Вежливое сообщение о проигрыше в тендере

Обновлено: 18.05.2024

Как вежливо отказаться от приглашения к участию в тендере? Можно ли отказаться от подписания контракта? А отозвать уже поданную заявку? Чем мотивировать отказ? Как правильно оформить письма-отказы? Рассмотрим в этой статье.

ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРЕ ПО ПРИГЛАШЕНИЮ ЗАКАЗЧИКА

Поиск подходящих тендеров для участия – ежедневная рутина для компаний, участвующих в госзакупках. Однако и государственные заказчики тратят немало времени на поиск новых поставщиков, которых они приглашают принять участие в организованных ими конкурсах и аукционах.

Такое приглашение может получить даже компания, которая вообще не участвует в госзакупках и не планирует начинать. Или обычно участвует, но сейчас есть причины пропустить торги: слишком много конкурентов уже подали заявки, приглашение пришло слишком поздно, производственные мощности загружены. Тогда возникает потребность составить корректный отказ.

Поставщик имеет полное право отказаться от приглашения на участие в тендере. Закон даже не регламентирует четкого шаблона письма-отказа – оно может быть составлено в свободной форме. Однако есть пожелания к его содержанию, сложившиеся в тендерной практике:

1. Используйте фирменный бланк.

2. Вложите в письмо приглашение, которое прислал заказчик.

3. В отказе от участия в тендере укажите следующую информацию:

название компании-организатора тендера и ФИО лица, к которому обращаетесь;
свои реквизиты;
номер и дату приглашения;
дату проведения, номер и название закупки;
ФИО, должность, подпись автора письма, дату составления.

4. В теле письма поблагодарите за приглашение, изложите причины отказа и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) участвовать в тендерах заказчика в будущем.

ОБРАЗЦЫ ПИСЬМА-ОТКАЗА ОТ ПРЕДЛОЖЕНИЯ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРЕ

Скачайте этот шаблон по ссылке

ЧЕМ МОТИВИРОВАТЬ ОТКАЗ?

Наиболее вежливой и ни к чему не обязывающей формулировкой отказа от участия в тендере считается временная загруженность компании: очень много текущих заказов, не можем взять на себя дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно поучаствуем.

Если же и в следующий раз не планируете, используйте стандартный довод “дело не в тебе”: объясните отказ невозможностью выполнить сложные условия контракта из-за несоответствия уровня компании, нехватки ресурсов, мощностей, опыта. Конкретные примеры формулировок смотрите в образцах.

ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРЕ ПОСЛЕ ПОДАЧИ ЗАЯВКИ

Различные процедуры торгов предусматривают различные условия выхода из тендерной гонки. Но в любом случае сделать это нужно до момента окончания приема предложений.

Письмо-уведомление пишется аналогично отказу от предложения участия в тендере, рассмотренному выше, только вместо номера и даты приглашения укажите информацию об извещении и заявке:

Скачайте этот шаблон по ссылке

ОТКАЗ ОТ ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА

Вы выиграли тендер. Отлично, но в процессе согласования контракта с заказчиком выявились некоторые детали, изначально не отраженные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка оборудования, но и его сборка в полном объеме. В итоге затраты на исполнение договора увеличились, и вам это стало невыгодно. Что делать?

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о юридическом лице и учредителях попадут в РНП. Это лишит компанию возможности участвовать в госзакупках на 2 года, и в принципе нанесет серьезный ущерб бизнес-репутации. Как не попасть в “черный список” – читайте в нашей статье .

Существует 3 неофициальных способа все-таки отказаться от подписания контракта. Тем не менее каждый из них связан с риском попадания в список недобросовестных поставщиков.

Оптимальный вариант – договориться с заказчиком о расторжении договора по взаимному согласию сразу же после его подписания. В этом случае есть вероятность, что заказчик откажется сотрудничать. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
Найдите несоответствие документации в собственной заявке, поданной на выигранный тендер. Вы можете подать жалобу в ФАС на действия заказчика, обвинив его в том, что он вообще не должен был рассматривать вашу заявку. Срок подачи жалобы – 10 дней с момента публикации протокола рассмотрения заявок.
Пропустите срок подписания договора, предварительно собрав доказательства своей невиновности в этом. Например, документы, подтверждающие, что контракт не подписан по причине болезни директора, DDoS атаки на корпоративную сеть. В этом случае у вас будет шанс доказать комиссии ФАС непреднамеренность уклонения, и в РНП вас не внесут. Однако следует помнить, что это фальсификация, а мнение комиссии чаще бывает на стороне заказчика.

Желаем вам не попадать в рассмотренные ситуации, и не подвергать риску свою репутацию. А если вам требуется набор инструментов тендерного профессионала или консультация специалиста, добро пожаловать в Синапс .

Читать ещё:

На какие действия от имени компании составляется доверенность? Какие документы должны ее подкреплять? Как ее заполнять? Рассмотрим в этой статье.

Суть и назначение обеспечения заявки на участие в тендере, ее формы, условия возврата и особенности для торгов по 223-ФЗ.

Письмо-отказ от участия в тендере можно написать в нескольких случаях. Для каждой ситуации есть свои особенности подачи и написания. Разберемся, как составить такой документ.

Общие сведения

Когда можно отказаться от участия:

Компания-заказчик пригласила принять участие в тендере, однако у компании-исполнителя нет возможности или желания.
Компания-исполнитель подала заявку, но передумала и отозвала ее.

Во втором случае отказаться можно так:

Если заявка подана на электронной торговой площадке, то можно отозвать ее, нажав на соответствующую кнопку. Заблокированные денежные средства разблокируются в течение 1 дня.
Если конкурс был открытый, то отказаться (отозвать заявку) можно до конца приема заявок на бумаге или в электронном виде. В этом случае отправляют соответствующее уведомление.

Для справок! Государственные закупки регулирует ФЗ от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, а закупки для юридических лиц — ФЗ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ.

Как составить письмо-отказ от участия в тендере

Предложенного законодательством бланка не существует, поэтому организация может составить его в произвольной форме. Нужно использовать фирменный бланк компании.

В письме указывают такую информацию:

В конце письма отправитель указывает свою должность и ставит подпись и дату.

Образец письма-отказа от участия в тендере

Уважаемый Семен Семенович!

Мы изучили конкурсную документацию и приняли решение об отказе от участия, так как на данный момент наши внутренние бизнес-процессы не дают нам возможности выполнить несколько условий предложенного контракта.

Образец уведомления об отзыве заявки

Уведомление об отзыве заявки на конкурс

Сообщаем вам об отзыве нашей заявки на участие в открытом конкурсе на право заключения договора поставки межкомнатных дверей (тендер № 2342 от 23.12.2020 г.) по причине изменения экономической стратегии компании. Тем не менее мы планируем участие в организуемых вами конкурсах в дальнейшем.

Номер заявки: 345 от 28 декабря 2020 года.

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Сообщить поставщику, что он проиграл в конкурсе, или просто промолчать?

"А что делать с надоедливыми поставщиками?" - спрашивает у меня участник тренинга "Переговоры о закупках". После некоторого уточнения, выясняется, что речь идет о поставщике, которого "до кучи" привлекли к участию в конкурсе, чтобы конкурс состоялся, хотя закупщик уже точно знал, кого он выберет. У менеджера не нашлось силенок, чтобы сообщить ему об отказе, поэтому он просто от этого поставщика скрывается - не отвечает на звонки и письма, если "попадается", то говорит, что занят сейчас и сообщит о решении руководства, но руководство сейчас еще рассматривает варианты и т.п. Не буду сейчас говорить о пробелах в процедуре выбора поставщика в этой компании - либо процедура устарела, либо закупщики ленятся и выполняют ее формально, либо конкретный человек сидит на откате (что еще можно сказать, когда конкурсанты добираются "до кучи" и заранее известен победитель?), а остановлюсь на контактах с поставщиками при проведении конкурса.

90% закупщиков объявляют конкурсы и не сообщают об их результатах участникам. Причин несколько: отсутствие элементарного воспитания, незнание законодательства (и на коммерческие компании распространяется ГК) и просто неумение отказывать. Наверное, "бегать" от надоедливого продавца куда приятнее, чем сказать ему "спасибо за участие, выиграла другая фирма" :)
А зачем отвечать, спросит меня закупщик. Умолчу про плюс в карму и законопослушность - это, увы, не в чести у многих российских менеджеров :)
Скажу про шкурный интерес:
1. в следующий раз ведь опять придется кого-нибудь "до кучи" привлекать, а этот поставщик откажется, придется тратить время на поиски другого;
2. репутация компании на рынке неуклонно начинает падать ;
3. мир тесен и когда-нибудь этому закупщику придется оказаться на рынке труда - выбор у него уже на несколько потенциальных работодателей окажется меньше;
4. всякое случается и победитель может по разным причинам выбыть из игры, вот тогда проигнорированные участники могут "отыграться", ведь чаша весов сдвинется в их пользу.

Рассмотрим простую схему конкурса:

Собственно с проигравшими у вас всего 3 контакта (речь не о госзакупках):
1. пригласить к участию в конкурсе
2. сообщить о том, что заявка получена и принята к рассмотрению, указать сроки рассмотрения
3. поблагодарить за участие, сообщить о завершении конкурса и о том, что выиграла другая компания, выразить намерение сотрудничать в будущем.
С победителем контактов будет больше, но мы сейчас о проигравших.

Очень рекомендую руководителям компании обратить внимание на процедуру взаимодействия ваших закупщиков с поставщиками и потенциальными поставщиками на этапе выбора.

Когда используют

До перевода конкурентных закупок по 44-ФЗ в электронный вид отдельный документ с отказом продолжать участвовать в закупке и автоматическом отзыве предложения писали в запросах котировок, конкурсах и других процедурах, которые проводили на бумаге. С 2019 года большинство тендеров перевели в электронный вид и теперь отказываются от закупок путем направления уведомления об отзыве предложения на электронной площадке. Вот пример с РТС-тендера.

В п. 44 с. 112 44-ФЗ указано, какие процедуры до сих пор проводят в конвертах. Получается, и письмо с отказом от участия в них по-прежнему используют. Перечислим их:

обеспечение работы госзаказчика за границей (ст. 75, 111.1);
получение экстренной, неотложной скорой медпомощи (ст. 76);
получение гуманитарной помощи, ликвидации последствий природных, техногенных чрезвычайных ситуаций (ст. 80, 82);
закрытых торгов (ст. 84);
приобретения у единственного поставщика (ст. 93);
заказов по решению правительства РФ (ст. 111).

Остальное заказы заказчик вправе организовывать в конвертах. Чтобы оповестить его об отказе продолжать конкурентную борьбу, придется составить отдельное письмо.

Как составить письмо с отказом

В законодательстве нет унифицированного бланка для отказа от участия в тендере. Составляйте его в свободной форме. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации, а в тело письмо включить такие данные:

дату и время направления предложения для участия в закупке;
номер, под которым его зарегистрировали;
идентификационные сведения о поставщике (наименование компании, ИНН, ОГРН);
подписант заявки;
почему отказываетесь.

Вот так выглядит образец, как написать отказ от участия в тендере по 44-ФЗ.

На бланке организации

Исх. № 356-ГЗ/2020 от 25.02.2020

Адрес: г. Идеальный, 3-й Идеальный проезд, д. 1, 123456

об отзыве заявки на участие в тендере

Читайте также: