Письмо сообщение языковые формулы
Обновлено: 02.07.2024
Сразу отмечу, что в России нет нормативно-законодательной базы, регламентирующей деловую переписку. Есть один только ГОСТ Р 7.097.2016, в котором описаны правила оформления бланков писем, реквизитов письма. Но данный стандарт не дает рекомендации по речевым клише деловой переписки. Поэтому, по сути, деловая переписка регламентируется нормами и правилами делового этикета, вежливости и корректности.
Структура электронного письма
Разберем ,важные части структуры письма.
Тема письма
Исключение составляют темы письма, которые нельзя менять изначально (в них есть идентификационный номер заявки/контракта/сотрудника и тд.) В таком случае в конце письма делается соответствующая приписка.
Вводная часть, приветствие
Приветствие – это дань уважения к адресату. Обязательно должно содержать в себе имя адресата.
- Добрый день, Мария!
Если мы не уверены, можно ли к адресату обратиться только по имени, то возможны следующие варианты:
-Уважаемый господин Гришин! – когда неизвестно имя.
-Уважаемая Елена Викторовна! – когда неизвестен возраст/есть субординация
Основная часть письма
В основной части письма описывается причина написания письма, просьба, предложение к адресату.
В деловой переписке используются языковые формулы. Знание таких устойчивых фраз позволяет сократить время на составление текста и продемонстрировать владение деловым этикетом.
Речевые клише используются в каждом конкретном виде письма. Виды писем рассмотрим чуть позже.
Заключительная часть/ формула вежливости
Самые распространенные формулы вежливости – “с уважением”, “всего наилучшего”.
Хорошим тоном также является пожелание продуктивного рабочего дня или хорошей рабочей недели – по понедельникам.
Уместны также фразы:
Подпись
Не используйте в реквизите подписи сокращений. Адресату должно быть понятно, как к вам обратиться или кого спросить при звонке. После имени и фамилии укажите должность и наименование организации. Этим вы указываете на границы полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Далее могут быть приведены: личный электронный адрес, контактные телефоны, адреса, другие способы связи, ссылки на сайты и т.п., например:
С уважением,
Иван Иванов,
специалист отдела кадров
В подписи можно также дать адрес организации, ссылки и кнопки на страницы вашей компании в социальных сетях. Возможно коллегам и партнерам будет интересно быть в курсе новостей вашей компании.
По-другому структуру электронного письма можно представить как:
- причина для написания (повод, основания)
- последовательное изложение сути вопроса
- решения, просьбы, выводы
Тогда текст делового письма будет выглядеть следующим образом.
Уважаемая Анна, добрый день!
Напоминаю Вам, что для завершения процедуры трудоустройства нам не хватает некоторых документов.
Вам необходимо донести в отдел кадров следующие документы:
- диплом о высшем образовании
- копия свидетельства о браке
Прошу принести недостающие документы в срок до 15 сентября 2018 года.
Спасибо за понимание!
В деловой переписке используется нейтральный тон изложения. Это означает исключение из писем:
- эмоционально-окрашенных фраз
- слов с ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Эмоционально окрашенные слова даются в толковых словарях со специальными пометами: прост, (просторечное), высок, (высокое, торжественное), ирон. (ироническое), бран. (бранное), разг. (разговорное) и др.
Также смягчить негативный контекст письма и избежать обвинительных оттенков поможет страдательный залог.
Сделать письмо более формальным помогут отглагольные существительные.
- оказать содействие (не: посодействовать);
- оказать помощь (не: помочь);
- провести учет (не: учесть);
- оказать поддержку (не: поддержать)
В деловой переписке существует большое множество видов писем. Каждое из них характеризуется конкретными целями и речевыми клише, которые в них используются. Рассмотрим виды писем, которые актуальны для специалистов отдела кадров.
Вид письма
Цель письма
Речевые клише
Получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.
Вторично просим безотлагательно погасить…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Нам хотелось бы…
Мы будем весьма признательны/благодарны…
Сообщить/известить о фактах/событиях
Извещаем Вас о том, что…
Доводим до Вашего сведения…
Информируем Вас о том, что…
Ставим Вас в известность, что…
Сообщаем к Вашему сведению, что.
Повторно сообщить о каком-либо факте, а также письмо, используемое в случаях, когда организация-контрагент не осуществляет действий, вытекающих из принятых договоренностей.
Имеет в себе ссылки на закон/документ/договор.
В письме от. мы сообщали Вам, что. однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили
При неполучении ответа в срок..
Напоминаем Вам, что по плану…
Считаем необходимым еще раз напомнить о…
Согласно договору № …. напоминаем об обязательствах…
Несмотря на неоднократные напоминания .
Вторично напоминаем Вам…
Заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
(Срочно) Требуем выполнить взятые на себя обязательства
В случае неуплаты штрафа в установленный̆ срок, к Вам будут применены соответствующие санкции.
В противном случае мы будем вынуждены.
В случае невыполнения взятых на себя обязательств …
Мы будем вынуждены принять соответствующие меры, если Ваши обязательства не будут полностью выполнены…
Довожу до Вашего сведения, что я буду вынужден обратиться в соответствующие инстанции, если не получу от Вас…
Читайте также: