Спасибо ваше сообщение получено
Обновлено: 02.07.2024
Для того, чтобы лишний раз не раздражать людей, вызвать у них понимание и, возможно, улыбку, можно немного отредактировать стандартные ответы.
Избегайте очевидного
Я получил ваше письмо. Во-первых, это не совсем правда. Потому что письмо упало в ваш ящик, а вот увидели ли вы его или прочли — это уже другой вопрос. Если не прочли, значит либо проигнорировали, либо у вас есть дела поважнее. И именно поэтому это раздражает еще больше.
Попробуйте пробудить в человеке добродушие
В конце-концов, если ответ так важен, то человек может просто позвонить вам и выяснить всё, что нужно, в течение минуты.
Используйте чувство юмора
Юмор к месту и по теме очень помогает сгладить ситуацию. Иногда достаточно одной улыбки и все сразу становится на свои места, а раздражение и злость исчезают. Попробуйте использовать это в своем авто-ответе. Только помните при этом, что у каждого свое чувство юмора и некоторые ответы могут показаться не такими уж и смешными. Поэтому шутите легко и на общие темы.
Краткость — сестра таланта
Авто-ответ не должен быть очень длинным (иначе его просто не прочтут до конца, плюс вы еще и заберете время человека, который ожидал нормальный ответ по делу) и в идеале состоять из трех пунктов:
1. Это письмо является авто-ответом.
2. Причина, по которой было отослано это письмо.
3. Дальнейшие действия получателя этого письма. Например, вы в отпуске, и на этот период вас замещает тот-то и тот-то, по всем вопросам обращаться к нему: имя и контактные данные вашего заместителя.
Если вы подойдете к решению этой проблемы творчески и правильно все напишите, такой авто-ответ уже не будет раздражать получателей. Особенно, если вы оставили там контакты человека, который в ваше отсутствие решает все вопросы.
Бонусный совет
Общение с клиентами все больше переходит в плоскость электронной коммуникации. Скайп, аська, и конечно email. Есть совершенно простое правило, которое облегчает жизнь всем при общении по email, но почему то им не всегда пользуются.
Всегда СРАЗУ уведомите отправителя, что вы получили письмо.
Все зна ют, что электронное письмо может попасть в спам, потеряться, случайно удалиться сервером и не дойти до получателя. В деловой коммуникации, да и не только в деловой, отправителю очень важно знать, что письмо, которое он так долго готовил, успешно вами получено. Теория учит, что после отправки электронного письма надо обязательно перезвонить и уточнить, дошло ли письмо. Это правильно. Именно поэтому экономьте время свое и отправителя на телефонных разговорах и отправьте ему уведомление, что вы получили его письмо и ответите, как только сможете. Кроме того, быстрый ответ о получении говорит о вашей вежливости и оперативности в решении вопросов. А так же дает вам неограниченную паузу на детальное изучение письма и обстоятельный ответ.
Категорически не советую ставить автоответчики на свой адрес email и вот почему.
- Во-первых, бездушные "Здравствуйте. Ваше письмо получено и будет обработано в ближайшее время" не придают уверенности отправителю, что вы его прочли. Все понимают, что это автоответчик. А значит вам перезвонят.
- Во-вторых, как только ваш автоответчик отправит свой ответ на письмо со спамом, т.е. подтвердит спамеру, что ваш адрес email действующий, пишите пропало. Ваш адрес разойдется по спамерским базам и входящего спама станет в разы больше.
- В третьих, если вы подписаны на какие-то email рассылки, то при неправильной настройке почтовых серверов, может возникать слепой трафик писем автоответчиков, в результате ваш адрес email может быть исключен из рассылки, заблокирован и внесен в глобальный спам лист.
Вот пример хорошего типичного ответа.
Ирина Васильевна, добрый день!
Благодарю Вас за интерес к нашей компании (нашему продукту . и т.д.)
Я вам отвечу, как только смогу.
Подпись.
Обращайтесь к клиенту так, как он сам себя называет в подписи к своему письму.
Именно обращение Ирина Васильевна, взятое из подписи отправителя, делает понятным , что письмо отправлено вами вручную.
Если в подписи будет написано Ирина Иванова, без отчества, то вы можете обратиться Ирина, добрый день!
Заполняем пробелы — расширяем горизонты!
Если пришло письмо по электронной почте, пользователь может его открыть, прочитать и при необходимости написать ответ. Казалось бы, все просто и понятно, о чем тут говорить. Однако не все пользователи знают, где и как правильно написать ответ на электронное письмо.
Бывает так, что найти ответ в письме является трудновыполнимой задачей для получателя. Например, ответ иногда пишут где-то в середине полученного письма, либо в каком-то другом, абсолютно случайном, произвольном месте. Получается, что получателю для того, чтобы прочитать ответ, надо будет еще сначала постараться его найти в тексте письма. Если письмо короткое, то это не проблема. Но если письмо длинное, например, на пару-тройку страниц печатного текста? Многие люди постоянно спешат и ценят свое время. Весьма вероятно, что искать ответ они НЕ будут со всеми вытекающими последствиями.
Существуют общепринятые правила по работе с электронной почтой. Хорошо бы, чтобы отправители писем придерживались этих правил. Это упрощает коммуникацию с помощью электронной почты.
Первый шаг, чтобы ответить на письмо
Если открыть письмо в Яндекс.Почте, можно увидеть, что одна кнопка для ответа находится в левом верхнем углу, а другая имеется в конце письма. Обе кнопки выделены красной цифрой 1 на рис. 1.
Текст письма в скриншоте
Иногда я получаю письма от подписчиков, в которых не так-то просто найти текст письма. Дело в том, что в таком письме текст отсутствует. В лучшем случае там имеется только подпись, которая вставляется автоматически.
Письмо пустое и никаких пояснений нет. Но зато к письму прикреплен один файл или несколько. Как известно, в целях безопасности не рекомендуется открывать вложенные файлы в письмах от незнакомых отправителей. Это первый важный аргумент в пользу того факта, что текст следует размещать внутри письма, а не в прикрепленном скриншоте.
Второй аргумент состоит в том, что на экране крайне неудобно читать текст письма со скриншота, особенно если скриншот большой.
Пользователи зачастую текст письма предварительно набирают в текстовом редакторе. Это разумное решение, потому что в этом случае набранный текст не пропадет и не исчезнет при отправке письма.
Однако после того, как текст готов, его следует выделить и скопировать (можно с помощью клавиш Ctrl+C). А затем открыть письмо и вставить туда этот текст (например, используя клавиши Ctrl+V). Тогда не понадобится делать скриншот с текстом и прикреплять его к письму. Получателю удобнее, проще и понятнее открыть письмо и, не теряя время, сразу читать текст, вместо того, чтобы искать его в скриншоте, прикрепленном к письму.
На что обратить внимание при ответе на полученное письмо
Рис. 4 (Клик для увеличения). На примере почты Майл ру показано, где писать ответ на полученное письмо.
Сразу после темы письма следует писать текст ответа (цифра 3 на рис. 4). Это позволяет получателю открыть письмо и сразу прочесть ваш ответ. При необходимости в конце письма он может открыть цитирование старого текста и таким образом освежить в памяти, о чем идет речь в переписке.
Отличие электронного письма от бумажного и подпись
Ваша подпись в письме может вставляться автоматически. При желании в ответном письме подпись можно удалить.
Когда следует отвечать на полученное письмо, если оно требует ответа? В лучшем случае ответ отправляется в течение суток с момента получения письма, но могут быть и другие варианты.
Как правильно написать ответ на электронное письмо
Отвечаем кратко
Ставить запятую надо, если:
Иван и Мария , спасибо, были послушными детьми.
- является одиночным этикетным междометием, служащим для выражения благодарности;
Признаки междометия
– Вы сегодня отлично выглядите.
– Спасибо за комплимент, Наталья Геннадиевна!
Или:
– Вы сегодня отлично выглядите.
– Благодарю за комплимент, Наталья Геннадиевна!
Знаки препинания с междометием
1 Отдельно стоящее междометие необходимо обособить.
– Я отправил Вам список литературы.
– Я уже с ним ознакомился , спасибо .
Одиночное междометие в середине предложения выделяется с обеих сторон.
Я уже пообедал , спасибо, больше есть не хочется.
Ещё раз спасибо вам за ваше терпение.
– Нам нужно быть там через полчаса.
– Вот спасибо, обрадовал!
– Вы такой приятный человек, жаль, не получилось пообщаться толком!
– Спасибо , зато время в очереди пролетело быстрее.
– Вот, возьмите букетик тюльпанов в честь 8 марта!
– Спасибо , но у меня аллергия.
Признаки частицы
Мы все очень устали от жары, спасибо хоть дождь пошёл.
Или:
Мы все очень устали от жары, хорошо хоть дождь пошёл.
Знаки препинания с частицей
Признаки вводного слова
Нас , спасибо, уже предупредили о наводнении.
Или:
Нас , к счастью, уже предупредили о наводнении.
Правила пунктуации с вводным словом
1 Одиночное вводное слово необходимо обособить.
Наши учителя , спасибо, были умными людьми.
Мы с вами , спасибо уж, больше не встретимся.
Признаки имени существительного
Мне твоё (что?) спасибо даром не нужно.
Или:
Мне твоя (что?) благодарность даром не нужна.
(что?) Спасибо в карман не положишь.
Или:
(что?) Благодарность в карман не положишь.
Правила пунктуации с существительным
Запятые ставятся, если рядом находятся другие речевые конструкции, которые требуют обособления.
Больше примеров для усвоения материала
Спасибо вам большое за визит. – междометие, связано с другими членами предложения, не обособляется.
Ещё раз спасибо за такую высокую оценку моего труда. – междометие, связанное с другими членами предложения, выделение не требуется.
Заранее спасибо за ответ. – междометие, связанное с другими членами предложения, обособление не нужно
Проверьте, хорошо ли вы усвоили материал статьи.
2) Найдите предложение с ошибкой.
4) Какое из предложений написано без ошибки?
Читайте также: