Можно отправлять или публиковать полученное вами электронное сообщение если

Обновлено: 04.07.2024

Летом 2019 г. выполнили работу по субподрядному договору на выполнение ремонтных работ на ВЛ-10 кВ объектов ПАО "Якутскэнерго". Работы сданы осенью 2019 г. Заказчику (ПАО "Якутскэнерго").

В ходе выполнения работ внутри населенного пункта нами был поврежден газопровод низкого давления УГРС АО "Сахатранснефтегаз" который восстановлен аварийно-восстановительной бригадой АО "Сахатранснефтегаз".

Спустя время получили письмо от Заказчика о том, почему буровые работы проводились без представителя УГРС АО "Сахатранснефтегаз". Но мы в свою очередь до выполнения работ написали в УГРС о предоставлении плана-трассы подземного газопровода в связи с началом буровых работ, на которую УГРС Мегино-Кангаласского района не отреагировал. Наши представители лично заходили на прием к Директору Мегино-Кангаласского участка УГРС АО "Сахатранснефтегаз", где начали требовать согласованную проектную документацию и все такое.

Но на проведение ремонтных работ проектная документация не требуется и не представлялось Заказчиком.

Вопрос: Письмо отправленный нами может являться официальным уведомлением?

И самое интерестное то, что по второму письму для Линии Туустаах представитель с УГРС АО "Сахатранснефтегаз" был представлен. Хотя письма были отправлены в один день на одну и ту же электронную почту.

единственное- что надо его отправлять было по юр адресу фирмы именно, либо иному адресу- которые они где либо в договоре с вами указывали (если договор был) — если нет -то просто юр адрес.

Вопрос: Письмо отправленный нами может являться официальным уведомлением?

Андрей Давыдов

если это было электронное письмо- в общем то оно тоже считается, но тут главное доказывать- что это официальные почты сторон, например с сайтов в интернете

Андрей, добрый день.

А договором предусмотрен такого рода способ уведомления?

Откуда был получен адрес электронной почты на которое отправлено письмо?

Подобного рода письмо можно признать надлежащим уведомлением, что подтверждает судебная практика. но для этого необходимо соблюдение ряда условий.

В частности, данный способ уведомления может быть предусмотрен заключенным договором или адрес электронной почты для связи представлен на официальном сайте Вашего контрагента.

Кроме того, получатель письма должен знать от кого и в рамках какого договора была отправлена корреспонденция

так, в качестве примера приведу

Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 24.11.2017 N Ф03-4510/2017 по делу N А59-956/2017

Вопрос: Письмо отправленный нами может являться официальным уведомлением?

Андрей Давыдов

Здравствуйте. А в договоре-то у Вас что по этому поводу указано? Где взят адрес электронной почты, на который отправлено уведомление?

У нас договор с Якутскэнерго, а не с УГРС Сахатранснефтегаз

В соответствии со статьей 75 АПК РФ:

АПК РФ Статья 75. Письменные доказательства

Так что если в вашем контракте предусмотрена такая возможность, то использовать электронный способ уведомления вполне допустимо.

Письмо отправленный нами может являться официальным уведомлением?

Андрей Давыдов

По поводу правомерности электронных писем коллеги в общем-то ответили.

Добавлю в этой части только то, что позиция судов по обмену письмами по электронной почте довольно противоречивая.

Есть практика, где суды считают, что это возможно, только если стороны предусмотрели такой документооборот в договоре.

Так, в Постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.07.2017 N 07АП-5644/2017 по делу N А03-9537/2017, суд, рассматривая вопрос о направлении претензии, указал:

Между тем, в пункте 6.2 договора поставки сторонами предусмотрены следующие способы направления претензий: нарочным; заказным письмом с уведомлением о вручении; посредством службы курьерской доставки. Направление претензии посредством электронной связи договором не предусмотрено.

Есть позиция, согласно которой это возможно, если между сторонами есть сложившаяся практика общения через такой способ связи, например:

Но в любом случае, в Вашу пользу то, что как Вы пишите:

То есть это уже говорит о том, что письма они получили.

Соответственно, даже если они будут ссылаться на то, что электронный документооборот сторонами не предусмотрен в договоре, можно возразить тем, что это злоупотребление правом:

В соответствии со ст. 10 ГК РФ:

1. Не допускаются осуществление гражданских прав исключительно с намерением причинить вред другому лицу, действия в обход закона с противоправной целью, а также иное заведомо недобросовестное осуществление гражданских прав (злоупотребление правом).

+ добросовестность при исполнении обязательства:

Статья 307 ГК РФ Понятие обязательства
3. При установлении, исполнении обязательства и после его прекращения стороны обязаны действовать добросовестно, учитывая права и законные интересы друг друга, взаимно оказывая необходимое содействие для достижения цели обязательства, а также предоставляя друг другу необходимую информацию.

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

3. Содержание, цель обращения

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

  1. :-) улыбающийся
  2. :-))) смеющийся
  3. :-D радостно смеющийся
  4. :-| задумчивый, нейтральный
  5. :-( грустный
  6. :-/ недовольный или озадаченный
  7. :-0 удивлённый (рот открыт)

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

  1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
  2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Примечания автора:

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

Про электронную почту сегодня уже знает каждый, но не каждый знает, правила электронного общения посредством почты. В данной заметке я постараюсь описать те правила, которых лично я придерживаюсь при электронной переписке.

Сохраняйте цепочку писем

Структура письма

Письмо по своей структуре должно соответствовать структуре процессуального документа и должно содержать: вводную, мотивировочную и резолютивную часть. При этом желательно, чтобы во вводной части кратко в несколько предложений было описано требуемое от получателя действие. Большинству получателей просто лень читать письмо до самого конца, поэтому к первым нескольким предложениям нужно быть особо внимательным.

Выделите жирным шрифтом имена людей и особо важную информацию.

Поместите элементы действия или вопросы в отдельные строки, чтобы они выделялись и были замечены.

Текст длинного письма непременно должен быть разделен на абзацы в 5-6 строк. При этом не стоит забывать, что электронное письмо должно быть кратким и ясным, а длинные тесты все же желательно оформлять приложением к письму.

Не используйте канцеляризмы.

Не используйте сарказм. Ваш юмор может быть неправильно понят.

Используйте профессиональные шрифты

Шрифт, который вы используете в вашей электронной почте является отражением вас. Мультяшно-разноцветные шрифты не добавляют солидности переписке и могут быть не совсем верно оценены. Лучшими шрифтами для деловой переписки являются Times New Roman, Arial и другие книжные шрифты. Кроме того, следует воздерживаться от использования в переписке исключительно заглавных букв, так как это может быть расценено как агрессия или крик. В целом электронное письмо должно выглядеть как документ, а не записка маме. Внешний вид письма должен быть максимально удобен для восприятия.

НЕ ПИШИТЕ ЗАГЛАВНЫМИ.

Не используйте красные шрифты, потому что они трудно читаются и могут быть истолкованы как критические.

Теги и приоритеты.

Используйте экономно тег высокой важности писем или люди начнут игнорировать ваши теги.

Используйте категории для отметки писем, на которые вы ждёте ответ от получателя.

Добавьте блок с контактной информацией

Подпись должна быть простой, короткой, профессиональной и, если это возможно, свободной от графики.

Конечно же, письмо не должно содержать орфограмматических ошибок, специфических сокращений, непонятных для получателя терминов, всякого рода смайлов и всего того, что в принципе не допускается в деловой переписке. Отвечать на письма желательно ответить в течение суток, как минимум, сообщив сроки детального ответа. Использование же автоответчиков скорее всего нужно отнести к дурному тону, поскольку по своему примеру могу отметить, что такие получатели обычно совсем не отвечают.

Электронный диалог заканчивает тот, кто инициировал переписку, с пожеланиями всего наилучшего.

Ответ на входящее письмо.

Если ваша переписка превращается в обсуждение десятка вопросов, подумайте о том, чтобы организовать встречу для обсуждения. Электронная почта не всегда является эффективным средством решения сложных проблем.

А также:

Не отправляйте вложения — вместо этого отправляйте ссылки. Это правило особенно применимо к заявкам на собрания, где вложения могут внести значительный вклад в квоты сервера.

Рекомендации.

Очень рекомендуем к чтению новую книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки«.


Знаете ли вы, что в 2015 году каждый второй житель планеты отправил и получил приблизительно 205 миллиардов email писем разного характера? Большая половина – это бизнес письма, число которых будет расти на 3% каждый год, как ожидается. В среднем, один пользователь отправлял 122 email письма каждый день. Так как email письмо остается наиболее эффективным и используемым маркетологами инструментом коммуникации и продвижения, нужно знать основные правила его этикета дабы не потерпеть крушения при общении с клиентами и партнерами.

Из-за того, что сейчас общение происходит и в социальных сетях, многие правила этикета нивелируются. Это может иметь пагубные последствия для вашего бизнеса.

Давайте же рассмотрим основные правила.

1. Тема письма

Все начинается с темы. Увидев ее, получатель решает открывать письмо или же нет. Поэтому тема должна быть четкой, чтобы адресат понимал, о чем ваше письмо.


2. Почта отправителя

3. Персонализация

Каждый человек – это личность. Естественно, становится приятно, когда обращаются к нам по имени. Таким образом вы выказываете уважение человеку, с которым ведете переписку.


4. Тон письма

5. Грамматика

При наличии грамматических ошибок в email письмах, вы как будто напрямую заявляете получателю о том, что вы:

  • Необразованный;
  • Невнимательный;
  • Перегруженный работой.

Чем может грозить допущенная грамматическая ошибка? В большинстве случаев это приводит к тому, что клиент признает вашу некомпетентность из-за неграмотно составленного предложения. Также он может сделать вывод о том, что вы просто не готовы работать с новыми клиентами.

Его лучше не употреблять в деловой переписке. За исключением, если вы знаете собеседника достаточно хорошо.
Учтите еще то, что люди воспринимаю юмор по-разному. То, что смешно вам, не обязательно будет смешно адресату.

7. Разный подход для разных культур

Нужно учитывать культурные различия, особенно в письмах, когда вы не видите собеседника. Адаптируйте емейлы в зависимости от культурных различий получателя.


Приведем примеры таких различий. Арабы, китайцы и японцы хотят побольше узнать о своем собеседнике перед тем, как начать разговаривать о бизнесе. А немцы и американцы наоборот больше внимания уделяют делам.

8. Всегда отвечайте на письма

Старайтесь всегда ответить на полученные email письма, особенно если отправитель с той же отрасли, что и вы. Это считается хорошим тоном и правилом этикета в email маркетинге. Отвечайте даже в том случае, если письмо было отправлено вам по ошибке, но отправитель ожидает ответа.

9. Отправляйте в нужное время

Очень важно отправлять письма в нужное время для того, чтобы они были прочитаны. Мы рекомендуем отправлять свои первые письма с предложениями для партнеров в обеденное время с 13:00 до 14:00 или уже вечером после рабочего дня (18:00-21:00).

Деловые письма должны исключать:

Бонусный совет: если вы взволнованы или рассержены, не отвечайте на письма сразу. Составьте письмо, поставьте точку, но не отправляйте. Прогуляйтесь: походите, подышите, вернитесь на рабочее место и еще раз просмотрите письмо.

А какими правилами email-этикета пользуетесь Вы? Мы будем благодарны, если Вы поделитесь ими с нами в комментариях под статьей.

Читайте также: