Как создать сообщение в аутлук из шаблона

Обновлено: 29.04.2024

Ответы

На Ленту Инструментов не знаю как вытащить, но знаю как вытащить кнопку "Выбрать форму" на Панель Быстрого Доступа (самая верхняя строка Outlook).
Щёлкнуть на "стрелку вниз", которая находится в конце Панели быстрого доступа -> Другие команды -> Все команды -> Выбрать форму. Теперь кнопка "Выбрать форму" закреплена на Панели быстрого доступа и при нажатии на неё остаётся только выбрать нужную форму и ввести адрес.

UPD. Соответственно, сначала нужно будет создать этот самый шаблон, имя которого будет присутствоватть в Диалоговом окне Выбрать форму. Как создавать шаблон - писал выше. В 2010 действия аналогичные.

Все ответы

Советую присмотреться вот к этой программе.

А к Potolook присмотрюсь поближе. Кстати как реализован процесс отправки письма по шаблону в этой программе? Если там тоже придётся далеко лазить по меню, то это не подходит! Хотелось бы иметь просто кнопочку с именем шаблона. Нажал, адрес ввёл, отправил. Юзаю Outlook 2010!

. Может можно просто вытащить шаблон как кнопку на ленту?

Можно попробовать и так.

В Potolook входит модуль Массовая рассылка. Если ты об этом, то им пользоваться очень удобно, рекомендую.

Не я имел ввиду не массовую, но частую рассылку. То есть я обычно поговорю с клиентом и высылаю ему наш профал. И так по нескольку раз на дню. Хочется кнопку на ленте, щелкнул, адрес ввёл, отправил.

Или же слегка покодить и повесить на вызов каждого шаблона свой макрос. Макросы привязать к кнопкам на ленте. Мнения, высказанные здесь, являются отражением моих личных взглядов, а не позиции корпорации Microsoft. Вся информация предоставляется "как есть" без каких-либо гарантий

Кроме текста можно также добавить адреса в Копию и Скрытую копию

Как оказалось все достаточно просто.

После того, как все закончено, нажимаем "Готово" и наше новое "быстрое действие" появляется на Главной ленте.

Выберите Создать элементы > другие элементы > Выберите форму.

В диалоговом окне Выбор формы щелкните в списке Искать в пункт Шаблоны в файловой системе.

Откроется папка с шаблонами, используемая по умолчанию. В операционной системе Windows 7 и более поздних версиях папка находится в папке c:\users\имяпользователя\appdata\roaming\microsoft\templates. Если шаблон сохранен в другой папке, нажмите кнопку Обзор и найдите его.

Выберите шаблон и нажмите кнопку Открыть.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Создание шаблона

В списке Тип файла диалогового окна Сохранить как выберите пункт Шаблон Outlook.

В поле Имя файла введите имя шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

В Windows Vista и более поздних версиях шаблоны по умолчанию сохраняются здесь: C:\Users\имя_пользователя\Appdata\Roaming\Microsoft\Шаблоны.

В меню Сервис наведите указатель на пункт Формы, а затем щелкните Выбрать форму.

В диалоговом окне Выбор формы щелкните в списке Искать в пункт Шаблоны в файловой системе.

Откроется папка с шаблонами, используемая по умолчанию. В Windows Vista и более поздних версиях она находится здесь: C:\Users\имя_пользователя\Appdata\Roaming\Microsoft\Шаблоны. Если шаблон сохранен в другой папке, нажмите кнопку Обзор и найдите его.

Выберите шаблон и нажмите кнопку Открыть.

1 Выберите шаблон.

Создайте шаблон в Outlook для отправки одного и того же письма снова и снова

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Office 365.

Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.

После настройки шаблона электронной почты выберите Файл > Сохранить как . В Outlook 2007 выберите Офис Кнопка > Сохранить как .

Введите имя файла.

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook (* .oft) . В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как тип и выберите Шаблон Outlook .

Выберите Сохранить .

Закройте оригинальное письмо.

Составьте письмо, используя шаблон в Outlook

Перейдите в Главная и выберите Новые элементы > Дополнительные элементы > Выберите форму . В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выберите форму .

В диалоговом окне Выбрать форму выберите стрелку раскрывающегося списка Искать в и выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе .

Выберите шаблон, который вы хотите использовать.

Выберите Открыть .

Перейдите на вкладку Главная .

В группе Быстрые действия выберите Создать новый .

В текстовом поле Имя введите описательное имя для шаблона ответа.

Выберите стрелку раскрывающегося списка Выберите действие .

В разделе Ответить выберите Ответить .

Выберите Показать параметры .

Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, нажмите стрелку раскрывающегося списка Сочетание клавиш и выберите сочетание клавиш.

Выберите Сохранить . В Outlook 2019 выберите Готово .

Быстрый ответ на электронное письмо с использованием шаблона быстрого ответа в Outlook

В группе Быстрые действия выберите шаблон быстрого ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.

Мы легко можем создавать и применять шаблоны документов в Word. Аналогичным образом, можем ли мы быстро создавать и применять шаблоны электронной почты в Outlook? Да, это руководство поможет вам легко создавать, редактировать и применять шаблоны электронной почты в Outlook.

Содержание

1. Создать шаблон электронного письма
2. Создать новое письмо из шаблона
3. Редактировать шаблон электронного письма
4. (Авто) ответ с шаблоном
5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)

1. Новый шаблон электронного письма
2. Новое письмо из шаблона
3. Редактировать шаблон письма
4. (Авто) ответ с шаблоном
5. Ответить или переслать с помощью шаблона

Внимание: Методы, представленные на этой странице, применимы к настольной программе Microsoft Outlook 2019 в Windows 10. И инструкции могут значительно или незначительно отличаться в зависимости от версии Microsoft Outlook и среды Windows.

1. Создайте шаблон электронного письма.

1. В окне просмотра почты щелкните Главная > Новый E-mail чтобы создать новое электронное письмо.

Советы: Вы также можете нажать Ctrl + N ключи для создания нового электронного письма.

3. Нажмите Файл > Сохранить как.

Это путь к папке шаблона Outlook по умолчанию: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Создайте новое письмо на основе шаблона.

Чтобы создать новое электронное письмо из существующего шаблона в Outlook, вы можете сделать следующее:

1. В окне просмотра почты щелкните Главная > Новые предметы > Выберите форму.

2. В диалоговом окне Выбрать форму:
(1) Выберите Шаблоны пользователей в файловой системе из Заглянуть раскрывающийся список;
(2) Щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, из которого вы создадите электронное письмо (Советы: Если ваш шаблон электронной почты не отображается в диалоговом окне, вы можете щелкнуть Приложения кнопку, чтобы найти и выбрать его в другой папке.);
(3) Щелкните значок Откройте кнопку.

Затем создается новое электронное письмо на основе указанного шаблона. Составьте и отправьте его по мере необходимости.

2.2 Создайте новое электронное письмо из шаблона, открыв файл шаблона напрямую

Мы можем открыть шаблон электронного письма, чтобы создать из него новое письмо.

1. Откройте папку, содержащую шаблон электронного письма.
Советы: Если шаблон электронной почты хранится в папке шаблонов по умолчанию, вы можете открыть папку по этому пути: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Дважды щелкните шаблон электронного письма, чтобы открыть его.

3. Отредактируйте шаблон электронного письма.

Как мы знаем, шаблон электронного письма нельзя открывать и редактировать напрямую. Однако мы можем решить эту задачу окольным путем: создать новое электронное письмо из шаблона, а затем сохранить его как шаблон с тем же именем, чтобы перезаписать исходное.

1. В Outlook щелкните Главная > Новые предметы > Выберите форму.

2. В диалоговом окне Выбрать форму:
(1) Выберите Шаблоны пользователей в файловой системе из Заглянуть раскрывающийся список;
(2) Щелкните, чтобы выбрать указанный шаблон, из которого вы создадите электронное письмо (Советы: Если вы не можете найти указанный шаблон, щелкните Приложения кнопка для поиска и выбора из другой папки);
(3) Щелкните значок Откройте кнопку.

3. Теперь на основе указанного шаблона создается новое электронное письмо. Внесите необходимые изменения в новое электронное письмо.

5. В диалоговом окне Сохранить как:
(1) Выберите Шаблон Outlook (* .oft) из Сохранить как раскрывающийся список;
(2) Откройте папку, содержащую исходный шаблон электронного письма;
(3) В Имя файла убедитесь, что имя файла точно такое же, как имя файла исходного шаблона электронного письма;
(4) Щелкните значок Сохраните кнопку.

Пока что мы редактировали шаблон письма окольными путями. И вы можете закрыть новое письмо без сохранения.

4. (Авто) ответ с шаблоном

Мы можем легко создать новое электронное письмо из шаблона электронного письма с помощью Выберите форму функция, но как ответить на электронное письмо с помощью шаблона в Outlook? Мы можем создать правило для решения этой проблемы.

1. Подготовьте шаблон электронного письма, которым вы ответите. (Нажмите, чтобы просмотреть как создать шаблон электронного письма.)

2. В окне просмотра почты щелкните Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями.

3. В диалоговом окне "Правила и предупреждения" щелкните значок Новое правило кнопка для создания нового правила.

6. В третьем диалоговом окне мастера правил установите флажок ответ с использованием определенного шаблона вариант в Шаг 1 раздел, а затем щелкните связанный текст «указанный шаблон"В Шаг 2 .

8. Теперь он вернется к третьему мастеру правил и нажмите Далее кнопку, чтобы продолжить.

9. В четвертом мастере правил укажите исключения, если необходимо, и нажмите кнопку Далее кнопку.

5. Ответить или переслать с помощью шаблона (простого текста)

Если содержимое ответа или пересылки представляет собой простые слова только в шаблоне, вы можете применить быстрый шаг для ответа или пересылки с помощью шаблона.

1. В окне просмотра почты нажмите Главная > Создать новый (в Быстрые шаги группа).

2В диалоговом окне Edit Quick Step назовите новый быстрый шаг, укажите действие как Ответить or Ответить всем or вперед, нажмите Показать параметры чтобы развернуть раздел параметров, введите текст ответа или пересылки и щелкните значок Завершить кнопку.

Пока что создан новый быстрый шаг. Вы можете легко применить быстрый шаг с помощью щелчков мышью.

3. Если вам нужно ответить на электронное письмо с помощью этого быстрого шага, выберите его и щелкните новый быстрый шаг в Быстрые шаги группа.

Еще статьи .

Создание шаблона встречи или собрания в Outlook
Несомненно, иногда вам нужно многократно создавать встречи или встречи с той же темой и телом в папке календаря в Outlook. Каждый раз, когда вы создаете встречу или встречу такого типа, набирать одну и ту же тему и текст занимает много времени. Чтобы избежать повторного набора текста, в этой статье мы покажем вам способы быстрого создания шаблона встречи или собрания в Outlook. С шаблоном встречи или встречи создание встречи или встречи с той же темой и телом больше не будет трудоемкой работой.

Пересылка писем с шаблоном в Outlook
При пересылке писем в Outlook вы обычно можете вводить один и тот же текст, чтобы напомнить получателям. В этом случае пересылка с указанным шаблоном облегчит вашу работу. В этой статье мы расскажем о трех способах пересылки писем с помощью шаблона в Outlook.

Изменить шаблон электронной почты по умолчанию в Outlook
В Outlook легко создавать и применять шаблоны электронной почты. Однако установить собственный шаблон электронной почты по умолчанию не представляется возможным. Но в этой статье я расскажу об окольном способе изменения шаблона электронной почты по умолчанию в Outlook.

Kutools for Outlook - добавляет в Outlook 100 расширенных функций и делает работу намного проще!

изображения / рассказы / учебники по перспективам / шаблоны электронной почты / doc-edit-email-from-template-1.jpg

Зачем в 2020 году отправлять Outlook-рассылки? Некоторые компании не могут использовать для рассылок ESP — из-за корпоративной культуры, особенностей коммуникации или по какой-то другой причине. В таком случае они делают рассылку в Outlook. Подобным методом классическую рассылку заменить нельзя, но это имеет смысл, если получатели — сотрудники компании. Большие организации рассылают через Outlook внутренние письма с новостями, инструкциями, опросами.

Если рассылка простая, её можно создать прямо в редакторе письма Outlook. Но если письмо состоит из сложных блоков, имеет картинки, текст и ссылки, то подобную рассылку уже нельзя собрать в редакторе почтовой программы. Как правило, привлекают специалиста, который сделает .oft шаблон (Outlook File Template) для отправки подобных писем. В идеальном варианте пользователь потом может самостоятельно редактировать этот шаблон, менять текст и картинки без знаний кода.

Рассмотрим способы создания .oft шаблона и пошагово покажем, как создавать блоки для такого письма.

Сборка письма в Word

Один из способов сделать .oft шаблон — собрать его в Word. Сама по себе рассылка в HTML верстается таблицами. Здесь нужно сделать примерно то же самое: вручную создать таблицы и наполнить их контентом. Этот способ хорош тем, что Microsoft Word и Outlook используют один движок для рендеринга писем.

Изначально всё равно нужен дизайн письма, который будет собран в Photoshop или Figma. Конечно, можно начать проектировать дизайн в вордовском документе. Но, как показывает практика, гораздо проще сначала сделать дизайн и лишь потом собирать его под .oft шаблон для Outlook. Это упростит сборку как тела письма, так и небольших деталей вроде футера и информации о заказе.

Это большой мастер-шаблон. Мы будем брать из него разные блоки

Собираем письмо

Начнём с хедера. В нашем примере он состоит из двух логотипов, выровненных по центру, и небольшой черты снизу. Делаем таблицу, в которой будет одна строка и одна ячейка. Помещаем туда наши логотипы.

Стоит отметить, как мы работаем с цветами границы таблицы — оставляем только нижнюю границу. Выделяем таблицу. В левом верхнем углу будет значок, нажав на который мы увидим нужные настройки:

Выбирайте способ, который вам удобен.

В итоге получаем такой хедер:

Осталось сделать отступ между логотипом и нижней границей таблицы. После этого нужно будет оставить только нижнюю границу и покрасить её в нужный цвет.

Блок с отзывами

Состоит из заголовка, отзывов, каждый из которых разбит на две ячейки, и кнопки.

С заголовком всё просто: это обычный текст, выровненный по центру, с теми свойствами, которые есть в макете. Один отзыв состоит из двух ячеек. В правой ячейке только текст, а в левой — текст и пять картинок в ряд. У таблицы есть только нижняя граница, как и у хедера.

Создаём таблицу с двумя ячейками. В левую помещаем текст, под него — картинку. Изначально картинка будет большой, её размеры нужно подогнать, не забыв изменить соотношение сторон. Левая и правая ячейка занимают по 50% всей таблицы, но в макете мы видим, что левая часть должна занимать гораздо меньше места. Изменить это можно с помощью ползунка в центре таблицы.

После этого вставляем текст в правую часть, редактируем его и делаем с границами то же самое, что и с хедером: оставляем только нижнюю границу и задаём ей цвет. Далее копируем таблицу с отзывом, чтобы получить такой же блок, как и в шаблоне.

Кнопка подписки

Кнопку в шаблоне для Outlook можно сделать двумя способами, как и в обычной вёрстке. Это может быть просто картинка-ссылка, и здесь всё, как и с обычным баннером: перетаскиваем картинку и ставим на неё ссылку.

Плюсы такого подхода:

легко реализовать;
кликабельна вся кнопка.

картинка тяжелее, чем текст: будет дольше грузиться;
если у пользователя отключены картинки, он ничего не увидит.

Ссылка может быть таблицей из одной ячейки, залитой определённым цветом и с текстом внутри. Создаём таблицу и корректируем её ширину с помощью ползунков по краям.

Пишем в ней текст, делаем его белым и нужного размера. Теперь заливаем всю таблицу нужным цветом. Цвет выбирается по тому же принципу, по которому мы выбирали цвет границы таблицы.

Небольшие проблемы могут возникнуть с позиционированием надписи. Нижнюю границу можно отодвигать мышкой с помощью ползунка, а вот верхнюю границу можно отодвигать с помощью кнопки enter. И высота каждого отступа зависит от того, какой размер шрифта у вас выбран. Так можно корректировать и подбирать высоту верхнего отступа, чтобы создавалось ощущение, что надпись у нас в центре кнопки.

Плюс такого подхода:

это не картинка, а значит, у пользователя кнопка прогрузится быстрее;
если у пользователя отключены картинки, он всё равно увидит кнопку.

делать такую кнопку чуть дольше;
кликабелен только текст в кнопке.

Красиво сверстаем ваши письма

Важно учесть

Все таблицы, которые вы создаёте, должны быть отцентрованы. Перед вставкой шаблона в Outlook проверьте, что выравнивание таблицы стоит по центру.

Это важно проверить, потому что внешне всё может выглядеть корректно, а в Outlook вёрстка поедет. Ниже покажу, как это будет выглядеть.

При этом текст в таблице может быть выровнен по левому краю.

Вставляем собранное письмо в Outlook

Создаём в Outlook новое письмо и открываем наш шаблон в Word. Из вордовского файла просто копируем всё в буфер обмена, вставляем в письмо и смотрим, как оно будет выглядеть.

Если какая-то таблица в документе выровнена по левому краю, то в Outlook вы будете наблюдать вот такое:

Поэтому не забудьте отцентровать таблицы перед заливкой письма в Outlook.

Как вставить подпись

Чтобы добавить подпись, которая будет подставляться в конце каждого письма, собираем её по тому же принципу, что и письмо. Можем добавить туда иконки и/или ссылки на соцсети, любой текст и корпоративный баннер. На выходе получаем такой же word-файл, только с шаблоном подписи.

Теоретически её можно открывать каждый раз, как и шаблон, что мы сделали выше. Подпись подставится в письмо, а над ней можно будет писать текст. Но это неудобно. Можно настроить автоматическую подпись в Outlook.

Далее открываем word-файл с подписью и копируем содержимое оттуда в поле для создания подписи:

Выбранная подпись будет автоматически появляться при создании нового письма.

Читайте также: