ архива, который имеет юридическую силу и содержит документную информацию о предмете запроса. В конце архивной справки приводятся архивные шифры (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номера листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых составлена данная архивная справка, а также приводятся печатные издания, использовавшиеся для подготовки архивной справки.

Архивная справка оформляется по строго установленной форме .

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов, а также проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку. В ряде архивов составляются самостоятельные архивные справки в соответствии с фондовой принадлежностью документов.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправ ­ ления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержа ­ нию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).

Архивная справка, предназначенная для использования на терри ­ тории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного само ­ управления). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии ар ­ хивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.

При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. - С. 107-108).

6.3. Система учетных документов архива

6.3.1. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.2. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

6.3.3. Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (приложение 25) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

- лист фонда (приложение 6) (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (приложения 1, 2, 3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 26);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение 9).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря . г. (приложение 29);

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря . г. (приложение 30).

6.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

6.3.5. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (приложение 31).

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

от 1 сентября 2017 года N 143

(с изменениями на 9 июня 2021 года)

Документ с изменениями, внесенными:

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 5 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317; N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

в Министерстве юстиции

1 ноября 2017 года,

регистрационный N 48765

УТВЕРЖДЕН
приказом Росархива
от 1 сентября 2017 года N 143

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации

(с изменениями на 9 июня 2021 года)

I. Общие положения

1.1. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596).

1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.

II. Порядок оформления пропуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.

2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (приложение к Порядку), в которой указывает:

Читайте также: