Электронное сообщение состав реквизитов

Обновлено: 05.07.2024

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Системы электронного документооборота

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Electronic records management systems. Interoperability of records management systems. Electronic message specifications

Дата введения 2014-09-01

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)"

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

В стандарте использованы нормативные ссылки на следующий стандарт:

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 атрибут XML-документа: Именованная уточняющая характеристика элемента XML, которая состоит из пары "название"="значение" и указывается при определении элемента XML в открывающем теге.

3.2 документ: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (1995), ГОСТ Р 51141-98.

3.3 документ в неструктурированном виде: Файл с документом в электронном виде, формат, логическая и физическая структуры которого не определяются настоящим стандартом.

3.4 дополнительные материалы к документу, дополнительные документы: Документ или совокупность документов, информация о которых разъясняет и уточняет отдельные вопросы, указанные в основном документе.

3.6 исполнение документа: Выполнение в установленные сроки поручений, определенных в документе (на основе пункта 8.1.12 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, М., 2001).

3.11 регистрационно-контрольная форма документа, РКФ: Совокупность реквизитов, формируемых в системе управления документами для регистрации документа и контроля его исполнения.

3.12 регистрационно-контрольная форма проекта документа, РКФ проекта документа: Совокупность реквизитов, формируемых в информационной системе управления документами для регистрации проекта документа и контроля его согласования и подписания.

3.13 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

3.14 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98).

3.15 система управления документами: Комплекс программных и технических средств, организационных и распорядительных документов, позволяющих автоматизировать процессы управления документами.

3.16 сопроводительное письмо: Документ, содержащий информацию о заданиях на поступивший и переданный на исполнение документ.

3.17 структурированная часть документа: Набор реквизитов РКФ официального документа, определенный настоящим стандартом.

3.18 файл документа: Файл, обеспечивающий передачу документа в неструктурированном электронном виде.

3.19 электронная подпись: Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

3.21 элемент XML-документа: Именованная структурная единица языка XML, ограниченная открывающим и закрывающим тегами; может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML.

3.22 язык XML (Extensible Markup Language): Расширяемый язык разметки данных, стандарт на структурированное описание данных, ориентированный, в частности, на обмен информацией между независимыми участниками.

3.23 XML-документ: Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML и состоящий из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов.

4 Общие положения

Настоящий стандарт распространяется на взаимодействие двух независимых систем управления документами СУД1 и СУД2, удовлетворяющих следующим условиям:

а) в системах имеются регистрационно-контрольные формы документов и проектов документов, содержащие значения реквизитов, и, возможно, хранятся сами документы и проекты документов в электронном виде;

- Doclnfo.xml предназначен для пересылки информации о документе, проекте документа или о частях документа или проекта документа.

В содержании зоны могут быть использованы элементы только из перечня, определенного настоящим стандартом для данной зоны, с установленным допустимым количеством (кратностью) и составом атрибутов. Исключение составляет зона Расширение, состав и структура ее элементов определяются разработчиком соответствующей передающей системы управления документами.

Зоны являются отдельными, самостоятельными элементами языка XML первого уровня иерархии.

Передаваемая в зоне информация оформляется как вложенные XML-элементы второго и последующих уровней иерархии.

Как и для элемента - описателя зоны, так и для вложенных элементов указываются имя типа, содержание и допустимые атрибуты.

При описании вложенных элементов (структуры элементов и зон) дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):

- 1 - обязательный, может присутствовать только один раз;

- 1-n - обязательный, может присутствовать несколько раз;

- 0-1 - необязательный, может встречаться только один раз;

- 0-n - необязательный, может встречаться несколько раз.

Для атрибутов элементов кратность устанавливается равной:

- 1 - обязательный атрибут;

- 0 - необязательный атрибут.

При описании атрибутов и содержания элементов используются следующие типы данных:

Файл состоит из строк, содержащих реквизиты либо разделители.

Каждый реквизит представляет собой неделимую в смысловом отношении конструкцию, соответствующую одному из показателей, предусмотренных установленными формами.

Разделителями, используемыми в файле, являются:

Каждый реквизит или разделитель записывается в отдельной строке. Признаком окончания строки служит пара символов с кодами ASCII 13 и 10, расположенных в указанном порядке.

Реквизит включает код реквизита, символ ":" (двоеточие) и значение реквизита, следующие в указанном порядке. Пробелы перед кодом реквизита, между кодом реквизита и разделителем, между разделителем и значением реквизита, а также после значения реквизита не допускаются.

В таблицах 1.1-1.3 настоящего Приложения используются следующие обозначения:

О - обязательный реквизит - реквизит, который должен обязательно присутствовать в файле,

У - условно-обязательный реквизит - реквизит, присутствие которого в файле обусловлено значениями, наличием или отсутствием других реквизитов этого же файла. В случае выполнения условия присутствия условно-обязательный реквизит по всем своим свойствам приравнивается к обязательному, а в случае невыполнения - отсутствует. Условия присутствия условно-обязательных реквизитов указываются в графе "Структура реквизита и дополнительная информация",

П - предписанный реквизит - реквизит, код которого должен обязательно присутствовать в файле, в то время как значения реквизита может и не быть;

для каждого реквизита указывается синтаксис значения этого реквизита, а вслед за ним в круглых скобках - максимальное количество символов, допустимое для значения реквизита:

Т - текст - последовательность символов, в качестве которых используются прописные буквы русского и латинского алфавитов, цифры, а также любые другие символы таблицы ASCII, за исключением символов "возврат каретки" и "перевод строки" (коды ASCII соответственно 13 и 10). Первый символ текста должен быть отличен от пробела, в составных реквизитах (например, адрес, ФИО) использование запятых допускается только в качестве разделителя,

N - число - последовательность цифр (без лидирующих нулей), может включать десятичную точку,

D - дата - представляется в виде . . , где - две цифры, соответствующие номеру дня в месяце, - две цифры, соответствующие номеру месяца в году, - четыре цифры года,

К - код - последовательность содержащихся в соответствующих справочниках любых символов, без учета регистра, включая пробелы и знаки препинания.

Нормы сетикета регулируют поведение пользователей сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах, мессенджерах), так и при использовании электронной почты.

Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме:

Персональное обращение и приветствие

Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:

Таблица 1. Как обратиться к адресату (примеры)

Заполнение данных полей влияет на дальнейшие действия участников электронной переписки.

Признательность за обращение

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

Договоры;
Контракты;
Соглашения;
Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Рис. 1 Электронная подпись

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

Читайте также: